fgjaxtexcel表格的35招必學(xué)秘技

1、生命是永久不斷的創(chuàng)造，因?yàn)樵谒鼉?nèi)部蘊(yùn)含著過(guò)剩的精力，它不斷流溢，越出時(shí)間和空間的界限，它不停地追求，以形形色色的自我表現(xiàn)的形式表現(xiàn)出來(lái)。Excel表格的35招必學(xué)秘技也許你已經(jīng)在Excel中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，假設(shè)想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色顯

2、示，低于1000元的工資總額以“棕色顯示，其它以“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格式-條件格式命令，翻開(kāi)“條件格式對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000。單擊“格式按鈕，翻開(kāi)“單元格格式對(duì)話框，將“字體的“顏色設(shè)置為“添加按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色；小于1000，字體設(shè)置為“棕色）。3.設(shè)置完成后，按下“確定按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建

3、了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1 .在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企業(yè)、“個(gè)體企業(yè)等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2 .選中A列（“工業(yè)企業(yè)名稱所在列），在“名稱欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進(jìn)展確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個(gè)體企業(yè)3 .切換到Sheets,選中需要輸入“企業(yè)類別的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性命令，翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框。在“設(shè)置標(biāo)簽中，單擊“允許右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個(gè)體企業(yè)序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱

4、的列（如D列），再翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，選中“序列選項(xiàng)后，在“來(lái)源方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4 .選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，假設(shè)不需要打印“企業(yè)類別列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。三、建立“常用文檔新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義選項(xiàng)，翻開(kāi)“自定義

5、對(duì)話框。在“命令標(biāo)簽中，選中“類別下的“新菜單項(xiàng)，再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個(gè)名稱（如“類別下面任選一項(xiàng)（如“插入選項(xiàng)），在右邊“命令下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)展命名（如“常用文檔菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選”分配超鏈接-翻開(kāi)選項(xiàng)，翻開(kāi)“分配超鏈接對(duì)話框。通過(guò)按“查找范圍右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“常用文檔菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接選項(xiàng)拖到了“常用文檔菜單中

6、，但并不影響“插入菜單中“超鏈接菜單項(xiàng)和“常用工具欄上的“插入超鏈接按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“工具-宏錄制新宏命令，翻開(kāi)“錄制新宏對(duì)話框，輸入宏名?如“fuhao1?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿中，然后“確定開(kāi)始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對(duì)引用按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏工具欄上的“停頓按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“自定義對(duì)話框，在“工具欄標(biāo)簽中，單擊“新建按鈕，彈出“新建工具欄對(duì)話框，輸入名稱“專業(yè)符號(hào)，確定后，即在工作

7、區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令標(biāo)簽中，選中“類別下面的“宏，將“命令下面的“自定義按鈕項(xiàng)拖到“自定義按鈕，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)展命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏選項(xiàng)，翻開(kāi)“自定義對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器保存多個(gè)打印頁(yè)面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器吧。1.翻開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“視圖-視面管理器命令，翻開(kāi)“視面管理器對(duì)話框，單擊“添加按鈕，彈出“添加視面對(duì)話

8、框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表）后，單擊“確定按鈕。3 .將隱藏的行（或列）顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，“添加好其它的打印視面。4 .以后需要打印某種表格時(shí)，翻開(kāi)“視面管理器，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“格式-選項(xiàng)命令，翻開(kāi)“選項(xiàng)對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列標(biāo)簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間等），單擊“添加和“部門列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序命令，翻開(kāi)“排序?qū)υ捒?，單擊“選項(xiàng)按鈕，彈出“排序選項(xiàng)對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定

9、按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)展了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓閱讀者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。1 .選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格命令，翻開(kāi)“單元格格式對(duì)話框，在“數(shù)字標(biāo)簽的“分類下面選中“自定義選項(xiàng)，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“保護(hù)標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏選項(xiàng)，按“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表命令，翻開(kāi)“保護(hù)工作表對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)標(biāo)簽下，請(qǐng)不要去除“鎖定前面復(fù)選框中的“v號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、

10、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性命令，翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，切換到“輸入法形式標(biāo)簽下，按“形式右側(cè)的下拉按鈕，選中“翻開(kāi)選項(xiàng)后，“確定退出。以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)翻開(kāi)，中選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓”“工具-自動(dòng)更正命令，翻開(kāi)”“交換下面的方框中輸入“pcw（也可以是其他字符，“pcw用小寫），在“交換為下面的方框中輸入“?電腦報(bào)

11、?，再單擊“添加和“確定按鈕。3 .以后假設(shè)需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw字符?此時(shí)可以不考慮”“工具-宏-VisualBasic編輯器菜單命令（或按“Alt+F11快捷鍵），翻開(kāi)VisualBasic編輯窗口。4 .在窗口中，執(zhí)行“插入-模塊菜單命令，插入一個(gè)新的模塊一一“格式-工作表-背景命令，翻開(kāi)“工作表背景對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“格式工具欄上的“填充顏色右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板中，選中“白色。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印

12、的。十二、用連字符“&來(lái)合并文本假設(shè)我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1 .在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2 .再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3 .選中E歹I，執(zhí)行“復(fù)制操作，然后選中F歹I，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼命令，翻開(kāi)“選擇性粘貼對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值選項(xiàng)，按下“確定按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4 .將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成

13、第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)假設(shè)刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)展第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值。生成績(jī)條常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1 .切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(),3)=0,，IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(R

14、OW()+4)/3)+1)，COLUMN()。2 .再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績(jī)條根本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3 .調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域），按“格式工具欄“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（假設(shè)不需要邊框，可以不進(jìn)展此步及下面的操作）。4 .同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用工具欄上的“格式刷按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所

15、有的成績(jī)條添加邊框。按“打印按鈕，即可將成績(jī)條打印出來(lái)。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較適宜。Excel的“搜索函數(shù)功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)命令，翻開(kāi)“插入函數(shù)對(duì)話框，在“搜索函數(shù)下面的方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)），然后單擊“轉(zhuǎn)到按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數(shù)下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheetl）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Exc

16、el的“監(jiān)視窗口功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口命令，翻開(kāi)“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)。以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要翻開(kāi)“監(jiān)視窗口，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較費(fèi)事，Excel2002對(duì)此功能進(jìn)展了全新的拓展。單擊“格式工具欄上“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖-工具欄-邊框命令，展開(kāi)“邊框工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，

17、選中一種邊框款式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：假設(shè)畫錯(cuò)了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯(cuò)誤的邊框。假設(shè)需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。例

18、如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項(xiàng)。在“設(shè)置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長(zhǎng)度為“4。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告設(shè)為“停頓，并在“標(biāo)題和“錯(cuò)誤信息欄中分別填入“輸入文本非法!和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。字樣。很顯然，當(dāng)假設(shè)有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“款式的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)

19、有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型啊，“序列大小啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的榮耀呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次翻開(kāi)Excel，軟件總是默認(rèn)翻開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理才能，更適宜在多張互相關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的一樣單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)展成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“SheetT,然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“S

20、heet?（假設(shè)我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)展點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組字樣，我們就可以進(jìn)展對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨意寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比方，我們需要將多張表格中一樣位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式一項(xiàng)，點(diǎn)“確定后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了

21、。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“二UPPER（源數(shù)據(jù)格），將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“二LOWER（源數(shù)據(jù)格），將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；%PROPER解數(shù)據(jù)格），將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)?shù)拇笮?，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”,然后在目的單元格中輸入“=UPPER（A1），

22、回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL。同樣，假設(shè)我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei，然后我們?cè)谀康膯卧裰休斎搿?PROPER（A3），那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些款式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。假設(shè)我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符輸入到此位置。當(dāng)然，假設(shè)你想提取姓名的話，那么要使用“=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函

23、數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢兩個(gè)字時(shí)，就只須在目的單元格中輸入“=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)非常固定的形式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后綴，但大但凡以“1、”2、”3結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st、“nd和rd結(jié)尾的。而且，“11、”12、”13這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清

24、思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th，IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st，nd，rd),th)。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過(guò)含義卻很明確：假設(shè)數(shù)字是以“11、“12、”13結(jié)尾的，那么加上“th后綴；假設(shè)第1原那么無(wú)效，那么檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1結(jié)尾使用“st、以“2結(jié)尾使用“nd、以“3結(jié)尾使用“rd；假設(shè)第1、2原那么都無(wú)效，那么就用“th。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過(guò)交道

25、的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“平安填寫法，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$之類的符號(hào)。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT函數(shù)。它的根本格式是“二REPT(特殊符號(hào)，填充位數(shù))。比方，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#號(hào)填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(#，16-LEN(A2)即可；假設(shè)我彳門要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#號(hào)填充至16位，就要改為“二REPT(#，16-LEN(A3)&A3；另外，假設(shè)我們想用“#號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，那么需要改為“=REPT(#，8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#

26、)8-LEN(A4)/2)；假設(shè)你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$符號(hào)的話，那就改為：”二(TEXT(A5,(&REPT(#，16-LEN(TEXT(A5,)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)月份的顯示區(qū)，將“G列那么作為直方圖中“超預(yù)算的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D歹的數(shù)值，用“Wingdings字體的N字符

27、表現(xiàn)出來(lái)。詳細(xì)步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(n，ROUND(D3*100,0),)，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了利用到“SUBSTITUTE函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM函數(shù)來(lái)刪除空格。比方如今A1單元格中輸入有“howmanywords?字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來(lái)幫助：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTI

28、TUTE(TRIM(A1),:)+1)該式的含義是先用“SUBSTITUTE函數(shù)創(chuàng)立一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。假設(shè)你在安裝Excel2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具菜單中找到它。不過(guò)，我們可以先選擇“工具菜單中的“加載宏，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具選項(xiàng)，“確定后Excel2002就會(huì)自行安裝了。完成后我們?cè)俅畏_(kāi)“工具菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的

29、窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過(guò)鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域和“目的區(qū)域，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的款式了經(jīng)在Excel中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別

30、樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，假設(shè)想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色顯示，低于1000元的工資總額以“棕色顯示，其它以“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格式-條件格式命令，翻開(kāi)“條件格式對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000。單擊“格式按鈕，翻開(kāi)“單元格格式對(duì)話框，將“字體的“顏色設(shè)置為“添加按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色；小于1000，字體設(shè)置為“棕色）。3.設(shè)置完成后，按下“確定按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不

31、是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1 .在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企業(yè)、“個(gè)體企業(yè)等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2 .選中A列（“工業(yè)企業(yè)名稱所在列），在“名稱欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進(jìn)展確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個(gè)體企業(yè)3 .切換到Sheets,選中需要輸入“企業(yè)類別的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性命令，翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框。在“設(shè)置標(biāo)簽中，單擊“允許右側(cè)的下拉按鈕，選

32、中“序列選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個(gè)體企業(yè)序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，選中“序列選項(xiàng)后，在“來(lái)源方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4 .選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，假設(shè)不需要打印“企業(yè)類別列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。三、建立“常用文檔

33、新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義選項(xiàng)，翻開(kāi)“自定義對(duì)話框。在“命令標(biāo)簽中，選中“類別下的“新菜單項(xiàng)，再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個(gè)名稱（如“類別下面任選一項(xiàng)（如“插入選項(xiàng)），在右邊“命令下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)展命名（如“常用文檔菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選”分配超鏈接-翻開(kāi)選項(xiàng)，翻開(kāi)“分配超鏈接對(duì)話框。通過(guò)按“查找范圍右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作

34、簿（如“常用文檔菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接選項(xiàng)拖到了“常用文檔菜單中，但并不影響“插入菜單中“超鏈接菜單項(xiàng)和“常用工具欄上的“插入超鏈接按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“工具-宏錄制新宏命令，翻開(kāi)“錄制新宏對(duì)話框，輸入宏名?如“fuhao1?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿中，然后“確定開(kāi)始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對(duì)引用按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏工具欄上的“停頓按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作

35、，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“自定義對(duì)話框，在“工具欄標(biāo)簽中，單擊“新建按鈕，彈出“新建工具欄對(duì)話框，輸入名稱“專業(yè)符號(hào)，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令標(biāo)簽中，選中“類別下面的“宏，將“命令下面的“自定義按鈕項(xiàng)拖到“自定義按鈕，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)展命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏選項(xiàng)，翻開(kāi)“自定義對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器保存多個(gè)打印頁(yè)面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器吧。1.翻開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列

36、）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“視圖-視面管理器命令，翻開(kāi)“視面管理器對(duì)話框，單擊“添加按鈕，彈出“添加視面對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表）后，單擊“確定按鈕。3 .將隱藏的行（或列）顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，“添加好其它的打印視面。4 .以后需要打印某種表格時(shí)，翻開(kāi)“視面管理器，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“格式-選項(xiàng)命令，翻開(kāi)“選項(xiàng)對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列標(biāo)簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間等），單擊“添加和“部門列中任意一

37、個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序命令，翻開(kāi)“排序?qū)υ捒?，單擊“選項(xiàng)按鈕，彈出“排序選項(xiàng)對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)展了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓閱讀者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。1 .選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格命令，翻開(kāi)“單元格格式對(duì)話框，在“數(shù)字標(biāo)簽的“分類下面選中“自定義選項(xiàng)，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“保護(hù)標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏選項(xiàng)，按“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表命令，翻開(kāi)“保護(hù)工作表對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使

38、用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)標(biāo)簽下，請(qǐng)不要去除“鎖定前面復(fù)選框中的“v號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性命令，翻開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性對(duì)話框，切換到“輸入法形式標(biāo)簽下，按“形式右側(cè)的下拉按鈕，選中“翻開(kāi)選項(xiàng)后，“確定退出。以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)翻開(kāi)，中選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。

39、九、讓”“工具-自動(dòng)更正命令，翻開(kāi)”“交換下面的方框中輸入“pcw（也可以是其他字符，“pcw用小寫），在“交換為下面的方框中輸入“?電腦報(bào)?，再單擊“添加和“確定按鈕。3 .以后假設(shè)需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw字符?此時(shí)可以不考慮”“工具-宏-VisualBasic編輯器菜單命令（或按“Alt+F11快捷鍵），翻開(kāi)VisualBasic編輯窗口。4 .在窗口中，執(zhí)行“插入-模塊菜單命令，插入一個(gè)新的模塊一一“格式-工作表-背景命令，翻開(kāi)“工作表背景對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“格式工具欄上的“填充顏色右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板中，選中“白色。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留

40、下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&來(lái)合并文本假設(shè)我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1 .在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2 .再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3 .選中E歹I，執(zhí)行“復(fù)制操作，然后選中F歹I，執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼命令，翻開(kāi)“選擇性粘貼

41、對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值選項(xiàng)，按下“確定按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4 .將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)假設(shè)刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)展第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值。生成績(jī)條常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1 .切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF

42、(MOD(ROW(),3)=0,，IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。2 .再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績(jī)條根本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3 .調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域），按“格式工具欄“邊框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（假設(shè)不需要邊框，可以不進(jìn)展此步

43、及下面的操作）。4 .同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用工具欄上的“格式刷按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印按鈕，即可將成績(jī)條打印出來(lái)。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較適宜。Excel的“搜索函數(shù)功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。執(zhí)行“插入-函數(shù)命令，翻開(kāi)“插入函數(shù)對(duì)話框，在“搜索函數(shù)下面的方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)），然后單擊“轉(zhuǎn)到按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數(shù)下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)

44、單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheetl）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口命令，翻開(kāi)“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)。以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要翻開(kāi)“監(jiān)視窗口，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較費(fèi)事，Excel2002對(duì)此功能進(jìn)展了全新的拓展。單擊“格式工具欄上“邊

45、框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖-工具欄-邊框命令，展開(kāi)“邊框工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框款式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：假設(shè)畫錯(cuò)了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯(cuò)誤的邊框。假設(shè)需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸

46、入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項(xiàng)。在“設(shè)置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長(zhǎng)度為“4。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告設(shè)為“停頓，并在“標(biāo)題和“錯(cuò)誤信息欄中分別填入“輸入文本非法!和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。字樣。很顯然，當(dāng)假設(shè)有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)

47、四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“款式的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型啊，“序列大小啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的榮耀呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次翻開(kāi)Excel，軟件總是默認(rèn)翻開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理才能，更適宜在多張互相關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的一樣單元格中輸入

48、同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)展成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“SheetT,然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet?（假設(shè)我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)展點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組字樣，我們就可以進(jìn)展對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨意寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比方，我們需要將多張表格中一樣位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇

49、“至同組工作表。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式一項(xiàng)，點(diǎn)“確定后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“二UPPER（源數(shù)據(jù)格），將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“二LOWER（源數(shù)據(jù)格），將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；%PROPER解數(shù)據(jù)格），將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)?shù)拇笮?/p>

50、寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”,然后在目的單元格中輸入“=UPPER（A1），回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL。同樣，假設(shè)我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei，然后我們?cè)谀康膯卧裰休斎搿?PROPER（A3），那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些款式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。假設(shè)我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）函數(shù)，

51、它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符輸入到此位置。當(dāng)然，假設(shè)你想提取姓名的話，那么要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢兩個(gè)字時(shí)，就只須在目的單元格中輸入“=MID(A5,4,2)就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)非常固定的形式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后綴，但大但凡以“1、”2、”3結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st、“nd和rd結(jié)尾的。而且，“11、”12、”13這3