酒店采購、庫房管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上酒店物資采購、入庫、出庫管理制度第一章 總則為了加強(qiáng)對酒店的內(nèi)部管理，降低經(jīng)營成本，提高經(jīng)營效益，特制定本管理制度。第二章 采購管理制度物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。一、采購的計劃管理加強(qiáng)計劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理的關(guān)鍵。1、房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門應(yīng)編制“物資需求計劃”，交主管副總審批，轉(zhuǎn)采購部；2、倉庫補(bǔ)充請購，由倉庫保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請，填寫物品申購報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，

2、轉(zhuǎn)采購部；3、其他零星物品的申購，由使用部門提出申請，經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購部；4、食品原材料批量采購采取定期補(bǔ)給的辦法，由餐飲部報申購計劃，交主管副總審批，轉(zhuǎn)采購部；5、餐飲部每天需購入的鮮活原料，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后，于下午5：00前將采購單報采購員。6、除食品原材料批量每日采購?fù)?，其他批量采購的必須報集團(tuán)批準(zhǔn)后方可采購。二、采購物資的擇商和價格管理采購物品堅持貨比三家，嚴(yán)格價格控制。1、所有申購計劃或申購單送到采購員后，由其具體負(fù)責(zé)對申購計劃、申購單上的采購物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報價；2、采購人員收到自己分管的申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要

3、與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時溝通，在確認(rèn)無誤后，按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報價填入申購單，并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購部；3、所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準(zhǔn)備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑，并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向要主動通報采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商；4、鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大，對于長期供貨（鮮活類）的供應(yīng)商，必須有供應(yīng)商定期（15天）給酒店報價，酒店市場詢價小組進(jìn)行市場詢價，根據(jù)詢價和供應(yīng)商的報價進(jìn)行最后的定價，雙方簽名予以認(rèn)

4、可，收貨部根據(jù)雙方簽名的定價表進(jìn)行收貨。5、所有供貨商都必須簽訂供應(yīng)合同。三、采購物資的審批所有采購物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實施購買。1、采購非入庫物資由部門提出申請，部門總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管副總審批,轉(zhuǎn)采購部進(jìn)行采購；2、采購入庫物資由倉庫保管員根據(jù)用量及庫存量提出申請，使用部門經(jīng)理簽字后交財務(wù)成本控制，財務(wù)成本控制根據(jù)各部門“物品需求計劃”及庫存量對申購物資進(jìn)行審核簽字后，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購部進(jìn)行采購；3、采購原材料由各廚房于每日下午3點(diǎn)前報次日原材料采購單，由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后報采購部，采購員根據(jù)采購單，通知各供貨商準(zhǔn)備原材料，并于次日上午9點(diǎn)前準(zhǔn)時到貨。四、特殊采購物資1、

5、對一些技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求的采購物資，采購員可以邀請有關(guān)部門相關(guān)人員會同購買或授權(quán)有關(guān)部門相關(guān)人員購買；2、一般采購物品在7天前、緊急物品在24小時前由各申購部門按照申購程序辦理申購。若確有個別緊急需求，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由所需部門自行購買，在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時補(bǔ)辦申購、審批、收貨手續(xù)。六、采購物資的結(jié)算方式物資驗收后，以“收貨記錄”做為結(jié)算依據(jù)，結(jié)算方式一律采用定期支付。第三章 庫房管理制度一、 庫房安全管理制度：1、庫房是物資保管重地，除倉庫工作人員和業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入倉庫。2、因工作需要入倉的人員須有倉庫管理人員陪同，不得獨(dú)自入倉。3、

6、一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包等物品入倉。4、倉庫辦公地點(diǎn)不得會客，其他部門員工也不得在此閑聊。5、倉庫范圍內(nèi)不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉庫不得代存私人物品，也不得答應(yīng)未經(jīng)上級同意的其他部門或單位的物品存?zhèn)}。7、定期檢查消防設(shè)施，并接受保安部的檢查、監(jiān)督。二、 庫房清潔管理制度：1、庫管員在自己的管理范圍內(nèi)要勤于打掃、整理、保持庫房干凈整潔。2、庫房周圍不能堆放垃圾、雜品及其它廢棄物。3、庫房物品擺放整齊，經(jīng)常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風(fēng)良好，經(jīng)常檢查庫存物品，防霉、防蟲蛀、防異味。5、經(jīng)常清理庫房死角，垃圾隨時清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”的滋生。6、隨著季節(jié)的

7、不同，庫房應(yīng)配放相應(yīng)的滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨品不能直接放在地上，應(yīng)徹底防潮。8、庫管員應(yīng)定期做到庫房的全面衛(wèi)生清理，檢查工作。9、管理人員應(yīng)做好所有庫房的檢查記錄，包括衛(wèi)生、存儲、保管等記錄。三、庫房管理制度：（一）、實物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定的溫度，應(yīng)區(qū)別對待：1.1. 紅酒應(yīng)以室溫或更涼一些的溫度供應(yīng)，最佳溫度是低于20。1.2. 白酒供應(yīng)溫度8-10，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3. 啤酒的飲用溫度以6-8為宜，它是唯一一種愈新鮮愈好的酒類，購入后不宜久藏，最佳保持期在三個月之內(nèi)，最長不能超過六個月，其保存溫

8、度應(yīng)低些，超過16且存儲期過長會導(dǎo)致酒變質(zhì)，溫度過低也不行，低于-10 會使酒變的渾濁不清。條件許可，可在接近4溫度下貯存，避免劇烈震動。1.4. 葡萄酒：一般葡萄酒可在常溫下貯存，名貴葡萄酒最好在12-15的溫度下貯存，名貴的白葡萄酒貯存其溫度應(yīng)更低些，最佳溫度為10-12，平躺放在酒架上，這樣可使軟木塞浸泡在酒液中不干縮。1.5. 香檳酒：名貴的香檳酒貯存期一定要避免強(qiáng)烈的震動，也應(yīng)平躺放著，瓶口傾斜向下，其溫度應(yīng)在較涼快的條件下，溫度不宜過大。1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存貯條件，因為烈性酒受空氣影響不大，并可貯存較長時間，但要防止金屬瓶蓋生銹和發(fā)生變化。2、陰涼貯存庫：貯存

9、新鮮蔬菜和水果常溫保存10-15，不需供熱和制冷，有些地區(qū)，有些時間需要特殊考慮，香蕉、蘋果、梨貯存溫度應(yīng)高些18-23即可，相對濕度85-90，最好通風(fēng)。3、冷藏庫：冷凍品主要是魚、肉、新鮮蔬菜、水果、冷菜、熟食品等。理想溫度是在4以下，溫?zé)岬某善泛桶氤善吩诶洳厍皯?yīng)先冷卻再貯藏，否則制冷設(shè)備容易損壞，食品冷凍貯存溫度要底，貯存期不能超過三個月。4、干貨庫：一般不需要供熱或制冷，最佳儲存溫度各15-21，其最高溫度不能超過37，溫度低些，原料的保質(zhì)期會更長。干庫貨應(yīng)保持干燥，庫房通風(fēng)良好，按標(biāo)準(zhǔn)每小時應(yīng)保持交換空氣四次（二）、檔案管理1、庫房檔案有：物品登記卡；實物帳?。徊牧厦骷?xì)帳；采購申請單

10、； 2、物品領(lǐng)料單；物品入庫單；質(zhì)量檢查記錄；物品盤點(diǎn)登記表；材料會計報表等。3、按不同類別的檔案資料分類保存，專人保管，并隨時查閱4、檢查庫房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機(jī)抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過長需要銷毀，必須報財務(wù)部經(jīng)理，同意后方可銷毀。6、庫房管理人員亦可以憑此檔案為基準(zhǔn)，全面展開工作，定期或不定期檢查各崗位工作的執(zhí)行情況。四、 收貨程序：1、驗收準(zhǔn)備：主要是組織驗收人員（庫管及使用部門負(fù)責(zé)人）搜集并熟悉驗收憑證及物品的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備相應(yīng)準(zhǔn)確的驗收工具，如：磅、稱、量尺等。2、核對證件2.1.當(dāng)貨物送到時，收貨員應(yīng)先檢查發(fā)票與采購單，或其它采購文件，為了便

11、利驗收效率，應(yīng)指示供應(yīng)商在發(fā)票或送貨憑證上寫明酒店采購文件的編號。2.2.如沒有采購文件，收貨部職員應(yīng)與采購部或有關(guān)部門取得聯(lián)系，以便得到他們的意見。3、無論是采購人員自購還是供應(yīng)商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉管員聯(lián)系驗收，不允許采購人員或供應(yīng)商直接將貨物交與所需部門；4、各項進(jìn)貨均由倉管員、采購員、使用部門授權(quán)人按審批手續(xù)齊全的申購單進(jìn)行驗收，每次到貨需幾方同時驗收，根據(jù)申購單核對貨物的品名、規(guī)格、價格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，所有進(jìn)貨均應(yīng)過磅點(diǎn)數(shù)；5、進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗收；6、驗收不入庫物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉管員與使用部門授權(quán)人同時收貨，

12、按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量價格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗收，驗收合格倉管員開據(jù)“收貨記錄”并注明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權(quán)人同時簽字確認(rèn)；7、驗收入庫物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉庫保管員收貨，按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量、價格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗收，驗收合格由保管員開據(jù)“收貨記錄”并注明采購單號，由保管員、供貨商同時簽字確認(rèn)；8、驗收食品原材料，收貨員與廚師同時收貨，對原材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，驗收合格收貨員、廚師長、供貨商同時簽字確認(rèn)；9、所有進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與申購單內(nèi)容不符，收貨員或倉管員有權(quán)拒收，并及時上報，對計劃外急購物資應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，每日把驗收過程中出現(xiàn)的問題留存資料，

13、為下次同類貨物和同類供貨商的驗收提供依據(jù)；10、實物檢查：數(shù)量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規(guī)定的計量方法來檢點(diǎn)，按重量供貨的要求過稱，按數(shù)量供貨的要清點(diǎn)計數(shù)，有定尺或定量包裝供貨的，必須進(jìn)行抽檢，在對飲品、食品驗收過程中還必須注意它們的保質(zhì)期，按規(guī)定，凡送到咖啡廳的飲品、食品距保質(zhì)期至少在六個月以上。經(jīng)過實物檢查可能發(fā)現(xiàn)一些問題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已接近過期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會被退回及通知采購部與有關(guān)部門聯(lián)系解決。收貨時必須通知定貨部門一起收貨。11、做收貨記錄：經(jīng)驗收貨物品質(zhì)等各方面完全符合采購要求，收貨部職員要根據(jù)實際收貨情況做一份入庫單，入

14、庫單上寫明收貨內(nèi)容、定貨部門、供應(yīng)商名稱、收貨日期、訂貨單號及定貨部門授權(quán)人認(rèn)可，并由收貨部職員在入庫單上簽名并加蓋收貨部專用章。收貨記錄一式四聯(lián)，第一聯(lián)：應(yīng)付賬，第二聯(lián)：供應(yīng)商，第三聯(lián)：采購部，第四聯(lián)：使用部門。五、 發(fā)貨程序：1、首先倉庫和各部門主管聯(lián)系，獲得主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)領(lǐng)貨人員名單后填制出庫單，并按排發(fā)貨時間。2、各部門做好領(lǐng)貨計劃，所有在第二天領(lǐng)貨的出庫單經(jīng)部門主管確認(rèn)后要在當(dāng)天下午4：00時之前送財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)部審核后，由倉庫管理人員取回倉庫備貨。所領(lǐng)貨物數(shù)量一律用大寫，并根據(jù)貨物存放的不同地點(diǎn)，在出庫單倉庫選擇上打鉤示意，不同倉庫的存貨不能填寫在同一份出庫單上。3、倉庫管理人員

15、在填制出庫單后，應(yīng)檢查所出貨物的名稱是否準(zhǔn)確（即與倉庫所存貨物名稱一致），如不清楚應(yīng)明確貨物名稱并在出庫單上注明，然后檢查其審批手續(xù)是否齊全（檢查授權(quán)簽字的有效性）。4、根據(jù)出庫單按不同倉庫進(jìn)倉備貨，所發(fā)貨物數(shù)量亦及時登記在實物日記賬上，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量及領(lǐng)貨部門等資料，同時倉庫管理人員用大寫在出庫單內(nèi)填上實發(fā)數(shù)量。5、發(fā)貨人與領(lǐng)貨人同時核對所備貨物，并在出庫單上簽名，領(lǐng)貨人將所領(lǐng)貨物同出庫單中“使用部門”一聯(lián)拿走，作為部門留底。6、倉庫管理員根據(jù)出庫單做倉庫存貨明細(xì)帳，出庫單中“倉庫”一聯(lián)倉庫留底，做查帳使用，需妥善保管。7、所有出庫單中“財務(wù)部”一聯(lián)于次日早上九點(diǎn)送財務(wù)部入帳。出庫單

16、一式三聯(lián)：第一聯(lián)：財務(wù)部，第二聯(lián)：倉庫，第三聯(lián)：領(lǐng)貨部門。六、 補(bǔ)貨管理：1、庫管員要及時了解現(xiàn)存物品的數(shù)量、最低庫存數(shù)以及用貨部門的消耗數(shù)量,申請補(bǔ)貨。2、庫管員在填制一式四聯(lián)的倉庫補(bǔ)貨單（第一聯(lián)：財務(wù)部，第二聯(lián)：使用部門，第三聯(lián)：收貨部，第四聯(lián)：采購部）時要按物品分類填寫，如食品倉、物品倉、酒水倉等。3、庫管員在填制補(bǔ)貨單時，要詳細(xì)注明編號、品名、規(guī)格、現(xiàn)存數(shù)量、本期需貨數(shù)量，以及要求到貨時間、申購時間等。4、庫管員填制補(bǔ)貨單時要保持補(bǔ)貨單的整潔，不允許有涂改，數(shù)量必須大寫。5、庫管員將填制完整的補(bǔ)貨單送交主管領(lǐng)導(dǎo)審核。6、主管領(lǐng)導(dǎo)要仔細(xì)審核補(bǔ)貨單的各項內(nèi)容，確認(rèn)正確無誤后簽字，并交使用部門確認(rèn)后。7、補(bǔ)貨單送主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部經(jīng)理、主管總經(jīng)理審批，由采購部購買。七、 庫房記賬管理：1、賬薄要分類設(shè)置，物資要分品種、規(guī)格、型號、單位、單價等設(shè)立賬戶，不同物資