日常辦公用品管理方案

1、日常辦公用品管理方案 范例1XX公司日常辦公用品管理方案一、辦公用品的購買1.所有辦公用品的購買,都由行政辦公人員統(tǒng)一負責(zé)。2.辦公用品庫存量情況以及消耗水平定期向行政辦公室主管報告,確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向主管提出。調(diào)整印刷制品格式,由使用部門以文書形式提出正式申請,經(jīng)辦公室審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量后,到專門商店采購,選購價格合適、格式相近的印刷制品。3.在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,要選擇直接去商店購買或訂購的方式。4.在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,申請部門需另填一份

2、訂購單,經(jīng)辦公用品部門確認后,直接向有關(guān)商店訂購。辦公室依據(jù)訂購單,填寫“訂購進度控制卡”,卡中寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等。5.按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購的辦公用品在預(yù)定日期內(nèi)送達與否。6.所訂購的辦公用品送到后,按送貨單進行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進度控制卡上做好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等。7.收到辦公用品后,對照訂貨單與訂購進度控制卡,開具支付傳票,經(jīng)辦公室主管簽字蓋章,做好登記,轉(zhuǎn)交財務(wù)部門支付或結(jié)算。8.辦公用品由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買

3、申請書”的前提下就近采購。在這種情況下,辦公用品部門有權(quán)進行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起交付監(jiān)督檢查部門保存,作為日后使用情況報告的審核與檢查依據(jù)。二、辦公用品的申請、分發(fā)領(lǐng)用及報廢處理1.各部門的申請書一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品;另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺賬登記。在申請書上寫明所需物品名稱、數(shù)量與單價金額。2.辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用(1接到各部門的申請書(兩份之后,行政辦公人員要進行核對并在申請受理冊上做好登記,寫上申請日期、申請部門、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量,然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送室。(2發(fā)送室進行核對后,把申請所要的全部用品備齊,分發(fā)給各部門。(3用品分發(fā)后做好登記,寫明分發(fā)

4、日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同用品發(fā)出通知書,轉(zhuǎn)交辦公室記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知,連同分發(fā)品一起返回各部門。3.對決定報廢的辦公用品做好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。三、辦公用品的保管1.所有入庫辦公用品一一填寫臺賬(卡片。2.清楚地掌握辦公用品的庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,實行防蟲等措施。3.辦公用品倉庫一年盤點兩次(6月與12月。盤點工作由辦公室主管負責(zé)。盤點要求做到賬物一致,如果不一致要查找原因,然后調(diào)整臺賬,使兩者一致。4.印刷制品與各種用紙按照盤存的臺賬為基準,對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并計算出余量。一批消耗品用完后,應(yīng)寫好報告遞交行政辦公室主管。5.對公司各部門所擁有的辦公日用低值易耗品,主要針對各種用紙與印刷制品進行調(diào)查。調(diào)查方式是,每月5日對前一月的領(lǐng)用量、使用量以及余量“未用量作出統(tǒng)計,向上報告。辦公室對報告進行核對,檢查各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行保存。四、辦公用品使用的監(jiān)督與調(diào)查1.對公司各部門進行調(diào)查,調(diào)查內(nèi)容包括:(1核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。(2