《高效行政管理技巧》

1、精選課件高效行政管理技巧高效行政管理技巧更多課程更多課程PPT及視頻訪問：及視頻訪問：http:/精選課件何謂品質(zhì)何謂品質(zhì) ( (P)P)nProduct 產(chǎn)品nPolicy 原則nPeople 人nPresentation 形象 秘書的品質(zhì)？ 精選課件課程介紹課程介紹n原則n檔案管理n工作效率n人n人際關(guān)系n形象n禮儀精選課件高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案的重要性檔案的重要性n處理業(yè)務(wù)的參考n可作為法令的依據(jù)n可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考n可作為研究時(shí)的參考精選課件高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案歸檔的方法檔案歸檔的方法n按性質(zhì)內(nèi)容分類n按名字分類n以順序分類

2、n以顏色分類n以編號分檔n依地理位置分類n以日期順序歸檔精選課件高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案管理應(yīng)注意之細(xì)節(jié)檔案管理應(yīng)注意之細(xì)節(jié)n待處理事項(xiàng)文件在未歸檔前應(yīng)如何整理？待處理事項(xiàng)文件在未歸檔前應(yīng)如何整理？n待辦事項(xiàng)文件待辦事項(xiàng)文件n今天今天n未來未來n特定的日子特定的日子n不特定的日子不特定的日子精選課件高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 一些特殊的檔案一些特殊的檔案n參考檔：依據(jù)工作內(nèi)容、行業(yè)、興趣參考檔：依據(jù)工作內(nèi)容、行業(yè)、興趣n待讀檔待讀檔n工作流程檔工作流程檔n待歸檔待歸檔n初步分類初步分類分大檔分大檔n分二類分二類百分之百確定需要?dú)w檔、百分之百確定需要?dú)w檔、 不

3、確定是否要?dú)w檔不確定是否要?dú)w檔n分二類分二類緊急、不緊急緊急、不緊急n名片檔名片檔精選課件高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 如何追蹤被調(diào)閱的文件如何追蹤被調(diào)閱的文件精選課件如何提高工作效率如何提高工作效率n86,400 n生涯規(guī)劃n例行性的工作、執(zhí)行性的工作精選課件如何提高工作效率如何提高工作效率n每日工作計(jì)劃每日工作計(jì)劃n桌歷桌歷n昨天未完成的工作昨天未完成的工作/昨天未動(dòng)工的工作昨天未動(dòng)工的工作n以前計(jì)劃以前計(jì)劃/以前被交代的工作以前被交代的工作n今天應(yīng)追蹤的工作今天應(yīng)追蹤的工作精選課件如何提高工作效率如何提高工作效率分清輕重緩急分清輕重緩急重要性n重要n不重要n重要n不重要緊急性

4、n緊急n緊急n不緊急n不緊急精選課件如何提高工作效率如何提高工作效率工作進(jìn)度評估術(shù)工作進(jìn)度評估術(shù)精選課件如何提高工作效率如何提高工作效率基本思考過程基本思考過程（值得做嗎？）尋求支援拒絕做延遲做授權(quán)別人做必須做嗎？需親自做嗎？應(yīng)立即動(dòng)手做嗎？如何做？否否不知道是是否任何事情馬上做是精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系與上司或同事之差異與上司或同事之差異n男女n年紀(jì)n學(xué)歷n家庭n社交圈n立場n興趣n星座/血型n國籍/省籍精選課件 分析型（T Technical） 反反應(yīng)應(yīng)力力（弱）（弱）反反應(yīng)應(yīng)力力（強(qiáng)）（強(qiáng)）辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用果斷力（弱）果斷力

5、（弱）果斷力（強(qiáng)）果斷力（強(qiáng)）1 1、人際風(fēng)格指標(biāo)、人際風(fēng)格指標(biāo)駕馭型(Bold)平易型(Sympathetic)（兩軸由兩種行為層面構(gòu)成，四個(gè)象限代表四種不同的人際風(fēng)格）（兩軸由兩種行為層面構(gòu)成，四個(gè)象限代表四種不同的人際風(fēng)格） 表現(xiàn)型(Expressive)精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系每種人際風(fēng)格的長處每種人際風(fēng)格的長處n分析型：分析型：n推理力強(qiáng)、一絲不茍、嚴(yán)肅、按部就班、謹(jǐn)慎小心推理力強(qiáng)、一絲不茍、嚴(yán)肅、按部就班、謹(jǐn)慎小心n駕馭型：駕馭型：n獨(dú)立、坦率、果決、實(shí)際、講求效率獨(dú)立、坦率、果決、實(shí)際、講求效率n平易型：平易型：n態(tài)度合作、支持別人、善于外交、有耐心、忠誠態(tài)度合作、支

6、持別人、善于外交、有耐心、忠誠n表現(xiàn)型：表現(xiàn)型：n外向、熱誠、說服力、喜愛趣味、率真外向、熱誠、說服力、喜愛趣味、率真精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何找出對上司的附加價(jià)值如何找出對上司的附加價(jià)值n與上司目標(biāo)一致n彌補(bǔ)上司的缺點(diǎn)n化解上司的壓力n符合上司要求的工作態(tài)度精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系結(jié)語結(jié)語當(dāng)你還是個(gè)小助理時(shí)，看看大助理在做些什么？有一天，你也可以成為大助理。當(dāng)你還是個(gè)大助理時(shí)，看看老板做些什么？有一天，你也可以成為老板。精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何解決沖突如何解決沖突n暫停n讓一步精選課件辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何贏得別人的友誼如何贏得別人的友誼n

7、微笑n對別人有興趣n記住對方的名字在任何語言中都是對 別人最甜美及重要的聲音n做一個(gè)好聽眾，鼓勵(lì)對方多談自己n談?wù)搶Ψ接信d趣的話題n很誠懇的讓對方覺得對方很重要精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀儀表守則儀表守則n衣著n裝扮n舉止n談吐精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀接待客人接待客人n茶水準(zhǔn)備n如何引導(dǎo)客人n如何介紹n如何交換名片n坐車禮儀精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀餐桌禮儀餐桌禮儀n自助餐n正統(tǒng)西餐精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀電話禮儀與應(yīng)對技巧電話禮儀與應(yīng)對技巧n在公司中電話扮演著一個(gè)內(nèi)外聯(lián)系工作的第在公司中電話扮演著一個(gè)內(nèi)外聯(lián)系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常靠這一線間。一線角色，客戶滿意與否，?？?/p>

8、這一線間。n以客為尊是公司內(nèi)每一個(gè)人的基本服務(wù)觀念，以客為尊是公司內(nèi)每一個(gè)人的基本服務(wù)觀念，只要有一個(gè)人疏忽，對公司整體印象而言，只要有一個(gè)人疏忽，對公司整體印象而言，就會造成傷害，而電話更是公司服務(wù)客戶的就會造成傷害，而電話更是公司服務(wù)客戶的前鋒部隊(duì)，使用得當(dāng)?shù)脑?，將成為解決問題前鋒部隊(duì)，使用得當(dāng)?shù)脑?，將成為解決問題的有利工具，使用不當(dāng)反而將形成公司的困的有利工具，使用不當(dāng)反而將形成公司的困擾。擾。精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀電話禮貌電話禮貌n電話一來，立刻去接，先說自己的正確身份（自己的名字或單位）。電話一來，立刻去接，先說自己的正確身份（自己的名字或單位）。n聲調(diào)要愉快，咬字要清楚，使打

9、電話的人立刻對我們有好印象。聲調(diào)要愉快，咬字要清楚，使打電話的人立刻對我們有好印象。n講求禮貌（請、對不起、打擾了、謝謝、再見）。講求禮貌（請、對不起、打擾了、謝謝、再見）。n注意聽，好好地回答對方所提的問題，不要匆忙，這樣能為我們的公注意聽，好好地回答對方所提的問題，不要匆忙，這樣能為我們的公司建立好感。司建立好感。n有錯(cuò)誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ降狼?，?yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口有錯(cuò)誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ降狼福瑧?yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口氣直接向話筒說話，嘴離話筒一尺遠(yuǎn)，用自然的語調(diào)講話，聽筒貼著氣直接向話筒說話，嘴離話筒一尺遠(yuǎn)，用自然的語調(diào)講話，聽筒貼著耳朵，以便聽清楚。耳朵，以便聽清楚。n

10、電話交談時(shí)要記住要點(diǎn)并記下日期，以便來日參考。電話交談時(shí)要記住要點(diǎn)并記下日期，以便來日參考。n讓對方結(jié)束，這是一種禮節(jié)。對方掛斷后輕將話筒放回去。讓對方結(jié)束，這是一種禮節(jié)。對方掛斷后輕將話筒放回去。n你與你的老板應(yīng)相互協(xié)議，看他要你如何替他接電話。你與你的老板應(yīng)相互協(xié)議，看他要你如何替他接電話。n對方回電話，應(yīng)先致謝。對方回電話，應(yīng)先致謝。n電話交談時(shí)，應(yīng)盡量面帶微笑。電話交談時(shí)，應(yīng)盡量面帶微笑。精選課件辦公室禮儀辦公室禮儀打電話的要訣打電話的要訣n事先要有計(jì)劃，要打的電話一次打完。事先要有計(jì)劃，要打的電話一次打完。n編一本常用的電話號碼簿。編一本常用的電話號碼簿。n電話鈴響三聲之內(nèi)要接聽。電話鈴響三聲之內(nèi)要接聽。n讓人家有時(shí)間來聽電話，至少要響到十下才放棄。讓人家有時(shí)間來聽電話，至少要響到十下才放棄。n報(bào)出自己的名字及頭銜，并順便問對方是否方便講話。報(bào)出自己的名字及頭銜，并順便問對方是否方便講話。n在通話過程中，如需對方等候（譬如需尋找資料）應(yīng)告在通話過程中，如需對方等候（譬如需尋找資料）應(yīng)告知對方并得到對方同意始讓對方聽音樂。否則應(yīng)掛掉電知對方并得到對方同意始讓對方聽音樂。否則應(yīng)掛掉電話等資料找齊后再與對方通話。話等資料找齊后再與對方通話。n先打電話的秘書有權(quán)把對方接通后再請老板來接電話。先打電話的秘書有權(quán)把