餐飲連鎖公司公司檔案管理制度

1、餐飲連鎖公司公司檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范本公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提 高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定 本制度。第二條公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接 形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史 記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離 職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶走或銷毀。第二章文件材料的收集管理第四條公司指定專人負責文件材料的管理，人力資源部負責公司檔

2、案管理工作。第五條 文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理， 交分公司總 經(jīng)理審閱后歸檔。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料, 由主辦部門或人員收集，交人力資源部備案。會議文件由人力資源部 收集。第三章歸檔范圍 第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。第八條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。第九條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十條 本公司與有關單位簽訂的各類合同、協(xié)議書等文件材料。第十一條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十二條本公司的大事記及反映本公司重要活動

3、的剪報、照片、錄 音、錄像等。特殊文檔（人力資源、財務）本部單獨存檔。第四章歸檔要求第十三條 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持 文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第十四條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全 完整。第十五條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件 與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開， 文電應合一歸檔。第十六條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷； 跨年度的總結(jié)放 在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。第十七條 檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件 材料應依序排列在

4、一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在 后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列 第十八條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用黑色筆書寫，字跡要工整、 清 晰。第五章檔案管理人員職責第十九條 按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔 等工作。第二十條 按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。第二十一條 檔案保管人員應當遵守制度、忠于職守，努力維護公司 檔案的完整與安全。第六章檔案的利用第二十二條公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫 公司文檔借閱申請單，報相關主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準， 受控文檔的借閱要由營運、 人事高級經(jīng)理或總經(jīng)理簽字批準。第二十三條檔案借閱的最長期限為一周；檔案查閱不得帶出店外。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。第二十四條 必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必 須及時匯報，追求責任。第二十五條 不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等； 不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。第二十六條必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。第二十七條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管