會(huì)務(wù)管理辦法

1、文件名稱會(huì)務(wù)管理辦法管理部門人事行政部文件編號(hào)HY/WI-WJ/AD.001版本號(hào)A/0修訂日期20180821生效日期更改原因新增制度更改類型新發(fā)布口修訂口作廢更改概述版本更改記錄更改日期原版本號(hào)編制人部門更改記錄簡(jiǎn)介會(huì)簽分發(fā)部門?所用文字均為黑色宋體小四號(hào)字，不用斜體，行距1.5倍。?步驟要素包括：時(shí)間、執(zhí)行人、依據(jù)文檔、工作內(nèi)容、形成文檔、審核人、審核內(nèi)容、審核痕跡、文檔下一步傳遞方向、文件保存等總經(jīng)辦證券部審計(jì)部企劃部財(cái)務(wù)中心工業(yè)包裝銷售中心食品包裝銷售中心生產(chǎn)管理中心HSE品質(zhì)安全中心人力資源中心采購(gòu)中心研發(fā)中心生產(chǎn)部銷售部計(jì)劃部安全部品管部人事行政部財(cái)務(wù)信息部編制/日期審核/日期批

2、準(zhǔn)/日期一、目的為了規(guī)范公司會(huì)務(wù)費(fèi)用管理，統(tǒng)籌安排會(huì)議工作，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，統(tǒng)一會(huì)務(wù)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)，厲行勤儉節(jié)約，結(jié)合公司管理實(shí)際，特制定本辦法。二、范圍本辦法適用于公司統(tǒng)一組織或參加指定會(huì)議所產(chǎn)生的費(fèi)用，需提前提出經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告審批表（含研發(fā)立項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)）三、定義辦法所指會(huì)務(wù)費(fèi)，是指公司各部門因召開和參加會(huì)議所發(fā)生的費(fèi)用支出，包括會(huì)議期間的食宿費(fèi)、招待費(fèi)、會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、文件資料印刷費(fèi)等。三、職責(zé)（一）建立健全公司會(huì)務(wù)費(fèi)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)；（二）組織研究、完善、監(jiān)督、執(zhí)行會(huì)務(wù)費(fèi)的審批和報(bào)銷程序；（三）嚴(yán)格執(zhí)行本辦法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際細(xì)化會(huì)務(wù)費(fèi)管控措施；（四）編制、上報(bào)、執(zhí)行會(huì)務(wù)

3、費(fèi)年度計(jì)劃；（五）定期匯總、分析會(huì)務(wù)費(fèi)使用情況；（六）對(duì)公司會(huì)務(wù)費(fèi)管控提出合理化建議。四、會(huì)議的分類會(huì)議分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議（一）內(nèi)部會(huì)議是指公司召開的各種經(jīng)營(yíng)分析、招待、總結(jié)、培訓(xùn)討論等會(huì)議。（二）外部會(huì)議是指非我公司組織的各種會(huì)議，包括：監(jiān)管部門、政府部門以及直屬專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦并要求我公司人員參加的會(huì)議，同業(yè)或其他機(jī)構(gòu)舉辦并邀請(qǐng)我公司管理人員參加的專業(yè)交流會(huì)議。五、會(huì)議準(zhǔn)備（一）會(huì)議由會(huì)務(wù)組通知，會(huì)議通知一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人員、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；會(huì)議通知形式一般為OA郵件通知或行政辦公流程通知。（二）會(huì)務(wù)組應(yīng)提前做好會(huì)議資料（包括會(huì)議議程、提案、發(fā)言重點(diǎn)、總結(jié)提綱）的準(zhǔn)備工

4、作；與會(huì)人員應(yīng)按會(huì)議要求提前做好會(huì)議材料和發(fā)言準(zhǔn)備。（三）會(huì)務(wù)組需做好每次會(huì)議的登記簽到工作（附件一）。（四）會(huì)務(wù)組應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、招待物品等。（五）車輛方面：會(huì)務(wù)組可根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)人提供的信息安排好車輛，以便接送參會(huì)人員；做好車輛清潔工作，車上配備礦泉水、雨傘、紙巾等?？商崆笆煜は嚓P(guān)往返路線。六、費(fèi)用管理與監(jiān)督（一）依據(jù)公司下達(dá)的會(huì)務(wù)費(fèi)用指標(biāo)，公司對(duì)會(huì)務(wù)費(fèi)用實(shí)行總額控制。（二）精簡(jiǎn)會(huì)議數(shù)量，控制會(huì)議規(guī)模。內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)所能滿足會(huì)議要求的，不在外部租賃會(huì)議場(chǎng)所；可以合并召開的專業(yè)會(huì)議，可合并召開；充分利用現(xiàn)代化手段召開電

5、話會(huì)議和視頻網(wǎng)絡(luò)會(huì)議減少和避免參會(huì)人員往來奔波以及由此發(fā)生的費(fèi)用支出。（三）在公司內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)所召開的各類會(huì)議，由申請(qǐng)部門會(huì)務(wù)組在OA行政辦公中申請(qǐng)會(huì)議室。（四）因公外出參加會(huì)議，會(huì)議期間如主辦方不統(tǒng)一安排食宿，參照出差管理辦法報(bào)銷。（五）嚴(yán)格控制各類慶典活動(dòng)，特殊原因需要舉辦的需事先申請(qǐng)審批程序，提交預(yù)算費(fèi)用，報(bào)公司總經(jīng)理審批。（六）公司會(huì)務(wù)管理費(fèi)用嚴(yán)格執(zhí)行全面預(yù)算管理辦法，納入公司年度預(yù)算。（七）會(huì)議所需紀(jì)念品、禮品應(yīng)納入招待費(fèi)報(bào)賬，憑正規(guī)發(fā)票走OA申請(qǐng)報(bào)銷。（八）部門涉及需用經(jīng)費(fèi)的會(huì)議，由承辦部門會(huì)前提報(bào)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，填寫會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告審批表（附件二），按照程序?qū)徟髮?shí)施。（九）經(jīng)批準(zhǔn)召開的

6、會(huì)議，經(jīng)辦部門憑批準(zhǔn)的會(huì)議預(yù)算，到財(cái)務(wù)部預(yù)支會(huì)議經(jīng)費(fèi)，會(huì)議結(jié)束后，經(jīng)辦部門按實(shí)際情況填寫會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算明細(xì)表（附件三），后續(xù)交給財(cái)務(wù)信息部核實(shí)后結(jié)賬。（十）公司會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)收集會(huì)議的書面通知、費(fèi)用預(yù)算、實(shí)際費(fèi)用發(fā)生情況等資料，并存檔。七、報(bào)銷規(guī)定會(huì)務(wù)相關(guān)費(fèi)用會(huì)議結(jié)束及時(shí)報(bào)銷，會(huì)務(wù)費(fèi)報(bào)銷時(shí)應(yīng)當(dāng)提供會(huì)議通知及實(shí)際參會(huì)人員簽到表、定點(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所等會(huì)議服務(wù)單位提供的費(fèi)用原始明細(xì)單據(jù)、電子結(jié)算單等憑證。八、附則本辦法由人事行政部負(fù)責(zé)解釋并修訂附會(huì)議簽到表會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告審批表會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算明細(xì)表附件會(huì)議簽到表主導(dǎo)部門會(huì)議性質(zhì)編號(hào)HY-日期時(shí)間地點(diǎn)組織人主持人F議主題：簽至4廳P部門簽名廳P部門簽名11521631741851962072182292310241125122613271428遲到/早退人員說明缺席人員說明出勤率附件二：會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算報(bào)告審批表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議說明參會(huì)人員會(huì)期人數(shù)費(fèi)用預(yù)算（明細(xì)）申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字年月日財(cái)務(wù)部門審批年月日總經(jīng)理審批：年月日附件三：會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算明細(xì)表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人數(shù)辦公用品、資料費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)交通費(fèi)活動(dòng)費(fèi)餐費(fèi)住宿費(fèi)其他費(fèi)用會(huì)議預(yù)算總額預(yù)算總計(jì)（