采購合同管理程序

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上采購合同管理程序運營管理部采購編寫人：運營管理部采購經理初審人：運營管理部采購負責人復審人：運營管理部總監(jiān)核準人：總經理批準人：專心-專注-專業(yè)1. 主題采購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務協(xié)議，以及臨時性運輸協(xié)議、協(xié)議補充條款等）簽訂及管理程序。2. 目的規(guī)范采購合同的簽訂和管理程序，提高合同簽訂的時效性，確保公司業(yè)務的正常運作及各部門按照規(guī)范的程序管理和使用合同。3. 適用范圍此程序適用于公司總部及各分支機構簽訂的所有采購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務協(xié)議，以及臨時性運輸協(xié)議、協(xié)議補充條款等）。4. 職責公司各分支機構負責人(或授權人

2、員)負責尋找物流供應商（包括運輸代理商、倉儲資源提供及專業(yè)裝卸服務提供商），并商談價格和合同條款；總部運營管理部代表公司審核供應商資格、價格及合同條款等內容；總部財務部代表公司審核合同中費用結算等內容；運營管理部負責人負責簽訂臨時性協(xié)議；總經理負責簽訂正式協(xié)議。5. 參考6. 程序6.1 采購合同簽訂及管理流程物流采購合同簽訂及管理流程以TPS運營部采購合同簽訂與管理流程圖的形式體現（見附件A）。6.2 采購合同的簽訂規(guī)定采購合同簽訂分為新采購合同的簽訂、合同續(xù)簽、臨時性（一次性）協(xié)議簽訂、補充協(xié)議簽訂幾種類型，新采購合同的簽訂主要包括新物流代理合同的簽訂與新倉庫租賃合同的簽訂（裝卸服務一般伴

3、隨倉儲服務而存在，因此裝卸服務協(xié)議一般亦體現在倉庫租賃協(xié)議之中）。6.2.1 新物流代理合同的簽訂新物流代理合同的簽訂可分為運力分析與測算、運輸資源需求申請、合同商談和審核、試用代理協(xié)議的簽訂、正式物流代理合同的簽訂幾個階段。6.2.1.1 運力分析與測算：分支機構負責人(或指定運輸負責人)經過對本分支機構的運輸業(yè)務量、運力結構及運輸市場進行分析和預測后，結合公司項目需求提出需要增加運力的承運線路、物流代理數量和所需的運輸方式等。6.2.1.2 運輸資源需求申請：分支機構需要新增運力時，分支機構負責人（或指定運輸負責人）應首先填寫運輸資源需求申請表（見附件B），由分支機構負責人簽訂意見后，將申

4、請表轉交總部運營管理部，運營管理部負責人批準回復后，分支機構開始與目標代理商洽商合同。6.2.1.3 合同商談和資信審核：分支機構在確定目標物流代理商后，應盡快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：A. 合作方式；B. 運作內容；C. 運輸價格；D. 責任劃分；E. 貨損貨差賠償辦法；F. 保險和索賠；G. 業(yè)務指標； H. 費用結算；I. 其它內容。分支機構在商談物流代理合同的同時，應要求物流代理商證明其經營的合法性并具備成為TPS物流代理商的資格。具體需要代理商提供以下證明材料：A. 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照；B. 稅務登記證；C. 組織機構代碼證；D. 道路運輸經營許可證（或其它行業(yè)資質證明文

5、件）；E. 發(fā)票樣本；F. 企業(yè)法人證明材料等。6.2.1.4 試用代理協(xié)議的簽訂：（是否有必要）a. 在確定與新物流代理商合作后，新物流代理商必須經過三個月的試用期。即試用運輸協(xié)議為期三個月。b. 試用期雙方簽訂臨時運輸協(xié)議。臨時運輸協(xié)議必須遵循雙方事先商定的條款和價格。c. 新物流代理商試運作前，如有必要，應先交納一定數量的運作風險保證金。保證金在物流代理商試用期滿（若正式合作，則到正式合同期滿）之后，應退還給物流代理商。d. 各分支機構直接將試用運輸協(xié)議送到總部運營管理部審核。e. 試用物流代理合同由總部運營管理部負責人簽訂。6.2.1.5 正式物流代理合同的簽訂：a. 正式物流代理合同

6、是建立在對物流代理商試用期考核的基礎之上。簽訂的條件是：物流代理商試用期內連續(xù)三個月綜合考核均達到TPS的運作要求且資質合格。b. 正式物流代理合同為期一年。協(xié)議條款或價格至少每半年審核一次。審核后需要修改內容做為合同補充條款執(zhí)行。c. 正式物流代理合同原則上執(zhí)行臨時運輸協(xié)議內除協(xié)議期限以外的其它條款和價格。特殊情況下，可以修改臨時運輸協(xié)議，以形成正式物流代理合同，但修改必須經過運營管理部負責人的同意。d. 各分支機構直接將正式物流代理合同送到總部運營管理部審核。e. 正式物流代理合同由公司總經理簽訂。6.2.2 新倉庫租賃合同的簽訂新倉庫租賃合同的簽訂可分為倉儲能力分析與測算、倉儲資源需求申

7、請、合同商談和審核、倉庫租賃合同的簽訂幾個階段。6.2.2.1 倉儲能力分析與測算：分支機構負責人(或指定倉儲負責人)經過對本分支機構的倉儲業(yè)務量、倉儲能力結構及倉儲資源供應市場進行分析和預測后，結合項目需求提出需要增加倉儲資源的地區(qū)、倉儲面積，以及倉儲條件要求等。6.2.2.2 倉儲資源需求申請：分支機構需要新倉儲資源時，分支機構負責人（或指定倉儲負責人）應首先填寫倉儲資源需求申請表（見附件C），由分支機構負責人簽訂意見后，將申請表轉交總部運營管理部，分別由總部運營管理部、市場部及總經理批準回復后，分支機構開始與目標倉儲資源供應商洽商合同。6.2.2.3 合同商談和資信審核：分支機構在確定目

8、標倉儲資源供應商后，應盡快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：A. 合作方式；B. 倉儲價格；C. 責任劃分；D. 費用結算；E. 其它內容。分支機構在商談倉庫租賃合同的同時，應要求倉儲資源供應商證明其經營的合法性并具備成為TPS倉儲資源提供商的資格。具體需要其提供以下證明材料：A. 營業(yè)執(zhí)照；B. 稅務登記證；C. 組織機構代碼證；D. 倉庫經營許可證；E. 發(fā)票樣本；F. 其它證明材料（如消防合格證、土地使用證、房屋產權證、倉庫照片和其他資料）。6.2.2.4 倉庫租賃合同的簽訂：a. 倉庫租賃合同簽訂的條件是：經過綜合考評，確定所選擇的倉儲資源滿足TPS的倉庫選擇資質標準。b. 倉庫

9、租賃合同的期限一般根據公司的項目需求而定。c. 各分支機構直接將倉庫租賃合同送到總部運營管理部審核。d. 倉庫租賃合同由公司總經理簽訂。6.2.3 新采購合同簽訂的其它內容新物流代理合同與新倉庫租賃合同的簽訂需要在總部的指導、支持下進行。6.2.3.1 總部運營管理部提供標準合同版本。各分支機構可根據實際情況酌情修改。合同的商談由分支機構負責人（或指定人）負責，必要時，運營管理部負責人可以指派人員參與。6.2.3.2 分支機構必要時需要實地考察物流供應商的經營場所和設施、設備等軟硬件資源的實際情況，并將考察情況（如代理的自有車輛情況、倉庫實景照片等）會同商談內容匯報給總部運營管理部。6.2.3

10、.3 總部運營管理部負責對商談內容和考察情況進行審核，并有權要求分支機構對合同條款或價格做出解釋或要求分支機構與資源供應商重新商討。必要時，運營管理部負責人可指派人員對物流供應商進行現場考察。6.2.4 采購合同續(xù)簽6.2.4.1 TPS分支負責人（或指定人）在合同到期一個月前，負責確定物流供應商評審的時間表，并報告給運營管理部。6.2.4.2 運營管理部負責人（或指定采購人員）會同TPS分支機構及總部相關部門人員一起對即將到期的物流供應商的服務質量、合同價格、合作內容及條款進行綜合評審，并制定出相應的商談目標。6.2.4.3 TPS分支機構負責人根據制定的商談目標與物流供應商就續(xù)約的相關情況

11、進行商談，必要時，運營管理部負責人可指派人員直接參與。6.2.4.4 倉庫租賃合同續(xù)簽仍需要分支機構負責人（或指定倉儲負責人）提交填并得到總部市場部、運營管理部及總經理批準回復的倉儲資源需求申請。6.2.4.5 物流代理續(xù)約合同的簽訂參照6.2.1.5的d和e，倉庫租賃續(xù)約合同的簽訂參照6.2.2.4的c和d。6.2.4.6 續(xù)約合同的期限為一年（倉庫租賃續(xù)約合同的期限根據項目需求而定）。6.2.5 臨時性運輸協(xié)議的簽訂6.2.5.1 臨時性運輸協(xié)議的使用條件：A. 分支機構運輸負責人員和物流代理商對現有合同中未涉及的運點、車型的價格或條款的臨時性協(xié)議；B. 在緊急情況下，分支機構為保證客戶的

12、要求，和物流代理商對現有合同中運力緊張的運輸路線或車型達成的臨時性協(xié)議；C. 為降低分支機構的運輸成本，同到達地物流代理商簽訂的使用回程車的臨時性協(xié)議；D. 其它需要簽訂臨時性或一次性運輸服務協(xié)議的情況。6.2.5.2 分支機構負責人（或指定運輸負責人）在運用本規(guī)定時，必須填寫臨時性運輸協(xié)議表（見附件D），交物流代理商簽字確認后返回分支機構。6.2.5.3 臨時性運輸協(xié)議經過分支機構負責人書面同意并得到總部運營管理部負責人批示后即可執(zhí)行。臨時性運輸協(xié)議需提交總部運營管理部備案并作為臨時運輸費用結算的依據。6.2.5.4 若臨時協(xié)議涉及現有合作供應商，可將臨時性協(xié)議轉為協(xié)議補充條款。協(xié)議補充條款

13、的簽訂遵循本程序第6.2.6條。6.2.6 協(xié)議補充條款的簽訂協(xié)議補充條款是指對現有物流供應商合同中未涉及的或雙方任何一方提出修改的，經過雙方一致同意的合同部分。協(xié)議補充條款一旦經雙方簽訂，應被視為正式合同等同使用。6.2.6.1 協(xié)議補充條款要求如果由物流供應商提出，則a. 物流供應商必須以書面形式向分支機構負責人提出；b. 分支機構負責人接到書面要求后，提出意見并轉交運營管理部；c. 運營管理部負責人批復意見后，交分支機構負責人執(zhí)行；d. 臨時協(xié)議的補充條款由運營管理部負責人簽訂；e. 正式物流采購合同的補充條款由總經理簽訂。6.2.6.2 協(xié)議補充條款要求如果由TPS部門或分支機構提出，

14、則a. 提出要求的單位必須向運營管理部提出書面說明；b. 運營管理部負責人簽訂意見后，交分支機構負責人執(zhí)行；c. 補充條款的簽訂同6.2.6.1的d和e。6.3 采購合同的評審規(guī)定6.3.1 TPS分支機構就物流業(yè)務與物流供應商洽談后制作合同文本。6.3.2 TPS分支機構準備合同評審表（見附件E）向運營管理部提出簽訂合同的申請（以傳真形式）。6.3.3 總部運營管理部采購人員將合同評審表連同合同文本（涉及新供應商的采購合同需同時附上資質證照）提報給總部運營管理部負責人、財務部、總經理進行審批。6.3.4 總部運營管理部負責人對合同運價、物流代理商資格進行審核。6.3.5 公司財務負責人對合同

15、中涉及費用結算方面的內容進行審核。6.3.6 總經理最后審閱并簽批。6.4 采購合同的使用規(guī)定6.4.1 所有物流采購合同（協(xié)議）一式三份。其擁有者為：a 物流供應商保留1份；b 總部財務部保留1份；c 分支機構財務部（或負責人）保留1份。6.4.2 總部運營管理部和分支機構運輸部（倉儲部）可以保留物流采購合同的復印件。其它部門如需了解合同內容，經批準后可以借閱，但不能擁有（包括復印件）。6.4.3 分支機構運輸部（倉儲部）是合同的直接執(zhí)行者。所有運輸負責人（倉儲負責人）必須理解物流采購合同的條款、價格和其它含義，并參照物流采購合同進行合理地計劃和調配物流供應商的資源；財務部業(yè)務費用結算人員必

16、須嚴格按合同的條款和價格進行費用結算。6.4.4 分支機構財務部和總部財務部是合同執(zhí)行的審核者。分支機構財務部（沒有專職財務的辦事處為負責人或指定人直接處理）根據物流采購合同審核運輸調度的合理性與費用結算的申請，并有權要求運輸調度與計費人員對合同的執(zhí)行作出解釋；總部財務部根據物流采購合同審核分支機構的費用結算申請單，并根據合同的規(guī)定對物流供應商付款。對不合理的結算費用，有權要求分支機構財務部（或指定人員）做出解釋，并有權拒付運費。6.4.5 總部運營管理部是物流采購合同的直接管理者、執(zhí)行的監(jiān)督者與合同的唯一解釋人。任何涉及物流采購合同內容的解釋權都歸運營管理部。運營管理部負責人（或指定人）負責

17、協(xié)調公司與物流供應商之間或公司各部門與分支機構之間對合同條款或價格的理解偏差。6.4.6 總部業(yè)務市場部通過物流采購合同了解公司業(yè)務運營成本，并作為對客戶報價的基礎。6.4.7 分支機構的復印件由分支機構負責人分發(fā)；總部業(yè)務市場部的復印件由總部運營管理部分發(fā)，原件交總部財務部留存。6.5 采購合同管理的其它規(guī)定6.5.1 嚴禁任何形式的口頭協(xié)議。6.5.2 合同的商談、審核、簽訂、使用等人員必須遵守同公司簽訂的保密協(xié)議，對物流采購合同的內容予以保密。7. 附件附件A. TPS運營管理部采購合同簽訂與管理流程圖附件B. 運力資源需求申請表附件C. 倉儲資源需求申請表附件D. 緊急情況下臨時性運輸

18、協(xié)議表附件E. 采購合同審批表附件ATPS運營管理部采購合同簽訂與管理流程圖流程圖說明略附件B運輸資源需求申請表北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司Beijing TPS logistics.co.,ltd運輸資源需求申請表申請機構：申請日期：填表人：運輸資源需求分析運距范圍業(yè)務量占總量比例（%）備注250Km以內250500Km500Km以上分支機構現有運力情況擬增加運力資源概述（代理商、資信及價格等信息）分支機構負責人意見：運營管理部意見：附件C倉儲資源需求申請表北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司Beijing TPS logistics.co.,ltd倉儲資源需求申請表申請機構：申請日期：填表人：倉儲資源需求分析項目需求倉儲資源情況：現有倉儲資源情況：擬租倉儲資源概述（業(yè)主、倉庫面積及價格等信息）分支機構負責人意見：銷售客服部意見運營管理部意見：總經理意見附件D臨時性運輸協(xié)議表北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司Beijing TPS l