企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀的研究

1、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀的研究               企業(yè)是依法設立的集合生產(chǎn)要素，并在利潤動機和承擔風險的條件下，為社會提供產(chǎn)品和服務的基本經(jīng)濟單位。企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動中形成的一種重要的信息資源，是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，管理資產(chǎn)的最好辦法就是管理檔案。在被稱為“信息時代”的當今社會中，信息資源在社會的運轉中發(fā)揮著物資所無法替代的作用。不斷深化的社會經(jīng)濟改革和日益激烈的市場競爭，使那些不注重對信息資源進行有效的積累、管理和開發(fā)利用的企業(yè)，猶如失去航標的船只，無法

2、駛向成功的彼岸。企業(yè)檔案工作屬于企業(yè)信息工作的重要內容，是企業(yè)管理基礎工作的有機組成部分。企業(yè)檔案工作的主要職責是維護企業(yè)的經(jīng)濟利益，合法權益和歷史真實面貌，同時也要為企業(yè)的正常運轉提供信息保障。人事檔案是企業(yè)檔案的一部分，因此管理好人事檔案對企業(yè)的發(fā)展起到至關重要的作用。 人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案工作上為現(xiàn)代社會人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動。特別是在當前，人事檔案管理又被稱為現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分，

3、其重要性更加突顯，我國正處于進行人事檔案體制和制度的改革時期，針對我國現(xiàn)有情況，人事檔案管理體制和制度的改革很關鍵一點就是應樹立“以人為本，立檔為民”的指導思想，因為公民知曉政府或組織所管理的與自身相關的信息，已經(jīng)成為很多國家政府明文規(guī)定的公民應當依法享受的民主權利，我國正在制定的政府信息公開條例的一些條款，也體現(xiàn)了“陽光政府”或“愛民政府”的改革思想，隨著人民群眾的民主權利意識的增強，傳統(tǒng)的封閉或人事檔案管理制度受到諸多方面的挑戰(zhàn)和質疑。 企業(yè)員工人事檔案的內容是關于員工個人及有關方面的情況材料的記載和敘述員工本人經(jīng)歷的基本情況。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并

4、為人事統(tǒng)一分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析為企業(yè)規(guī)劃提供依據(jù)。因此公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定基礎。過去，人事管理部門的工作重點，只是放在政治學習和檔案記錄等上面，這已不適應新形勢的要求。當前，私營企業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，國有企業(yè)改革也都給人事檔案工作提出了新的要求。 在我國企業(yè)管理工作中，由于檔案工作服務水平不高造成的影響企業(yè)檔案工作生存與發(fā)展的事例并不鮮見。相反，如果檔案工作能夠對企業(yè)管理水平的提高，企業(yè)管理效率的創(chuàng)造和企業(yè)競爭力的形成發(fā)揮獨特服務

5、作用，那么管理效率的檔案意識就會得到強化，檔案工作所需的人財物投入就會得到保證，企業(yè)檔案工作就有了生存發(fā)展的內在動力。下面，筆者就如何做好新時期企業(yè)人事檔案管理工作談一點個人的看法。 一、近些年來企業(yè)人事檔案工作出現(xiàn)的一些問題： 1、近年來，由于流動人員的迅速增加，而流動人員人事檔案信息內容的不正確、不完整和不從新現(xiàn)象普遍存在，流動人員人事檔案功能削弱，致使很大部分流動人員放棄人事檔案，造成“有人無檔”或“有檔無人”等“無頭檔案”現(xiàn)象發(fā)生。 2、人事檔案作為一種信息資源，在企業(yè)只能起到內部服務功能的作用，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益。在發(fā)展市場經(jīng)濟過程中，企業(yè)追求經(jīng)濟效益，部分企業(yè)認為企業(yè)檔案工作是可

6、以忽略的，使人事檔案工作在企業(yè)的各項工作中提不上議事日程。 3、人事檔案的透明度不高，人們對自己的信息和檔案一無所知，在全社會都提倡政務公開、信息公開的情況下，人事檔案的透明度問題顯得更加突出。、 4、人事檔案管理人員數(shù)量不足，國家規(guī)定每增加1000卷，就要相應增加一個人的編制。企業(yè)為了減少成本，增加利潤，原有的檔案機構被撤消或合并，人員編制減少，幾個人的工作變成了一個人的工作，應該專職的變成了兼職。由于工作量大，大部分人事檔案工作人員不得不超負荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高。 5、認識檔案工作人員更換頻繁。人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強的工作，它需要工作人員相對穩(wěn)定。但

7、由于這項工作既瑣碎繁忙又不容易出成績，致使部分工作人員頻繁調離或不安心工作。這種狀況如果不扭轉，將給人事檔案工作隊伍帶來不穩(wěn)定性，不利于人事檔案工作的發(fā)展，甚至會帶來后患。 二、針對人事檔案管理中的問題，我們從以下幾個方面著手做好人事檔案工作： 1、樹立責任心和使命感。各級領導要提高認識，切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題。人事檔案工作人員也要忠于職守，樹立做好人事檔案工作的責任心和使命感，在工作中要堅持原則、嚴守制度，盡職盡責地管好用好人事檔案，使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要作用。 2、在個人信息保護法在世界上普遍推行時，個人信息權（包括個人信息決定權、個人信息保密權、個人信

8、息查詢權、個人信息更正權個人信息封鎖權和個人信息刪除權）被普遍推崇。人們的維權意識普遍提高的情況下，建立檔案與本人見面制度，增加個人人事檔案的透明度十分必要。、 3、在講求實效相互競爭的今天，人事管理的主要任務是為實現(xiàn)企業(yè)的整體目標提供合適可用的人才，這就要求人事部門進一步加大人事制度改革的力度，建立好人才檔案，搞活用人機制，為企業(yè)選拔賢能創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使員工用其所長、人盡其才；關心和改善員工的生活條件，使員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的內在潛力。 4、企業(yè)還應該建立短期的人事檔案，即員工管理檔案?！皢T工管理檔案”是公司為每個員工建立的內部管理檔案。包括該員工所有關于招聘、錄用、合同、

9、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。建立此檔案的宗旨在與方便內部管理和向檔案部門提供真實可靠的材料。員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止或解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，員工管理檔案中保存應聘錄用、勞動合同、薪酬福利（休假、醫(yī)療、工傷、教育培訓等）、獎懲、考核、體檢等所有材料的原件，人力資源部指派專人負責管理。員工管理檔案中不應包含秘密內容，人力資源部員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容，員工管理檔案僅供公司內部使用。雖然這些中小企業(yè)沒有人事檔案管理主體資格，但這樣可以為人才流動服務機構提供詳實

10、的、完整的人事檔案，又可以為本單位的利用服務。 5、我們每個人都應樹立起自我的檔案意識，人事檔案是我們每個人切身利益的一部分，我們每個人都應該重視，特別對于那些不重視建立人事檔案的企業(yè)，員工更應注意定期督促企業(yè)領導客觀公正地建立自己的人事檔案，如果每個人都能夠重視，人事檔案內容如有變化，員工就以書面方式及時獲取正確無誤的資料。那么企業(yè)中的人事處，人力資源管理部門將能更好地做好人事管理工作，這樣也可以避免出現(xiàn)“無頭檔案”，也可以對其所管理的人員用其所長，避其所短。 6、知識經(jīng)濟背景下，無論什么都強調團隊精神，當然企業(yè)的任何一個部門也都不是獨立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的。作為管理整個企業(yè)實踐活動

11、載體、知識結晶的檔案部門來說，更是和所有的部門緊密聯(lián)系。人事檔案管理工作的所有的業(yè)務活動都是為了輸入和輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務，而這些人事檔案信息的主要來源即為企業(yè)的人力資源管理活動。人事檔案管理工作要做到及時將有關信息反饋給人力資源管理部門，加強與人事部門的溝通、協(xié)作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。 7、樹立創(chuàng)新意識。人員流動性增強的情況下，紙質檔案的弊端明顯，國民經(jīng)濟信息化已經(jīng)有了很大發(fā)展的情況下，應該大力推進人事檔案管理的現(xiàn)代化，建立電子化的人事檔案管理系統(tǒng)。對于很多小型企業(yè)的檔案沒有地方存放，企業(yè)檔案人員業(yè)務不熟的，流動人員檔案問題，其中流動人員檔案問題隨著流動人員的

12、日益增多，顯得更加突出，流動人員主要從業(yè)與個體、私營企業(yè)、三資企業(yè)，從嚴格意義上講，這些企業(yè)不具備法律意義上的“人事檔案”的主體資格，同時建立的人事檔案材料真實性、法律憑證性、公正性都較欠缺。對這些人事檔案材料由人才交流服務機構仔細鑒定后簽署意見、加蓋公章，方可納入本人的人事檔案。從而維護流動人員人事檔案的權威性和連貫性。按照流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定的規(guī)定，流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員的人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。跨地區(qū)流動人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理，也可由其

13、現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務機構管理。尚未建立人才流動服務機構的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。檔案寄存中心，檔案事務所可以代存管理這些企業(yè)的檔案，對企業(yè)的重點項目負責整理，編目，上架，對零散的檔案進行系統(tǒng)正規(guī)整理完畢后，收取適當?shù)馁M用。人們應該支持這些新型的檔案機構，檔案工作人員更應該去支持這類新事物，去呵護它的發(fā)展，這樣不僅有利于檔案工作人員，也有利于人民的檔案利益。 8、人事檔案信息是動態(tài)的，變化的信息資源，為了保證數(shù)據(jù)的準確性和真實性，必須保證數(shù)據(jù)的準確，真實，規(guī)范，統(tǒng)一?，F(xiàn)有經(jīng)濟條件下，人事檔案往往不是一個人一生完整的記錄，由于管理的漏洞，流動等都會導致一個人的人事檔案出現(xiàn)多份或中斷。為了保證這些人事檔案的信息能夠準確，及時被新的用人單位利用和方便國家全面管理，非常有必要建立各級國家人事信息庫，在全國范圍內推行人事檔案信息的標準化和網(wǎng)絡化，為相關人員分配個人的人事檔案信息的電子帳號，便于人事流動和用人單位掌握的個人信息。 當然，如