日常報銷簡要說明

1、日常報銷簡要說明一、 日常費用包括： 差旅費、招待費、交通費、辦公費（辦公用品/設(shè)備維修/郵寄/資料印刷/資料購買/郵寄費等）、通訊費（手機費）、部門建設(shè)費（部門活動/部門溝通費用）等公司日常運營的一切費用。二、 日常報銷的時間要求：(1) 費用報銷申請報告時間要求：所有費用報銷申請報告應(yīng)在差旅發(fā)生或費用發(fā)生后最遲不超過5個工作日提交，超過5個工作日提交的必需由財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。凡超過三個月提交的費用報告將一律不予報銷。所有報銷都應(yīng)附原始的正式發(fā)票。財務(wù)經(jīng)理被授權(quán)可以確定特殊的情況是否成立并批準(zhǔn)。（2）費用支付時間要求：財務(wù)部正常費用報銷時間定為 每周一，三，四上午9:30-12:00。特殊情況例

2、外。除差旅費外，個人市內(nèi)業(yè)務(wù)日常零星費用報銷每月匯總報銷一次。每月25日前報銷上個月支出。以便于減少大家的工作量，并便于領(lǐng)導(dǎo)整體審批。大額現(xiàn)金支出（人民幣5,000元以上），請?zhí)崆?日將費用支出要求送交財務(wù)部。根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的現(xiàn)金管理暫行條例之規(guī)定，規(guī)定我公司現(xiàn)金使用范圍如下：a.職工工資，津貼；b. 個人勞動報酬；c. 各種獎金，勞保，福利費用支出； d . 差旅費；e. 零星支出，即結(jié)算金額RMB1,000以下。其他支出一律使用轉(zhuǎn)帳支票，任何支票必須按要求填寫齊全。特殊情況，需要得到分管財務(wù)副總裁的特批。支出現(xiàn)金3000以上，大額支票或匯票支出（人民幣10,000元以上），請?zhí)崆?日將費用

3、支出通知財務(wù)部，以便財務(wù)部安排資金。（出納張桐，電話62267851，其他財務(wù)相關(guān)人員均可）三、 費用報銷流程： 若可以在付款前取得發(fā)票的話，填寫“費用報銷單”，后附發(fā)票，直接報銷；若需要先支付后取得發(fā)票報銷的話，填寫“借款單”，待發(fā)票取回后，再報銷，后續(xù)程序同“直接報銷”； “費用報銷單”后附發(fā)票需粘貼好，粘貼面積不能超出“費用報銷單”；若需要支票，在“借款單”或“報銷單”空白處，寫清楚開具支票單位的全稱。 “費用報銷單”或“借款單”經(jīng)“部門負責(zé)人”簽批后，送交“財務(wù)部”，經(jīng)“財務(wù)人員”初步審核（如必要先約款）。審核標(biāo)準(zhǔn)：預(yù)算以內(nèi)，附件齊全，票據(jù)無誤，有部門負責(zé)人簽批?！柏攧?wù)審核人員” 簽字

4、后，由“報銷人”送交分管副總裁或總裁及“財務(wù)負責(zé)人”簽批，然后持簽批過的報銷單到“出納處”報銷領(lǐng)款。 出納根據(jù)有“報銷人”、“部門負責(zé)人”、“分管副總裁或總裁”、“財務(wù)審核”、“財務(wù)負責(zé)人”等幾方面簽批后的單據(jù)支付?！邦I(lǐng)款人”需簽字取款。 如遇特殊情況，需寫說明請總裁簽批確定費用是否可以報銷。一般報銷流程：費用項目發(fā)生若先取得發(fā)票報銷填寫費用報銷單若需要先付款，再取得發(fā)票報銷填寫借款單，請部門負責(zé)人及分管副總裁簽批后到財務(wù)部支取費用發(fā)票粘貼妥當(dāng)，費用報銷單填寫清楚，經(jīng)部門負責(zé)人簽批后送交財務(wù)審核票據(jù)審核無誤后，報銷人請“分管副總裁”及“財務(wù)負責(zé)人”簽批，財務(wù)部付款。領(lǐng)款人簽字取款取得發(fā)票后填寫

5、費用報銷單，經(jīng)部門負責(zé)人審批送交財務(wù)持簽批完整的單據(jù)到“財務(wù)部出納”處領(lǐng)取報銷或借款款項四、 費用報銷說明：1、報銷票據(jù)規(guī)則說明： 提醒員工注意規(guī)范發(fā)票的“單位名稱”：因我公司全稱為“北京中搜在線軟件有限公司”，因此在開具任何發(fā)票的時候，必須標(biāo)明：“中搜”、“中搜在線”或“公司全稱”（必須一字不差），不寫單位名稱也可以。絕對避免“個人”、“中國搜索”等發(fā)票開頭； 發(fā)票上的任何項目都不能涂改：取得發(fā)票是，需大致檢查一下票面是否有涂改，如數(shù)字有涂改應(yīng)及時還發(fā)票，若僅僅是公司名稱有誤（比如：寫成了“中國搜索”，或者“軟件公司”漏掉了“有限”二字），可不需換發(fā)票，在原發(fā)票的基礎(chǔ)上，劃去錯誤名稱，重寫正

6、確名稱并加蓋對方的“財務(wù)章”。（注：這種情況下，發(fā)票上就會有兩個財務(wù)章）。 “辦公用品”發(fā)票金額限制：若“辦公用品”發(fā)票金額超過2000元，需在發(fā)票背面蓋對方公司“財務(wù)章”并填寫用品明細； “費用報銷單”項目要填寫全：“費用報銷單”需清楚填寫各項內(nèi)容，包括“部門”、“時間”、“報銷人”、“領(lǐng)導(dǎo)簽批”，“報銷內(nèi)容”及“報銷原因”等。其中，“報銷內(nèi)容”要根據(jù)后面附的發(fā)票“如實”填寫，主要包括“交通費”、“手機費”、“業(yè)務(wù)費”、“禮品”、“辦公用品”等，后面的“報銷原因”處可以寫明具體原因。例如：“報銷內(nèi)容”：禮品，“報銷原因”：送代理商XXX經(jīng)理中秋禮品公文包一個。 一般“費用報銷單”及“借款單”

7、后應(yīng)附上費用說明；A、 員工福利活動借款，應(yīng)附上活動的簡要說明，參加人員，并詳細說明費用預(yù)算；例如：因IG1.0的開發(fā)順利完成，為了表彰大家三個月以來的辛苦工作，鼓舞士氣，“引擎開發(fā)部”申請去北戴河旅游兩天。時間：9.1-9.2。人員：引擎開發(fā)部及相關(guān)人員共50人。活動形式：租車自由出行費用預(yù)算：（基本活動按每人200元標(biāo)準(zhǔn)）食宿門票：200*50人共10000元；租車：1000元。（支票）汽油：500元（預(yù)算）零星費用預(yù)借500元，（包括：路上購水、簡單藥品、應(yīng)急費用）共預(yù)借現(xiàn)金11000元，支票1000元，共12000元。待回京后，實際報銷時，按具體費用支出列明細報銷。B、 會議或者培訓(xùn)支

8、出，應(yīng)附上對方的邀請函件或費用標(biāo)準(zhǔn)說明文件及我公司參加人員情況；C、 市場推廣會議或活動，應(yīng)附上活動的詳細預(yù)算，并請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做總體的審批，待實際支出時，若超出預(yù)算金額比較大，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；D、 “郵寄費用”、“名片印制”、“機票結(jié)算”、“手機費”等行政部統(tǒng)一報銷的，需要附上各個部門報銷的明細，供財務(wù)部將費用核算到各個部門。 “職能部門”不再統(tǒng)一報銷費用處理；若票據(jù)符合規(guī)定范圍，隨時可以按財務(wù)部時間要求報銷，不再統(tǒng)一通過行政部匯總報銷。因此，希望各部門同事在費用發(fā)生后及時報銷。2、說明： 沒有人能審批自己的費用支出及其他涉及財務(wù)款項，應(yīng)由上級主管簽字批準(zhǔn)。CEO的費用由分管財務(wù)的副總裁簽字批準(zhǔn)。 個人業(yè)務(wù)費用支出報銷單應(yīng)由個人填寫，如果由別人代為填寫（包括助理代領(lǐng)導(dǎo)填寫）必須由本人簽字確認。 當(dāng)主管休假或出差時，其審批職責(zé)由上級主管負責(zé)。 假冒上級主管審批簽字者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將給與書面警告或開除處理，并令其賠償由此所造成的損失