員工出差費用管理制度

1、員工出差費用管理制度、總則為規(guī)范公司出差行為，提高工作效率，加強差旅費及有關(guān)費用開支的控制與管理，特制定本制度1、本制度主要適用于公司的業(yè)務人員出差差旅費的報銷。2、各類原始報銷票據(jù)必須真實、合法，員工報銷各項費用須經(jīng)過各部門的經(jīng)理簽批后交至財務報銷。3、各部門經(jīng)理出差或休假時，應授權(quán)委托其他相關(guān)人員代行費用簽批職責。二、職責1、計劃由部門經(jīng)理安排，并報總經(jīng)理審批。2、職責審查本部門出差人員的計劃，核實差旅費、出差逗留時間、路線及相關(guān)費用?？偨?jīng)理負責審查部門經(jīng)理出差人員的計劃，核實差旅費、出差逗留時間、路線及相關(guān)費用。3、財務部職責審查出差人員的費用額度和報銷票據(jù)，預支和發(fā)放出差費用。三、出差

2、借款及報銷1、 員工因公出差，需提前一天向部門經(jīng)理匯報出差計劃，填寫員工出差申請表 并確認所需費用額度，經(jīng)同 意后，填寫【請款單】，由部門經(jīng)理核實借款事項的真實性、必要性后簽署意見后一并交財務部審核。財務部應 根據(jù)不同職別出差報銷標準支付相應借款數(shù)額。2、 業(yè)務招待費借支須填寫【費用申請單】，招待費需由總經(jīng)理審批。申請人需將審批手續(xù)完畢的費用申請單 報財務部備案，否則發(fā)生的招待費一律不予報銷。3、出差所需請款手續(xù)同上，但必須由總經(jīng)理簽署意見后轉(zhuǎn)財務部。4、經(jīng)總經(jīng)理批準方可借支（遇總經(jīng)理不在公司，又急需借款的情況，可由財務人員通過短信或電話方式請示總經(jīng)理 批準,事后由出差人員補辦簽字手續(xù) ）。5

3、 出差員工應于出差歸來后三個工作日內(nèi)進行報銷，并按規(guī)定填寫【差旅費報銷單】，經(jīng)部門經(jīng)理核實后，向財務部提交單據(jù)審核，如遇特殊情況需報請總經(jīng)理批準后，方可適當延期報銷。借款人獲準批復的延期報銷申請應及時交財務備案，否則將按逾期未結(jié)賬予以處罰。6 員工借款應專款專用，首要原則是“前賬不請，后賬不借”（總經(jīng)理特批除外）。7 預計借款超過一千元的個人，需提前一天通知財務部備款，否則不保證有足夠的現(xiàn)金余額支付。四、報銷范圍一）、差旅費1、差旅費是指員工因公外出到本市以外，在出差期間發(fā)生的公雜費（交通補助、通訊補助、伙食補助）和住宿費、城市間交通費。2、 實際出差天數(shù)按出差返回日期減去出差起程日期加一天計

4、算天數(shù)；出差當日發(fā)車時間晚于中午11點，公雜費按0.5天計算；返回當日到達市區(qū)時間早于下午3點，公雜費按0.5天計算；上述二種出差情形當日需到公司考勤。3、公司統(tǒng)一制定差旅費報銷標準，各項費用在標準內(nèi)據(jù)實報銷，超標部分由個人承擔。（1 ）城市間交通費： 出差人員乘坐長途汽車、飛機、火車和輪船的，按車票據(jù)實報銷乘坐飛機必須由總經(jīng)理審批同意，機票費、機場建設費、航空保險費等。 陪同公司總經(jīng)理出差的隨行人員，其往返交通費據(jù)實報銷。（2 ）食宿費： 出差人員發(fā)生的食宿費需要按公司規(guī)定的標準據(jù)實報銷，超標部分由個人承擔。 確因工作原因需要超標住宿的，必須事前報總經(jīng)理批準并向財務部備案，否則按出差標準報銷

5、。4、員工參加外單位、政府部門組織的異地學習、會議、培訓等團體活動，已繳納會務費用并由組織單位統(tǒng)一安 排食宿的，憑學習或會議通知，按實際發(fā)生費用報銷，不再報銷其他出差補助。如未統(tǒng)一安排食宿，則按出差標 準報銷。5、員工到外地進行商務活動和技術(shù)服務，由接待單位提供免費食宿，按實際發(fā)生費用報銷，不再報銷其他出差 補助。二）、業(yè)務招待費1、各部門應嚴格控制業(yè)務招待費的開支，超預算支出一律不予報銷。2、員工發(fā)生業(yè)務招待費，實行單筆大額費用事前申報制度。按單筆業(yè)務招待費預計發(fā)生金額，事前必須向其部 門經(jīng)理申報。凡未事前申報的，部門經(jīng)理應拒絕簽批。（1）業(yè)務人員單筆招待費支出大于500元時，需向總經(jīng)理事前

6、申報，并向財務部備案。（2 ）員工出差途中確需臨時增加業(yè)務招待費支出，可由本人通過短信或電話方式請示總經(jīng)理批準，事后向總經(jīng)理補辦簽字手續(xù)。（3）員工一旦發(fā)生該費用未事先申請，先行支出后再補辦相關(guān)申請手續(xù)的行為一律視同無效，財務部有權(quán)將其 報銷憑證退回，由經(jīng)辦人自行負擔。五、報銷票據(jù)規(guī)范要求1、票據(jù)的合法性要求（1） 交至財務部報銷的有效票據(jù)票必須是正規(guī)發(fā)票（由各級地方稅務局監(jiān)制），或?qū)Ｓ檬論?jù)（由各級財政部門監(jiān)制）報銷，在票面上必須加蓋收款單位的“財務專用章”或“發(fā)票專用章”。（2）對于某些特殊費用，若無法取得發(fā)票，在報經(jīng)相關(guān)領導批準后另尋正規(guī)發(fā)票方可報銷。（3）無論何種形式的原始單據(jù)，其基本要

7、素必須完整，包括：原始單據(jù)的名稱、填制憑證的單位名稱或填制人 姓名、經(jīng)辦人員的簽字或蓋章、填制日期、接受單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等，如以上要 素不齊全或不清楚，財務可根據(jù)具體情形要求報銷人另附相關(guān)證明文件，否則不予審批。2、票據(jù)的粘貼和報銷單的填寫（1） 報銷人在報銷費用時，應填寫【費用報銷單】，在費用報銷單上注明費用實際發(fā)生日期。原始單據(jù)要求粘貼 整齊、規(guī)范。單據(jù)較多時，同類票據(jù)粘貼在同一張“原始憑證粘貼單”上，不能用訂書機裝訂或用膠帶粘貼。小型憑證應由下到上或由左到右依次擺開均勻粘貼，較大的票據(jù)粘貼后不能超過粘貼單的長度和寬度，票據(jù)本身長度、寬度超過粘貼單的，應折疊后粘貼。（2）報銷單應按財務部的規(guī)定格式填寫完整，如實填報費用項目、票據(jù)張數(shù)、申報金額。申報金額要寫合計數(shù)， 注意字跡清晰、金額不能涂改。3、嚴格按審批程序辦理，按財務規(guī)范粘貼報銷單t部門經(jīng)理審核簽字t財務核實報銷。六、出差補助報銷標準表如附表七、附則1、本制度執(zhí)行之日為： 2011年*2、本制度屬于管理制度，經(jīng)審議后，呈請總經(jīng)理簽核后公告實施；修改、廢止時亦同。附表：出差報銷標準明細附表1:食宿費用標準標準（元