《ChatGPT+Excel智能辦公從入門到精通》課件 第1章 制表入門：掌握Excel基本操作

第1章

制表入門：掌握Excel基本操作1.1創(chuàng)建一個(gè)工作表1.2表格文本自動(dòng)排列1.3表格格式優(yōu)化設(shè)置本章小結(jié)課后習(xí)題學(xué)習(xí)目標(biāo)1.1創(chuàng)建一個(gè)工作表1.1.1新建一個(gè)空白工作簿1.1.2重命名并輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容1.1.3設(shè)置工作表的對齊格式1.1.4為工作表進(jìn)行美化處理學(xué)習(xí)目標(biāo)1.1.1新建一個(gè)空白工作簿在Excel中新建一個(gè)空白工作簿，可以在【開始】主界面中單擊【空白工作簿】縮略圖，也可以在【新建】界面單擊【空白工作簿】縮略圖，還可以通過快速訪問工具欄單擊【新建】按鈕。具體詳細(xì)操作步驟請見書稿。1.1.2重命名并輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容在創(chuàng)建工作表后，工作表的默認(rèn)名稱為Sheet1，用戶可以對工作表進(jìn)行重命名操作，并根據(jù)需要在工作表中輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容并調(diào)整行高列寬。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、在Sheet1名稱上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】選項(xiàng)，重新輸入新的名稱。2、在工作表中，輸入相關(guān)的表格信息內(nèi)容，并調(diào)整行高、列寬。1.1.3設(shè)置工作表的對齊格式在工作表中輸入數(shù)據(jù)并調(diào)整好行高列寬后，接下來需要對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行對齊處理。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、在【開始】功能區(qū)的【對齊方式】面板中，單擊【垂直居中】按鈕與【居中】按鈕，設(shè)置A1:E20單元格區(qū)域的對齊效果。2、單擊【合并后居中】按鈕，將A1:E1單元格區(qū)域合并居中對齊。1.1.4為工作表進(jìn)行美化處理在工作表中，用戶可以為工作表進(jìn)行美化處理，包括設(shè)置文本字體、添加表格邊框等。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、在【開始】功能區(qū)的【字體】面板中，設(shè)置字體為【黑體】。2、在【開始】功能區(qū)的【字體】面板中，設(shè)置【字號】為18。3、在【開始】功能區(qū)的【字體】面板中，單擊【邊框】右側(cè)的下三角按鈕；在彈出的列表框中選擇【所有框線】選項(xiàng)，添加表格邊框。1.2表格文本自動(dòng)排列1.2.1讓文本自動(dòng)換行1.2.2讓文本自動(dòng)縮小1.2.3將文本分散對齊1.2.4將文本垂直排序1.2.5讓文本旋轉(zhuǎn)角度學(xué)習(xí)目標(biāo)1.2.1讓文本自動(dòng)換行在Excel中，當(dāng)單元格中的文本內(nèi)容太多而超出單元格的寬度時(shí)，用戶可以設(shè)置單元格自動(dòng)換行以規(guī)避該問題。下面介紹設(shè)置單元格自動(dòng)換行的操作方法，希望大家可以學(xué)以致用，舉一反三。1、打開一個(gè)工作表，選擇需要換行的單元格區(qū)域D3:E9單元格。2、在【開始】功能區(qū)中的【對齊方式】選項(xiàng)面板中，單擊【自動(dòng)換行】按鈕，即可設(shè)置單元格自動(dòng)換行。1.2.2讓文本自動(dòng)縮小在Excel中，當(dāng)單元格的列寬已經(jīng)調(diào)整好了，文本內(nèi)容卻顯示不完整時(shí)，除了讓單元格中的文本自動(dòng)換行外，用戶還可以讓文本自動(dòng)改縮小，使其可以完整地顯示在單元格中。下面介紹讓文本自動(dòng)縮小的操作方法。1、打開一個(gè)工作表，選擇需要換行的單元格區(qū)域D3:E9單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，選擇【設(shè)置單元格格式】選項(xiàng)。2、彈出【設(shè)置單元格格式】對話框，切換至【對齊】選項(xiàng)卡，在【文本控制】選項(xiàng)區(qū)中，選中【縮小字體填充】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕，即可設(shè)置文本自動(dòng)縮小。1.2.3將文本分散對齊在工作表中，默認(rèn)情況下，很多時(shí)候單元格內(nèi)容字?jǐn)?shù)不對等，因此表格內(nèi)容分布都是參差不齊的，如果想要表格更加美觀，可以通過設(shè)置單元格格式文本分散對齊。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇需要設(shè)置的單元格區(qū)域，按【Ctrl+1】組合鍵，彈出【設(shè)置單元格格式】對話框，在【對齊】選項(xiàng)卡中，設(shè)置【水平對齊】為【分散對齊（縮進(jìn)）】選項(xiàng)。2、在右側(cè)設(shè)置【縮進(jìn)】為1個(gè)字符，單擊【確定】按鈕，即可將文本分散對齊。1.2.4將文本垂直排序在Excel工作表中，默認(rèn)情況下，文本都是從左至右橫向排序，當(dāng)單元格中的文本內(nèi)容較多時(shí)，也可以將文本垂直排序，既可以節(jié)省空間，也可以提升視覺效果。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇需要設(shè)置的單元格區(qū)域，在【開始】功能區(qū)的【對齊方式】面板中，單擊【方向】下拉按鈕。2、在彈出的列表框中，選擇【豎排文字】選項(xiàng)，即可將文本垂直排序。1.2.5讓文本旋轉(zhuǎn)角度在Excel工作表中，將文本垂直排序后，如果覺得行高太高了，可以讓文本旋轉(zhuǎn)角度，斜著顯示。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇需要設(shè)置的單元格區(qū)域，在【開始】功能區(qū)的【對齊方式】面板中，單擊【方向】下拉按鈕。2、在彈出的列表框中，選擇【逆時(shí)針角度】選項(xiàng)，即可旋轉(zhuǎn)文本的角度。1.3表格格式優(yōu)化設(shè)置1.3.1自動(dòng)繪制表格斜線表頭1.3.2快速套用相同的表格格式1.3.3用紅色標(biāo)記負(fù)數(shù)數(shù)值1.3.4批量替換單元格格式1.3.5一次性刪除空白單元格1.3.6快速呈現(xiàn)數(shù)據(jù)層級關(guān)系1.3.7自動(dòng)恢復(fù)表格E＋數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)目標(biāo)1.3.1自動(dòng)繪制表格斜線表頭在各種報(bào)表中，我們經(jīng)常會(huì)看到帶有斜線的表頭，在Excel工作表中，繪制斜線表頭的方法非常簡單，用戶可以通過設(shè)置邊框線的方式來制作。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇【品名】，通過【設(shè)置單元格格式】對話框中的【下標(biāo)】功能，將【品名】文字縮小并下標(biāo)。2、選擇【月份】，通過【設(shè)置單元格格式】對話框中的【上標(biāo)】功能，將【月份】文字縮小并上標(biāo)。3、將縮小的文字調(diào)大至22，選擇A1單元格，打開【設(shè)置單元格格式】對話框，在【邊框】選項(xiàng)卡中設(shè)置線條為白色，在文本預(yù)覽草圖右下方，單擊最后一個(gè)按鈕，繪制一條斜線。1.3.2快速套用相同的表格格式在Excel中，為用戶提供了【格式刷】工具，使用此工具可以將其他單元格中的格式復(fù)制粘貼到其他的單元格上，讓用戶可以輕松套用相同的單元格格式。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇A2:D2單元格區(qū)域，在【開始】功能區(qū)的【剪貼板】面板中，雙擊【格式刷】按鈕。2、在A4單元格上單擊鼠標(biāo)左鍵，即可套用表格格式到A4:D4單元格區(qū)域中。3、繼續(xù)在A6單元格上單擊鼠標(biāo)左鍵，套用表格格式。1.3.3用紅色標(biāo)記負(fù)數(shù)數(shù)值很多人制表時(shí)都會(huì)用紅色來標(biāo)記表格中的負(fù)數(shù)數(shù)值，以便在眾多數(shù)據(jù)中高亮顯示，一眼就能找到。在Excel中，用戶可以讓表格自動(dòng)將負(fù)數(shù)數(shù)值用紅色標(biāo)記出來，既省事又省時(shí)，還不會(huì)有錯(cuò)漏的情況。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇需要標(biāo)記數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，在【設(shè)置單元格格式】對話框中，選擇【數(shù)值】選項(xiàng)。2、選中【使用千位分隔符】復(fù)選框；在【負(fù)數(shù)】選項(xiàng)區(qū)中選擇最后一項(xiàng)，單擊【確定】按鈕即可。1.3.4批量替換單元格格式在Excel工作表中，當(dāng)表格數(shù)據(jù)較多、格式較亂時(shí)，可以通過【查找和替換】功能批量設(shè)置單元格的格式。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、在【開始】功能區(qū)的【編輯】面板中，選擇【查找和選擇】|【替換】選項(xiàng)。2、彈出【查找和替換】對話框，單擊【選項(xiàng)】按鈕展開更多功能，分別單擊【查找內(nèi)容】和【替換為】右側(cè)的【格式】按鈕，完成相應(yīng)操作即可。1.3.5一次性刪除空白單元格在Excel中，當(dāng)我們將表格內(nèi)的一些數(shù)據(jù)清除后，會(huì)殘留很多空白行，工作表會(huì)顯得很亂，且無法對其進(jìn)行排序、篩選操作。下面通過【定位】功能，介紹一次性刪除空白單元格的核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇任意一個(gè)單元格，按【Ctrl＋G】組合鍵，彈出【定位】對話框，單擊【定位條件】按鈕，彈出【定位條件】對話框，在其中選中【空值】單選按鈕，單擊【確定】按鈕，即可定位所有的空白單元格。2、通過右鍵菜單，選擇【刪除】選項(xiàng)，彈出【刪除文檔】對話框，執(zhí)行刪除整行操作即可。1.3.6快速呈現(xiàn)數(shù)據(jù)層級關(guān)系在Excel中，當(dāng)表格中有層級關(guān)系的數(shù)據(jù)內(nèi)容時(shí)，可以通過【增加縮進(jìn)量】功能縮進(jìn)單元格字符，快速呈現(xiàn)數(shù)據(jù)層級關(guān)系。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇A列中員工所在的單元格區(qū)域。2、在【開始】功能區(qū)的【對齊方式】面板中，單擊【增加縮進(jìn)量】按鈕，即可縮進(jìn)字符，呈現(xiàn)層級關(guān)系。1.3.7自動(dòng)恢復(fù)表格E＋數(shù)據(jù)在Excel中，當(dāng)表格中輸入的數(shù)字超過11位后，數(shù)據(jù)會(huì)顯示為E＋代碼，用戶可以通過設(shè)置單元格格式，使其自動(dòng)恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。下面介紹核心操作（具體詳細(xì)操作步驟請見書稿）：1、選擇需要恢復(fù)數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，在【設(shè)置單元格格式】對話框中，選擇【自定義】選項(xiàng)。2、在右側(cè)的【類型】文本框中輸入0，以此設(shè)置單元格格式。本章小結(jié)本章主要向讀者介紹了Excel制表入門的相關(guān)基礎(chǔ)知識，首先介紹了創(chuàng)建一個(gè)工作表的操作方法，包括新建空白工作簿、重命名工作表、數(shù)據(jù)輸入、設(shè)置對齊格式以及美化處理等；然后介紹了表格文本自動(dòng)排列的操作方法，包括讓文本自動(dòng)換行、自動(dòng)縮小以及分散對齊等；最后介紹了表格格式優(yōu)化設(shè)置的操作方法，包括繪制