辦公室崗位職責(zé)與工作流1

1、辦公室崗位職責(zé)與工作流程公司辦公室是為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理等工作的綜合性職能部門。根據(jù)公司2003年25號(hào)文件關(guān)于部門工作職責(zé)的精神，為使本部門工作高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)作，特制定辦公室崗位職責(zé)如下：一、辦公室主任：崗位職責(zé)1、落實(shí)辦公室的管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)等工作職能。2、對(duì)本部門工作負(fù)責(zé)，保證本部門工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。3、做好公司內(nèi)協(xié)外聯(lián)等工作。4、加強(qiáng)本部門員工隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平。5、嚴(yán)格控制各項(xiàng)辦公行政費(fèi)用支出。6、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。具體包含但不限于以下事務(wù)：1、內(nèi)部事務(wù)：1）負(fù)責(zé)本部門日常管理，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定、調(diào)整部門員工崗位職責(zé)，對(duì)部門內(nèi)部員工進(jìn)行績(jī)效考核。2）

2、協(xié)調(diào)公司各部門之間協(xié)同完成工作。3）負(fù)責(zé)制訂公司行政辦公制度并督促落實(shí)；4）根據(jù)公司車輛管理規(guī)定，負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度。5）協(xié)助人力資源部做好員工福利的工作。6）負(fù)責(zé)收集整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議，將公司相關(guān)檢查結(jié)果的匯總分析、上報(bào)知達(dá)。7）協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)完成重要文稿的草擬，負(fù)責(zé)公司公文的起草、制作及發(fā)放。8）記錄、整理公司辦公會(huì)議紀(jì)要。9）行政管理工作，組織做好公司行政后勤事務(wù)，統(tǒng)籌管理安全、消防、辦公環(huán)境、衛(wèi)生秩序、員工宿舍等工作，與其他部門協(xié)同工作。10）協(xié)調(diào)網(wǎng)上辦公的相關(guān)工作。11）協(xié)助人力資源部做好公司體貼工作。與協(xié)同相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，以電話、走訪等多種方式予以慰問。2、外部事務(wù)

3、：1）負(fù)責(zé)公司的對(duì)行業(yè)主管機(jī)關(guān)及各政府管理機(jī)構(gòu)、兄弟合作單位等的聯(lián)絡(luò)工作。2）協(xié)調(diào)與房屋業(yè)主、物業(yè)等單位的關(guān)系，為公司各項(xiàng)工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。3）節(jié)假日前走訪主要領(lǐng)導(dǎo)與關(guān)系單位，加強(qiáng)與相關(guān)單位的聯(lián)系。4）重要來訪者接待及安排。包括禮品選定、宴請(qǐng)等。5）協(xié)助處理公司的重要法律事務(wù)。二、行政管理崗位：崗位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司辦公室行政管理的各項(xiàng)工作的實(shí)施。協(xié)助辦公室主任做好行政管理事務(wù)。包括但不限于以下事務(wù)：1）負(fù)責(zé)安排公司各種行政辦公會(huì)議和公司重要會(huì)務(wù)和活動(dòng)的組織、建檔工作。2）文體活動(dòng)（包括旅游）組織，活躍員工生活。3）協(xié)助組織、執(zhí)行、落實(shí)公司后勤與安全、消防、辦公環(huán)境、衛(wèi)生秩序、員工宿舍等具體

4、工作。4）按時(shí)繳納公司領(lǐng)導(dǎo)移動(dòng)話費(fèi)。5）員工生日等由辦公室負(fù)責(zé)辦理的公司體貼工作。6）春節(jié)、元旦、中秋節(jié)等重要節(jié)日的賀卡及禮品（包括日常禮品）的購買、派送、登記的工作。7）員工午餐管理工作，包括用餐統(tǒng)計(jì)、報(bào)送人力資源部數(shù)據(jù)等。8）協(xié)助做好各種服務(wù)、外聯(lián)工作。2、保管公司各類公章，依據(jù)公司有關(guān)公章管理規(guī)定嚴(yán)格管理。3、依照行政規(guī)章辦理公司所需各種證照及各種證照的變更、年檢、終止手續(xù)等有關(guān)法律事務(wù)。日常工作內(nèi)容與流程1、1月5日，公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼證年檢準(zhǔn)備工作；2、1月15日前，春節(jié)員工福利、關(guān)系單位走訪、禮品及值班工作安排；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關(guān)部門協(xié)助

5、辦理。3、2月15日（春節(jié)過后），再次檢查證照年檢工作并組織實(shí)施（3月底前完成）；4、3月1日，婦女節(jié)有關(guān)慰問、福利工作；5、3月5日，查詢消費(fèi)者權(quán)益日活動(dòng)，如有需要，配合或牽頭準(zhǔn)備工作；6、4月5日，籌劃組織員工春游；7、4月25日，籌劃五一勞動(dòng)節(jié)與五四宵年節(jié)活動(dòng)，安排五一假期值班；8、5月8日，查詢世界電信日活動(dòng)，確定是否牽頭或配合工作；9、5月中下旬，組織檢查辦公生產(chǎn)等空調(diào)運(yùn)行情況；10、6月25日，籌劃七一黨的生日活動(dòng)；11、8月30日，準(zhǔn)備中秋節(jié)福利、賀卡、拜訪、禮品工作；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關(guān)部門協(xié)助辦理。12、9月25日，國(guó)慶節(jié)值班安排工作

6、；由辦公室主任協(xié)調(diào)有關(guān)部門協(xié)助辦理。13、10月底，檢查取暖設(shè)施運(yùn)行情況；14、12月15日，籌備并組織實(shí)施有關(guān)元旦總結(jié)會(huì)議、員工福利、賀卡寄發(fā)、禮品及值班工作安排；具體見<重要節(jié)假日工作安排>,由辦公室主任協(xié)調(diào)有關(guān)部門協(xié)助辦理。15、其他季度、月度工作：每季度末繳納員工宿舍的房租；每季度在收到創(chuàng)業(yè)園物業(yè)部門水電費(fèi)資料后，及時(shí)繳納費(fèi)用（根據(jù)工作情況，爭(zhēng)取一周內(nèi)完成）；每月第2個(gè)工作日前，確定員工午餐費(fèi)消費(fèi)明細(xì)，報(bào)人力資源部制作工資表；每月初統(tǒng)計(jì)、分析、核實(shí)并繳納生產(chǎn)車間的水電費(fèi)用（根據(jù)工作情況，爭(zhēng)取一周內(nèi)完成）；每月20日前，繳納領(lǐng)導(dǎo)電話費(fèi)；每月26日前，統(tǒng)計(jì)當(dāng)月禮品支出，報(bào)前臺(tái)匯

7、總費(fèi)用，并盤點(diǎn)倉庫庫存。每周三檢查辦公、研發(fā)、生產(chǎn)環(huán)境衛(wèi)生，于次日通報(bào)檢查結(jié)果，并保留記錄。三、前臺(tái)管理崗位：崗位職責(zé)：1、注重禮儀，維護(hù)公司形象，禮貌接待外來訪人員。2、負(fù)責(zé)公司總機(jī)電話的轉(zhuǎn)接。靈活處理一些不明身份的電話。3、工作時(shí)間，負(fù)責(zé)公司門衛(wèi)管理，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)出入公司人員、財(cái)物進(jìn)行管理。外出人員（含出差）一律在前臺(tái)登記，作為考勤的依據(jù)。4、負(fù)責(zé)員工考勤，做好相關(guān)記錄。5、收發(fā)信件、預(yù)訂機(jī)票車票及其它前臺(tái)事務(wù)。6、行政辦公費(fèi)用匯總、分配。日常工作內(nèi)容與流程1、重要客人來訪，代為登記、發(fā)貴賓證，電話通報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)至公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室；一般客人來訪，填寫來賓登記后，通知相關(guān)人員到前廳或會(huì)議

8、室接見，需進(jìn)入辦公區(qū)的，發(fā)放參觀證，需相關(guān)人員引導(dǎo)方可進(jìn)入。2、來電詢問公司領(lǐng)導(dǎo)及部門重要崗位人員的私人聯(lián)系方式（如移動(dòng)電話、宅電等）時(shí)，原則不允許透露?？梢哉?qǐng)來電者留下聯(lián)絡(luò)方式，請(qǐng)相關(guān)人員回復(fù)。3、承擔(dān)公司領(lǐng)導(dǎo)及其它重要公文的錄入、打（復(fù)）印。協(xié)助公司行政公文的打（復(fù)）印、分發(fā)。4、考勤記錄每月第2個(gè)工作日前匯總報(bào)人力資源部。對(duì)請(qǐng)假、調(diào)休、加班、未打卡人員的考勤需有部門經(jīng)理簽字的書面證明。5、辦公易耗品的保管及發(fā)放。包括新購買辦公用品的入庫、發(fā)放及每月26日前匯總各部門費(fèi)用（含電話沖值、移動(dòng)電話費(fèi)用、打印、復(fù)印、辦公用品領(lǐng)用、車輛里程、宿舍房租等）。6、對(duì)每天寄往公司的所有郵件進(jìn)行登記，并通

9、知收件人領(lǐng)取；發(fā)出的信件，發(fā)件人填寫申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后辦理。緊急、特殊的郵件需安排快件及其他形式發(fā)出。7、為提出委托要求的出差員工通過協(xié)議賓館、服務(wù)卡、優(yōu)惠卡等方式代訂票、訂房。8、負(fù)責(zé)公司報(bào)刊的管理。每天將公司報(bào)刊分門別類，分別遞交公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，每天整理報(bào)刊架，擺放整齊有序。9、印制名片管理。申請(qǐng)人書面申請(qǐng)，明確名片內(nèi)容如稱謂等，須經(jīng)部門經(jīng)理或分管副總簽字后聯(lián)系印制。10、每季度聯(lián)系清洗飲水機(jī)一次。四、統(tǒng)計(jì)管理崗位：崗位職責(zé)：1、依照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際，做好公司所有文件、資料存檔及檔案管理。2、制定和完善全部檔案管理制度和程序，按規(guī)定督辦各部門檔案的立卷與歸檔。3、全部證

10、照、證書、證本、數(shù)據(jù)的存檔與分類管理。4、負(fù)責(zé)收存與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案：公司內(nèi)部所有下達(dá)文件；公司外部所有接收文件及資料；公司辦公室會(huì)議記錄及資料；有關(guān)公司所有秘密、機(jī)密、絕密文件、資料；公司重大活動(dòng)、事件記錄和重要數(shù)據(jù)、圖片等。5、按規(guī)定程序，協(xié)助做好檔案的借閱、查詢。6、負(fù)責(zé)公司對(duì)外報(bào)表的制作、發(fā)送。7、公司圖書資料及其它參考資料的管理。8、負(fù)責(zé)公司公文的擬、收、發(fā)、存，對(duì)公司文書工作進(jìn)行規(guī)范化管理。日常工作內(nèi)容與流程：1、按照考核管理規(guī)定，每月26日?qǐng)?bào)前臺(tái)當(dāng)月各部門分配的耗材（打印、復(fù)印、紙張等）費(fèi)用。2、每月26日前統(tǒng)計(jì)各部門車輛使用情況，各部門電話費(fèi)用支出情況，報(bào)前臺(tái)匯總。3、按照規(guī)

11、定，按時(shí)完成上報(bào)信息產(chǎn)業(yè)廳、高新區(qū)等各類工業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表（詳見工作流程）。五、資產(chǎn)設(shè)備管理崗位：1、常用辦公設(shè)備及易耗品的采購。按照有關(guān)規(guī)定對(duì)公司禮品的購買及保管工作負(fù)責(zé)。2、負(fù)責(zé)對(duì)公司資產(chǎn)經(jīng)常核查、會(huì)同盤點(diǎn)和維修維護(hù)工作，保證財(cái)產(chǎn)帳、卡、簿與實(shí)物相符，提高各項(xiàng)資產(chǎn)設(shè)備的利用率和使用壽命。3、按照公司設(shè)備工裝管理制度的要求，做好辦公設(shè)備的選型、購置、安裝、調(diào)試和驗(yàn)收、維修、定期檢查和儲(chǔ)存工作。4、清查登記已有資產(chǎn)，按統(tǒng)一的格式建立臺(tái)帳。5、負(fù)責(zé)辦公電話系統(tǒng)、辦公局域網(wǎng)維護(hù)，依據(jù)企劃部確定的內(nèi)容協(xié)助網(wǎng)站的維護(hù)、管理、更新等。日常工作內(nèi)容與流程：1、每半年全面核查資產(chǎn)存量，做到帳實(shí)相符，并對(duì)不符的問題

12、調(diào)查清楚，書面匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。2、對(duì)公司存量與新增資產(chǎn)按統(tǒng)一的編碼規(guī)則編號(hào)，對(duì)后續(xù)資產(chǎn)變動(dòng)（包括使用人、使用部門與位置）即時(shí)登記。3、對(duì)電話交換機(jī)、局域網(wǎng)服務(wù)器每半年提交檢查報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。4、網(wǎng)站維護(hù)，每日檢查網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站是否正常，依據(jù)企劃部明確的資料修改網(wǎng)站內(nèi)容。六、車輛管理員崗位：崗位職責(zé)：1、公司車輛、燃油使用管理及例行公務(wù)用車管理，對(duì)車輛的安全運(yùn)行負(fù)責(zé)。2、制訂安全行車、車輛使用、燃油、維修保養(yǎng)等規(guī)章制度。3、建立車輛運(yùn)行檔案，保留所有相關(guān)車輛維修、保養(yǎng)等記錄單據(jù)。4、組織車輛的日常清潔保養(yǎng)，保證車輛整潔、安全。5、駕駛員交通法規(guī)、安全駕駛知識(shí)的宣傳教育。6、辦理與車輛有關(guān)的一切證照

13、和手續(xù)7、處理交通意外及交通事故。8、協(xié)調(diào)并與交通局、交警、車管所等車輛管理部門保持良好的關(guān)系。9、辦理車輛購置手續(xù)等相關(guān)事宜。日常工作內(nèi)容與流程：1、每月至少一次檢查車輛水、電、油、輪胎、制動(dòng)等設(shè)施，保證車輛的安全運(yùn)行。2、每個(gè)季度末月20號(hào)前，購買各類車輛養(yǎng)路費(fèi)、規(guī)費(fèi)。3、保險(xiǎn)購買：每輛車上年度的保險(xiǎn)期滿前10天。4、按月辦理車輛年檢的有關(guān)手續(xù)。5、負(fù)責(zé)有關(guān)車輛過戶、報(bào)廢等手續(xù)的辦理。6、負(fù)責(zé)制定每月的燃油使用計(jì)劃并購買；每月26日前統(tǒng)計(jì)公司公務(wù)用車燃油使用情況。7、由非具體負(fù)責(zé)人駕駛的車輛，每次運(yùn)行回公司后，對(duì)車輛盡職檢查（建立檢查明細(xì)表），對(duì)出現(xiàn)的問題立即提出、記錄，做出書面報(bào)告并由駕

14、駛?cè)藛T簽字、備案。對(duì)問題車輛做必要檢修。8、按月統(tǒng)計(jì)公務(wù)用車使用情況并做出合理的分析。各崗位根據(jù)工作中的實(shí)際情況、具體聯(lián)系的服務(wù)單位，對(duì)照崗位職責(zé)、詳內(nèi)工作內(nèi)容，進(jìn)一步補(bǔ)充、完善流程重要節(jié)、假日工作安排工作內(nèi)容時(shí)間主要工作完成期限協(xié)調(diào)者責(zé)任人備注中秋節(jié)、元旦寄送賀卡節(jié)日前14天整理、更新公司所有客戶、關(guān)系單位名單3天內(nèi)公司各相關(guān)部門辦公室行政專員公司領(lǐng)導(dǎo)確節(jié)日前10天準(zhǔn)備賀卡。購買或者自己設(shè)計(jì)、印刷，準(zhǔn)備相應(yīng)數(shù)量的信封一周內(nèi)公司企劃、采供等相關(guān)部門辦公室行政專員節(jié)日前5天寄送賀卡2天內(nèi)辦公室行政專員辦公室所有人員均參與春節(jié)拜年節(jié)前5天整理、更新公司所有客戶、關(guān)系單位名單3天內(nèi)公司各相關(guān)部門辦公

15、室行政專員節(jié)前2天對(duì)名單分門別類，確定相關(guān)的負(fù)責(zé)人并遞交屆本人負(fù)責(zé)的名單1天公司各相關(guān)部門辦公室行政專員責(zé)任人通過上門、電話、短信等形式對(duì)客戶、關(guān)系單位拜訪春節(jié)期問相關(guān)的負(fù)責(zé)人節(jié)后上班的第一個(gè)工作日統(tǒng)計(jì)、落實(shí)節(jié)日期間拜年情況；如有必要，組織相關(guān)人員上門拜訪1天公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門人員；辦公室行政專員；節(jié)日禮物（券）的發(fā)送節(jié)前15天對(duì)刷新的客戶、關(guān)系單位名單提出初步萬案3天內(nèi)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門辦公室主任公司領(lǐng)導(dǎo)最終確定節(jié)前10天根據(jù)方案，購買各類禮物（券）1天辦公室主任、行政專員節(jié)前10天內(nèi)走訪、發(fā)送禮物（券）公司領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門節(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)剩余禮物（券）返還、上繳1天各相關(guān)責(zé)任人員工福利節(jié)前15天辦公室廣泛征集員工意見，提出員工福利發(fā)放方案。3天公司各部門辦公室主任、行政專員公司領(lǐng)導(dǎo)最終確定節(jié)前10天根據(jù)確正的方