Office的郵件合并

1、Office 2022的郵件合并使用“郵件合并功能打印信封也許很多人已經(jīng)用過了，但使用“郵件合并功能打印證件卡、準(zhǔn)考 證一類的也許有人沒試過，當(dāng)然也許有人認(rèn)為很簡單剛開始我就是這么認(rèn)為的，其結(jié)果是偶和一個同 學(xué)折騰了半天，最終搞定。記錄于此，希望對那些有類似需求的朋友用所用處。這里以批量打印準(zhǔn)考證為例，在某一 Excel表格中記錄有參考人員名單及相關(guān)信息，大致情況如下列圖。ACDE1進(jìn)考證昌姓名班級考場昌座位號210340100115133103401(30211224103401003151051034U10041i2326103401005E1IS29710340100617E310340

2、1007昌1 qhitJ力g1034010064 Ml15i o103401005E-d33首先在 Word中將準(zhǔn)考證的模板做好，接下來兩步算是比擬關(guān)鍵的了，這里著重說明一下。第一步：插入郵件域。在Word中，切換到“郵件標(biāo)簽，執(zhí)行“選擇收件人t使用現(xiàn)有列表命令,在彈出的對話框中選擇存有相關(guān)數(shù)據(jù)的Excel文檔。中交信對二戈首布局弓用樸畔臺并攻詐人在彈出的“選擇表格對話框中選擇工作表數(shù)據(jù)在哪個表就選擇哪個，如果表頭使用了標(biāo)題行， 那么勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題。建議在Excel表中使用標(biāo)題行，這樣操作起來更容易區(qū)分每一列的內(nèi)容。接下來凈鼠標(biāo)指針定位到模板中相應(yīng)的位置，依次執(zhí)行“插入合并域t等命令

3、，使得在各個位 置都插入了域標(biāo)記。Icrosoft Word空配域 m MfilK:人列養(yǎng)謬 B 0 BB 突出顯示地址塊問候唔插入 舍并域帖并域BIHIlBliHlIllllllRIIIIHimHIIliilimiBllBlHBmBlBlllIlliBBlH丈欄2 - Micros力牛1 %0S 1甜栢幷，牧件人版件人J三產(chǎn)匸究出顯示 地址塊問幅直 撞人合幷域合并就*二中2022-2022-2初三畢業(yè)年級二模.慣姓名#班細(xì)：貳班級艸考場號2準(zhǔn)號證號;第“考場爭考場座位卻 犢準(zhǔn)考證號腴豐二中初中部主蘇印制訂至此，郵件合并的第一大步根本上就算完成了，接下來的第二步是準(zhǔn)考證一類的需要在一張A4紙上

4、打印多張證件的非常關(guān)鍵的步驟，這一步?jīng)]處理好，是沒方法在一張A4紙上按適當(dāng)?shù)谋壤蛴〕龆喾葑C件的。第二步：生成證件文檔。雙擊模板的邊框使“繪圖工具工具標(biāo)簽自動浮于上方，然后選擇“位置t文字環(huán)繞。接下來在“郵件標(biāo)簽中執(zhí)行“完成并合并T編輯單個文檔命令，在彈出的對話框中選擇“全部 并“確定。口 ：回|gH 4 1別斗芻議栓童措逞疵并合并T從加廿聯(lián)花時選釋USD扁輯單令軸dQ這時Word會自動生成一個名為“信函 1 的文檔，并且每頁一張準(zhǔn)考證，仔細(xì)查看準(zhǔn)考證的內(nèi)容可以 發(fā)現(xiàn)，是根據(jù)Excel中的數(shù)據(jù)生成的準(zhǔn)考證，說明“郵件合并這一步?jīng)]有什么問題。在“開始標(biāo)簽中執(zhí)行“編輯t替換命令。2出在翻開的“查找

5、和替換對話框中，切換到“更多模式，然后在“查找內(nèi)容中輸入“特殊格式 的“分節(jié)符，“替換為中留空。最終的效果是在“查找內(nèi)容文本框中出現(xiàn)“Ab 標(biāo)記。單擊“全部替換按鈕，這時你就會發(fā)現(xiàn)文檔出現(xiàn)變化了，一個頁面中出現(xiàn)了多個準(zhǔn)考證了，這時通過更改頁邊距進(jìn)行調(diào)整，就可以輕松實現(xiàn)在一張A4紙上打印出8張準(zhǔn)考證了。佶曲 1 - Micrcwft WordF fljj鞠iK小運M止泄=井亡-=-口 口H辺五E515 巨那：:=詐：D字再：二-云廠西蘋 了*丹耳10 P禪博1R朋就 M 曲曲討囂祁袖無轉(zhuǎn)弭薈*i 4,詭1I : 1111心卞序一三-宙313； 2/13=* r -FTipgaiirniiii療畫

6、訂,1*11 Ac雀瘁iL，ill 背疋X3=W III! !FWJ CK 鼻藥堆老也沖老證* T 11*1 IIMJ椎考證*堆老訂+* :J?- A_: 3-一二* S = in 3E =5 a *二4知 TiS卷岸證空a帽理云 w 1T *= L3-屮T1iSiTWH*=耳 mb.i罰丄:出靈匸；hAUi冬 口文中國SA I.H用M總?cè)?50% -廠1 ：liir兀泊至于在一張A4紙上到底打印多少張證件，一般還會和證件本身的大小有關(guān)，掌握了方法，具體的打 多少張自己慢慢調(diào)吧。注：最后稍微小結(jié)一下需要注意的地方。1. 不要使用“郵件合并向?qū)?，直接使用“選擇收件人t使用現(xiàn)有列表。2. 證件的模

7、板格式要設(shè)置為“嵌入型，即Word 2022中的“文字環(huán)繞。3. 在“郵件合并完成后生成的“信函 1文檔中，使用“替換命令“刪除 “分節(jié)符。4. 調(diào)整頁邊距。再注：本文操作環(huán)境為 Office 2022 ，其他版本請參照執(zhí)行。根本上注意“注中的四點，在任何版 本的Office中應(yīng)該都不會有問題。巧用Word 2022郵件合并功能批量打印榮譽證書點評：本文教大家如何制作榮譽證書-單位每年底都要表彰一大批人，榮譽證書是必不可少的，今年單位想節(jié)省資金，自己使用Word2022來打印榮譽證書。但是單位表彰的人數(shù)和工程較多，用Word2022打印榮譽證書的工作量自然也比擬大，尤其是在輸入人名的時候，讓人

8、事部門很頭疼，不過，我使用Word2022郵件合并功能，不管多少人和項目，都能輕松快捷地批量打印榮譽證書，節(jié)約時間也節(jié)省了資金。第一局部、準(zhǔn)備工作第一步，我先翻開 Excel2022填寫授獎信息表，包括榮譽證書編號、姓名、類別及榮譽名稱。第二步，對照以前的榮譽證書，使用Word2022設(shè)計出榮譽證書的模板，將公共局部顯示出來，待填，在“頁面設(shè)置對話框的“紙張 A4紙大一些。的位置留出空白。點擊 Word2022 “頁面布局選項卡下的“頁面設(shè)置 選項中，根據(jù)榮譽證書的實際尺寸自定義紙張大小。一般來說，要比第二局部、制作榮譽證書第一步，我點擊 Word2022 “郵件選項卡，點擊“開始郵件合并，選

9、擇“普通 Word文檔選項。再點擊“選擇收件人中的“使用現(xiàn)有列表選項，翻開“選取數(shù)據(jù)源對話框，在該對話框中，定位到 剛剛填寫的Excel2022表格文件所在的路徑并選擇該文件。第二步，點擊“編輯收件人列表，在翻開的窗口中選擇頒發(fā)榮譽證書者的姓名，默認(rèn)是全選，選好 后點擊“確定按鈕，將光標(biāo)移到要插入姓名的Word2022文檔的位置，點擊“插入合并域右側(cè)的小箭頭，選擇“姓名，用同樣的方法，依次選擇“類別和“授獎名稱。這里要注意的是，要把原榮譽證書上的姓名等字樣刪除。第三局部、制作完畢第一步，現(xiàn)在我可以點擊“預(yù)覽結(jié)果，看到受獎?wù)咝彰㈩悇e和授獎名稱自動更換為受表彰人的信息，點擊“預(yù)覽結(jié)果右側(cè)的箭頭或者輸入數(shù)字，可以看到所有榮譽證書替換成功了。第二步，現(xiàn)在點擊“完成并合并右下角的箭頭選擇不同的項對其進(jìn)行不同的處理，“編輯單個文檔可以將這些榮譽證書合并到一個Wor