構(gòu)建檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制初探

1、構(gòu)建檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制初探        摘要:本文歸納了建立檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的組織與制度體系的主要內(nèi)容,并對在應(yīng)對各種災(zāi)害時,如何增強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制的協(xié)調(diào)運(yùn)作提出了若干建議與對策。 關(guān)鍵詞:檔案管理 防災(zāi)抗災(zāi) 機(jī)制 各級檔案館中保存著大量“孤本”檔案,且多數(shù)是記錄在脆弱的載體材料上的,任何形式的災(zāi)難和人為災(zāi)害都有可能對檔案資料造成部分損害或永久性無法彌補(bǔ)的破壞。如2003年4月的伊拉克戰(zhàn)爭,戰(zhàn)火使成千上萬的檔案文獻(xiàn)永遠(yuǎn)丟失;2008年5.12汶川特大地震,北川縣檔案館最珍貴的“孤本”檔案石泉縣志仍未找

2、到。面對各類潛在或可能遭遇的若干突發(fā)事件和災(zāi)害,如何增強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制(以下簡稱“機(jī)制”)的協(xié)調(diào)運(yùn)作,正成為當(dāng)今世界檔案界面臨的重要研究課題。 筆者認(rèn)為“機(jī)制”的建立有利于提高檔案防災(zāi)抗災(zāi)工作管理效率;有利于提高措施的針對性和適用性;有利于降低成本,發(fā)揮更大效益。我們不僅需要從理論上去說明檔案防災(zāi)抗災(zāi)工作的重要性,更需要從實(shí)踐性、應(yīng)用性上去研究,去經(jīng)驗(yàn)。通過對“機(jī)制”的研究,掌握抵御災(zāi)害的措施、方法,以最大限度地延續(xù)人類社會記憶。 一、構(gòu)建“機(jī)制”體系的主要內(nèi)容 機(jī)制的建立是一項(xiàng)巨大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程,一靠體制,二靠制度。這里所謂體制,主要是指檔案防災(zāi)抗災(zāi)各組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位責(zé)權(quán)的調(diào)整與

3、配置;所謂制度,廣義上講包括涉及檔案防災(zāi)抗災(zāi)家和地方的、法規(guī)以及任何組織內(nèi)部的規(guī)章制度。 1.建立健全“機(jī)制”的組織體系。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立“危機(jī)是常態(tài)”的憂患意識,把“機(jī)制”納入日常工作體系中,應(yīng)對重大災(zāi)害事故,非單一的檔案部門可以應(yīng)對的,需要在各級黨委和政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,檔案部門與各相關(guān)部門密切配合,通力合作。正因如此,在體制上,應(yīng)建立起統(tǒng)一指揮、分級負(fù)責(zé)、相互協(xié)調(diào)的綜合處理檔案災(zāi)害的常設(shè)機(jī)構(gòu)。建立健全中央至地方四級兩層防災(zāi)體系,即中央、省(市)、市、縣(市、區(qū))四級,兩層即為制訂策略的防災(zāi)抗災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組和推行防災(zāi)抗災(zāi)措施的行動小組。各小組制定相應(yīng)的工作職責(zé),并落實(shí)到具體的工作人員。 2.建立

4、 “機(jī)制”制度體系。根據(jù)災(zāi)害的等級(大體劃分為特大、重大、較大、一般四個等級)、范圍(僅檔案機(jī)構(gòu)的單一型和涉及全社會的綜合型)采取縱向救援、橫向聯(lián)動的協(xié)調(diào)機(jī)制。圍繞災(zāi)害的三個階段(災(zāi)前、災(zāi)中和災(zāi)后),建立健全三大機(jī)制:一是災(zāi)前監(jiān)測預(yù)警機(jī)制。在災(zāi)前預(yù)防階段,制定防災(zāi)計(jì)劃,開展對防災(zāi)抗災(zāi)知識的宣傳,通過預(yù)案將責(zé)任落實(shí)到部門,任務(wù)到人,努力做到災(zāi)害來臨之前未雨綢繆,防患于未然。二是災(zāi)中防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)迅速決策,啟動應(yīng)急處置保障措施,對災(zāi)害及時反應(yīng)。三是災(zāi)后恢復(fù)重建機(jī)制。及時將檔案轉(zhuǎn)移到安全的場所,對受災(zāi)檔案采取的方法修復(fù)處理。根據(jù)三大機(jī)制,制定相應(yīng)的法律、法規(guī)、制度和辦法。 二、增強(qiáng)“機(jī)制”協(xié)調(diào)動

5、作的建議與對策 1.要強(qiáng)化檔案管理應(yīng)對災(zāi)害的基礎(chǔ)能力建設(shè)。堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施是抵御各種風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)勝各類災(zāi)害的根本,檔案管理的基礎(chǔ)能力包含軟、硬件兩方面。在硬的方面,要提高檔案建筑抗災(zāi)標(biāo)準(zhǔn),其相關(guān)設(shè)施也要從防災(zāi)角度去考慮;加大檔案安全技術(shù)投入力度,推廣運(yùn)用新技術(shù)、新工藝和新設(shè)備,改善檔案安全保管條件。在軟的方面,健全隱患排查監(jiān)控機(jī)制,對檔案庫房、辦公用房及周圍環(huán)境進(jìn)行全面細(xì)致的安全檢查,定期檢查檔案館建筑物的水電線路和做好相關(guān)設(shè)備檢修、維護(hù)工作,發(fā)現(xiàn)庫房漏雨、危房、防雷裝置失效等不安全因素,及時采取措施,堅(jiān)決消除事故隱患,確保檔案安全;加強(qiáng)門衛(wèi)管理制度,進(jìn)出登記,切實(shí)有效地執(zhí)行;建立科學(xué)有效的利益協(xié)調(diào)機(jī)

6、制,善于化解檔案利用者間、檔案工作者間以及二者之間的矛盾,開展和諧平安檔案創(chuàng)建活動,嚴(yán)防對檔案工作影響較大的惡性事件發(fā)生。 2.要全方位推進(jìn)綜合長效“機(jī)制”建設(shè)。按照國家檔案局制定的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、及時反應(yīng)、果斷決策、合作互助的原則”要求,進(jìn)一步理順“機(jī)制”,積極推進(jìn)常態(tài)化、綜合化。建立強(qiáng)有力的檔案防災(zāi)抗災(zāi)管理組織體系,國家檔案局要建立常設(shè)專門機(jī)構(gòu),統(tǒng)一指揮全國檔案系統(tǒng)的防災(zāi)抗災(zāi)工作,將檔案的防災(zāi)抗災(zāi)工作納入各級檔案部門的日常工作體系,每五年要制定檔案防災(zāi)基本規(guī)劃,每年要編制當(dāng)年度的防災(zāi)抗災(zāi)執(zhí)行計(jì)劃。強(qiáng)化突發(fā)事件監(jiān)測預(yù)警機(jī)制,目前,我國多數(shù)災(zāi)害的防范機(jī)制更多的是事后救助,而不是事前預(yù)防和

7、預(yù)測,是被動的“撞擊式”反應(yīng)而不是主動出擊,各級檔案機(jī)構(gòu)要在構(gòu)建檔案防災(zāi)新機(jī)制上下功夫,探索檔案災(zāi)害防治工作由被動向主動轉(zhuǎn)變的新觀念、新思路、新辦法,在做好應(yīng)急處置的同時,注重事前的防范。強(qiáng)化應(yīng)急處置綜合協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制和社會動員機(jī)制。防災(zāi)抗災(zāi)反應(yīng)不是一種孤立的現(xiàn)象,檔案部門在承擔(dān)部門職責(zé)的同時,更加注重與相關(guān)部門構(gòu)建共同責(zé)任機(jī)制,營造“合作互動”的局面,實(shí)現(xiàn)快速反應(yīng),高速運(yùn)轉(zhuǎn),形成協(xié)調(diào)有效的應(yīng)急管理工作機(jī)制。加強(qiáng)與水利、氣象、地震、地質(zhì)等相關(guān)部門的聯(lián)系,建立靈敏的災(zāi)害信息聯(lián)動處置系統(tǒng),提高對災(zāi)害的及時反應(yīng)。要積極加強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)國際間合作和地區(qū)間合作,健全國際合作機(jī)制,及時交流信息、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)

8、、聯(lián)合行動,大大增強(qiáng)應(yīng)急反應(yīng)的實(shí)際效果。 1         3.要進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作應(yīng)急管理建設(shè),制定各項(xiàng)配套規(guī)定。最大限度地延長檔案的壽命,不僅是檔案工作者的崇高使命和艱巨任務(wù),也是中華人民共和國檔案法賦予每個公民應(yīng)盡的義務(wù)。其一檔案部門應(yīng)當(dāng)在國家防災(zāi)抗災(zāi)的相關(guān)法律基礎(chǔ)上,針對檔案工作特點(diǎn)出臺一些具有專業(yè)性、技術(shù)性的法律規(guī)范。目前,國家檔案局制定的檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,應(yīng)當(dāng)完善法律法規(guī),并制定配套規(guī)定,完善具體制度。在檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)中建立完備的法律支撐體系,對與防災(zāi)抗災(zāi)有關(guān)的一些重大事項(xiàng)

9、做出比較明確的規(guī)定,如各級政府、檔案機(jī)構(gòu)乃至公民對于檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)所負(fù)有的責(zé)任、防災(zāi)抗災(zāi)規(guī)劃的制定、發(fā)生災(zāi)害后的應(yīng)急程序和職責(zé)所在等等。完備的法律體系為檔案防災(zāi)抗災(zāi)提供法律保障和制度規(guī)范,有利于“機(jī)制”的有效運(yùn)行。其二要做好相關(guān)法律的宣傳普及工作,增強(qiáng)履行檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)法律所規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)的自覺性。其三要加強(qiáng)貫徹實(shí)施情況的監(jiān)督檢查,確?！皺C(jī)制”依法開展,落到實(shí)處。 4.要健全檔案工作應(yīng)急管理保障體系。一是加強(qiáng)檔案應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè),建議在全國“防災(zāi)減災(zāi)日”這天,檔案部門要開展普及檔案防災(zāi)抗災(zāi)知識的和受災(zāi)檔案的搶救修復(fù)技術(shù)講座,舉辦防災(zāi)抗災(zāi)演習(xí)和訓(xùn)練,增強(qiáng)檔案工作者的災(zāi)害預(yù)防意識。建立專家組,讓

10、他們參與組織重大災(zāi)害救援的技術(shù)指導(dǎo),培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)精湛、訓(xùn)練有素、作風(fēng)過硬的應(yīng)急救援專業(yè)化隊(duì)伍。二是加大資金投入,每年適度安排專項(xiàng)資金,建立救災(zāi)資金應(yīng)急撥付機(jī)制,確保24小時內(nèi)將各項(xiàng)救災(zāi)措施落實(shí)到位,檔案災(zāi)害得到及時救護(hù)。三是加強(qiáng)物資儲備,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范的要求,設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施,配備自動報(bào)警、滅火、去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材。 5.運(yùn)用方法,積極做好災(zāi)后檔案的搶救和保護(hù)工作。國家檔案局要及時派出檔案保護(hù)方面的專家到災(zāi)區(qū)指導(dǎo)災(zāi)后的檔案搶救和保護(hù)工作。對于受災(zāi)較重、庫房坍塌、檔案被埋的要及時與抗震救災(zāi)指揮部門溝通,取得他們支持,盡早將檔案搶救出來,轉(zhuǎn)

11、移到安全地帶。對于庫房開裂,裝具損壞的,要根據(jù)實(shí)際情況,在確保人員安全的前提下,盡可能地將檔案轉(zhuǎn)移出來,妥善保管。對于不同的受損材料和水淹材料,在檔案保護(hù)專家的指導(dǎo)下,采取不同的科學(xué)處理方法。特別是對水淹檔案,要及時采取冷凍或干燥的辦法穩(wěn)定檔案的狀態(tài),避免災(zāi)情進(jìn)一步惡化。 6.進(jìn)一步完善異地檔案災(zāi)害備份管理制度。每個檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)推行檔案分級保護(hù),建立極其重要檔案名冊,制定極其重要檔案的保護(hù)計(jì)劃。建議一個檔案機(jī)構(gòu)的1%至7%可作為極其重要的檔案,對館藏中最珍貴的歷史檔案,建立本地特藏室,實(shí)行特殊的保管方式和保護(hù)措施,同時,異地保存極其重要檔案的復(fù)本,并定期更新?？s微和出版極其重要檔案也是切實(shí)可行的

12、異地備份保存方式。隨著政務(wù)工程的推進(jìn),各地方政府還可以創(chuàng)建“電子政務(wù)災(zāi)難備份中心”,以降低電子政務(wù)信息的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。為維護(hù)我國檔案信息數(shù)據(jù)的安全,政府應(yīng)盡早頒布可維護(hù)數(shù)據(jù)災(zāi)備市場誠信度的法規(guī)與制約措施,創(chuàng)建我國檔案信息數(shù)據(jù)遠(yuǎn)端異地災(zāi)備平臺或基地。 7.建立檔案信息處理機(jī)制,發(fā)揮檔案資料在抗震救災(zāi)中的重要作用。各級檔案館和機(jī)關(guān)檔案室要打破常規(guī)、特事特辦,將抗震救災(zāi)工作急需的工程圖紙、建筑藍(lán)圖、城市地圖、地下管線、人口戶籍以及單位人員名冊等檔案主動提供給抗震救災(zāi)指揮部門。檔案部門要堅(jiān)守崗位、及時服務(wù),做到抗震救災(zāi)需要什么檔案資料,就提供什么檔案資料,充分發(fā)揮檔案資料在抗震救災(zāi)中的重要作用。 注 釋: 侯怡敏.論災(zāi)難預(yù)防對檔案保護(hù)的重要性.蘭臺世界, 2007年3月下半月. 新浪網(wǎng) 國家檔案局.檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法.檔案報(bào),2008年10月2日第二版 : 1.馬翀.歷史檔案分