報(bào)業(yè)印刷企業(yè)如何運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)施成本控制

1、報(bào)業(yè)印刷企業(yè)如何運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)施成本控制近年來(lái)，由于國(guó)家出臺(tái)了一系列宏觀調(diào)控政策，以及受到以網(wǎng)絡(luò)為代表的新媒體對(duì)傳統(tǒng)媒體的沖擊影響，在報(bào)紙的經(jīng)營(yíng)成本、競(jìng)爭(zhēng)成本持續(xù)加大的同時(shí)廣告收入正在降低，報(bào)社印務(wù)中心正在尋求新的發(fā)展途徑。本企業(yè)在報(bào)紙印刷企業(yè)的集團(tuán)化發(fā)展過(guò)程中，興建了新廠房，購(gòu)置大型設(shè)備，提高報(bào)紙生產(chǎn)流水線的自動(dòng)化程度，增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力的同時(shí)，管理層的經(jīng)營(yíng)思路正在發(fā)生轉(zhuǎn)變，提出了“事業(yè)要有新發(fā)展、管理要有新高度、文化要有新氣象、工作要有新亮點(diǎn)”的要求，其中一項(xiàng)措施是通過(guò)采用ERP企業(yè)信息化管理項(xiàng)目，規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程，改變粗放管理方式，降低報(bào)紙的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的盈利率。結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)

2、，考慮公司的實(shí)際情況，我們將ERP系統(tǒng)的側(cè)重點(diǎn)放在了財(cái)務(wù)管理和成本控制方面。以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高報(bào)紙經(jīng)營(yíng)管理的經(jīng)濟(jì)效益和總體水平，增強(qiáng)科學(xué)決策能力；實(shí)現(xiàn)降低報(bào)紙生產(chǎn)成本，使報(bào)社印務(wù)中心由生產(chǎn)服務(wù)中心向經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)中心的轉(zhuǎn)變。一、本企業(yè)選用的Microsoft Dynamics AX 2009系統(tǒng)介紹ERP（企業(yè)資源管理計(jì)劃）英文Enterprise Resources Planning的縮寫(xiě)，是在先進(jìn)的企業(yè)管理思想的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)資源的一體化管理。Microsoft Dynamics AX 2009系統(tǒng)是目前市場(chǎng)上專(zhuān)業(yè)易用的ERP管理軟件，其具強(qiáng)大的整合能力、高效協(xié)作適用性，通

3、過(guò)全面優(yōu)化企業(yè)核心業(yè)務(wù)管理，來(lái)助力企業(yè)的成功。在印刷行業(yè)大環(huán)境的影響下，企業(yè)管理層為實(shí)現(xiàn)成本控制目標(biāo)，正在加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)的管理作用，要求財(cái)務(wù)工作要從過(guò)去的記賬型財(cái)務(wù)逐步轉(zhuǎn)變到管理型財(cái)務(wù)，充分發(fā)揮其對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的監(jiān)控和指導(dǎo)作用。通過(guò)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程的一體化，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，細(xì)化管理單位，逐步實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預(yù)算、控制、結(jié)算等財(cái)務(wù)管理工作與業(yè)務(wù)流程一體化，為管理層的提供及時(shí)有效的決策支持，是本企業(yè)對(duì)企業(yè)管理信息化項(xiàng)目的初衷。因此ERP系統(tǒng)在功能設(shè)計(jì)時(shí)以成本核算為核心。按照生產(chǎn)流程劃分為物流、生產(chǎn)和財(cái)務(wù)三大主要模塊。ERP系統(tǒng)從兩個(gè)方面進(jìn)行成本核算，一

4、是以物料報(bào)紙為維度進(jìn)行成本歸集和成本分配，計(jì)算出每一疊報(bào)紙的成本、收入和利潤(rùn)；二是以部門(mén)（可細(xì)化到生產(chǎn)班組）為維度進(jìn)行成本歸集和成本分配，計(jì)算部門(mén)在對(duì)應(yīng)生產(chǎn)工序和時(shí)段消耗的材料費(fèi)用等數(shù)據(jù)。二、為充分實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)功能，制定了完備的成本控制辦法根據(jù)公司選用ERP系統(tǒng)Microsoft Dynamics AX 2009的功能，運(yùn)用定額管理方式逐級(jí)分解年度成本控制目標(biāo)到指定責(zé)任部門(mén)，通過(guò)責(zé)任部門(mén)在實(shí)施過(guò)程中統(tǒng)計(jì)反饋分析，抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)細(xì)化執(zhí)行辦法，完成年度成本控制目標(biāo)。（一）目標(biāo)責(zé)任分解和實(shí)施 1.原材料方面：原材料按照變動(dòng)成本分解到印務(wù)部等相關(guān)生產(chǎn)部門(mén)（根據(jù)往年消耗額統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)制訂分配比例）。每天根據(jù)

5、生產(chǎn)單的版面結(jié)構(gòu)和印刷量自動(dòng)生成消耗定額給生產(chǎn)部門(mén)消耗定額，成本控制表格上統(tǒng)計(jì)日消耗額、日消耗定額、累計(jì)消耗額和累計(jì)消耗定額。日消耗額和日消耗定額為成本事中控制參考數(shù)據(jù)，累計(jì)消耗額和累計(jì)消耗定額是成本控制考核依據(jù)。2.低值易耗品方面：低值易耗品方面由物資部負(fù)責(zé)總量控制，參照上年度消耗比例和本年度工作計(jì)劃對(duì)公司各部門(mén)進(jìn)行分派定額指標(biāo)。各部門(mén)依據(jù)消耗定額制定月度消耗計(jì)劃，向物資部申報(bào)；物資部按累計(jì)消耗額和累計(jì)消耗定額核準(zhǔn)，確認(rèn)可申購(gòu)數(shù)量；完成審批流程和采購(gòu)流程后，按審批量發(fā)放到各部門(mén)。3.設(shè)備維修方面分為備品備件，維修費(fèi)用方面和技術(shù)改造部分。（1）備品備件和維修費(fèi)用方面：分為計(jì)劃專(zhuān)項(xiàng)維修，日常維修

6、。計(jì)劃專(zhuān)項(xiàng)維修直接分解到開(kāi)始維修月度，日常維修按月平均，部門(mén)日常控制中比較實(shí)際消耗和消耗定額。月消耗額和月消耗定額為成本事中控制參考數(shù)據(jù)，累計(jì)消耗量，累計(jì)消耗定額為主要考核依據(jù)。（2）關(guān)于技術(shù)改造部分：一是對(duì)內(nèi)，改造后減少備品備件消耗額和維修費(fèi)用，由于對(duì)于設(shè)備動(dòng)力部控制備件和維修費(fèi)總額有利，屬于內(nèi)部控制手段完成內(nèi)部目標(biāo)，完成目標(biāo)后年終給予獎(jiǎng)勵(lì)；二是對(duì)外，對(duì)于其他部門(mén)有利，為其他部門(mén)節(jié)約了原材料（或其他費(fèi)用），則經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)，給與設(shè)備部門(mén)獎(jiǎng)勵(lì)。4、薪酬及其他費(fèi)用方面：費(fèi)用方面分為隨機(jī)費(fèi)用和計(jì)劃費(fèi)用，隨機(jī)費(fèi)用按預(yù)算額度月平均作為定額，薪酬和計(jì)劃費(fèi)用按計(jì)劃額度到月。實(shí)施方法與低值易耗品相同。5、材

7、料單價(jià)方面：材料單價(jià)由物資部控制，以預(yù)算單價(jià)為額定單價(jià)，預(yù)算中沒(méi)有體現(xiàn)的價(jià)格另外確定。6、關(guān)于生產(chǎn)中的差錯(cuò)消耗部分關(guān)于生產(chǎn)工作中出現(xiàn)的差錯(cuò)造成的損失，如果外單位造成則由外單位承擔(dān)損失，按照單位間結(jié)算單價(jià)計(jì)算；如果公司內(nèi)部造成的按比例由部門(mén)和公司承擔(dān)損失，部門(mén)可分解到責(zé)任人。（二）考核和獎(jiǎng)罰措施根據(jù)目標(biāo)責(zé)任分解情況，公司與部門(mén)簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)。1、年度工資總額由辦公室控制，節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)部分根據(jù)目標(biāo)責(zé)任完成情況，發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén)。2、未達(dá)標(biāo)，則按超額部分比例扣罰到目標(biāo)責(zé)任部門(mén)；超額完成指標(biāo)時(shí)按超額比例發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)到目標(biāo)責(zé)任部門(mén)；非目標(biāo)責(zé)任部門(mén)按照公司節(jié)約成本的比例發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)。非目標(biāo)責(zé)任部門(mén)在日常生產(chǎn)管理中造

8、成的損失由部門(mén)按比例承擔(dān)。三、ERP系統(tǒng)的運(yùn)行對(duì)企業(yè)成本控制的意義ERP系統(tǒng)在本企業(yè)實(shí)施過(guò)程后，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，細(xì)化了管理業(yè)務(wù)和管理單位，提高了數(shù)據(jù)共享程度，便于成本核算和成本控制，有利于年度成本控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，具體體現(xiàn)在以下方面：（一）ERP系統(tǒng)和現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程相互適應(yīng)優(yōu)化，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源，保障成本核算和成本控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可靠性。ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是以管理理論為依據(jù)，借鑒優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)編制完成的，在系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程中，一方面對(duì)企業(yè)實(shí)際情況響應(yīng)，符合企業(yè)的管理要求。另一方面對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化規(guī)范，確定了業(yè)務(wù)流程，明確了崗位責(zé)任，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)監(jiān)督，方便了管理考核。例如：原有生

9、產(chǎn)流程分為三個(gè)環(huán)節(jié)：生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售 生產(chǎn)部門(mén)按照客戶的傳真要求生產(chǎn)（客戶傳真給公司生產(chǎn)要求，相關(guān)部門(mén)將傳真件轉(zhuǎn)給生產(chǎn)部門(mén)）報(bào)紙印刷統(tǒng)計(jì)版面數(shù)、版面結(jié)構(gòu)、印刷量由印務(wù)部門(mén)手工統(tǒng)計(jì)，版材消耗由制版部手工統(tǒng)計(jì)）計(jì)劃財(cái)務(wù)部根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)開(kāi)具發(fā)票由于在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性上沒(méi)有監(jiān)督，日常數(shù)據(jù)沒(méi)有通過(guò)流程來(lái)保證可靠性，月底統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有時(shí)會(huì)與客戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有差異。現(xiàn)在生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)流程根據(jù)系統(tǒng)優(yōu)化后分為四個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃生產(chǎn)銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì) 由經(jīng)營(yíng)調(diào)度部根據(jù)客戶要求制定銷(xiāo)售訂單，據(jù)銷(xiāo)售訂單自動(dòng)生成生產(chǎn)訂單生產(chǎn)部門(mén)按照生產(chǎn)訂單，并且如是準(zhǔn)確記錄生產(chǎn)情況經(jīng)營(yíng)調(diào)度部檢查生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況，并且與客戶確認(rèn)銷(xiāo)售訂單，計(jì)劃財(cái)務(wù)部開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票相關(guān)

10、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表自動(dòng)生成通過(guò)優(yōu)化生產(chǎn)流程，對(duì)外生產(chǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一由經(jīng)營(yíng)調(diào)度部完成，避免多頭安排生產(chǎn)，符合公司的管理要求，統(tǒng)一了生產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保障了成本核算和成本控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可靠性。（二）延伸管理觸角，細(xì)化了管理業(yè)務(wù)和管理單位，為成本核算和成本控制提供了詳細(xì)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)的生產(chǎn)流程強(qiáng)化了生產(chǎn)環(huán)節(jié)的記錄，每一個(gè)流程都記錄了主要消耗物料數(shù)量、對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品，對(duì)應(yīng)的操作單位等信息。有了基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，便于分析各生產(chǎn)環(huán)節(jié)，產(chǎn)品和管理單位的消耗成本，確定需要加強(qiáng)控制的環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)成本控制目標(biāo)。第一環(huán)節(jié)第二環(huán)節(jié)第三環(huán)節(jié)第四環(huán)節(jié) 經(jīng)營(yíng)調(diào)度部制版部印務(wù)部生產(chǎn)部 制訂銷(xiāo)售訂單查看自動(dòng)生成的生產(chǎn)單，記錄生產(chǎn)消耗版材菲林，完工

11、交付版材數(shù)和生產(chǎn)小組核查交付版材，記錄接收版材數(shù)，消耗紙張數(shù)，開(kāi)關(guān)機(jī)時(shí)間和生產(chǎn)機(jī)臺(tái)檢查相應(yīng)環(huán)節(jié)無(wú)誤后結(jié)束生產(chǎn)單根據(jù)生產(chǎn)單記錄情況，比較容易分析實(shí)際消耗和額定指標(biāo)之間的差異、哪一個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的差異較大或哪一個(gè)生產(chǎn)小組產(chǎn)生的差異較大，明確加強(qiáng)控制的環(huán)節(jié)和相應(yīng)的控制辦法，最終實(shí)現(xiàn)年度控制目標(biāo)。（三）系統(tǒng)是全公司使用的管理工具，各部門(mén)共同參與和使用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，保障期間成本核算和成本控制的完整性。系統(tǒng)是公司范圍內(nèi)管理工具，各種記錄數(shù)據(jù)可以即時(shí)查詢，方便快捷，節(jié)約辦公資源。系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)制定部門(mén)和崗位檢查核對(duì)，統(tǒng)一關(guān)閉期間內(nèi)相關(guān)模塊操作，保障累計(jì)數(shù)據(jù)的完整和穩(wěn)定。例如：2010年5月6日，系統(tǒng)各模塊數(shù)據(jù)檢查核對(duì)完