酒店采購管理辦法

1、采購管理辦法為規(guī)范玉屏山居物資、項目采購工作，有效控制采購成本，提高經(jīng)營管理效益，制定本 辦法。1. 適用范圍 本辦法適用于玉屏山居所有物資、服務(wù)項目的采購，包括：辦公用品、耗品、生鮮、食 材、經(jīng)營物資的采購，設(shè)施、設(shè)備維修保養(yǎng)及其他服務(wù)項目的采購。玉屏山居工程建設(shè)項目 參照此辦法執(zhí)行。2. 采購原則采購必須圍繞價、質(zhì)、 量、地、時等基本要素來實施，采購過程中要遵循適時、適質(zhì)、 適 量、適價、適地的原則，使采購效益最大化。3. 部門職責(zé)3.1 物資、服務(wù)的使用部門為物資采購申請部門。 申請部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核物資和服務(wù)采 購的必要性，制定采購標(biāo)準(zhǔn)， 參與采購過程，并對物資和服務(wù)的質(zhì)量進行驗收、

2、檢查和管理。3.2 成控部門全程參與采購必要性的審核， 負(fù)責(zé)物資、服務(wù)的驗收、 保管和發(fā)放，對承辦 部門采購工作全過程進行監(jiān)督，控制采購成本。3.3 采購部負(fù)責(zé)具體采購工作。4. 采購方式 主要包括單項采購項目、單一來源采購項目、連續(xù)供貨采購項目。4.1 單項采購 按采購金額不同分為以下幾種形式：單項采購價格估算在 2 萬元以下的，采用詢價采購 的方式；單項采購價格估算在 2萬元以上 10萬元以下的， 采用比價采購的方式； 單項采購價 格估算在 10 萬元以上 50 萬元以下的，采用比選采購的方式； 價格估算在 50萬元以上的，采 用網(wǎng)上公開招標(biāo)比選的方式。4.2 單一來源采購 以下特殊情況采

3、購，確定為單一來源采購：基于技術(shù)、工藝、專利權(quán)保護，只能從唯一 供應(yīng)商采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況又不能從其他供應(yīng)商采購的；為保證原有采購項 目一致性或配套服務(wù)，需從原供應(yīng)商處添購的；其他特殊情況的。單一來源采購由使用部門 提出單一來源采購書面申請。4.3 連續(xù)供貨采購 與玉屏山居簽訂合同的在一段時間內(nèi)連續(xù)供貨的供應(yīng)商，按比選方式確定。連續(xù)供貨的 供應(yīng)商，供貨周期暨合同周期原則上不得超過 1年，滿 1 年必須重新比選確定。供應(yīng)價格每 半月由玉屏山居 監(jiān)事會監(jiān)事 、采購部門、成控部門、使用部門詢價一次，詢價方式采取實地 詢價、電話詢價、網(wǎng)上詢價等多種方式相結(jié)合，形成詢價記錄，與供應(yīng)商簽訂定價

4、表，所詢 價格作為當(dāng)期供貨結(jié)算價格。5. 采購程序5.1 單項采購5.1.1 確定采購內(nèi)容。使用部門擬定需要采購的物資或項目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)格、數(shù)量要求、 采購限價，提出采購申請報玉屏山居審批。5.1.2 提交采購申請。 玉屏山居批準(zhǔn)后，使用部門將采購申請?zhí)峤徊少彶浚?采購部出具采 購回執(zhí)單，確定采購方式、告知申購部門采購?fù)瓿蓵r間。5.1.3 執(zhí)行采購流程。5.1.3.1 2 萬元以內(nèi)（含 2 萬元）的采購項目采用詢價采購，采購流程如下：（1）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、采購部、成控部門、使用部門共同通過電話、網(wǎng)上、實地 等詢價的方式進行詢價，詢價對象必須在 3 家以上。（2）形成書面詢價報告，由監(jiān)

5、事、采購部、成控部、使用部門共同簽字確認(rèn)。（3）同等質(zhì)量、品質(zhì)的貨物按低價原則確定中標(biāo)者。5.1.3.2 2 萬以上 10 萬（含 10 萬元）以下的采購項目采用談判比價采購，采購流程如 下：（1）由采購部進行采購項目公告， 盡可能擴大采購范圍， 公告時間不得少于 3個工作日。 （公告的地點在玉屏山居管理平臺和輔樓公告欄）（2）供應(yīng)商根據(jù)采購公告的內(nèi)容，提供相應(yīng)的資質(zhì)資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織 機構(gòu)代碼，三證合一的只提供營業(yè)執(zhí)照） ，并按采購要求，將供貨相關(guān)指標(biāo)和報價資料密封交 至采購部。各供應(yīng)商必須按規(guī)定的時間到現(xiàn)場參加比價活動，參與比價的供應(yīng)商必須達(dá)到三 家及以上方可開展比價采購。（

6、 3）第一次報價結(jié)束后， 符合采購要求的供應(yīng)商到現(xiàn)場后進行二次報價， 由第二次報價 后同等質(zhì)量報價最低者中標(biāo)。（4）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、使用部門、采購部門、成控部門派人組成比價采購小組， 比價小組成員原則上不少于 5 人。比價結(jié)束后進行公示， 3 個工作日后發(fā)出中選通知書。（ 5）由比價小組與中標(biāo)者進行談判， 對報價及其他事項進行進一步磋商， 并形成談判會 議紀(jì)要。5.1.3.3 10 萬以上 50 萬（含 50 萬元）以下的采購項目采用比選采購，采購流程如下： （1）由申請部門編制采購項目詳細(xì)的技術(shù)要求和參數(shù)（包含項目概況、計劃資金、采購 貨物規(guī)格型號等及其他要求。2）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事

7、、申請部門、成控部門、采購部門共同抽簽產(chǎn)生第三方代理機構(gòu)。（ 3）由采購部將采購項目詳細(xì)資料交由第三方代理機構(gòu)編制招標(biāo)文件 .（4）代理機構(gòu)編制完成招標(biāo)文件后交由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、采購部門、成控部門、使 用部門對招標(biāo)文件進行審核，共同簽字確認(rèn)招標(biāo)內(nèi)容及評審辦法。（5）招標(biāo)文件確定后，由代理機構(gòu)按相關(guān)程序發(fā)布招標(biāo)公告，潛在供應(yīng)商進行報名，公 告時間不得少于 3 個工作日。（6）參加比選的供應(yīng)商不得少于 3 家，并按招標(biāo)文件提供相關(guān)資料清單明細(xì)。（7）按照項目要求及實質(zhì)性內(nèi)容，由玉屏山居申請部門、采購部、成控部、玉屏山居監(jiān) 事與代理機構(gòu)共同簽字確定采取最低評標(biāo)法或綜合評分法為中標(biāo)原則。最低評標(biāo)法

8、或綜合評 分法由代理機構(gòu)按行業(yè)評標(biāo)辦法進行評標(biāo)。（8）按照開標(biāo)時間進行開評標(biāo)工作，確定中標(biāo)候選人。評審專家由代理機構(gòu)進行組織， 評審專家人員不少于 3 名單數(shù)組成，其中可以按需擬排一名業(yè)主代表作為專家，專家抽取由 業(yè)主采用隨機的形式在代理機構(gòu)評標(biāo)專家?guī)熘鞋F(xiàn)場監(jiān)督的情況下抽取。（9）對中標(biāo)候選人進行公示，公示期完后確定招標(biāo)人。5.1.3.4 50 萬以上的采購項目采取網(wǎng)上公開招標(biāo)比選采購。5.2 連續(xù)供貨采購連續(xù)供貨采購參照單一來源采購中的 10 萬以上 50 萬以下的采購項目比選辦法，產(chǎn)生 供應(yīng)商。5.3 單一來源采購出現(xiàn)本制度第四條第二款的情況， 由使用部門提出單一來源采購書面申請， 報玉屏

9、山居 總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由使用部門、成控部門、采購部門共同與供應(yīng)商進行談價。6. 采購要求6.1 參加比選、 招標(biāo)、比價的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照采購文件的規(guī)定遞交響應(yīng)文件， 并將響應(yīng)文 件密封送達(dá)指定機構(gòu) （采購部或代理機構(gòu)） 。供應(yīng)商在規(guī)定的遞交響應(yīng)文件截止時間后送達(dá)的 響應(yīng)文件，為無效文件，收件部門應(yīng)當(dāng)拒收。供應(yīng)商對其提交響應(yīng)文件的真實性、合法性承 擔(dān)法律責(zé)任。6.2 采購部對選中的供應(yīng)商在比選結(jié)束后 3 日發(fā)出中選通知書。6.3 發(fā)出中選通知書后 5 日內(nèi)簽訂合同，按合同會簽程序進行。7. 供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名錄由采購部負(fù)責(zé)建立，確保備選供應(yīng)商達(dá)到一定儲備量。供應(yīng)商名錄：餐具類不少于 5家，工程類不少

10、于 5 家，水果 3 家以上，豬肉 3 家以上， 禽類 3 家以上，牛肉 3 家以上，羊肉 3家以上，菌類 3 家以上，酒水飲料類分別不少于 3 家， 辦公用品類不少于 3 家，化工原料類不少于 3 家，網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備類不少于 5 家，布草類不少 于 3 家。8. 采購代理機構(gòu)管理由采購部負(fù)責(zé)，確保為玉屏山居提供服務(wù)的代理機構(gòu)不得低于三家，每一次抽簽決定， 抽簽人員小組由使用部門、成控部門、采購部門各安排至少一人組成，每次對抽簽單進行拍 照存檔。9. 供應(yīng)商管理9.1常用工程材料、辦公用品、酒水、食品類的供應(yīng)商，必須提供所在地工商、稅務(wù)、質(zhì) 檢等相關(guān)部門核發(fā)的有效證照（包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼

11、證、稅務(wù)登記證、銀行開戶許 可證等相關(guān)證件）。特殊行業(yè)的供應(yīng)商（如化學(xué)品、消防產(chǎn)品供應(yīng)商）應(yīng)提供特許經(jīng)營證明或 現(xiàn)場可以看到相關(guān)證明。相關(guān)證照復(fù)印件由行政部留存。9.2供應(yīng)商確定后，在合同期內(nèi)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)而隨意更換供應(yīng)商。 嚴(yán)禁其他部門直接與 供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)聯(lián)系。嚴(yán)禁與供應(yīng)商相互勾結(jié)，損害玉屏山居利益，一旦查出將予以重罰。 對于供應(yīng)過程中不按玉屏山居要求進行供貨（包括質(zhì)量和時間），一年內(nèi)達(dá)到三次的，應(yīng)取消 其供應(yīng)商資格；如果因質(zhì)量問題對玉屏山居聲譽造成影響的，發(fā)生一次即取消其供應(yīng)商資格 并賠償損失。10. 緊急物資采購因客人急需、安全、應(yīng)急、搶修等原因而產(chǎn)生的物品緊急采購，由申購部門報請總經(jīng)理 或總值班經(jīng)理批準(zhǔn)后進行采購，可暫不填寫物品申購單，事后應(yīng)在一個工作日內(nèi)及時完善相 關(guān)手續(xù)。11. 采購時限規(guī)定11.1采購部應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的采購方式完成采購程序： 2萬元以下的采購，3個工作日內(nèi)完 成; 2-10萬元的采購，7個工作日內(nèi)完成；10-50萬元的采購，10個工作日內(nèi)完成；50萬元 以上的采購，另行確定。11.2供應(yīng)商確定后，各類物資到貨時間規(guī)定:項目預(yù)計時間（天）項目預(yù)計時間（天）布草工程材料常規(guī)類35常規(guī)類3定制類40定制類7設(shè)計