酒店采購(gòu)、庫(kù)房管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上酒店物資采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)管理制度第一章 總則為了加強(qiáng)對(duì)酒店的內(nèi)部管理，降低經(jīng)營(yíng)成本，提高經(jīng)營(yíng)效益，特制定本管理制度。第二章 采購(gòu)管理制度物資采購(gòu)是酒店經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。采購(gòu)員是酒店采購(gòu)工作的專業(yè)人員，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，其他部門(mén)應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。一、采購(gòu)的計(jì)劃管理加強(qiáng)計(jì)劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購(gòu)管理的關(guān)鍵。1、房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門(mén)應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”，交主管副總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；2、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充請(qǐng)購(gòu)，由倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng)，填寫(xiě)物品申購(gòu)報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，

2、轉(zhuǎn)采購(gòu)部；3、其他零星物品的申購(gòu)，由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存情況審核簽字，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；4、食品原材料批量采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的辦法，由餐飲部報(bào)申購(gòu)計(jì)劃，交主管副總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；5、餐飲部每天需購(gòu)入的鮮活原料，由廚師長(zhǎng)、餐飲經(jīng)理簽字后，于下午5：00前將采購(gòu)單報(bào)采購(gòu)員。6、除食品原材料批量每日采購(gòu)?fù)?，其他批量采?gòu)的必須報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。二、采購(gòu)物資的擇商和價(jià)格管理采購(gòu)物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。1、所有申購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單送到采購(gòu)員后，由其具體負(fù)責(zé)對(duì)申購(gòu)計(jì)劃、申購(gòu)單上的采購(gòu)物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)；2、采購(gòu)人員收到自己分管的申購(gòu)單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對(duì)其中有疑問(wèn)的內(nèi)容要

3、與部門(mén)經(jīng)理、總監(jiān)和申購(gòu)部門(mén)及時(shí)溝通，在確認(rèn)無(wú)誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過(guò)對(duì)比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購(gòu)單，并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；3、所有采購(gòu)物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，使用部門(mén)有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑，并對(duì)所掌握的供應(yīng)廠商及購(gòu)物意向要主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商；4、鮮活原材料的價(jià)格受市場(chǎng)影響浮動(dòng)較大，對(duì)于長(zhǎng)期供貨（鮮活類）的供應(yīng)商，必須有供應(yīng)商定期（15天）給酒店報(bào)價(jià)，酒店市場(chǎng)詢價(jià)小組進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，根據(jù)詢價(jià)和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行最后的定價(jià)，雙方簽名予以認(rèn)

4、可，收貨部根據(jù)雙方簽名的定價(jià)表進(jìn)行收貨。5、所有供貨商都必須簽訂供應(yīng)合同。三、采購(gòu)物資的審批所有采購(gòu)物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。1、采購(gòu)非入庫(kù)物資由部門(mén)提出申請(qǐng)，部門(mén)總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管副總審批,轉(zhuǎn)采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)；2、采購(gòu)入庫(kù)物資由倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)用量及庫(kù)存量提出申請(qǐng)，使用部門(mén)經(jīng)理簽字后交財(cái)務(wù)成本控制，財(cái)務(wù)成本控制根據(jù)各部門(mén)“物品需求計(jì)劃”及庫(kù)存量對(duì)申購(gòu)物資進(jìn)行審核簽字后，送主管副總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)；3、采購(gòu)原材料由各廚房于每日下午3點(diǎn)前報(bào)次日原材料采購(gòu)單，由廚師長(zhǎng)、餐飲總監(jiān)簽字后報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)單，通知各供貨商準(zhǔn)備原材料，并于次日上午9點(diǎn)前準(zhǔn)時(shí)到貨。四、特殊采購(gòu)物資1、

5、對(duì)一些技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求的采購(gòu)物資，采購(gòu)員可以邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員會(huì)同購(gòu)買(mǎi)或授權(quán)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員購(gòu)買(mǎi)；2、一般采購(gòu)物品在7天前、緊急物品在24小時(shí)前由各申購(gòu)部門(mén)按照申購(gòu)程序辦理申購(gòu)。若確有個(gè)別緊急需求，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由所需部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)，在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時(shí)補(bǔ)辦申購(gòu)、審批、收貨手續(xù)。六、采購(gòu)物資的結(jié)算方式物資驗(yàn)收后，以“收貨記錄”做為結(jié)算依據(jù)，結(jié)算方式一律采用定期支付。第三章 庫(kù)房管理制度一、 庫(kù)房安全管理制度：1、庫(kù)房是物資保管重地，除倉(cāng)庫(kù)工作人員和業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。2、因工作需要入倉(cāng)的人員須有倉(cāng)庫(kù)管理人員陪同，不得獨(dú)自入倉(cāng)。3、

6、一切進(jìn)倉(cāng)人員不得攜帶火種、背包等物品入倉(cāng)。4、倉(cāng)庫(kù)辦公地點(diǎn)不得會(huì)客，其他部門(mén)員工也不得在此閑聊。5、倉(cāng)庫(kù)范圍內(nèi)不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉(cāng)庫(kù)不得代存私人物品，也不得答應(yīng)未經(jīng)上級(jí)同意的其他部門(mén)或單位的物品存?zhèn)}。7、定期檢查消防設(shè)施，并接受保安部的檢查、監(jiān)督。二、 庫(kù)房清潔管理制度：1、庫(kù)管員在自己的管理范圍內(nèi)要勤于打掃、整理、保持庫(kù)房干凈整潔。2、庫(kù)房周?chē)荒芏逊爬?、雜品及其它廢棄物。3、庫(kù)房物品擺放整齊，經(jīng)常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風(fēng)良好，經(jīng)常檢查庫(kù)存物品，防霉、防蟲(chóng)蛀、防異味。5、經(jīng)常清理庫(kù)房死角，垃圾隨時(shí)清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”的滋生。6、隨著季節(jié)的

7、不同，庫(kù)房應(yīng)配放相應(yīng)的滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨品不能直接放在地上，應(yīng)徹底防潮。8、庫(kù)管員應(yīng)定期做到庫(kù)房的全面衛(wèi)生清理，檢查工作。9、管理人員應(yīng)做好所有庫(kù)房的檢查記錄，包括衛(wèi)生、存儲(chǔ)、保管等記錄。三、庫(kù)房管理制度：（一）、實(shí)物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定的溫度，應(yīng)區(qū)別對(duì)待：1.1. 紅酒應(yīng)以室溫或更涼一些的溫度供應(yīng)，最佳溫度是低于20。1.2. 白酒供應(yīng)溫度8-10，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時(shí)應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3. 啤酒的飲用溫度以6-8為宜，它是唯一一種愈新鮮愈好的酒類，購(gòu)入后不宜久藏，最佳保持期在三個(gè)月之內(nèi)，最長(zhǎng)不能超過(guò)六個(gè)月，其保存溫

8、度應(yīng)低些，超過(guò)16且存儲(chǔ)期過(guò)長(zhǎng)會(huì)導(dǎo)致酒變質(zhì)，溫度過(guò)低也不行，低于-10 會(huì)使酒變的渾濁不清。條件許可，可在接近4溫度下貯存，避免劇烈震動(dòng)。1.4. 葡萄酒：一般葡萄酒可在常溫下貯存，名貴葡萄酒最好在12-15的溫度下貯存，名貴的白葡萄酒貯存其溫度應(yīng)更低些，最佳溫度為10-12，平躺放在酒架上，這樣可使軟木塞浸泡在酒液中不干縮。1.5. 香檳酒：名貴的香檳酒貯存期一定要避免強(qiáng)烈的震動(dòng)，也應(yīng)平躺放著，瓶口傾斜向下，其溫度應(yīng)在較涼快的條件下，溫度不宜過(guò)大。1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存貯條件，因?yàn)榱倚跃剖芸諝庥绊懖淮?，并可貯存較長(zhǎng)時(shí)間，但要防止金屬瓶蓋生銹和發(fā)生變化。2、陰涼貯存庫(kù)：貯存

9、新鮮蔬菜和水果常溫保存10-15，不需供熱和制冷，有些地區(qū)，有些時(shí)間需要特殊考慮，香蕉、蘋(píng)果、梨貯存溫度應(yīng)高些18-23即可，相對(duì)濕度85-90，最好通風(fēng)。3、冷藏庫(kù)：冷凍品主要是魚(yú)、肉、新鮮蔬菜、水果、冷菜、熟食品等。理想溫度是在4以下，溫?zé)岬某善泛桶氤善吩诶洳厍皯?yīng)先冷卻再貯藏，否則制冷設(shè)備容易損壞，食品冷凍貯存溫度要底，貯存期不能超過(guò)三個(gè)月。4、干貨庫(kù)：一般不需要供熱或制冷，最佳儲(chǔ)存溫度各15-21，其最高溫度不能超過(guò)37，溫度低些，原料的保質(zhì)期會(huì)更長(zhǎng)。干庫(kù)貨應(yīng)保持干燥，庫(kù)房通風(fēng)良好，按標(biāo)準(zhǔn)每小時(shí)應(yīng)保持交換空氣四次（二）、檔案管理1、庫(kù)房檔案有：物品登記卡；實(shí)物帳??；材料明細(xì)帳；采購(gòu)申請(qǐng)單

10、； 2、物品領(lǐng)料單；物品入庫(kù)單；質(zhì)量檢查記錄；物品盤(pán)點(diǎn)登記表；材料會(huì)計(jì)報(bào)表等。3、按不同類別的檔案資料分類保存，專人保管，并隨時(shí)查閱4、檢查庫(kù)房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機(jī)抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過(guò)長(zhǎng)需要銷毀，必須報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，同意后方可銷毀。6、庫(kù)房管理人員亦可以憑此檔案為基準(zhǔn)，全面展開(kāi)工作，定期或不定期檢查各崗位工作的執(zhí)行情況。四、 收貨程序：1、驗(yàn)收準(zhǔn)備：主要是組織驗(yàn)收人員（庫(kù)管及使用部門(mén)負(fù)責(zé)人）搜集并熟悉驗(yàn)收憑證及物品的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備相應(yīng)準(zhǔn)確的驗(yàn)收工具，如：磅、稱、量尺等。2、核對(duì)證件2.1.當(dāng)貨物送到時(shí)，收貨員應(yīng)先檢查發(fā)票與采購(gòu)單，或其它采購(gòu)文件，為了便

11、利驗(yàn)收效率，應(yīng)指示供應(yīng)商在發(fā)票或送貨憑證上寫(xiě)明酒店采購(gòu)文件的編號(hào)。2.2.如沒(méi)有采購(gòu)文件，收貨部職員應(yīng)與采購(gòu)部或有關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，以便得到他們的意見(jiàn)。3、無(wú)論是采購(gòu)人員自購(gòu)還是供應(yīng)商送貨，貨到酒店后，必須首先與倉(cāng)管員聯(lián)系驗(yàn)收，不允許采購(gòu)人員或供應(yīng)商直接將貨物交與所需部門(mén)；4、各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉(cāng)管員、采購(gòu)員、使用部門(mén)授權(quán)人按審批手續(xù)齊全的申購(gòu)單進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需幾方同時(shí)驗(yàn)收，根據(jù)申購(gòu)單核對(duì)貨物的品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，所有進(jìn)貨均應(yīng)過(guò)磅點(diǎn)數(shù)；5、進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收；6、驗(yàn)收不入庫(kù)物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購(gòu)單，倉(cāng)管員與使用部門(mén)授權(quán)人同時(shí)收貨，

12、按照采購(gòu)單上的要求對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量?jī)r(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格倉(cāng)管員開(kāi)據(jù)“收貨記錄”并注明采購(gòu)單號(hào)，由倉(cāng)管員、供貨商、部門(mén)授權(quán)人同時(shí)簽字確認(rèn)；7、驗(yàn)收入庫(kù)物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購(gòu)單，倉(cāng)庫(kù)保管員收貨，按照采購(gòu)單上的要求對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格由保管員開(kāi)據(jù)“收貨記錄”并注明采購(gòu)單號(hào)，由保管員、供貨商同時(shí)簽字確認(rèn)；8、驗(yàn)收食品原材料，收貨員與廚師同時(shí)收貨，對(duì)原材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，驗(yàn)收合格收貨員、廚師長(zhǎng)、供貨商同時(shí)簽字確認(rèn)；9、所有進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與申購(gòu)單內(nèi)容不符，收貨員或倉(cāng)管員有權(quán)拒收，并及時(shí)上報(bào)，對(duì)計(jì)劃外急購(gòu)物資應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，每日把驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題留存資料，

13、為下次同類貨物和同類供貨商的驗(yàn)收提供依據(jù)；10、實(shí)物檢查：數(shù)量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規(guī)定的計(jì)量方法來(lái)檢點(diǎn)，按重量供貨的要求過(guò)稱，按數(shù)量供貨的要清點(diǎn)計(jì)數(shù)，有定尺或定量包裝供貨的，必須進(jìn)行抽檢，在對(duì)飲品、食品驗(yàn)收過(guò)程中還必須注意它們的保質(zhì)期，按規(guī)定，凡送到咖啡廳的飲品、食品距保質(zhì)期至少在六個(gè)月以上。經(jīng)過(guò)實(shí)物檢查可能發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已接近過(guò)期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會(huì)被退回及通知采購(gòu)部與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系解決。收貨時(shí)必須通知定貨部門(mén)一起收貨。11、做收貨記錄：經(jīng)驗(yàn)收貨物品質(zhì)等各方面完全符合采購(gòu)要求，收貨部職員要根據(jù)實(shí)際收貨情況做一份入庫(kù)單，入

14、庫(kù)單上寫(xiě)明收貨內(nèi)容、定貨部門(mén)、供應(yīng)商名稱、收貨日期、訂貨單號(hào)及定貨部門(mén)授權(quán)人認(rèn)可，并由收貨部職員在入庫(kù)單上簽名并加蓋收貨部專用章。收貨記錄一式四聯(lián)，第一聯(lián)：應(yīng)付賬，第二聯(lián)：供應(yīng)商，第三聯(lián)：采購(gòu)部，第四聯(lián)：使用部門(mén)。五、 發(fā)貨程序：1、首先倉(cāng)庫(kù)和各部門(mén)主管聯(lián)系，獲得主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)領(lǐng)貨人員名單后填制出庫(kù)單，并按排發(fā)貨時(shí)間。2、各部門(mén)做好領(lǐng)貨計(jì)劃，所有在第二天領(lǐng)貨的出庫(kù)單經(jīng)部門(mén)主管確認(rèn)后要在當(dāng)天下午4：00時(shí)之前送財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，由倉(cāng)庫(kù)管理人員取回倉(cāng)庫(kù)備貨。所領(lǐng)貨物數(shù)量一律用大寫(xiě)，并根據(jù)貨物存放的不同地點(diǎn)，在出庫(kù)單倉(cāng)庫(kù)選擇上打鉤示意，不同倉(cāng)庫(kù)的存貨不能填寫(xiě)在同一份出庫(kù)單上。3、倉(cāng)庫(kù)管理人員

15、在填制出庫(kù)單后，應(yīng)檢查所出貨物的名稱是否準(zhǔn)確（即與倉(cāng)庫(kù)所存貨物名稱一致），如不清楚應(yīng)明確貨物名稱并在出庫(kù)單上注明，然后檢查其審批手續(xù)是否齊全（檢查授權(quán)簽字的有效性）。4、根據(jù)出庫(kù)單按不同倉(cāng)庫(kù)進(jìn)倉(cāng)備貨，所發(fā)貨物數(shù)量亦及時(shí)登記在實(shí)物日記賬上，包括發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量及領(lǐng)貨部門(mén)等資料，同時(shí)倉(cāng)庫(kù)管理人員用大寫(xiě)在出庫(kù)單內(nèi)填上實(shí)發(fā)數(shù)量。5、發(fā)貨人與領(lǐng)貨人同時(shí)核對(duì)所備貨物，并在出庫(kù)單上簽名，領(lǐng)貨人將所領(lǐng)貨物同出庫(kù)單中“使用部門(mén)”一聯(lián)拿走，作為部門(mén)留底。6、倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)出庫(kù)單做倉(cāng)庫(kù)存貨明細(xì)帳，出庫(kù)單中“倉(cāng)庫(kù)”一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留底，做查帳使用，需妥善保管。7、所有出庫(kù)單中“財(cái)務(wù)部”一聯(lián)于次日早上九點(diǎn)送財(cái)務(wù)部入帳。出庫(kù)單

16、一式三聯(lián)：第一聯(lián)：財(cái)務(wù)部，第二聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)，第三聯(lián)：領(lǐng)貨部門(mén)。六、 補(bǔ)貨管理：1、庫(kù)管員要及時(shí)了解現(xiàn)存物品的數(shù)量、最低庫(kù)存數(shù)以及用貨部門(mén)的消耗數(shù)量,申請(qǐng)補(bǔ)貨。2、庫(kù)管員在填制一式四聯(lián)的倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨單（第一聯(lián)：財(cái)務(wù)部，第二聯(lián)：使用部門(mén)，第三聯(lián)：收貨部，第四聯(lián)：采購(gòu)部）時(shí)要按物品分類填寫(xiě)，如食品倉(cāng)、物品倉(cāng)、酒水倉(cāng)等。3、庫(kù)管員在填制補(bǔ)貨單時(shí)，要詳細(xì)注明編號(hào)、品名、規(guī)格、現(xiàn)存數(shù)量、本期需貨數(shù)量，以及要求到貨時(shí)間、申購(gòu)時(shí)間等。4、庫(kù)管員填制補(bǔ)貨單時(shí)要保持補(bǔ)貨單的整潔，不允許有涂改，數(shù)量必須大寫(xiě)。5、庫(kù)管員將填制完整的補(bǔ)貨單送交主管領(lǐng)導(dǎo)審核。6、主管領(lǐng)導(dǎo)要仔細(xì)審核補(bǔ)貨單的各項(xiàng)內(nèi)容，確認(rèn)正確無(wú)誤后簽字，并交使用部門(mén)確認(rèn)后。7、補(bǔ)貨單送主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、主管總經(jīng)理審批，由采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)。七、 庫(kù)房記賬管理：1、賬薄要分類設(shè)置，物資要分品種、規(guī)格、型號(hào)、單位、單價(jià)等設(shè)立賬戶，不同物資