20 xx工程公司采購工作流程

1、20xx工程公司采購工作流程1、總則1.1目的在公司生產經營活動中，為了指導采購活動有序地進行，規(guī)范采購活動的過程和行為，保證采購活動符合相關的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，特編制本工作流程。1.2范圍組織實施公司生產經營中所承接的項目和日常生產中采購工作。2、術語2.1采購采購（purchasing），是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產及經營活動正常開展的一項企業(yè)經營活動。3、工作流程3.1投標詢價報價編制項目投標文件的采購部分，包括設備材料的價格、供貨范圍、國內外物資分交原則等。采購經理負責根據投標報價對采購部分的要求，組織采購工程師進行詢價，編制相關內容，

2、并經采購部經理確認，提交項目經理，供商務部投標報價。3.2采購策劃1）采購活動：-編制項目采購執(zhí)行計劃，應包括采購管理（采購作業(yè)平臺、合同管理、文件歸檔等）、采購過程管理（采買、催交、檢驗、運輸、現(xiàn)場管理等）、物流管理計劃（運輸、清關、保險等）、質量計劃（設備等級劃分、監(jiān)造計劃、第三方檢驗等）等方面的內容。-編制采購分包方案。包括第三方檢驗分包方案、運輸委托方案、清關代理方案、保險方案等，各方案應包括擬詢價廠商合同模式、合同條件、費用預算、管理辦法、進度安排等內容。-與設計協(xié)商確定采購請購單分類打包原則。-形成項目供應商名單（短名單），審核批準后發(fā)布執(zhí)行。2）職責與權限：-采購經理組織采購部相

3、關人員編寫項目采購執(zhí)行計劃，經采購部經理和項目經理批準實施。-采購經理組織編寫采購分包方案，采購部組織評審會議審定，采購部經理批準實施。重大方案尚需得到分管采購高管的批準。-采購經理組織與設計確定請購單打包原則。-項目供應商名單按推薦項目供應商管理辦法和項目供應商推薦和評審程序執(zhí)行。3.3采購實施3.3.1采買1）接收請購-請購文件應包括請購單、設備材料規(guī)格書/數(shù)據表、請購圖紙、采購說明書、適用的標準規(guī)范以及各種控制要求等，同時應得到設計、控制部、項目經理的有效簽署。-請購文件由項目控制部提出，采購經理（或其授權代表）負責請購文件的接收，并進行簽署。2）詢價和報價按照采買工作程序進行采買工作，

4、不符和變更須得到批準。報價的技術部分和商務部分必須分別密封。詢報價情況應進行登記。采購工程師負責編制全套詢價商務文件，匯編全套詢價文件（包括技術、商務部分），經采購經理簽署后發(fā)放，并確認收訖。采購工程師催收報價。報價文件應由采購工程師歸檔，備查。3）技術評審-技術評審中如有疑問應進行技術澄清。技術澄清是通過電話、傳真、郵件等方式對技術報價中存在的疑問進行澄清。必要時，可召開技術澄清會議或技術談判。-技術澄清會議或談判應形成會議紀要，并有參與人員的簽署。澄清完成后，應與所有滿足要求的廠商簽訂技術附件。-對各技術報價給出評審結論，形成技術評審表。-技術報價文件經項目組發(fā)送給專業(yè)設計負責人進行審閱。

5、-技術澄清由采購工程師組織，專業(yè)設計負責人、項目經理、業(yè)主（如需要）參與。-技術附件由專業(yè)設計負責人編寫，并在取得一致后與廠商共同簽署。-技術評審由專業(yè)設計負責人組織進行，并填寫技術評審表，項目經理審定。4）商務評審技術評審結束后，按規(guī)定時間和程序對密封的商務報價統(tǒng)一開標。開標價格等信息按規(guī)定進行登記，并對開標記錄進行存檔，備查。參與開標人員應對開標信息嚴格保密。商務評審前應進行商務澄清。商務澄清是就商務報價中的疑問與報價廠商進行澄清，澄清內容包括供貨范圍、進度要求、交貨方式、付款條件、包裝運輸、現(xiàn)場服務等方面，并進行初步的商務談判。重要問題應形成談判會議紀要。澄清完成后進行商務評審，形成商務

6、評審表。商務開標由采購經理組織，采購部主持，通知項目經理、項目費控工程師、監(jiān)查審計人員共同參與。一般問題的澄清由采購工程師負責，重大差異或價格的澄清或談判由采購經理主持，并報采購部審定。5）綜合評審綜合評審是對技術評審和商務評審的結論進行綜合比較，推薦出擬成交廠商和成交條件，形成綜合評審表，按照審批權限和流程進行報批。必要時，綜合評審有權要求原評審部門對已完成的技術評審和商務評審進行復評。6）定標定標以最終的批準的綜合評審表意見經為依據，并將最終的定標信息通知相關方和相關人員。7）簽訂合同合同應經過校審，并按規(guī)定辦理簽字、登記、用章和備案手續(xù)。合同經雙方簽署后，對其內容的任何修改（增補、刪減、

7、修訂等）均需得到雙方的書面認可，并形成協(xié)議，成為合同變更或補充合同。-采購工程師嚴格按照已或批準的廠商和成交條件準備采購合同及其相關附件，經采購經理審核，按公司合同會簽流程進行，會簽完畢按合同簽署授權的規(guī)定辦理簽署和蓋章手續(xù)。-采購部負責對合同進行全面的管理，項目組及公司相關部門有責任全力配合，以保證合同的全面履行。8）合同付款合同執(zhí)行過程中應根據合同的執(zhí)行狀態(tài)以及相應的單據，進行預付款、進度款、貨款、質保金等款項的支付。質檢物流工程師提供合同執(zhí)行狀態(tài)信息，材料控制工程師提供到貨信息，采購工程師負責款項的請款辦理工作。得到采購經理審核，項目經理、采購部經理批準后，交采購部合同及資金管理員按公司

8、財務制度執(zhí)行付款，并返回付款信息。合同及資金管理員負責編制合同支付臺帳。3.3.2催交1)催交計劃及催交工作程序該文件屬于項目采購執(zhí)行計劃的一部分，編制項目級催交執(zhí)行計劃以及催交工作程序。文件資料的催交，包括：需供應商提交的圖紙、資料、規(guī)格書等設計文件向設計組的提交，和設計組設計、制造要求向供應商的提交，以及設計人員對供貨商提交文件的修改、修訂意見。訂單要求的相關計劃，包括制造進度計劃、檢驗計劃等。采購經理組織，采購工程師與質檢物流工程師參與編制，后交采購部經理審定，項目經理批準。2）催交方式：辦公室催交、工廠催交辦公室催交指通過電話、傳真、信件等通訊手段與供應商聯(lián)絡，了解設備、材料制造狀態(tài)，

9、保證其滿足制造進度計劃的要求，并在應用的計算機系統(tǒng)中填寫當前的催交狀態(tài)。工廠催交指催交人員直接到達供應商的制造廠進行敦促和督辦。為獲得實際設計進度、材料到貨情況、制造進度、人力配備等第一手資料時，或需要驗證制造狀態(tài)的真實性和符合性時可以進行工廠催交。催交員按照設備、材料的催交等級以及催交計劃的要求，督促供應商提交合同執(zhí)行狀態(tài)報告。催交員根據項目要求定期提交所要求的報告；匯總設備、材料催交狀態(tài)，向采購經理匯報并提交報告。實際需要進行工廠催交，工廠催交應得到采購經理的批準。工廠催交后，催交員應發(fā)布催交報告。3）問題處理催交過程中若發(fā)現(xiàn)潛在的進度問題，應通過提高催交等級、進行工廠催交等措施解決，以最

10、大限度減小可能產生的影響。對已經發(fā)生的重大進度問題，應發(fā)出催交報警報告，并與供應商、項目組共同制定解決方案，解決的方法可能包括改進設計、供應商自費趕工、進行分（轉）包、材料代用、改變計劃、改變運輸方式等。催交員在實施辦公室催交和工廠催交的過程中，若發(fā)現(xiàn)可能存在的晚交付，應馬上與供應商聯(lián)系，落實交貨進度，解決存在的問題。必要時，和采購經理、項目經理和采購部經理商討解決辦法。4）后續(xù)工作催交完成，設備、最終檢驗實施后，質檢物流工程師發(fā)布放行信息，并經與現(xiàn)場聯(lián)絡確定發(fā)貨時間，發(fā)出準運通知。通知現(xiàn)場準備接運，供應商接到準運通知后，向現(xiàn)場發(fā)出裝箱發(fā)貨清單。3.3.3檢驗1）檢驗/監(jiān)造策劃檢驗/監(jiān)造策劃是

11、采購策劃的組成部分，確定項目檢驗/監(jiān)造的深度和范圍，檢驗/監(jiān)造的方式方法，編制項目檢驗/監(jiān)造計劃。2）檢驗/監(jiān)造工作分包如將全部或部分檢驗/監(jiān)造工作委托第三方，則應包括向有資格的檢驗服務機構進行詢價、資格評審、報價評審、簽定委托合同等工作。3）檢驗/監(jiān)造方式-中間檢驗：赴制造廠對設備、材料制造過程中的關鍵質量控制點或中間產品試驗進行的現(xiàn)場監(jiān)控。同時監(jiān)督檢查執(zhí)行監(jiān)造任務的地區(qū)檢驗工程師的工作情況。-隨機檢驗（巡檢）：赴制造廠設備、材料制造過程中進行的隨機性檢查，同時檢查執(zhí)行監(jiān)造任務的地區(qū)檢驗工程師的工作情況。-最終檢驗：檢驗工程師在制造廠對已經完成組裝的設備、材料或半成品進行的綜合性能檢驗。檢驗

12、報告遞交至項目檢驗協(xié)調員（或采購經理）并存檔。-駐廠監(jiān)造：檢驗工程師在制造廠對設備、材料的整個制造過程進行的監(jiān)控。周期性檢驗報告提交采購經理并存檔。-免除檢驗：當檢驗工程師由于特殊原因不能實施或認為沒有必要實施上述檢驗手段時，簽發(fā)免除檢驗放行單。4）檢驗工作的協(xié)調與處理質監(jiān)物流工程師按規(guī)定發(fā)布項目檢驗狀態(tài)報告和設備、材料的質量信息，協(xié)調項目檢驗與項目控制組、設計部、項目經理、項目采購經理、業(yè)主代表的關系，將不一致項提交采購經理、專業(yè)設計負責人，由設計部門作出接受或返修的決定。重大不一致項報項目經理和采購部經理。5）檢驗總結質檢物流工程師編制檢驗/監(jiān)造完工總結報告，經采購經理、采購部經理審核后存

13、檔。3.3.4運輸1）質檢物流工程師編制項目運輸方案以及分級控制規(guī)定。該部分文件屬于項目采購執(zhí)行計劃的一部分。超限設備應編制運輸方案，批準后實施。2）供應商負責的運輸：合同交付條件為項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由供應商組織進行。供應商或服務商負責運輸方案的編制，質檢物流工程師審批后實施。重大運輸方案由采購部聯(lián)合相關部門審定，項目經理批準。超限設備的運輸必要時進行監(jiān)裝、監(jiān)卸或監(jiān)運，同時在應用的計算機系統(tǒng)中填寫相關信息；3）公司負責的運輸：合同交付條件不是項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由公司自行組織進行。-選擇合適的承運商。承運商的選擇采用邀請招標的方式，經評審后，選擇出適應項目要求的承運商，并獲得相應的批

14、準。-通知承運商，準備運輸?shù)膶嵤?。質檢物流工程師負責選擇承運商詢價文件的編制、發(fā)布、投標文件收集、組織評審工作；評審應有采購部、采購經理、采購工程師參加；評審結果由采購部經理批準，必要時應得到分管采購高管的批準。4）清關-清關代理公司的選擇。清關代理公司的選擇采用邀請招標的方式，經評審后，選擇出適應項目要求的代理商，并獲得相應的批準。-國外物資的清關。質檢物流工程師負責向清關代理公司發(fā)出的詢價文件的編制、發(fā)布、投標文件收集、組織評審工作；評審應有采購部經理、采購經理參加；評審結果由采購部批準，必要時應得到公司分管采購高管的批準。3.3.5現(xiàn)場管理1)物資接運：接運工作的主要任務是及時、準確、安

15、全的在車站、港口或承運人處接收或提取貨物。項目現(xiàn)場接收供應商的“到貨通知”后及時組織接運，落實交貨地點及裝卸工具，接收貨物及資料，移交倉庫。2）開箱檢驗：到達現(xiàn)場的物資必須進行數(shù)量（包括隨機資料）和質量的驗收，以確定入庫及使用前的物資數(shù)量、質量狀態(tài)，分清不合格品責任，防止不合格品入庫。3）出、入庫辦理：檢驗合格的設備、材料按規(guī)定及時辦理入庫手續(xù)。需要領料出庫時也應辦理相應的出庫手續(xù)后，物資方可出庫。4）倉儲管理：入庫設備、材料應做好標記，在庫房分區(qū)、分類妥善放置，并按規(guī)定做好保管、點查、清理、發(fā)放等日常倉庫工作。各類文件、記錄要及時歸檔保存。5）現(xiàn)場采購：現(xiàn)場采購指就地采購或因現(xiàn)場變更而發(fā)生的

16、零星采購或緊急采購，或經采購部經理批準可以在現(xiàn)場實施的簡單、通用材料的采購，且采購金額RMB5萬元。6）剩余材料的處理：施工后的剩余材料應退庫，退庫材料和倉庫內的剩余材料經統(tǒng)計后列出清單，由項目組和采購部共同協(xié)商解決（一般歸入公司級倉庫）。3.4采購收尾3.4.1合同關閉對全部采購合同進行清查，處理包括合同結算、補充合同的處理、索賠處理等未完成事宜。采購工程師負責關閉采購合同，對符合條件的訂單適時辦理相關手續(xù)。3.4.2質量保證期內的管理合同關閉后，協(xié)調、處理設備、材料質量保證期內發(fā)生的各種問題，并在到達質保期后，進行合同質保金的支付。質保期內的合同管理由采購購工程師負責協(xié)調、處理相關問題，必

17、要采購經理協(xié)助解決。質保期結束時，由采購工程師提出質保金支付請款，采購經理、采購部經理批準后交合同及資金管理員辦理財務付款手續(xù)。3.4.3供應商評價項目結束前，應對為本項目提供設備、材料的供應商進行供貨情況的評價，并形成報告。設備、材料供貨商的評價由采購經理組織采購部相關人員共同進行。3.4.4采購文件歸檔按公司項目文檔管理規(guī)定要求進行歸檔。項目采購文件歸檔的組織管理由采購經理負責。各采購人員負責各自崗位的采購文檔歸檔工作；采購合同文件由采購部合同管理員負責歸檔。3.4.5采購完工報告在工程驗收以及合同最終費用支付完成后，應編制采購完工報告，以便對項目采購業(yè)務進行總結以及對今后類似項目提供參考。完工報告的內容應包括：項目基本情況、項目合同對采購的要求、設備材料采購情況、分包情況、采購訂單執(zhí)行情況、倉庫管理以及庫存處理情況、項目運行中采購存在的問題、供貨商的評價等。采購完工報告應由采購經理組織編制，各采購人員提供相關內容，采購部經理審核，項目經理批準發(fā)布。3.5采購管理3.5.1采購合同管理合同管理內容包括對合同簽訂、合同章使用等步驟進行監(jiān)督、控制，并負責合同文件的登記、分類、造冊、存檔、保管、借閱以及建立合同臺帳等工作，并對合同管理動態(tài)進行匯報。采購部合同管理工程師，負責合同事宜進行管理；建立合同管理動態(tài)臺帳，定期統(tǒng)計，檢查，向采購部經理匯報