記錄控制程序參考模板

1、記錄控制程序1、 目的規(guī)范食品安全管理體系記錄編制、標(biāo)識、填寫、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置的控制方法，確保記錄的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性，通過記錄的可追溯性來提供食品安全管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。2、 適用范圍適用于公司食品安全管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄控制。3、 職責(zé)3.1 品質(zhì)部文控中心負(fù)責(zé)記錄控制的檢查、督辦和定期匯總保管。3.2 各職能部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)食品安全管理體系相關(guān)記錄的編制、填寫、收集、管理與控制。4、 定義4.1 記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動證據(jù)的文件。4.2 記錄保存期限：最短的保存期限要求，法律法規(guī)或顧客、文件對記錄有保存期要求的，也應(yīng)滿足要求。5、

2、程序內(nèi)容1. 記錄的編制與標(biāo)識1.1 食品安全管理體系文件規(guī)定格式化記錄的，使用格式化記錄，可從文件控制中心獲得空白表格。1.2 食品安全管理體系文件沒有規(guī)定格式化記錄的，由各部門負(fù)責(zé)人組織編制，報食品安全小組組長批準(zhǔn)，由文件控制中心備案后使用。1.3 記錄格式的設(shè)計、更改按照文件控制程序有關(guān)文件更改的規(guī)定執(zhí)行。1.4 記錄的標(biāo)識，主要包括記錄名稱、記錄表格編號（按文件控制程序規(guī)定執(zhí)行）、記錄的時間、有關(guān)責(zé)任人的簽名，必要時可標(biāo)明部門或范圍。記錄的名稱和編號具有唯一性。2. 記錄的填寫、審核、批準(zhǔn)2.1 記錄填寫要及時、真實、準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，填寫時，內(nèi)容不得遺漏，未發(fā)生

3、項應(yīng)在欄目上用單杠劃去。不得用鉛筆或紅色筆（除非文件規(guī)定）做記錄。2.2 如因筆誤或填寫錯誤要修改，應(yīng)采用單杠劃去，在其上方寫上更改后的內(nèi)容加蓋或簽上更改人的印章姓名及日期。修改前的記錄應(yīng)能識別，不得用涂改的方式修改記錄。2 / 42.3 記錄應(yīng)得到部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)主管的審核。審核應(yīng)關(guān)注內(nèi)容是否正確無誤，有無明顯的錯誤字段，填寫是否完整、易認(rèn)。2.4 記錄的填寫、審核、批準(zhǔn)人均應(yīng)手寫簽名，并簽署日期。2.5 文件有規(guī)定時，記錄應(yīng)得到有相應(yīng)職權(quán)的人的批準(zhǔn)方為有效。3. 記錄的歸檔、保存與保護(hù)3.1 記錄可呈任何媒體形式，如紙質(zhì)、硬拷貝和電子媒體。采用電子媒體保存的記錄，應(yīng)建立備份。3.2 品質(zhì)部

4、文件控制中心負(fù)責(zé)編制記錄清單，列明公司范圍內(nèi)所有與食品安全管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，包括名稱、編號、保存期限和保存部門等內(nèi)容，并附上原始樣本。3.3 在記錄使用期內(nèi)，各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，妥善保存。所有記錄保持清潔、字跡清晰，及時進(jìn)行整理，裝訂成冊，分類編目，存放有序，便于查閱，定期歸檔，按規(guī)定的期限保存記錄。3.4 各部門在保存記錄時，應(yīng)做到“防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光、防失密”，經(jīng)常通風(fēng)，防止記錄的丟失或損壞。3.5 品質(zhì)部文件控制中心應(yīng)至少每年一次檢查各部門記錄的使用、管理情況。3.6根據(jù)國家有關(guān)部門的記錄檔案管理規(guī)定及記錄的重要性和必要性規(guī)定其保存期限，記錄的保存時間無特殊規(guī)定時，一般為2年。4. 記錄的查閱、借閱4.1 記錄應(yīng)便于檢索、查閱，需借閱檔案者應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)。4.2 與記錄無關(guān)的人員查閱記錄應(yīng)得到食品安全小組組長批準(zhǔn)。5. 記錄的作廢、銷毀5.1 品質(zhì)部文件控制中心應(yīng)至少每季度一次地對已超過保存期或無參考價值或其他特殊情況需要銷毀的記錄進(jìn)行清點登記，填寫作廢文件銷毀申請單，由部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)食