財務(wù)檔案管理操作規(guī)范

1、財務(wù)檔案管理操作規(guī)范 總體要求： 一、財務(wù)檔案的內(nèi)容及分類 二、會計憑證的管理 三、賬冊的打印裝訂及存檔 四、檔案歸檔管理 五、電子檔案的管理 六、檔案室的管理 七、檔案的保密制度 八、檔案的借閱 九、檔案的移交及銷毀 檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循中華人民共和國會計法、中華人民共和國檔案法以及地產(chǎn)財務(wù)檔案管理辦法。 為實現(xiàn)財務(wù)檔案保管整理工作的規(guī)范化，便于檔案的管理和利用，依據(jù)集團(tuán)、總部對規(guī)范財務(wù)基礎(chǔ)工作的相關(guān)規(guī)定，制定本操作規(guī)范。 一、財務(wù)檔案的內(nèi)容及分類 1、憑證類。主要有原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證； 2、賬簿類。主要有總賬、明細(xì)賬、日記賬、各類輔助賬簿、其他會計賬簿。 3、報告類。主要有月度、

2、季度、年度會計報告、財務(wù)分析及管理報告、專題報告、其他報告； 4、銀行資料； 5、稅務(wù)資料； 6、各類合同； 7、財務(wù)人事檔案； 8、公司制度文件； 9、其他類：主要有會計移交清冊、會計檔案保管、銷毀清冊、稅務(wù)申報資料、各類證照、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、財務(wù)檔案借閱登記簿、其他財務(wù)檔案、其他日常核算和財務(wù)管理過程中形成的檔案材料。 二、憑證的管理： 1、票據(jù)粘貼、填制、裝訂規(guī)范，詳見財務(wù)操作指引。 2、附件標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容及粘貼順序參照報銷付款操作規(guī)范。 三、賬冊的打印裝訂及存檔 1、會計賬簿包括總賬、科目余額表、日記賬、明細(xì)賬和其他輔助性賬簿。 2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不得用銀行對賬

3、單或者其他方法代替。 3、會計賬簿必須在年度終了后2個月內(nèi)打印裝訂。4、賬簿打印一律用A4紙打印，按照賬務(wù)設(shè)置的要求打印數(shù)量賬、三欄賬、多欄賬、日記賬，且必須打印到最明細(xì)級。應(yīng)當(dāng)按實際使用的賬頁順序編定連續(xù)頁號，不得缺號或重號 5、明細(xì)帳只打印末級科目。往來賬有輔助核算的要打印客商輔助核算帳頁。 6、賬簿原則上按“資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、成本費(fèi)用”分類裝訂，考慮的裝訂成本和裝訂厚度問題，可適當(dāng)合并裝訂，每冊內(nèi)封后附賬簿科目目錄。 7、分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、報告名稱、報告年度”。 8、會計賬簿由封面、賬頁、封底三部分

4、組成，裝訂應(yīng)符合美觀、牢固、易于保管的原則。每本厚度適中，以不超過3CM為宜。 四、檔案歸檔管理 1、財務(wù)檔案歸檔總體要求 1.1歸檔的會計檔案應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性和完整性，必須真實準(zhǔn) 1.2歸檔分類及順序，參照總部的財務(wù)檔案歸檔目錄，詳見附件。 1.3歸檔時，各種會計檔案都必須按規(guī)定裝訂成冊，按統(tǒng)一規(guī)格，內(nèi)容詳細(xì)填寫封面和端面，并將單位、年月、名稱、卷號等全部寫明，不得隨意省略，填寫時要用鋼筆或簽字筆，不得用圓珠筆，鉛筆或紅筆。 1.4會計檔案的封面及檔案文件盒側(cè)封，詳見附件，要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行。要求按照標(biāo)準(zhǔn)順序進(jìn)行擺放。 1.5財務(wù)人員在接收各類檔案前必須進(jìn)過嚴(yán)格審查，審查各檔

5、案要輸是否填寫完整，相關(guān)簽字是否齊全，審查合格后與送達(dá)方當(dāng)面共同簽收。 1.6財務(wù)人員在接收到各類會計檔案后，必須在當(dāng)天進(jìn)行登記歸檔。 2、各類檔案的歸檔要求舉例 2.1每類檔案要求資料齊全、完整，以打開該檔案資料不用翻閱其他資料為標(biāo)準(zhǔn)，以納稅申報資料檔案為例，所需檔案資料說明如下： 1）封皮；2）目錄（若資料較多）； 3）納稅申報表； 4）各稅種稅款計算清單（若有）； 5）稅票、完稅證（若有）、撥款回單（若有）復(fù)印件； 6）付款審批單、納稅審批（若有）復(fù)印件。 2.2裝訂要求 2.2.1分檔案類別按月或按次整理、按年裝訂。 2.2.2按月或按次整理時，每月或每次都要有用A4白紙打印的封皮，封

6、皮打印上公司LOGO。 2.2.3分檔案類別進(jìn)行按年度匯總裝訂，用藍(lán)色皮紋紙做封皮，左側(cè)裝訂，封皮打印上“公司名稱、公司LOGO、檔案名稱、檔案年度”。 2.2.4此類檔案日常進(jìn)行整理，歸入檔案盒，會計年度結(jié)束后統(tǒng)一進(jìn)行裝訂。 2.2.5圖片 3、各類檔案的存檔方式 根據(jù)財務(wù)檔案的零散程度以及查閱頻度，可采用不同的存檔方式： 3.1訂本式。零散度高、查閱頻度低的文檔，通常采用訂本式存檔，防止散失。適用類型通常有會計憑證、會計賬簿、銀行對賬單、會計報表等。 3.2活頁式.零散度高、查閱頻度高的文檔，通常采用活頁式存檔，裝入、取出方便。適用類型通常有合同、公文、公司制度、臺賬等。3.3盒裝式。零散

7、度低、查詢頻度低的文檔，通常采用盒裝式存檔。適用類型通常有審計報告、驗資報告、會計檔案保管清冊等。 3.4袋裝式。零散度低、查詢頻度高的文檔，通常采用袋裝式存檔，便于翻閱、查找、抽取。適用類型通常有稅務(wù)登記證、開戶許可證等證照類型的檔案。存放同類檔案的檔案袋應(yīng)裝入檔案盒中存檔。 4、經(jīng)濟(jì)合同檔案管理 4.1 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同存檔分類 業(yè)務(wù)分類 編號 合同類型 備注 收入 01 物業(yè)管理合同 02 多種經(jīng)營合同 03 廣告位合同 04 租賃合同 支出 05 物管部合同 06 工程部合同 07 企劃部合同 08 行政部合同 09 保險合同 10 資本性支出合同 其他 11 其他合同 4.2 合同接收前

8、的審查 1）使用集團(tuán)規(guī)定的文本，是否未經(jīng)審批改動集團(tuán)規(guī)范文本，不能使用集團(tuán)規(guī)定文本的，是否經(jīng)過相關(guān)審批； 2）審查公司法律顧問出具的書面意見。 3）經(jīng)辦人按合同審批意見完善合同文本，確保擬簽文本同審批文本內(nèi)容一致； 4）合同文本（含附件）超過兩頁（含兩頁）的，必須“騎縫”蓋章，確保每頁均有印痕；5）合同簽章頁必須含有正文內(nèi)容，不得單獨(dú)成頁； 6）當(dāng)事人主體名稱與印章是否一致； 7）如有授權(quán)代理人，則需查驗是否有授權(quán)文件； 8）合同內(nèi)容是否完整； 9）附件是否完整； 10）簽署時間是否填寫等。 4.3 合同歸檔 4.3.1 財務(wù)部必須以合同原件歸檔； 4.3.2 按4.1合同類別分類歸集、裝訂、

9、保管合同檔案，合同文本超過一個檔案盒時，在檔案的側(cè)封上標(biāo)注“一、二、三”進(jìn)行分類； 4.3.3合同補(bǔ)充條款或補(bǔ)充文件，必須同主合同一起保管； 4.3.4直接委托審批資料附在合同后面，招投標(biāo)合同僅把合同審批OA附后，其他招標(biāo)資料單獨(dú)存放。 4.4采購合同的檔案要求 4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1）合同審批OA； 2）符合制度的直接委托審批表（原件）； 3）詢價函（三方比價為所有供方反饋的詢價函）（原件）； 4）三方比價會簽表（2萬元以上直接委托業(yè)務(wù)）（原件）； 5）價格及合同談判會議紀(jì)要（原件）； 6）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）； 7）外聘

10、律師審核意見。 4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1）不符合制度的直接委托審批表（原件）； 2）市場調(diào)研報告（原件）；3）擬委托單位原始報價單（蓋章）（原件）； 4）價格及合同談判會議紀(jì)要（原件）； 5）擬委托單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如有）等文件（復(fù)印件加蓋單位公章）； 6）外聘律師審核意見。 4.4.3招投標(biāo)合同的后附要件： 1）后附合同簽訂審批OA； 2）合同談判記要（原件）； 3）合同審批表 （原件）； 4）中標(biāo)單位調(diào)整報價（若有）； 5）律師審核意見書（原件）。 4.4.4續(xù)簽合同后附要件： 1）合同續(xù)簽審批OA； 2）履約評估表（原件）； 3）價格及合同談判會議紀(jì)要。

11、4.5招投標(biāo)采購檔案管理 招投標(biāo)資料分類單獨(dú)存檔： 4.5.1年度招標(biāo)采購計劃 1）審批OA； 2）年度招標(biāo)（采購）計劃審批表（各公司） （原件）； 3）年度招標(biāo)（采購）計劃調(diào)整表。 4.5.2入圍單位及招標(biāo)文件審批資料 4.5.2.1無合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1）入圍單位及招標(biāo)文件審批OA；2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）； 3）單項招標(biāo)計劃倒排表 ； 4）入圍單位評定資料， 包括：投標(biāo)單位推薦表， 擬入圍單位基本信息評審標(biāo)準(zhǔn)， 投標(biāo)單位基本信息調(diào)查表（加蓋投標(biāo)單位公章）， 擬入圍單位評審表， 現(xiàn)場考察計劃， 現(xiàn)場考察評分表， 擬入圍單位現(xiàn)場考察評定表， 投標(biāo)承諾函，

12、入圍單位評定會簽表； 5）入圍單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證明（ 加蓋對方印鑒的復(fù)印件）包括但不限于：有效的營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋單位公章）， 稅務(wù)登記證（復(fù)印件加蓋單位公章）， 組織機(jī)構(gòu)代碼（復(fù)印件加蓋單位公章）， 有效的企業(yè)資質(zhì)等級證書（復(fù)印件加蓋單位公章）， 企業(yè)近三年的財務(wù)報表（如有）（復(fù)印件加蓋單位印章）， 企業(yè)安全生產(chǎn)許可證（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章）， 質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全認(rèn)證證書（如有）（復(fù)印件加蓋單位公章）， 近三年內(nèi)所承攬的類似項目業(yè)績清單，并附主要項目合同復(fù)印件； 6）招標(biāo)文件會簽表（原件）； 7）招標(biāo)文件。 4.5.2.2有合格供方庫入圍單位及招標(biāo)文件審批流程附件要求： 1）

13、入圍單位及招標(biāo)文件審批OA； 2）招標(biāo)小組成員審批表（原件）； 3）邀請投標(biāo)的合格品牌庫名錄； 4）邀請單位投標(biāo)承諾函（ 原件）； 5）招標(biāo)文件會簽表（ 原件）； 6）招標(biāo)文件。 4.5.3定標(biāo)審批資料要求： 1）定標(biāo)審批OA； 2）定標(biāo)審批表（原件）； 3）評標(biāo)報告（原件）包括：（包括封皮、回標(biāo)登記表、開標(biāo)記錄表、符合性與完整性評審表、技術(shù)標(biāo)評分表、技術(shù)標(biāo)評分匯總表、商務(wù)評分表、評分匯總表、定標(biāo)會簽表等原件）； 4）各單位投標(biāo)文件（包括技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)）（ 原件）； 5）對招標(biāo)過程的特別說明（會議簽到表、會議紀(jì)要等）。 五、電子檔案的管理 1、財務(wù)部須購置專用移動硬盤，用于電子財務(wù)檔案的備份管

14、理。 2、財務(wù)電子檔案須每季度集中進(jìn)行電子檔案的存檔。 3、電子檔案目錄的建立參照附件：財務(wù)檔案歸檔目錄 4、電子文檔收集需要編制電子版的電子文件登記表，該表與電子文件同時保存。重要書面文檔需要進(jìn)行掃描存檔。 5、電子文檔歸檔前，檔案管理員對電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定檢驗，驗收合格后存入相關(guān)檔案目錄。 6、歸檔載體的保管。歸檔載體應(yīng)由兼職檔案管理人負(fù)責(zé)保管，防止丟失；存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍：17-20；相對濕度選定范圍：35%-45%。 7、電子文檔的利用。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外接；未經(jīng)相關(guān)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制電子文件。六、檔案室的管理

15、1、檔案室要求 1.1財務(wù)部爭取設(shè)立部門獨(dú)立的檔案室。 1.2檔案室必須安裝防盜門、防盜窗。窗戶不易過大，保持通風(fēng)。 1.3檔案室配備消防噴淋、煙感、滅火器等消防設(shè)備、設(shè)施。 1.4不得使用木質(zhì)檔案櫥柜。 1.5環(huán)境溫度選定范圍：14-20；相對濕度選定范圍：50%-60%。 2、檔案管理員的崗位職責(zé) 2.1財務(wù)部指定一名財務(wù)人員作為兼職檔案管理員，出納不得兼任檔案管理員。 2.2按照本指引要求建立財務(wù)檔案。 2.3要求兼職檔案管理員，了解一定的檔案專業(yè)知識。負(fù)責(zé)對財務(wù)部形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 2.4集中統(tǒng)一管理本部門各種門類載體的檔案，積極提供利用，為

16、各項工作服務(wù)。 2.5按規(guī)定向公司檔案室移交應(yīng)相關(guān)檔案。 2.6辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。 3、檔案室安全規(guī)范 3.1財務(wù)負(fù)責(zé)人為財務(wù)檔案室安全管理第一責(zé)任人。 3.2檔案庫房要保持干燥清潔，做到防雨、防潮、防蟲、防塵、防曬、防鼠、防霉變，應(yīng)配備降溫、去濕、溫濕度測試等設(shè)備。及時清理雜物，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。 3.3嚴(yán)謹(jǐn)存放和使用私人物品、易燃、易爆等危險品和化學(xué)品，嚴(yán)謹(jǐn)任何火種帶入室內(nèi)，嚴(yán)謹(jǐn)使用酒精爐、燃油爐、煤氣爐、氣化爐等明火器具，不準(zhǔn)使用蠟燭照明。室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。3.4除財務(wù)裝訂機(jī)和室內(nèi)空調(diào)外，嚴(yán)謹(jǐn)在檔案時內(nèi)使用其他任何電氣設(shè)備，裝訂機(jī)使用完畢必須拔除

17、電源。 3.5檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。檔案室門、箱柜門應(yīng)堅固防盜及時上鎖，鑰匙應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)保管，工作人員隨手關(guān)窗鎖門。非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案室。 3.6各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、償還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失，嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。 3.7檔案工作人員每月應(yīng)對所保存的檔案進(jìn)行一次檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時匯報并采取相應(yīng)的措施。 3.8下班前或工作結(jié)束時，做全面安全檢查，切斷電源、關(guān)好門窗、消除一切隱患。假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)、確保安全。 七、檔案的保密制度 1、檔案管理人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司各項保密制度。 2、

18、凡未經(jīng)公布的統(tǒng)計數(shù)字，未作結(jié)論的事項，應(yīng)作內(nèi)部管理，不得擅自擴(kuò)散。 3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。 4、不得泄露所管理檔案內(nèi)容，不將檔案借給無關(guān)人員，不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。 5、定期檢查不安全因素，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救，保證保密檔案的絕對安全。 6、凡涉及不宜公開的檔案資料和數(shù)據(jù)，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，需要查閱者，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 7、嚴(yán)格檔案借閱審批手續(xù)，因工作需要，須復(fù)印、摘抄相關(guān)保密檔案時，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 八、檔案的借閱 1、公司內(nèi)部借閱會計檔案，需填寫檔案借閱審批表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人

19、簽批后報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可進(jìn)行借閱； 2、公司外部人員借閱會計檔案需持正式介紹信等有效證明，填寫檔案借閱審批表，經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理及財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意后，方可借閱； 3、借閱人員不得將會計檔案攜帶外出，特殊情況需帶出室外或需要復(fù)制的須經(jīng)本單位財務(wù)負(fù)責(zé)人同意并限期歸還；檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)； 4、應(yīng)設(shè)立財務(wù)檔案借閱登記簿，登記借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間、備注等內(nèi)容，借閱人應(yīng)在登記簿簽字。 5、查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打鉤、做記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆、撕檔案。 九、檔案的移交及銷毀 1、財務(wù)檔案

20、的移交 1.1會計檔案歸檔應(yīng)填寫檔案移交清冊，一式兩份，雙方各留一份，以便備查。 1.2超過兩年的會計檔案，財務(wù)部每年統(tǒng)一移交到行政部公司檔案室，移交時須填寫好檔案移交清冊，雙方應(yīng)就移交檔案進(jìn)行核對，并在移交目錄上簽字確認(rèn)。 1.3部門員工調(diào)（離）職時，應(yīng)交檔案手續(xù)整理好后填寫財務(wù)工作交接單（含交接清冊）進(jìn)行移交。 2、財務(wù)檔案的銷毀 2.1財務(wù)檔案一般保管期限為15年，期滿后可根據(jù)具體情況辦理銷毀手續(xù)。 2.2檔案銷毀首先須經(jīng)過鑒定，確認(rèn)已無查證和保存價值之后，列出清單，登記造冊，由存檔部門提出申請和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，同意銷毀。 2.3對批準(zhǔn)可銷毀的檔案，要填寫好檔案銷毀清冊再銷毀。 2.

21、4 銷毀工作應(yīng)由鑒定小組監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊簽字。2.5檔案銷毀后，要及時在相應(yīng)的查詢工具中予以注銷，并保存好銷毀記錄。附表2-4 財務(wù)檔案歸檔目錄 編號 檔案名稱 存檔內(nèi)容 存檔方式（一） 工商稅務(wù)資料 1、工商年檢資料； 2、驗資報告（原件）； 3、稅務(wù)登記證； 4、稅務(wù)登記及變更文件； 5、發(fā)票領(lǐng)購?。?6、稅收優(yōu)惠批復(fù)文件； 7、審計報告 盒裝 （二） 稅務(wù)申報資料 1、地稅稅務(wù)申報資料； 2、國稅稅務(wù)申報資料； 月度盒裝 年末裝訂成冊 （三） 銀行相關(guān)資料 1、開戶許可證； 2、申請開立、變更賬戶資料； 3、銀行印鑒卡、貸款卡； 4、現(xiàn)金/轉(zhuǎn)賬支票領(lǐng)用登記薄； 5、支票領(lǐng)購登記?。?/p>

22、指對銀行）； 6、銀行余額調(diào)節(jié)表、對帳單 7、現(xiàn)金盤點表 盒裝/保險柜 （四） 制度法規(guī)文件 1、集團(tuán)財務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知 2、萬達(dá)商管財務(wù)部下發(fā)相關(guān)制度及通知 3、上報集團(tuán)相關(guān)申請的批復(fù)文件 月度盒裝 年末裝訂成冊 （五） 預(yù)算考核文件 1、月度預(yù)算執(zhí)行分析資料 2、資金類報表 3、租金類報表 4、籌備期專項資金使用情況資料 5、上級考核報告及整改報告 月度盒裝 年末裝訂成冊 （六） 財務(wù)人員檔案 1、財務(wù)人員入職、轉(zhuǎn)正、晉級、調(diào)薪等審批手續(xù)； 2、財務(wù)人員考核資料 3、財務(wù)人員交接資料 月度盒裝 年末裝訂成冊 （七） 核算附件檔案 1、每月工資報表； 2、月度工資發(fā)放表； 3、人員調(diào)薪相關(guān)文件 4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單 月度盒裝 年末裝訂成冊 （八） 日常經(jīng)營合同 1、各業(yè)主物業(yè)管理合同 2、廣告合同； 3、停車場管理合同； 4、工程合同（包括已交易公司資本性支出類合同）； 5、保潔外包合同 6、多種經(jīng)營合同 按合同類別/具體情況歸檔7、保險合同 8、租賃合同 9、其他類 （九） 臺賬檔案 1、停車場收費(fèi)臺帳； 2、物業(yè)管理費(fèi)臺帳； 3、多種經(jīng)營收費(fèi)臺帳。