辦公室常用文字材料寫作(一)

1、辦公室常用文字材料寫作（一）辦公室的主要職能是為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供服務，其中一項重要工作內(nèi)容，就是撰寫好職能范圍的各種文字材料。 從煙草行業(yè)情況看，各級辦公室作為本單位的綜合部門，僅從做文字或文秘、文書工作的角度說，有兩方面內(nèi)容要落實：一方面是負責和協(xié)調(diào)整個機關(guān)（單位）的公文運轉(zhuǎn)即做好日常的公文處理工作，另一方面是負責完成本單位主要工作特別是領(lǐng)導工作所需要的各種文件材料的起草撰寫即文字材料工作。這兩個方面內(nèi)容在實際工作中密不可分、亦分亦合。相對而言，公文處理工作其法定性、規(guī)范性、業(yè)務性即“規(guī)矩”性的要求更多一些，文字材料工作（或者說廣義的公文寫作工作）則對文字能力特別是寫作方面的要求更高一些。

2、因為公文處理工作有其相對統(tǒng)一、完整、系統(tǒng)的規(guī)范要求并經(jīng)常進行相關(guān)的培訓（這次培訓班也專門安排講），下面?zhèn)戎鼐秃笠环矫?，也就是我們辦公室及機關(guān)工作中經(jīng)常用到、而且每個機關(guān)工作人員都有需要的常用文字材料寫作的有關(guān)問題，談一些自己工作中的認識和體會。主要講四個方面：一、文字材料撰寫是辦公室工作的基本功辦公室的工作職能，通常我們講主要為“辦文、辦會、辦事”三大項。這個說法確實概括得比較準，也比較形象、簡而易記。但從實際工作來看， “辦文”也是辦事的一種， “辦會”中有很大一部分工作是在辦文， “辦事”的過程中又有好多事情需要通過“辦文”來完成。這么講不是說“辦文”就有多么重要，但它確實是貫穿在機關(guān)（科

3、室）工作特別是辦公室工作的各個方面、各個崗位，所以說它是辦公室工作及其所有辦公室工作人員的基本功。當然，由于辦公室各崗位工作性質(zhì)和要求的不同，每個單位機構(gòu)設(shè)置和人員安排也不完全一樣，這里更多講的是從事秘書性、綜合性工作崗位的人員包括辦公室領(lǐng)導，其文字工作的功底和能力確實是一項必備條件，否則是很難適應工作要求的，也不能很好地完成所應承擔的任務。首先，寫好文字材料是為領(lǐng)導和機關(guān)工作服務的基本要求。辦公室的工作主要是為領(lǐng)導工作提供服務，由于機關(guān)科室的工作性質(zhì)所決定，為領(lǐng)導工作服務特別是對其政務工作的服務，很大一部分工作要靠“寫文章”即撰寫材料、擬制文件、起草講話等來完成，因為一個單位行政效力的發(fā)揮，

4、更多還是要靠文件也就是說要通過書面的文字形式即公文來體現(xiàn)和實現(xiàn)，辦公室作為單位的綜合部門，其工作職能就確定了必須承擔這樣的任務。嚴格說來，即使有些講話、報告是領(lǐng)導親自動手寫的，除非完全為個人署名的非工作范圍文章外，更多體現(xiàn)的也是一種單位或職務行為而非個人行為。因此，對于辦公室的文字材料的寫作，我們要從履行辦公室工作職能和崗位職責上來認識，把它作為完成所在崗位工作任務、為領(lǐng)導和機關(guān)工作提供服務的一項基本要求來看待，傾盡全力做好這方面的工作，通過把 “文章” 、“材料”寫好，努力為領(lǐng)導工作提供更充分、更有效、更放心、更滿意的服務。第二，加強文字工作是履行好辦公室工作職能的重要基礎(chǔ)。既然文字工作是由

5、職能所為，又有這么重要的作用，同時擔負的責任也很大，這就要求我們必須重視文字材料寫作工作，把它作為辦公室的一項基礎(chǔ)工作切實抓好。這方面的意義、作用、重要性可以講出很多，我們平時工作中就經(jīng)常能夠聽到或講到這樣的話：公文是一個單位的“門面”和“窗口”，公文質(zhì)量體現(xiàn)一個單位的政策水平、工作作風和精神面貌，公文質(zhì)量關(guān)系到行業(yè)、企業(yè)、單位的形象，等等。這里雖然講的是“公文”，其實我們各級辦公室所涉及到的文件材料基本如此，包括各級領(lǐng)導經(jīng)常對公文處理工作提出要求也是突出強調(diào)這點。僅此完全可以說明辦公室文字工作的重要性。所以，各級辦公室都要切實重視文字工作，作為一項基礎(chǔ)性建設(shè)堅持抓好，人員缺位要配齊，力量不足

6、要充實，功底不夠要加強培訓學習，崗位不適應也要進行適當調(diào)整，這不僅是完成工作任務的需要，也是提高辦公室工作水平的必要條件和基本保證。第三，適應形勢和工作要求，努力提高文字材料寫作質(zhì)量?？偟恼f，行業(yè)這么多年來通過召開辦公室系統(tǒng)各種會議和進行培訓，當然也包括各級領(lǐng)導對辦公室工作都非常重視，使各級辦公室的人員隊伍不斷得到充實加強，整體素質(zhì)不斷提升，公文處理和文字材料水平在不斷提高。但不能否認，高標準要求起來，我們的文字材料工作也確實存在較大差距。國家局領(lǐng)導就多次指出過局機關(guān)文件材料方面與上級有關(guān)領(lǐng)導部門的明顯差距，突出表現(xiàn)是文字工作不夠精細，下的功夫不夠，總體質(zhì)量水平還不高。同時還要看到，目前這項工

7、作面臨一個比較實際的問題是，文字工作確實是個比較辛苦清苦的工作，好多人都不太愿意干這個事，或調(diào)整、或交流、或選人都比較困難。再有近幾年行業(yè)辦公自動化逐步全面推行，對各類文稿的審校把關(guān)、質(zhì)量保證等問題也提出新的要求。特別是隨著當今電腦使用和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，可以說對文字工作既帶來了極大方便也帶來了極大影響，錯字、別字及不規(guī)范使用文字的情況在網(wǎng)上、媒體上、各種文稿上經(jīng)常出現(xiàn)，這也可以說是對我們傳統(tǒng)紙質(zhì)文字的嚴峻挑戰(zhàn)。因此，要求我們各級辦公室更要樹立信心，更加嚴謹細致地做好這項工作，從辦公室領(lǐng)導到每個工作人員都要盡心盡職、兢兢業(yè)業(yè)，多方面采取措施，嚴格把好文字關(guān)，確保文件材料質(zhì)量，促進辦公室工作水平不斷提高

8、。二、辦公室常用文字材料的幾種主要形式辦公室文字材料包含的內(nèi)容較多、面也比較大，從信息、宣傳、調(diào)研、督辦到文秘、公文處理等各項工作中各類文件、文稿的起草，都要涉及到文字工作，其中公文占了很大的一部分，包括有些最初的文字材料最終根據(jù)需要也都要形成或轉(zhuǎn)為公文印發(fā)。這里僅從辦公室秘書性工作的職責要求、從撰寫文字材料的角度，結(jié)合我們實際工作中經(jīng)常遇到的一些情況和問題，講以下幾種常見形式：（一）領(lǐng)導講話。使用“領(lǐng)導講話”這個說法不一定很準確，叫“講話稿”可能包括的面更大些，但這里想要突出講的，主要是我們各級領(lǐng)導在各種工作會議上的講話。這個“領(lǐng)導講話”，特別是單位主要領(lǐng)導在年度或半年工作會議以及其他有關(guān)工

9、作會議上的講話，實際并不僅僅是個簡單的發(fā)言或演講，它還有另一個名稱就是“工作報告”或叫“報告” ，以至更嚴格地說稱為“報告”（與公文文種的“報告”不同，此報告非彼報告）可能更規(guī)范些，提法上也更貼切、更準確。多年來我們的各級部門、各個單位都是這么延續(xù)著做下來的，已逐步成為一種領(lǐng)導方式和工作方式，或者叫實施領(lǐng)導和部署工作的一種主要形式，并形成一種固定的機關(guān)應用文體了。這種會議上的“領(lǐng)導講話”所要反映的中心內(nèi)容，是一個單位或系統(tǒng)對全局工作或某個方面工作的總體部署，是對所管理的工作在一定時期的全面領(lǐng)導和指導，是履行和行使其行政職能的重要體現(xiàn)，也是所屬各單位都必須遵循和執(zhí)行的“大政方針”。這種“講話”正

10、式印發(fā)下去，用我們習慣說法往往都是要“認真學習領(lǐng)會，堅決貫徹執(zhí)行”的，說它多重要就有多重要。這么講，這種“領(lǐng)導講話”材料就不純粹或說不完全是“寫”出來的，而是需要通過單位領(lǐng)導班子集體的研究、討論共同“制定、決定”出來的。有的公文寫作書把對 “講話” 與 “發(fā)言” 的分開而論不太認同，實際是對這種“講話”或說“報告”的本質(zhì)特征、工作要求及其形成過程缺乏更具體、深入的了解，其實二者的區(qū)別也正在這里。而從另一方面來看，不管這個“講話”需要怎么討論、怎么研究，總歸是要落實到文字上才能夠進行這種集體性的討論、研究并形成最終的“講話”文字稿，所以又確實是需要通過“寫”才能夠完成的。這樣就給我們怎么“寫材料

11、”帶來非?！捌D巨而光榮”的任務，它是形成領(lǐng)導講話最基本也是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。至于這個“講話”是否由領(lǐng)導本人來寫以及在內(nèi)容上必然帶有的講話者即領(lǐng)導個人的傾向性，那是領(lǐng)導工作作風和領(lǐng)導的職務行為所在，與“講話”所屬的性質(zhì)并無矛盾。既然領(lǐng)導講話材料屬于這樣一種性質(zhì)，那在起草或說撰寫這種材料時應當怎么寫、需要注意些什么，自己感覺有以下一些方面應特別注意掌握：（ 1）要有上級的精神（或說理論政策指導）。無論哪些方面的精神，包括文件、會議、講話等。什么時候的精神，包括長期、近期、當前的以及哪一級的精神等等，這些精神總要有而且必須有，這是貫穿在整個材料中并統(tǒng)領(lǐng)材料內(nèi)容的綱。從另一角度即工作角度講，領(lǐng)導講話或工作

12、報告本身就是要貫徹執(zhí)行和結(jié)合實際貫徹落實上級精神。（2）要有對全局工作情況的了解和掌握。無論已完成的工作、目前的形勢狀況還是今后的計劃打算、發(fā)展趨勢或走向，無論“橫向”的還是“縱料最基本也是最主要部分的內(nèi)容。（3）要準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖和工作思路。這是形成材料主要觀點、主題思想、總體思路的關(guān)鍵。要盡可能地挖掘、擴展、捕捉、完善領(lǐng)導意圖。（ 4）要充分體現(xiàn)“講話”對工作要有指導性的要求。應該講到的情況在材料里都要有所體現(xiàn)，部署、安排工作盡可能全面，不應出現(xiàn)大的缺項或漏項。（5）要盡量使用定性語言。以 “能做不能做、可不可操作”為基調(diào)選擇使用恰當語言，做到既要看得懂，又要聽得明白，減少使用研究性、渲染

13、性、生僻性的用語。（6）要站在領(lǐng)導工作角度講領(lǐng)導該講的話。語氣、語調(diào)都應注意，是以“領(lǐng)導”身份講話而不能是起草人或執(zhí)筆者站在自己角度說的話，要把自己放到講話的情狀當中去選擇使用語言。（7）要明確講話的受眾范圍和對象。盡量在起草前就要知道是誰講話、在什么場合講、講給誰聽，盡量使之“有的放矢”。 （8）要確定完成材料的階段和時限。這在研究材料時應盡量明確下來，以便于根據(jù)情況組織人員力量和安排好寫作、討論時間，也防止誤事。在內(nèi)容上，領(lǐng)導講話材料一般應包括總結(jié)工作中的成績、經(jīng)驗以及存在的問題和原因、分析當前形勢和發(fā)展趨勢、提出下一階段的工作部署和要求等幾個部分。以上僅從組織撰寫講話材料方面談了應當注意

14、的幾點，一些寫作方法上須注意的問題待后面講。與領(lǐng)導講話相近似的文字材料還有如工作總結(jié)、工作要點、工作安排意見、工作情況報告、向上級部門的工作匯報等，也都基本是大同小異、有同有異，實際工作中也經(jīng)常是依據(jù)這個主“報告”的精神來縮寫或改寫為其它材料，或者使用和貫徹其中的內(nèi)容，這當然都是可以的，并無不妥，但寫的時候必須注意一定要形成所寫材料所需要的新的思路，不能照搬照抄上去，最起碼是要注意區(qū)別對上匯報與對下提出要求的不同語氣，并要斟酌使用與其講話或匯報的領(lǐng)導者身份相適合的語言。至于領(lǐng)導在出席某個單項的會議或在某項活動上所需要的一般性講話稿，包括如一些祝賀性的、談話性的、演說性的講稿，即所謂“發(fā)言”材料

15、，不少寫作知識書上常有介紹，這里不多說。（二） 經(jīng)驗材料。經(jīng)驗材料或叫典型材料是我們辦公室文字材料中經(jīng)常要用到的一種形式。往往上級部門開個什么會議，需要我們準備材料在會議上介紹或交流，除座談性的會議是要求匯報工作情況外，多半就都屬于是經(jīng)驗材料一類。因為既然是介紹本單位的工作或某個方面的工作情況，就說明在這些方面有供別人可學習借鑒之處，無論是否構(gòu)成經(jīng)驗或僅是一般做法，那只是相對而言或有程度上的差別，性質(zhì)上大體如此。再有一種情況是領(lǐng)導了解發(fā)現(xiàn)或從某些方面反映出來，說哪個單位或哪些方面工作做得不錯，派機關(guān)同志下去專門總結(jié)某個單位某些方面的經(jīng)驗，做有關(guān)會議準備如經(jīng)驗交流會或通過其它形式予以推廣。一般不

16、外乎這兩種情況。這方面材料我們在工作中使用得比較廣，幾乎每年各種會議上都能見到。典型經(jīng)驗材料的寫法也基本形成套路，一般多為“三段式”或 “四段式”（或說是三要素、四要素） 。 即 “認識” 、 “做法” 、“效果”或再加“體會”，這是指一般性的經(jīng)驗交流材料，通常只要具備這幾方面的內(nèi)容并符合上級部門或會議的有關(guān)要求就應該可以用。如果是向較高層領(lǐng)導機關(guān)報送譬如是在全國性會議上介紹的典型經(jīng)驗，那就要組織力量認真總結(jié)和加以提煉，真正能夠提供更具普遍意義的經(jīng)驗，但這幾個方面內(nèi)容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料結(jié)構(gòu)倒不一定完全要按著這幾步先后順序去套，應根據(jù)具體工作情況和做法來合理組織材

17、料，寫法可多種多樣，但這幾層意思肯定在材料中都會有所反映。與經(jīng)驗材料比較接近的還有如事跡材料、情況匯報材料等。事跡材料 （包括單位或集體、個人事跡）在評選推薦先進時常用。寫這類材料最需注意的是要突出特點和有具體事例，把最典型的事跡反映出來，同時兼顧到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套話太多、過于平淡。情況匯報材料也是要注意能夠體現(xiàn)出本單位自身的工作特點，據(jù)實反映情況，多用事實和數(shù)字說話，并提出有關(guān)建議，以助于上級部門了解真實情況和作出正確分析判斷，切忌空泛議論。（三）調(diào)研報告。調(diào)研報告過去更多情況下是稱調(diào)查報告，現(xiàn)在在形成材料時也多用調(diào)查報告。從我們辦公室工作接觸的情況看，更多是屬于這種調(diào)研性質(zhì)的調(diào)查報告。它多用于就某些方面工作的現(xiàn)狀進行調(diào)查研究，更多地是為領(lǐng)導決策和指導工作提供服務。其中有些調(diào)研情況可成為總結(jié)典型經(jīng)驗的前提，據(jù)此或再經(jīng)進一步了解就可以整理或撰寫為經(jīng)驗材料，有些調(diào)研則成為領(lǐng)導決策的參考依據(jù)，比如我們各單位每年召開行業(yè)工作會前所組織的調(diào)研即是如此。這種調(diào)查報告在寫法上的基本要求也可以說是共性要求，