檔案管理標(biāo)準(zhǔn)(佟麗蕊)

1、綜合管理部綜合管理部20152015年年7 7月月n1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司綜合檔案的形成、積累、收集、整理、立卷、歸檔；檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀；檔案的利用和借閱；各類檔案的歸檔范圍、保管期限和密級等檔案管理的全過程。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門和全體員工，同時(shí)適用外單位借閱公司檔案人員。n管理職能 n公司綜合檔案的歸檔原則n公司綜合檔案的歸檔范圍及保管期限n公司檔案的歸檔要求n歸檔時(shí)間n1 、公司檔案工作必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并按規(guī)定提供利用。對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照公司檔案管理的規(guī)定，定期向檔案工作人員移交，集中管理，任何部門和個(gè)人不得以任何借口將工作活動中形成的應(yīng)歸檔的材料占為己有。

2、n2 、檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的領(lǐng)導(dǎo)下開展，檔案管理業(yè)務(wù)上接受華電集團(tuán)公司檔案主管部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，同時(shí)還接受自治區(qū)檔案局的執(zhí)法監(jiān)督檢查。n3 、各部門領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)也是本部門檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行國家和上級檔案管理的法律、法規(guī)，落實(shí)本公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)本部門兼職檔案員搞好本部門形成的文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作，按期完成公司下達(dá)的檔案歸檔任務(wù)，完成年度檔案工作計(jì)劃中涉及本專業(yè)、本部門的任務(wù)。n4 、各部門必須設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料的積累、整理、歸檔的具體工作。n1、公司在基本建設(shè)、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)、科研、技改、經(jīng)營、行政管理

3、、黨群工作、外事活動、生活后勤等活動中形成的具有查考、保存、利用價(jià)值的文件材料，包括文件、合同、圖紙、說明書、報(bào)表、憑證、膠片、照片、錄音、錄象磁帶、電子文件和獲獎證書、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗等記錄和反映本單位生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要史料和證據(jù)，按照文件歸檔程序，在文件辦理完畢后，必須由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)部門收集、系統(tǒng)整理、立卷后，按檔案歸檔時(shí)間及要求定期向檔案室歸檔并移交檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。其中人事檔案保存在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部管理。n2、 外購設(shè)備（固定資產(chǎn)）的開箱資料歸檔，在開箱前必須通知本部門兼職檔案人員，在設(shè)備管理部人員、設(shè)備使用部門技術(shù)人員、檔案人員全

4、部到場后方能開箱，否則發(fā)生文件材料丟失、損壞或留在個(gè)人手中，均由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)。并視情節(jié)輕重追究有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。n3、凡涉及生產(chǎn)技術(shù)工作的科研成果簽定、技改及合理化建議項(xiàng)目評獎、基建工程竣工驗(yàn)收等必須有檔案人員參加，并根據(jù)科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。如發(fā)現(xiàn)科技文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，檔案人員通知有關(guān)部門限期改正，如不執(zhí)行的，按有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。n4、 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、管理、經(jīng)營、科研、基建等項(xiàng)活動的工作計(jì)劃，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。 歸檔范圍n1、特種檔案歸檔范圍n2、電子檔案的歸檔

5、范圍n3、文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表n4、6-9大類歸檔范圍表 歸檔范圍歸檔范圍n1、特種檔案歸檔范圍 上級領(lǐng)導(dǎo)視察本公司工作或從事其它有關(guān)部門活動所形成的聲像材料：照片、錄像帶、錄音磁帶等。 本公司職工因公外出參加會議，收集獲得各種特種材料：磁盤、光盤或載體的文體材料。 反映本公司主要職能活動和工作成果的聲像材料、電子文件。 本公司召開的重要會議（如黨代會、職代會、團(tuán)代會、先進(jìn)表彰會等）和重大公務(wù)活動、重大紀(jì)念慶祝活動中形成的聲像、電子文件材料。 本公司組織和參加的外事活動中形成的聲像、電子文件材料。 本公司榮獲上級機(jī)關(guān)授予的先進(jìn)集體或個(gè)人的獎狀、獎杯、獎旗、證書等榮譽(yù)稱號的聲像材料、

6、實(shí)物。 歸檔范圍歸檔范圍n1、特種檔案歸檔范圍 本公司在生產(chǎn)過程、經(jīng)營管理等重大事件中形成的聲像、電子文件材料。 反映重大基建工程原貌、工程建設(shè)過程、竣工落成典禮等活動中形成的聲像材料。 反映本公司水電站站容站貌、公司形象、歷史變遷的聲像資料、電子文件。 本公司在各種宣傳、教育培訓(xùn)工作、工會、團(tuán)委工作等活動中形成的聲像資料。 與以紙質(zhì)為載體的檔案有密切聯(lián)系的特種載體材料，如：科技檔案中的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)軟件（磁盤、光盤），各生產(chǎn)部門現(xiàn)場使用的控制軟件（備份）、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)行日志、值長日志、設(shè)定值的軟盤、底片和照片等。 模范人物在生產(chǎn)、技術(shù)或重要活動中形成的聲像材料。 本公司發(fā)生重大事故、設(shè)備

7、事故、人身事故、質(zhì)量事故、火災(zāi)事故及重大事件的現(xiàn)場照片、底片、錄像帶等材料。 重要的生產(chǎn)過程及操作、檢修、安裝、調(diào)試、試驗(yàn)形成的聲像材料。 歸檔范圍歸檔范圍n2、電子檔案的歸檔范圍 電子文件歸檔范圍按照國家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔

8、范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表

9、文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表文書檔案文書檔案0 - 5大類歸檔范圍表大類歸檔范圍表水電水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）大類）水電水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）大類）水電水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）大類）水電水電6-9大類歸檔范圍表（以下只

10、列舉大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）大類）水電水電6-9大類歸檔范圍表（以下只列舉大類歸檔范圍表（以下只列舉6大類）大類）6大類歸檔文件需（運(yùn)行維護(hù)部移交）大類歸檔文件需（運(yùn)行維護(hù)部移交）7大類為：科學(xué)技術(shù)研究大類為：科學(xué)技術(shù)研究8大類為：基本建設(shè)大類為：基本建設(shè)9大類為：設(shè)備儀器大類為：設(shè)備儀器保管期限保管期限 公司綜合檔案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三種。永久為保管五十年以上；其中會計(jì)檔案的保管期限參照國家有關(guān)規(guī)定。本公司檔案保管期限確定的原則為準(zhǔn)： 凡是屬于方針政策性，記述和反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的生產(chǎn)、管理有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，長期利用的檔案，列為永

11、久保管。 凡是屬于業(yè)務(wù)性、一般工作活動形成的，在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。 凡是屬于事務(wù)性、臨時(shí)性的活動形成的，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考和利用價(jià)值的檔案及各種文件材料，列為10年期保管。 特種檔案的保管期限與相對應(yīng)或相關(guān)內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案相同。 列入長期保管的設(shè)備文件材料，實(shí)際保管期限不得短于該項(xiàng)目設(shè)備的實(shí)際壽命。 公司檔案的歸檔范圍及保管期限詳見水電公司檔案分類表。 電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家和本單位關(guān)于紙質(zhì)文件材料保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。n公司各項(xiàng)管理工作中形成的

12、屬歸檔范圍內(nèi)的應(yīng)歸檔文件材料，由各部門負(fù)責(zé)人指定有關(guān)兼職檔案人員負(fù)責(zé)積累、整理，定期移交檔案室歸檔，并根據(jù)各類檔案歸檔范圍進(jìn)行立卷。 n歸檔的文件材料必須齊全、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，并能準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研等各項(xiàng)活動中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。有印本及附件的文件材料應(yīng)將正本與底稿一并歸檔。有審批性的文件請示和批復(fù)一起歸檔。 n書寫材料要求規(guī)格統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，有利于長期保管。簽字等書寫文字必須使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；打印材料必須使用激光打印機(jī)打印。 n文件材料歸檔份數(shù)一般為一式二份，并保證一份是原件（底圖可以移交一份）。經(jīng)濟(jì)合同、各類報(bào)表、會議記錄必需是正本或原稿歸檔。 n歸

13、檔的文件材料在向檔案室移交時(shí)必須辦理移交手續(xù)，雙方根據(jù)實(shí)物填寫移交和接收清單，一式二份，經(jīng)清點(diǎn)無誤后雙方在移交者和接收者處簽名，清單由雙方各自保存一份備查。n 凡是歸檔的聲像資料，必須圖像清晰、聲音清楚、文字說明齊全。其中，照片檔案的照片與底片應(yīng)相符。n凡是歸檔的光盤、磁盤等為載體的電子文件，必須由形成部門編寫必要的文字說明：軟件名稱和內(nèi)容說明、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件平臺和應(yīng)用軟件環(huán)境條件說明、形成的時(shí)間和版本、加密的密碼、原作者、與之相聯(lián)系的其它載體檔案說明等。n歸檔的特種檔案材料必須是可讀文件，必須能在有關(guān)規(guī)定的設(shè)備上演示或檢測，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒、無劃損、清潔，確保文件的完整性和所記載內(nèi)容的準(zhǔn)確

14、性。n歸檔的特種檔案材料必須是原版、原件。n聲像資料、電子文件材料整理歸檔時(shí)，應(yīng)填寫移交清單按規(guī)定向檔案室歸檔。移交清單交接雙方各備一份。n各有關(guān)部門應(yīng)把特種檔案材料的收集、整理、歸檔工作納入本部門的工作職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔，任何部門和個(gè)人不得拒為己有。n特種檔案材料文字說明的編寫要求：na. 磁盤、光盤需簡要說明：盤中存儲文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號、密碼等。nb. 錄像帶應(yīng)簡要說明：該片的內(nèi)容、制式、語別、規(guī)格、帶長（放映時(shí)間）、形成日期和密級等。nc. 錄音磁帶需簡要說明：講話內(nèi)容、講話人的姓名和職務(wù)、講話的背景時(shí)間、錄制日期、密級、講話時(shí)間等。nd. 編寫照片的文字說明包

15、括六要素，即：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、形成的條件（背景）、作者,照片的文字說明ne. 底片的文字說明：底片分負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。負(fù)片與照片內(nèi)容對應(yīng)，編上底片號，翻拍的用字母“F”標(biāo)注，不需另寫文字說明。反轉(zhuǎn)片要同照片一樣編寫文字說明，書寫在插袋式的芯頁上。 n錦旗、獎狀、獎杯等榮譽(yù)實(shí)物檔案文字說明：獲獎?wù)?、獲獎項(xiàng)目、主要事跡、獲獎時(shí)間、獲獎級別等。n不符合歸檔要求的材料應(yīng)退回重新整理。n文件承辦部門或人員在電子文件辦理完畢后應(yīng)即時(shí)對電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，每月把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記和交接。n歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一

16、件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。n電子文件形成部門要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。n檔案管理部門應(yīng)對歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測試。歸檔時(shí)應(yīng)對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)文件核對內(nèi)容、簽章，審核與電子文件相關(guān)的收發(fā)登記表、著錄條目等，確認(rèn)電子文件及相關(guān)信息和軟件無缺損且未被正常改動，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯(cuò)。n凡沒有紙質(zhì)拷貝的歸檔電子文件，必須制成紙質(zhì)文件與原電子文件一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。n辦公自動化系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、

17、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。n 0-5大類檔案，即黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資類文件材料，由相關(guān)各職能部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、系統(tǒng)整理、歸檔，并于次年3月底前移交檔案室。n本單位制定和上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行規(guī)程、檢修規(guī)程、專題報(bào)告等應(yīng)在印刷后二周內(nèi)歸檔。n值長運(yùn)行調(diào)度日志、運(yùn)行監(jiān)督記錄、典型運(yùn)行日志（每月5日、15日、25日、運(yùn)行記錄事故前后），制作成光盤，于次年三月底前移交檔案室歸檔。運(yùn)行維護(hù)部將6至9大類分類表中與生產(chǎn)運(yùn)行維

18、護(hù)相關(guān)的歸檔范圍相關(guān)的歸檔材料打印成紙質(zhì)文件后于次年三月底前移交檔案室歸檔。n試驗(yàn)、建筑物監(jiān)督觀測記錄等文件材料由運(yùn)行維護(hù)部負(fù)責(zé)，每年歸檔一次，于次年3月底前向檔案室歸檔。n科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目完成后，從科研到竣工階段到鑒定階段所形成的文件材料、圖紙等，應(yīng)于竣工驗(yàn)收或項(xiàng)目鑒定后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交完畢。n基建工程項(xiàng)目（包括改建、擴(kuò)建和小型基建項(xiàng)目）竣工后，竣工文件材料的移交與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，有關(guān)竣工文件及竣工圖須經(jīng)工程監(jiān)理負(fù)責(zé)審查驗(yàn)收，確認(rèn)文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確后才能歸檔，并于工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)半月內(nèi)檔案室移交完畢。如有特殊情況，可將移交時(shí)間延長到交付使用后三個(gè)月。整理不合格的單位檔案室有權(quán)不予接收。檔案部門驗(yàn)收合格后，計(jì)劃部門方能予以結(jié)算。n基建期間設(shè)備開箱資料由工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督設(shè)備代辦單位在設(shè)備開箱后及時(shí)將設(shè)備隨機(jī)裝箱單、合格證、說明書、圖紙、試驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)文件移交檔案室。n設(shè)備試驗(yàn)和各種監(jiān)督材料，在形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。n機(jī)組大修及擴(kuò)大性小修后所形成的各專業(yè)檢修文件包在檢修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，并辦理審核、移交手續(xù)。n設(shè)備改造、新設(shè)備安裝形成的有關(guān)技術(shù)文件材料和竣工圖