賬務(wù)處理系統(tǒng)上下

1、第5章 賬務(wù)處理系統(tǒng)（上）學(xué)習(xí)要點(diǎn)：1了解賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本功能和主要模塊結(jié)構(gòu)。2了解電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)，掌握電算化賬務(wù)處理流程與手工賬務(wù)處理流程的異同。3掌握記賬憑證的錄入、審核、修改、過賬等處理環(huán)節(jié)的關(guān)系，學(xué)會(huì)在軟件系統(tǒng)中處理憑證和賬簿。4了解系統(tǒng)維護(hù)的主要工作內(nèi)容，掌握系統(tǒng)維護(hù)技巧。51 賬務(wù)處理系統(tǒng)概述為適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，將設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿等統(tǒng)稱為賬務(wù)處理，完成賬務(wù)處理工作的子系統(tǒng)稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，在個(gè)別會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中也稱作總賬系統(tǒng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)就成為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的核心。511 賬務(wù)處理系統(tǒng)的工作

2、特點(diǎn)賬務(wù)處理系統(tǒng)具有以下工作特點(diǎn)：（1）賬務(wù)處理具有很強(qiáng)的綜合性。賬務(wù)處理是以貨幣作為主要計(jì)量單位，綜合、全面、系統(tǒng)地反映單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資金運(yùn)動(dòng)的狀況。賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個(gè)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的橋梁和紐帶。（2）賬務(wù)處理必須符合公認(rèn)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。要求賬務(wù)處理系統(tǒng)必須按照財(cái)政部規(guī)定的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)報(bào)表編制要求等去組織和管理會(huì)計(jì)信息處理的內(nèi)容與程序。512 賬務(wù)處理程序賬務(wù)處理程序是指從收集、整理原始憑證開始，通過編制或輸入記賬憑證，登記賬簿，并為編制會(huì)計(jì)報(bào)表做好準(zhǔn)備的過程。1手工操作方式下的賬務(wù)處理程序通常有記賬憑證賬務(wù)處理程序、科目匯總表賬務(wù)處理程序、匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序、日記賬

3、賬務(wù)處理程序等，如圖5-1所示：原始憑證 （原始憑證匯總表）記賬憑證（收、付、轉(zhuǎn)）科目匯總表等總賬會(huì)計(jì)報(bào)表日記賬明細(xì)賬圖5-1 手工方式下的賬務(wù)處理流程2電算化處理方式下的賬務(wù)處理程序憑證臨時(shí)文件審核轉(zhuǎn)入登賬輸入憑證主文件分類編表匯總總賬明細(xì)賬日記賬會(huì)計(jì)報(bào)表對(duì)賬單輸入對(duì)賬文件對(duì)賬調(diào)節(jié)表原始憑證記賬憑證機(jī)制憑證賬簿文件圖5-2 電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程可以在手工處理流程的基礎(chǔ)上優(yōu)化出電算化賬務(wù)處理流程圖，如圖5-2所示。電算化前提下賬務(wù)處理的具體操作步驟歸納如下：（1）將有關(guān)會(huì)計(jì)憑證（包括由手工輸入的記賬憑證和由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)制憑證）輸入或轉(zhuǎn)入到賬務(wù)處理系統(tǒng)，并存入臨時(shí)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)。（2）對(duì)記

4、賬憑證進(jìn)行審核簽字后，進(jìn)行自動(dòng)記賬處理，形成記賬憑證文件和賬簿文件，同時(shí)按會(huì)計(jì)科目匯總數(shù)據(jù)并更新科目匯總文件。（3）按照設(shè)置的輸出條件，生成各種正式的總分類賬、日記賬、明細(xì)分類賬賬簿和科目匯總表。3電算化賬務(wù)處理程序與手工賬務(wù)處理程序的比較電算化賬務(wù)處理程序是在手工賬務(wù)處理程序基礎(chǔ)上根據(jù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理特點(diǎn)形成的。兩者之間的差異表現(xiàn)在：（1）賬務(wù)處理流程的靈活性不同。手工方式在一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)只能產(chǎn)生一種賬務(wù)處理程序的會(huì)計(jì)信息。電算化方式丁可以在一個(gè)賬務(wù)處理系統(tǒng)中完成多種賬務(wù)處理流程，并能產(chǎn)生多種賬務(wù)流程下的賬簿信息。（2）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式有所不同。手工方式會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都保存在紙介質(zhì)上。電算化方式中

5、，更多的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被保存在磁介質(zhì)（計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤）或光電介質(zhì)上。 （3）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)信息閱讀方式不同。手工方式，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)閱讀環(huán)境要求不高。電算化方式下，用戶必須借助于計(jì)算機(jī)程序和會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行閱讀。（4）數(shù)據(jù)處理起點(diǎn)不同。手工方式下的賬務(wù)處理是從原始憑證的填制與審核開始的。電算化方式下，賬務(wù)處理過程中輸入的可以是原始憑證，也可以是記賬憑證或其他子系統(tǒng)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證。（5）會(huì)計(jì)科目編碼體系的嚴(yán)密程度不同。在電算化方式下必須有一套嚴(yán)密的會(huì)計(jì)科目編碼體系。以便計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的檢索、排序、匯總和統(tǒng)計(jì)等操作。（6）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過程的規(guī)范性不同。手工方式下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的規(guī)范性不高。在電算化方式下，

6、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)規(guī)范方式下的標(biāo)準(zhǔn)化處理，使數(shù)據(jù)變得十分規(guī)范。（7）會(huì)計(jì)處理結(jié)果的正確程度不同。手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理容易發(fā)生差錯(cuò)。電算化后，則可保證在記錄、計(jì)算、匯總等操作或處理環(huán)節(jié)的正確性。52 賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能模塊賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能模塊結(jié)構(gòu)如圖5-4所示。賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)初始化憑證處理賬簿輸出出納管理往來(lái)部門等輔助核算系統(tǒng)維護(hù)財(cái)務(wù)分工科目設(shè)置初始余額匯率管理憑證類型客戶設(shè)置項(xiàng)目設(shè)置憑證錄入憑證修改憑證查詢憑證審核憑證匯總憑證過賬期末處理結(jié) 賬賬簿查詢賬簿打印現(xiàn)金、銀行存款日記賬銀行對(duì)賬往來(lái)銷賬往來(lái)賬、部門賬、項(xiàng)目賬輸出自動(dòng)轉(zhuǎn)賬調(diào)匯結(jié)賬數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)圖5-4 賬務(wù)處理系統(tǒng)基本功能模塊結(jié)構(gòu)

7、53 記賬憑證處理記賬憑證通常作為各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)環(huán)境的惟一入口。主要功能包括憑證錄入、憑證修改、憑證查詢、憑證審核和憑證過賬等項(xiàng)。531記賬憑證錄入編制記賬憑證通常有兩種處理方式：一是先由手工方式填制記賬憑證，審核后再錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，即所謂的后臺(tái)處理方式。二是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制錄入記賬憑證，即所謂的前臺(tái)處理方式。1憑證錄入的基本內(nèi)容一張完整的記賬憑證均應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）憑證日期。即填制會(huì)計(jì)憑證的日期。（2）憑證種類。即憑證屬于何種類型。（3）憑證號(hào)。即記賬憑證編號(hào)。如“收”字第5號(hào)、“轉(zhuǎn)”字第200號(hào)等。憑證類別或類別代碼一般由用戶選擇輸入，而順序編號(hào)則由軟件系

8、統(tǒng)自動(dòng)按遞增規(guī)則產(chǎn)生。（4）摘要。摘要是對(duì)記賬憑證所反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的文字說明。憑證中的每一行都要有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的摘要。一張憑證中各行摘要的內(nèi)容可以相同，也可以不同。常用摘要庫(kù)：是系統(tǒng)為了方便憑證錄入，事先對(duì)一些使用頻率較高、內(nèi)容較為規(guī)范的憑證摘要所作的定義。如“提取現(xiàn)金”、“支付貨款”、“收到銷貨款”等（5）會(huì)計(jì)科目。多數(shù)軟件允許用戶運(yùn)用輸入科目編碼、助記碼或科目名稱中的任意一種，也可采用軟件中的引導(dǎo)功能來(lái)輸入會(huì)計(jì)科目。（6）金額。金額輸入可分為直接輸入和計(jì)算產(chǎn)生兩種情況。計(jì)算機(jī)根據(jù)初始設(shè)置時(shí)確定的方法及用戶輸入的數(shù)量、單價(jià)或外幣、匯率等自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)生發(fā)生金額。（7）合計(jì)。指一張憑證上的借方金額合

9、計(jì)和貸方金額合計(jì)。（8）附件張數(shù)。指憑證所附的原始憑證張數(shù)。憑證存盤時(shí)，系統(tǒng)將對(duì)存入的憑證作相應(yīng)的檢查，包括借貸平衡校驗(yàn)、科目與憑證類型匹配檢驗(yàn)、非法對(duì)應(yīng)科目檢查等。2輔助核算數(shù)據(jù)的輸入輔助核算信息包括部門、個(gè)人、項(xiàng)目、客戶（供應(yīng)商）、數(shù)量等等。（1）如果科目設(shè)置了往來(lái)核算屬性，則軟件提示用戶輸入“往來(lái)單位”（客戶或供應(yīng)商）、“經(jīng)手人”、“票號(hào)”等信息。（2）若科目設(shè)置了“部門核算”屬性，則需根據(jù)屏幕提示輸入“部門”信息。（3）若科目設(shè)置了“職員核算”屬性，則要在屏幕提示處輸入職員信息。（4）若科目設(shè)置了“項(xiàng)目核算”屬性，則需要輸入“項(xiàng)目”信息。（6）如果科目需要進(jìn)行數(shù)量核算，則需要通過輸入“

10、數(shù)量”和“單價(jià)”，由系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量乘以單價(jià)的結(jié)果自動(dòng)計(jì)算出發(fā)生金額。（7）如果科目需要進(jìn)行外幣核算，則需要輸入外幣原幣金額和折算匯率。（8）若科目在會(huì)計(jì)科目屬性設(shè)置中被指定為“銀行科目”或設(shè)置了“銀行類”的屬性，那么，系統(tǒng)將要求用戶輸入“結(jié)算方式”和“結(jié)算票據(jù)號(hào)”。3輔助性憑證輸入功能（1）常用憑證的設(shè)置與使用。對(duì)于大量的同類業(yè)務(wù)，可以預(yù)先定義這類憑證的格式，建立一個(gè)憑證的通用模型。用戶利用常用憑證調(diào)用功能提取常用憑證模型，在生成憑證基本框架的基礎(chǔ)上，對(duì)其中的金額、日期等稍作修改便可完成對(duì)這一記賬憑證的錄入。（2）編碼提示輸入功能。當(dāng)光標(biāo)位于特定內(nèi)容的輸入對(duì)話框時(shí)，屏幕上出現(xiàn)與這一輸入內(nèi)容相對(duì)應(yīng)

11、項(xiàng)目的編碼與內(nèi)容的對(duì)照表。用戶可依照表中的提示可迅速輸入特定內(nèi)容的正確編碼。532記賬憑證修改1錯(cuò)誤憑證的“無(wú)痕跡”修改所謂無(wú)痕跡，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。兩種狀態(tài)下可進(jìn)行無(wú)痕跡修改，一是憑證輸入后，還未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^；二是憑證雖已通過審核，但還未記賬。2錯(cuò)誤憑證的“有痕跡”修改所謂有痕跡，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡。對(duì)已記賬的錯(cuò)誤憑證可以采用類似手工操作中的“紅字沖銷法”和“補(bǔ)充登記法”的方法進(jìn)行修改。533記賬憑證查詢賬務(wù)處理系統(tǒng)分別存儲(chǔ)記賬前和記賬后的憑證數(shù)據(jù)，所以系統(tǒng)對(duì)未記賬憑證和已記賬憑證的查詢采用不同的方法。查詢被稱為“憑證過濾”。多數(shù)軟件允許按以下要素輸入查詢條件：（

12、1）日期。（2）科目代碼。（3）摘要。只要輸入摘要中包含的關(guān)鍵字或詞，（4）金額。可以輸入一個(gè)金額或一個(gè)金額范圍。534記賬憑證審核憑證審核是指審核人員依照會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)軟件的要求，對(duì)記賬憑證所進(jìn)行的檢查和核對(duì)。審核的主要內(nèi)容是，記賬憑證是否與原始憑證相符，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否正確，記賬憑證相關(guān)項(xiàng)目是否填寫齊全，會(huì)計(jì)分錄是否正確等等。憑證制單員和審核員不能為同一人。對(duì)記賬憑證的審核，一般采用屏幕顯示逐張核對(duì)的方法。采用手工填制記賬憑證的單位，在記賬憑證審核確定后還須對(duì)錄入到計(jì)算機(jī)中的憑證進(jìn)行復(fù)核簽字。對(duì)于涉及到現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出的憑證，還應(yīng)由出納簽字。535憑證過賬1憑證過賬憑證過賬又稱作記賬

13、，是指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種會(huì)計(jì)核算方法。（1）賬務(wù)系統(tǒng)記賬原理從系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)數(shù)據(jù)的處理過程來(lái)看，記賬實(shí)際上是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫(kù)文件之間的傳遞與匯總。從機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)性質(zhì)上看，只有經(jīng)過記賬處理后的憑證才是真正合法有效的憑證。記賬實(shí)際上成了形成系統(tǒng)正式有效數(shù)據(jù)的一個(gè)關(guān)口。從系統(tǒng)的內(nèi)部處理過程來(lái)看，憑證審核（或取消審核）實(shí)際上是對(duì)臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中相關(guān)數(shù)據(jù)的確認(rèn)。在記賬環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中通過審核的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到另外一個(gè)正式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，由此形成確定的賬務(wù)數(shù)據(jù)。（2）記賬處理過程記賬處理過程包括以下操作步驟：選擇記賬憑證。一般通過設(shè)置憑證日期

14、、憑證類型、憑證字號(hào)（或憑證字號(hào)范圍）等來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)所選記賬憑證進(jìn)行合法性檢驗(yàn)。主要是檢驗(yàn)是否存在不平衡的憑證或不符合會(huì)計(jì)規(guī)范的憑證。輸出記賬憑證匯總表。正式記賬。為確保數(shù)據(jù)的安全，記賬過程中，系統(tǒng)將首先通過備份形式對(duì)記賬前各數(shù)據(jù)庫(kù)的當(dāng)前狀態(tài)進(jìn)行保護(hù)。（3）記賬過程中的數(shù)據(jù)處理記賬處理的數(shù)據(jù)流向如圖5-8所示。記賬未記賬憑證臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)已記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)科目匯總數(shù)據(jù)庫(kù)分類明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫(kù)銀行未達(dá)賬數(shù)據(jù)庫(kù)往來(lái)輔助賬數(shù)據(jù)庫(kù)部門輔助賬數(shù)據(jù)庫(kù)項(xiàng)目輔助賬數(shù)據(jù)庫(kù)圖表5-8 記賬處理的數(shù)據(jù)流向（4）對(duì)記賬處理的幾點(diǎn)說明憑證一經(jīng)記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務(wù)的賬簿上進(jìn)行直接的修改。記賬開始后，不能中斷系統(tǒng)的運(yùn)行，

15、以免干擾系統(tǒng)運(yùn)行而造成對(duì)數(shù)據(jù)文件的破壞。期初余額借貸不平衡或總賬期初余額與其所屬明細(xì)賬余額不平衡時(shí)，不能記賬。所選范圍如有未經(jīng)審核簽字的憑證，系統(tǒng)將給出提示并自動(dòng)中止記賬。多數(shù)軟件具有記賬前提示備份或強(qiáng)制備份（如金蝶軟件）功能。記賬功能隨時(shí)可運(yùn)行，每月可執(zhí)行記賬的次數(shù)是任意的。2憑證匯總用戶可以匯總已記賬憑證，也可以匯總未記賬憑證，或匯總包含所有已記賬憑證和未記賬憑證的業(yè)務(wù)內(nèi)容。匯總憑證時(shí)一般需要用戶輸入以下內(nèi)容：（1）月份。（2）憑證類別。（3）科目級(jí)次。（4）憑證號(hào)。（5）日期。（6）憑證匯總范圍。系統(tǒng)一般提供三種匯總的范圍，即未記賬憑證、已記賬憑證、全部記賬憑證。54 賬務(wù)輸出日常賬務(wù)輸

16、出包括屏幕顯示輸出、打印輸出、磁盤復(fù)制輸出和利用網(wǎng)絡(luò)線路傳輸輸出等幾種形式。其中，磁盤輸出多用于數(shù)據(jù)備份或數(shù)據(jù)上報(bào)（尤其是會(huì)計(jì)報(bào)表）的輸出，利用網(wǎng)絡(luò)線路傳輸輸出一般多用于單位分支機(jī)構(gòu)向上級(jí)報(bào)賬或報(bào)表，屏幕顯示和打印則是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出中最常用的輸出形式。541憑證輸出記賬憑證的輸出可采用查詢和打印兩種方式。憑證打印時(shí)可只打印一張憑證，也可通過輸入憑證號(hào)區(qū)間方式連續(xù)打印一組憑證。軟件雖然具有打印已記賬憑證和未記賬憑證的功能，通常在月底待本月憑證全部入賬后才將全部憑證打印出來(lái)作為會(huì)計(jì)檔案予以保存。憑證打印操作時(shí)一般有以下選擇項(xiàng)目：（1）憑證類別。（2）憑證范圍。（3）時(shí)間范圍。（4）憑證格式。（5）憑

17、證范圍。542總賬輸出總分類賬的賬簿格式通常有兩種，一種是傳統(tǒng)的借、貸、余三欄式總賬，另一種是用以代替總賬的包含全部發(fā)生額與余額數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額對(duì)照表。為了節(jié)約成本，提高效率，通常以發(fā)生額及余額對(duì)照表來(lái)代替總分類賬。1總分類賬輸出輸出總分類賬的一般程序?yàn)椋海?）用戶選擇確認(rèn)所要輸出的總賬的限定條件。（2）系統(tǒng)按設(shè)定條件輸出所選范圍內(nèi)的總分類賬。（3）通過賬頁(yè)格式的選擇操作，顯示其他的賬頁(yè)格式。（4）通過菜單或工具欄中的“顯示明細(xì)賬”命令，可查詢當(dāng)前總賬科目所屬的當(dāng)前月份的明細(xì)賬。2余額表輸出余額表用于查詢統(tǒng)計(jì)各級(jí)科目的發(fā)生額和余額。可輸出某月或某幾個(gè)月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期

18、發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末（當(dāng)前）余額。543明細(xì)賬輸出賬務(wù)系統(tǒng)中不僅可輸出任一科目的三欄式明細(xì)賬。明細(xì)賬包含三欄式、數(shù)量金額式、外幣式、數(shù)量外幣式等格式種類。1明細(xì)賬查詢輸出賬務(wù)處理系統(tǒng)中，任何級(jí)別的會(huì)計(jì)科目都可以輸出明細(xì)賬。軟件可滿足用戶按業(yè)務(wù)發(fā)生日期排序，按有無(wú)發(fā)生額篩選，或按包含的輔助核算事項(xiàng)歸類來(lái)輸出賬務(wù)資料的要求。設(shè)置的條件包括，按摘要內(nèi)容、發(fā)生額范圍、日期范圍、憑證號(hào)范圍、結(jié)算形式、票據(jù)號(hào)、制單人、復(fù)核人等 2明細(xì)賬的打印輸出“滿頁(yè)打印”：即當(dāng)所打印的明細(xì)賬最后一頁(yè)不能打滿一個(gè)頁(yè)面時(shí)，則不打印該頁(yè)，而將剩余業(yè)務(wù)內(nèi)容留待下次打印時(shí)再予處理。544 多欄賬輸出多欄賬是在賬簿輸出環(huán)節(jié)由用

19、戶根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置和定義的。凡是設(shè)有下級(jí)明細(xì)科目的科目（即非最末級(jí)科目），均可將其下級(jí)明細(xì)科目設(shè)置為欄目，以多欄式賬簿形式輸出。545日記賬輸出系統(tǒng)可為用戶提供每一個(gè)科目的日記賬。一些軟件需要用戶對(duì)提供日記賬的科目先行設(shè)置，即要求在系統(tǒng)初始化時(shí)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置模塊中定義科目的日記賬屬性；有些軟件則自動(dòng)提供全部科目的日記賬。546賬證聯(lián)查所謂賬證聯(lián)查是指在查詢賬簿的時(shí)候通過聯(lián)動(dòng)操作直接查詢與當(dāng)前顯示內(nèi)容相關(guān)的記賬憑證或其他賬簿，或者在輸出記賬憑證時(shí)通過聯(lián)動(dòng)操作直接查詢與當(dāng)前憑證相關(guān)的總賬或明細(xì)賬的一種便捷操作形式。賬證聯(lián)查一般可滿足以下查詢要求：（1）在記賬憑證中查看憑證其他信息。（2）科目匯總表

20、中聯(lián)查專項(xiàng)明細(xì)賬。（3）查詢?nèi)沼涃~時(shí)聯(lián)查憑證和總賬。（4）查詢總賬時(shí)聯(lián)查明細(xì)賬。（5）查明細(xì)賬時(shí)聯(lián)查憑證和總賬。55期末結(jié)轉(zhuǎn)與結(jié)賬期末賬務(wù)處理工作主要包括費(fèi)用的計(jì)提、分?jǐn)偅杀窘Y(jié)轉(zhuǎn)，期末試算，對(duì)賬，結(jié)賬等內(nèi)容。551期末對(duì)賬對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢驗(yàn)記賬是否正確以及賬目是否平衡的方法。主要通過核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬來(lái)完成賬賬核對(duì)的工作。由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒等有可能會(huì)造成賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)信息的紊亂，為此不能完全排除賬賬不符現(xiàn)象的出現(xiàn)。有必要對(duì)機(jī)內(nèi)賬簿記錄進(jìn)行常規(guī)性核對(duì)。552期末結(jié)賬電算化系統(tǒng)中的結(jié)賬原理與方法與手工操作基本相同。結(jié)賬功能主要完成如下幾項(xiàng)工作：（1）檢查并停止本

21、期各科目的各項(xiàng)數(shù)據(jù)處理工作。 （2）計(jì)算各科目的本期發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額。（3）計(jì)算本期各科目期末余額并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下期期初。進(jìn)行期末結(jié)賬處理功能時(shí)，應(yīng)注意如下問題：（1）結(jié)賬前應(yīng)將本期所有記賬憑證登記入賬。（2）結(jié)賬后，不能再輸入這一會(huì)計(jì)期間的記賬憑證或其他數(shù)據(jù)資料，也不能再進(jìn)行記賬。（3）結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行，且每月只能結(jié)賬一次。（4）年終結(jié)賬時(shí)，必須先進(jìn)行數(shù)據(jù)備份或打印輸出。以備操作出錯(cuò)時(shí)恢復(fù)至結(jié)賬前狀態(tài)。（5）年終結(jié)賬后，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)將年末余額結(jié)轉(zhuǎn)到下年作為下年年初余額。56 數(shù)據(jù)維護(hù)所有以磁信息或光電信息形式保存的資料都是計(jì)算機(jī)處理前提下的會(huì)計(jì)檔案，通常稱之為電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)軟件必須

22、設(shè)置專門的備份和恢復(fù)機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)的功能。561數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份是指將計(jì)算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)復(fù)制到各類軟盤、硬盤或可寫光盤上，以便需要時(shí)利用這些數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)的原來(lái)工作狀態(tài)。1數(shù)據(jù)備份的作用數(shù)據(jù)備份具有以下基本作用：（1）保留有關(guān)會(huì)計(jì)檔案。（2）保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。（3）保留重要操作內(nèi)容。2備份時(shí)需要注意的問題（1）日常數(shù)據(jù)備份應(yīng)該在每天關(guān)機(jī)前進(jìn)行。（2）在備份盤標(biāo)簽上寫明備份的時(shí)間和責(zé)任人，以免恢復(fù)機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。（3）凡是具有數(shù)據(jù)輸入或系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限的人員都應(yīng)該有數(shù)據(jù)備份權(quán)。3備份操作系統(tǒng)備份通常需要作如下操作：（1）選擇備份路徑。操作員可通過界面控件選擇備份文件存放路徑。（2）輸入備份文件名。文件名

23、中應(yīng)包含備份賬套名和備份時(shí)間，以便于識(shí)別。562數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)恢復(fù)是指將軟盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上保存的備份數(shù)據(jù)復(fù)制到計(jì)算機(jī)的硬盤上，使軟件恢復(fù)到上次備份時(shí)的運(yùn)行狀態(tài)。通常在以下情況下需要進(jìn)行相應(yīng)的恢復(fù)操作：（1）硬盤上的數(shù)據(jù)被非法破壞時(shí)。（2）當(dāng)需要查詢已從機(jī)內(nèi)系統(tǒng)中刪除的往年數(shù)據(jù)時(shí)。注意：恢復(fù)功能的運(yùn)用應(yīng)非常謹(jǐn)慎，因?yàn)槿f(wàn)一操作不當(dāng)，很容易使硬盤中的最新數(shù)據(jù)被之前的備份數(shù)據(jù)所覆蓋。如果疏于防范，恢復(fù)功能也會(huì)成為篡改機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)的有利途徑。許多軟件將數(shù)據(jù)恢復(fù)操作權(quán)限只賦予系統(tǒng)管理員或超級(jí)用戶。第6章 賬務(wù)處理系統(tǒng)（下）本章要點(diǎn)：1了解輔助核算的特點(diǎn)與作用，熟悉輔助核算的主要內(nèi)容。2了解往來(lái)輔助核算的意義，

24、掌握往來(lái)核算的設(shè)置與操作方法。3了解部門輔助核算的原理與方法，學(xué)會(huì)利用部門核算功能管理收入和費(fèi)用。4學(xué)習(xí)掌握自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的編制方法，學(xué)會(huì)使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能處理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。5了解項(xiàng)目核算的意義與作用，掌握項(xiàng)目設(shè)置技巧與項(xiàng)目賬管理方法。61 輔助核算及其特點(diǎn)611 輔助核算的概念與類型所謂輔助核算，是指在賬務(wù)處理過程中為提供比一般賬務(wù)資料更為詳盡的核算信息，或?yàn)樘岣邥?huì)計(jì)信息的質(zhì)量而采取的一些附加的核算手段。輔助核算有以下三種基本類型：（1）擴(kuò)展的明細(xì)核算功能。這是指針對(duì)那些需要提供較為詳盡的數(shù)據(jù)信息而又不太適宜或沒有必要增設(shè)更多級(jí)明細(xì)科目的項(xiàng)目而采取的，以信息的多渠道處理和共享型輸出為主要特性的明細(xì)核

25、算方式。如往來(lái)核算、部門核算、職員核算等。（2）擴(kuò)充的系統(tǒng)功能。這是指對(duì)賬務(wù)處理過程中的基本核算內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充核算或處理，以提供多角度多方位的會(huì)計(jì)信息。如銀行結(jié)算方式管理、數(shù)量與外幣處理等。（3）便捷的操作手段。如自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置與使用、期末損益的自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)等。賬務(wù)處理中的輔助核算主要運(yùn)用在以下幾個(gè)方面：（1）往來(lái)賬管理。（2）銀行對(duì)賬管理。（3）輔助項(xiàng)目管理。其中又有兩種運(yùn)用形式，一種是如部門核算、職員核算等確定對(duì)象范圍的輔助核算，另一種是由用戶根據(jù)管理需要設(shè)置的任意輔助項(xiàng)目。612 輔助核算的特點(diǎn)輔助核算具有以下一些優(yōu)勢(shì)：（1）輔助核算在核算項(xiàng)目的設(shè)置和運(yùn)用上相比會(huì)計(jì)科目更具有靈活性。（2）

26、項(xiàng)目共享特性打破了會(huì)計(jì)科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起了賬戶間交叉引用的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。（3）輔助核算較好地解決了須有較多手工參與的核算內(nèi)容的電算化問題。此外，對(duì)某些經(jīng)濟(jì)內(nèi)容采用基本賬戶體系與輔助項(xiàng)目雙重核算，能確保會(huì)計(jì)資料在龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)體系內(nèi)得到相應(yīng)約束與同步更新，并能隨時(shí)提供多視角的數(shù)據(jù)信息。62 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指通過用戶的設(shè)置，由系統(tǒng)自動(dòng)生成指定業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化記賬憑證的一種操作功能。621 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬原理將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算方法等預(yù)先存入軟件環(huán)境，即建立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模型的過程，稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的定義。根據(jù)自定義轉(zhuǎn)賬憑證生成實(shí)際的記賬憑證的過程稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。由自

27、動(dòng)轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的憑證稱為機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證，簡(jiǎn)稱機(jī)制憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬形式：自定義轉(zhuǎn)賬、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)等、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的業(yè)務(wù)應(yīng)具有以下特點(diǎn)：（1）這項(xiàng)業(yè)務(wù)屬于每期都會(huì)發(fā)生的規(guī)范的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，如計(jì)提稅金、結(jié)轉(zhuǎn)成本、結(jié)轉(zhuǎn)損益等。（2）業(yè)務(wù)發(fā)生的金額是可以事先預(yù)知或可以被描述的，如折舊額可按綜合折舊公式計(jì)算，無(wú)形資產(chǎn)可按一確定的數(shù)額或比例攤銷等等。通過自定義轉(zhuǎn)賬方式自動(dòng)生成記賬憑證，具有以下一些優(yōu)勢(shì)：（1）可以快速完成期末轉(zhuǎn)賬憑證的生成。（2）可保證所生成憑證的正確性。（3）保障業(yè)務(wù)的完整性。622自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置1自定義轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的定義項(xiàng)，定義的是轉(zhuǎn)賬憑證的

28、模板，這個(gè)模板只有在運(yùn)行了憑證生成功能后，才能生成轉(zhuǎn)賬類記賬憑證。自定義轉(zhuǎn)賬一般適用于以下業(yè)務(wù)內(nèi)容：（1）費(fèi)用分配與結(jié)轉(zhuǎn)。如工資費(fèi)用分配、無(wú)形資產(chǎn)攤銷。（2）稅金計(jì)提。如營(yíng)業(yè)稅、增值稅等稅金的計(jì)提。（3）具有配比關(guān)系科目的對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)。如銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、期末損益結(jié)轉(zhuǎn)。例如，某企業(yè)欲將分配制造費(fèi)用的業(yè)務(wù)設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，其相應(yīng)的科目與輔助項(xiàng)目的設(shè)置如表6-1所示。表6-1 某企業(yè)會(huì)計(jì)科目設(shè)置情況科目編碼科目名稱輔助核算4101生產(chǎn)成本項(xiàng)目核算410101人工費(fèi)項(xiàng)目核算410102材料費(fèi)項(xiàng)目核算410103制造費(fèi)用項(xiàng)目核算4105制造費(fèi)用部門核算410501人工費(fèi)部門核算410502材料費(fèi)部門核算41

29、0503其他部門核算記 賬 憑 證自動(dòng)轉(zhuǎn)賬序號(hào)： 1 轉(zhuǎn)賬順序：1 附單據(jù)數(shù)：0張摘 要分?jǐn)傄卉囬g制造費(fèi)用科 目部 門項(xiàng) 目方 向公 式410103推土機(jī)借取憑證貸方合計(jì)數(shù)的50%410103拖拉機(jī)借取憑證貸方合計(jì)數(shù)的50%410501一車間貸本月40501科目一車間月末余額410502一車間貸本月40502科目一車間月末余額410503一車間貸本月40503科目一車間月末余額圖6-1 制造費(fèi)用攤銷憑證設(shè)置期末需要將一車間的制造費(fèi)用科目余額按項(xiàng)目進(jìn)行分?jǐn)?。假定需要將費(fèi)用平均攤?cè)胪仆翙C(jī)和拖拉機(jī)兩產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，則自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證可定義為如圖6-1所示。有關(guān)項(xiàng)目定義規(guī)則如下：（1）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬序號(hào)。指所定

30、義的憑證模板的編號(hào)，而不是所生成的記賬憑證的編號(hào)。（2）轉(zhuǎn)賬順序。是指期末運(yùn)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模型生成憑證的順序號(hào)。（3）摘要。這是將會(huì)出現(xiàn)在所生成的記賬憑證的每一行中的摘要內(nèi)容。（4）科目與項(xiàng)目。指憑證借貸雙方的會(huì)計(jì)科目與輔助核算項(xiàng)目。（5）公式。即在日后由系統(tǒng)調(diào)用模板生成憑證時(shí)，憑證中金額的來(lái)源公式。2期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置是指在一個(gè)會(huì)計(jì)期間終了時(shí)對(duì)損益類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)憑證的設(shè)置。通常，將所有損益類科目的余額都轉(zhuǎn)入“本年利潤(rùn)”科目。兩種處理方法：一種是，由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)期末各損益科目的余額生成一張結(jié)轉(zhuǎn)本期損益的記賬憑證。另一種是，由用戶使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能定義期末結(jié)轉(zhuǎn)憑證模型，然后按一般的自定義

31、轉(zhuǎn)賬方式生成結(jié)轉(zhuǎn)損益的記賬憑證。3銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能，是指在月末按一定的方法計(jì)算出庫(kù)存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價(jià)基礎(chǔ)上，計(jì)算出各類商品（或產(chǎn)品）的銷售成本，并對(duì)成本結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理。注意，在會(huì)計(jì)科目中必須指定“庫(kù)存商品（產(chǎn)成品）”科目、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目和“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”科目，且要求這三個(gè)科目具有相同的明細(xì)科目結(jié)構(gòu)。4匯總損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置匯總損益是指單位在經(jīng)營(yíng)過程中，由于外幣兌換或外匯匯率發(fā)生變動(dòng)，在將外幣折合為記賬本位幣時(shí)所形成的差額（收益或損失）。匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置，用于定義自動(dòng)計(jì)算外幣賬戶的匯兌損益，并在期末自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。一般處理步驟為：（1）通過系統(tǒng)

32、的匯率管理功能輸入本月各種外幣的月末匯率。（2）選擇輸入應(yīng)計(jì)算匯兌損益的科目，同時(shí)輸入?yún)R兌損益的入賬科目。（3）每月自動(dòng)生成的匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證將自動(dòng)進(jìn)入臨時(shí)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)。5對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，又稱平行結(jié)轉(zhuǎn)，是指兩個(gè)科目之間的下級(jí)科目一一對(duì)應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)通常只允許輸入兩個(gè)科目，這些科目的下級(jí)科目必須一一對(duì)應(yīng)，科目若有輔助核算賬類也必須完全一致。623自定義轉(zhuǎn)賬憑證的生成操作方法是：在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置主窗口，選擇要生成憑證的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬條目，確認(rèn)后，系統(tǒng)將按用戶選擇的憑證條目順序，或按照轉(zhuǎn)賬設(shè)置中的轉(zhuǎn)賬順序號(hào)，自動(dòng)依序生成記賬憑證。63 銀行對(duì)賬為避免銀行存款賬目發(fā)生差錯(cuò)，用戶定期將銀行存款日記賬

33、的記錄同銀行提供的銀行存款對(duì)賬單進(jìn)行逐筆核對(duì)，會(huì)計(jì)上稱為銀行對(duì)賬。631 銀行對(duì)賬原理對(duì)賬時(shí)通常以票據(jù)號(hào)（如支票號(hào)）、金額等作為核對(duì)標(biāo)志，逐條進(jìn)行查對(duì)。通常，可讓計(jì)算機(jī)先對(duì)票據(jù)號(hào)和金額進(jìn)行核對(duì)，自動(dòng)核銷相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而對(duì)余下的內(nèi)容再由人工輔助方式進(jìn)行一對(duì)多或多對(duì)一的匹配性核對(duì)。在輸入含有銀行類科目的憑證時(shí)，系統(tǒng)將要求制單員輸入票據(jù)日期、票據(jù)類型和標(biāo)據(jù)號(hào)碼等內(nèi)容。632 銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)錄入在使用“銀行對(duì)賬”功能進(jìn)行對(duì)賬之前，必須先將日記賬、銀行對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)等作為初始數(shù)據(jù)錄入到軟件系統(tǒng)中。銀行對(duì)賬也有一個(gè)啟用日期，這個(gè)日期應(yīng)是使用銀行對(duì)賬功能前最近一次手工對(duì)賬的日期。錄入期初未達(dá)賬項(xiàng)是使用軟

34、件的銀行對(duì)賬功能的第一步，這是將單位和銀行雙方的未達(dá)賬項(xiàng)逐項(xiàng)錄入的過程。例如，某單位2004年1月31日，銀行存款日記賬余額為600000元，銀行對(duì)賬單余額為800000元，經(jīng)核對(duì)有以下四筆未達(dá)賬項(xiàng)：（1）銀行已收、單位未收50000元；（2）銀行已付、單位未付150000元；（3）單位已收、銀行未收100000元；（4）單位已付、銀行未付400000元。在軟件所提供的“錄入期初未達(dá)賬項(xiàng)”界面錄入上述未達(dá)賬項(xiàng)。軟件系統(tǒng)向用戶報(bào)告當(dāng)前的未達(dá)賬項(xiàng)余額。即輸出第一張銀行存款余額調(diào)節(jié)表。633 銀行對(duì)賬單錄入錄入的銀行對(duì)賬單主要包括業(yè)務(wù)日期、結(jié)算憑證類型、憑證號(hào)、業(yè)務(wù)金額等內(nèi)容，其中結(jié)算憑證號(hào)與業(yè)務(wù)金

35、額是系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬所必需的。每期對(duì)賬前必須將當(dāng)前所有已發(fā)生的貨幣資金業(yè)務(wù)登記入賬，盡量減少會(huì)計(jì)部門手頭的未達(dá)賬項(xiàng)，以使對(duì)賬工作做得全面和徹底。逐筆輸入銀行對(duì)賬單的工作通常由單位出納人員完成。634 對(duì)賬及其對(duì)賬報(bào)告1對(duì)賬方式基本對(duì)賬方式有以下兩種：（1）自動(dòng)對(duì)賬方式自動(dòng)對(duì)賬是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)對(duì)賬依據(jù)將銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單自動(dòng)進(jìn)行核對(duì)，在核對(duì)相符情況下予以勾銷的一種對(duì)賬方式。對(duì)賬依據(jù)通常有兩種：一種是“票據(jù)號(hào)+方向+金額”（即銀行結(jié)算票據(jù)號(hào)相同、發(fā)生額的借貸方向相反、金額相同）；另一種是“方向+金額”（即發(fā)生額的借貸方向相反、金額相同）。對(duì)賬時(shí)，對(duì)于核對(duì)相符的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在銀行存款日記賬和

36、銀行對(duì)賬單雙方打上勾對(duì)標(biāo)記,并視為已達(dá)賬項(xiàng)，同時(shí)對(duì)于在勾對(duì)欄未標(biāo)上勾對(duì)符號(hào)的記錄,系統(tǒng)將其視為未達(dá)賬項(xiàng)。為了保證自動(dòng)對(duì)賬的正確和徹底，可首先依據(jù)“票據(jù)號(hào)+方向+金額”方式進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬，然后再依據(jù)“方向+金額”方式進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬。（2）手工對(duì)賬手工對(duì)賬是由用戶對(duì)銀行存款日記賬的記錄與銀行對(duì)賬單的記錄進(jìn)行核對(duì)，并勾對(duì)已達(dá)賬項(xiàng)的對(duì)賬方法。銀行未達(dá)賬項(xiàng)與對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)之間還有可能存在多筆與一筆、一筆與多筆以及多筆與多筆的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這些情況是自動(dòng)對(duì)賬所無(wú)法識(shí)別的。通過手工對(duì)賬，可將自動(dòng)對(duì)賬未核對(duì)出來(lái)的已達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行手工勾對(duì)，以徹底勾對(duì)已達(dá)賬項(xiàng)。2余額調(diào)節(jié)表輸出通用軟件都具有自動(dòng)編制余額調(diào)節(jié)表的功能。系統(tǒng)將根

37、據(jù)自動(dòng)勾對(duì)與手工勾對(duì)的情況，在對(duì)賬結(jié)束后自動(dòng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，格式與手工編制的調(diào)節(jié)表完全相同。3查詢銀行勾對(duì)情況對(duì)于系統(tǒng)自動(dòng)方式或用戶手工方式勾對(duì)的銀行存款變動(dòng)資料，都可以由系統(tǒng)提供相應(yīng)的勾對(duì)報(bào)告。4核銷已達(dá)賬項(xiàng)在對(duì)相應(yīng)對(duì)賬結(jié)果進(jìn)行查詢確認(rèn)之后，對(duì)于正確無(wú)誤的已達(dá)賬項(xiàng)可指使系統(tǒng)予以刪除，使其不再參與以后的勾對(duì)。核銷只是在銀行對(duì)賬系統(tǒng)中刪減銀行存款的已達(dá)賬項(xiàng)，而不是真正意義上的對(duì)賬簿記錄的刪除。64 往來(lái)核算與管理往來(lái)業(yè)務(wù)是指單位在業(yè)務(wù)處理過程中所發(fā)生的涉及應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付等會(huì)計(jì)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)。往來(lái)業(yè)務(wù)可分為與外部單位的往來(lái)業(yè)務(wù)和與內(nèi)部個(gè)人的往來(lái)業(yè)務(wù)，與外部單位的往來(lái)業(yè)務(wù)又區(qū)可分為客戶往

38、來(lái)業(yè)務(wù)和供應(yīng)商往來(lái)業(yè)務(wù)。個(gè)人往來(lái)是指單位與內(nèi)部職員之間發(fā)生的應(yīng)收應(yīng)付款業(yè)務(wù)。641往來(lái)核算科目設(shè)置賬務(wù)處理系統(tǒng)提供以下兩種往來(lái)業(yè)務(wù)核算與管理的方法。（1）視同明細(xì)核算方式。當(dāng)往來(lái)單位較少且相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款發(fā)生的頻率較低，且往來(lái)對(duì)賬的業(yè)務(wù)量不大時(shí)，可采用與手工記賬方式相類似的處理方法，即按往來(lái)單位設(shè)置明細(xì)科目（按往來(lái)單位建立明細(xì)賬）。使往來(lái)核算體現(xiàn)在基本業(yè)務(wù)核算中。嚴(yán)格地講，這是對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行一般性會(huì)計(jì)處理的方法，而并不是通常意義上的往來(lái)業(yè)務(wù)輔助核算的方法。（2）往來(lái)輔助核算方式。當(dāng)單位往來(lái)業(yè)務(wù)頻繁，清理欠款工作量較大時(shí)，可啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的單位往來(lái)輔助核算功能來(lái)管理往來(lái)款項(xiàng)。此

39、時(shí)往來(lái)單位不再以會(huì)計(jì)科目的形式出現(xiàn)，而是以往來(lái)單位目錄的形式存在。首先將應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款科目設(shè)置為往來(lái)輔助核算科目，并將科目結(jié)構(gòu)及往來(lái)輔助項(xiàng)目設(shè)置成如表6-6、表6-7所示的形式。表6-6 為往來(lái)業(yè)務(wù)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目編號(hào)會(huì)計(jì)科目名稱輔助核算說明1131應(yīng)收賬款往來(lái)核算2121應(yīng)付賬款往來(lái)核算表6-7 為往來(lái)業(yè)務(wù)設(shè)置的輔助項(xiàng)目往來(lái)單位編號(hào)往來(lái)單位名稱備注001聯(lián)誼公司002聯(lián)珠公司003聯(lián)平公司004聯(lián)豐公司005聯(lián)海公司006聯(lián)寧公司將需要進(jìn)行往來(lái)核算的科目（如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等）設(shè)置成往來(lái)輔助核算科目，同時(shí)，還需要建立往來(lái)單位項(xiàng)目目錄，并建立往來(lái)核算科目與往來(lái)項(xiàng)目間的聯(lián)系。當(dāng)系統(tǒng)要

40、求區(qū)分往來(lái)客戶和往來(lái)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)將往來(lái)單位劃分為客戶與供應(yīng)商兩大類。如果一個(gè)往來(lái)單位被多個(gè)會(huì)計(jì)科目所引用，利用系統(tǒng)的往來(lái)核算功能，可以在輸出各種往來(lái)賬時(shí)，將這一往來(lái)單位所涉及的各個(gè)科目的發(fā)生額和余額匯總在同一個(gè)輸出界面，以提供某一往來(lái)單位的完整業(yè)務(wù)資料，這也正是軟件系統(tǒng)的往來(lái)輔助核算區(qū)別于一般手工核算的最大的優(yōu)勢(shì)。642 往來(lái)期初數(shù)據(jù)錄入在錄入賬務(wù)系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)時(shí)，需要同時(shí)錄入往來(lái)業(yè)務(wù)的期初數(shù)。若某科目被指定了客戶（或供應(yīng)商）往來(lái)核算，則系統(tǒng)自動(dòng)為該科目開設(shè)往來(lái)輔助核算賬頁(yè)。在錄入賬套期初余額時(shí)，系統(tǒng)同時(shí)要求輸入往來(lái)輔助賬的期初數(shù)據(jù)，或者要求不輸入總賬余額而直接在專門的錄入窗口輸入往來(lái)輔助賬的期

41、初余額，再由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)輔助賬的期初余額生成總賬期初余額。643 日常往來(lái)業(yè)務(wù)錄入對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)的日常輔助處理主要體現(xiàn)在填制記賬憑證的環(huán)節(jié)上。當(dāng)發(fā)生往來(lái)業(yè)務(wù)而填制記賬憑證時(shí)，系統(tǒng)即彈出輔助信息錄入窗口，要求用戶輸入往來(lái)客戶的名稱、業(yè)務(wù)員姓名（經(jīng)手人）、業(yè)務(wù)（或票據(jù)）號(hào)等各項(xiàng)往來(lái)輔助賬信息。記賬時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將往來(lái)輔助信息登記到各種賬簿中，無(wú)需人工進(jìn)行任何干預(yù)。644 往來(lái)銷賬銷賬是指勾銷已清賬的往來(lái)業(yè)務(wù)的操作。銷賬工作可以由系統(tǒng)自動(dòng)完成，也可以由操作員逐項(xiàng)處理式。一般會(huì)計(jì)軟件均提供自動(dòng)銷賬和手工銷賬兩種基本銷賬方式。自動(dòng)銷賬是軟件系統(tǒng)根據(jù)日常往來(lái)業(yè)務(wù)記錄，對(duì)每一往來(lái)單位的往來(lái)賬進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)，并注銷對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的一種銷賬方式。銷賬依據(jù)通常有兩種：一種是“往來(lái)單位+方向+金額”（即同一往來(lái)單位方向相反金額相同的兩筆業(yè)務(wù)）；另一種是“往來(lái)單位+方向+金額+往來(lái)業(yè)務(wù)號(hào)”（即同一往來(lái)單位方向相反金額、編號(hào)相同的兩筆業(yè)務(wù)）。執(zhí)行銷賬時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)在往來(lái)賬目中打上銷賬標(biāo)志,并視為已清賬項(xiàng)。手工銷賬是由用戶對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)的記錄逐項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，并對(duì)已清賬項(xiàng)進(jìn)行銷賬的方法。645 往來(lái)賬輸出 往來(lái)賬輸出包括往來(lái)余額表的輸出、往來(lái)發(fā)生額與余額對(duì)照表（往來(lái)總賬）的輸出以及往來(lái)明細(xì)賬的輸出等內(nèi)容。往來(lái)余額表是往來(lái)輔助核算的主要賬簿形式，它列示了某一