如何設計職務說明書

1、HR講座系列之二十九：如何設計職務說明書即使是一則短短的看似千篇一律的招聘啟事，也會在無意中透露出一些招聘以外的信息。 A是一則外資企業(yè)招聘采購經(jīng)理的啟事：大專以上學歷，三年相關工作經(jīng)驗，較好英語和計算機能力，有高度工作責任感和溝通協(xié)調(diào)能力。主要工作職責是，聯(lián)系供貨公司，及時準確地在規(guī)定時間內(nèi)將企業(yè)各部門所需貨物發(fā)送至指定地點，并確保貨物的質(zhì)量和價格符合企業(yè)的要求。 B是一則國有企業(yè)招聘產(chǎn)品營銷人員的啟事：女，35歲以下，大專以上學歷，兩年相關工作經(jīng)驗，能熟練操作OFFICE者優(yōu)先。 A、B兩則招聘啟事是有差別的。 A啟事中有較詳細的工作職責，在明確告訴應聘者今后的職責范圍和應負責任的同時，對

2、應聘人員的四條要求也是"有根有據(jù)"的；B啟事則沒有做出職責規(guī)定。 企業(yè)為找到對企業(yè)發(fā)展有用的合適的人才，對應聘人員提出各種要求是理所應當?shù)?。在西方國家，任何招聘啟事，工作職責的?guī)定是必不可少的，并且這種工作職責并不是企業(yè)可以隨意制定的，這也是有關法律得以實施的基礎口而在我國許多國企，除了招聘啟事中的"疏漏"外，還存在這樣的問題：對某一職務的職能描述不清楚，如工作內(nèi)容、職責及范圍、機構等，并缺少向相應的人員作專項交待和培訓。由此造成的直接后果往往是：挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時感到缺乏依據(jù)，無從著手：培訓方案不適合工作要求；經(jīng)常造成生產(chǎn)力

3、和服務質(zhì)量的降低這些問題的出現(xiàn)，很大程度上是由于企業(yè)未能設計好職務說明書，沒有發(fā)揮其在管理中應有的作用所致。職務說明書的"成長"：職務分析 進行科學而有效的職務分析是設計企業(yè)職務說明書的前提。職務分析主要是對企業(yè)職務的設置目的、中心職責、工作內(nèi)容、權限范圍、結構關系以及工作環(huán)境、工作條件等進行全面的分析、描述和記錄，然后形成重要文字說明一一概念文件。通過職務分析可以明確每個工作職務在企業(yè)中所處的層次，以及該職務與其他職務之間的關系，使每個任職者的權力與責任分清。1.職務分析的程序 一般說來，首先應由專業(yè)人員運用一定的調(diào)查手段搜集職務信息，進行初步信息處理；然后進行職務現(xiàn)場考

4、察和面談，進行第二次信息搜集和處理，最后根據(jù)正確而合適的信息設計企業(yè)職務說明書，以保證職務說明書符合企業(yè)職務要求和組織目標。2.職務分析的方法 職務分析的方法通常有以下幾種： (1)工作要素分析法； (2)員工狀況分析法； (3)職務要求調(diào)查法； (4)工作內(nèi)容日記法； (5)關鍵事件描述法。職務說明書的"思想"：解決問題 通過職務分析，把每個職務的性質(zhì)、任務、責任、權力、工作內(nèi)容等用書面記錄下來即成為企業(yè)的職務說明書。企業(yè)在制定職務說明書時必須要解決幾個問題： 1.描述職務目標：企業(yè)中不同的職務有不同的目標。描述職務目標應遵循"3W"法，即為什么要設計

5、本職務(目的)-Why；職務有多大權力(職權范圍)-Within；本職務主要干哪些工作(工作內(nèi)容)What。 2.確定職務職責：光描述職務工作內(nèi)容還遠遠不夠，還需要確定能保證工作內(nèi)容高效率完成的職責。職責要按照由主到次順序書寫，用關鍵詞描述所應擔負的責任。 3.指明關鍵要素：即明確每一個職務最關鍵、最重要的要素。如新建企業(yè)招聘部門經(jīng)理，"經(jīng)驗"即為該崗位的關鍵要素；而運轉(zhuǎn)成熟的企業(yè)部門經(jīng)理，"創(chuàng)新"則成了關鍵要素。司機的良好心態(tài)是安全駕駛的關鍵，因此，"良好心態(tài)"則為駕駛員的關鍵要素。 4.規(guī)定核心能力：核心能力是完成職務工作的前提和

6、保證。如企業(yè)的銷售人員說服他人、影響他人的能力即為其核心能力。因為只有具有特佳的心理素質(zhì)和特強的心理承受能力，才能成為一個成功和出色的銷售人員。職務說明書的"骨髓"：具體內(nèi)容 一般來講，規(guī)范的企業(yè)職務說明書應包含以下幾個要素： 1.表頭格式一一注明企業(yè)中各職務名稱、歸屬部門、隸屬關系、級別、編號等。 2.任職條件一一描述某職務所需的相關知識和學歷要求、培訓經(jīng)歷和相關工作經(jīng)驗及其他條件。 3.工作要求一一主要描述該職務對一個合格員工來講，工作的具體要求。這主要從工作本身的性質(zhì)、量、范圍、時效性等全方位考慮。 4.責任范圍一一描述該職務所承負的主要責任及其影響范圍。 5.管理結

7、構一一描述實施管理的性質(zhì)、管理人員或員工性質(zhì)。包括水平、類型、管理的多樣性、職務權限、直接和間接管理員工的層次和數(shù)量。這給職務任職者一個非常清晰的工作內(nèi)容和管理范圍。 6.工作關系一一根據(jù)職務在企業(yè)組織中的地位和協(xié)作職務的數(shù)量，描述完成此項工作需要與企業(yè)其他部門(人員)的聯(lián)系要求：描述相互關系的重要性和發(fā)生頻率等。 7.操作技能一一描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調(diào)性的要求，所要求的技能水平。操作技能對于此項工作的重要性程度如何?技能應如何改善和提升? 需要說明的是，這幾項要素貫穿在企業(yè)所制定的職務說明書中，而并非一定按順序羅列。職務說明書的"多發(fā)病"：問

8、題 翻看許多企業(yè)的職務說明書，雖然洋洋灑灑，內(nèi)容豐富，但仔細推敲卻存在不少問題。概括起來大致有以下幾點： 1.職務說明書的格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理造成很大麻煩。 2.對職務描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然。由于缺乏明確而具體的說明，造成員工對工作角色和內(nèi)容產(chǎn)生沖突和誤解。 3.關鍵詞運用不當，混淆了職務間的區(qū)別，或?qū)⒙殑蘸吐毼换鞛橐徽劊斐陕氊熀吐殭嗟闹丿B，使"努力"重復和元效。 4.設計職務說明書的人員缺乏專業(yè)水平，未充分考慮企業(yè)行業(yè)的特點，或?qū)⑵渌髽I(yè)的職務說明書照抄照搬。因缺乏針對性，也就使所制定的職務說明書流于形式。 此外，還有的企業(yè)將職務說明書與企業(yè)的經(jīng)濟責任制或考核分配制混淆不清。要知道企業(yè)職務說明書僅對職務工作內(nèi)容進行描述、記錄，但不含有獎、罰處理的內(nèi)容；而經(jīng)濟責任制則突出責、權、利相結合以及勞動所得與勞動成果的結合。職務說明書的"模特"：一個范例 以下以一個中型飯店的酒吧管理員為例，介紹企業(yè)職務說明書的基本內(nèi)容。制定職務說明