采購與付款流程財務(wù)制度

1、市京弘全科技采購付款流程1. 目的：為加強規(guī)公司采購與付款業(yè)務(wù)流程，加強采購相關(guān)業(yè)務(wù)的管理， 保證公司資產(chǎn)的安全，特制定本制度。2. 適用圍：適用于公司的除費用現(xiàn)金報銷外的所有付款，包括但不限于購買 材料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、費用和服務(wù)的所有采購與付款。3. 采購業(yè)務(wù)流程說明：3. 1采購業(yè)務(wù)流程圖：供應(yīng)商請款人釆購IQC財務(wù)核準(zhǔn)t(二)業(yè)務(wù)流程分類說明：(1) 材料釆購：第一步：下定單：釆購P0經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后下給供應(yīng)商。第二步：收貨：供應(yīng)商將貨物按時送到IQC, IQC在二個工作日完成點 貨、檢驗。如合格收下貨物，不合格由質(zhì)量部在二個工作日開MRB會 義并取得不合格供應(yīng)商處理單，并在ER

2、P中出單據(jù)交財務(wù)，并由采購 在二個工作日與供應(yīng)商協(xié)商后退回供應(yīng)商，并通知財務(wù)。第三步：收發(fā)票：第四步：請款：購業(yè)務(wù)IQC收齊所有單據(jù)后填寫請款單，經(jīng)部門經(jīng)理、 財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，按規(guī)定要總經(jīng)理批準(zhǔn)的還要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。進口采購 業(yè)務(wù)由報關(guān)完成以上請款。第五步：財務(wù)審核付款：(2) 低值易耗品、固定資產(chǎn)釆購：第一步：請購：按公司規(guī)定走釆購流程，部門經(jīng)理應(yīng)控制是否超過預(yù) 算。第二步：下定單：同上第三步：收貨驗收：IQC收貨，請購人領(lǐng)貨并驗收并領(lǐng)貨。第四步：收發(fā)票：同上第五步：請款：采購按(1)請款第六步：財務(wù)審核付款一、具體業(yè)務(wù)的票據(jù)操作指南：(一) 材料采購：分為購業(yè)務(wù)、進口采購業(yè)務(wù)。(1) 購業(yè)務(wù)：

3、要求單據(jù)：P0、收貨單(對方送貨單)、發(fā)票、請款單。(a) 要求請款單供應(yīng)商名稱或代碼與發(fā)票和P()上的完全一致。(b) 要求發(fā)票上的毎個原料的數(shù)量與送貨單上的一致、且不得髙于P0 上的數(shù)量。(c) 要求發(fā)票上的每個原料的單價與P0上的一致或低于P0單價。如果P0約定的付款條件和付款方式請款單應(yīng)與其一致、總金額與發(fā)票 一致或低于發(fā)票。請款人認(rèn)為以上有差異的應(yīng)在請款時說明，如不說明 的視為同意。(2) 進口釆購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)：P0、收貨單（對方送貨單）、發(fā)票、報關(guān)單、請款單。具體要求適用購業(yè)務(wù)要求，拆定單不得低于報關(guān)單所列金額，如髙于 報關(guān)單金額可以填二請款單一按報關(guān)單金額，另一用于補付無報關(guān)單

4、 等特殊情況的付款。（二）固定資產(chǎn)采購：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、CEAR （二千美元及以上的）。具體參見我司固定資產(chǎn)管理辦法業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)貨（驗收）。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增 值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料釆購多二單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨固定資產(chǎn)驗收單：（三）低值易耗品及費用：1、低值易耗品及有實物形態(tài)的費用：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、P0、發(fā)票、收貨記 錄、領(lǐng)用及驗收人簽字。業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)用及驗收。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增

5、值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨單：2、無實物形態(tài)的費用或服務(wù)：流程特別要求：費用或服務(wù)使用單位在合同約定的供應(yīng)商義務(wù)完成后, 到IQC填寫領(lǐng)貨單，并在領(lǐng)貨單填寫供應(yīng)商完成合同約定的服務(wù)的容 和時間，并簽字后，IQC給予做收貨記錄并將ERP收貨號填寫上。二、對單據(jù)的要求：（對于不符合要求的單據(jù)將退回）1、P0:（1）要求與ERP中的各項容一致、項目齊全。（2）編號不得重復(fù)。（3）增加ERP供應(yīng)商編碼。（4）要求請款時交給財務(wù)的P0是在ERP中最新的，如手工P（）有修改或增加請在修改處請采購經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、收貨單或?qū)Ψ剿拓泦危阂笤憣嵤諗?shù)量、收貨號（與ER

6、P 致）有收貨人簽名和日期。如有涂改主管簽字確認(rèn)。3、發(fā)票：（1）增值稅專用發(fā)票：釆購審核容：開票日期至請款日不得超過80天；要求審核數(shù)量。財務(wù)審核容：審核“購貨單位名稱”必須為本公司名稱全稱、“地址、”、“稅務(wù) 登記號"，“開戶行及賬號"等項目填寫必須正確。應(yīng)同時取得發(fā)票聯(lián)（第二聯(lián)）及抵扣聯(lián)（第三聯(lián)），并是否為運用 防偽稅控系統(tǒng)開具的專用發(fā)票，各聯(lián)均加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財 務(wù)專用章，字軌一致，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確 無誤，票面金額與實際支付的金額相符，兩聯(lián)的容和金額一致；不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑 證應(yīng)有“銷貨清單

7、9;'作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“稅率”、“稅額”、“合計”、“價稅合 計”各欄計算是否正確，“價稅合計”中的大小寫金額是否相符；符合其他增值稅專用發(fā)票的管理規(guī)定。（2）普通發(fā)票：采購審核容：日期為實際發(fā)生日，注意是否遵照規(guī)定不跨年度使用; 并審核發(fā)票的開具日期是否超過該發(fā)票規(guī)定的使用時限；財務(wù)審核容：發(fā)票應(yīng)為發(fā)票聯(lián)，套印有發(fā)票監(jiān)制章、加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或 財務(wù)專用章，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票 面金額與實際支付的金額相符；不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣 憑證應(yīng)有“銷貨清單''作

8、為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“合計”各欄計算是否正確，大小寫 金額是否相符；取得的定額發(fā)票上應(yīng)按發(fā)票項目將客戶名稱、日期等填寫齊全；（3）國外發(fā)票：原則上要求原件，如復(fù)印件應(yīng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。4、報關(guān)單：要求原件。5、請款單：要求所有項目填寫齊全準(zhǔn)確，不得涂改。經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，單請款單金額超過授權(quán)限額16萬元的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。業(yè)務(wù)流程請款單據(jù)資料看板:廠收貨單（對方送貨單） r發(fā)票巳到發(fā)票W請款單業(yè)務(wù)付款申請單（材料采購）預(yù)付款請款單 預(yù) 付3發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）P0或合同（PR請購單 固定資產(chǎn)驗收單P0收貨單（對方送貨單） 發(fā)票巳到 發(fā)票報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）1請

9、款單業(yè)務(wù)付款申請單（固定資產(chǎn)）預(yù)付款請款單 付*發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）I P0或合同業(yè)務(wù)付款申請單（低值易耗品及費用）'PR請購單服務(wù)驗收單（無實物服務(wù)或費用）P0收貨單（對方送貨單）（發(fā)票已到發(fā)票報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）（請款單預(yù)付款請款單預(yù)付V發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）1 P0或合同四、財務(wù)處理：1、供應(yīng)商資料的新建和維護：按釆購部門提供的經(jīng)過批準(zhǔn)供應(yīng)商資料表新建和更新表，在ERP 中新建和更新供應(yīng)商編碼并錄入相關(guān)信用期、信用額、開款信息、賬 號信息等相關(guān)資料。并及時將客戶編號發(fā)給采購部門的相關(guān)人員。財 務(wù)部門將表格打印后讓相關(guān)人員簽字后存檔備查。2、確認(rèn)應(yīng)付賬款：（1）應(yīng)付賬款的確認(rèn)的條件：應(yīng)付賬款確

10、認(rèn)原則：1）貨物已經(jīng)收到或勞務(wù)服務(wù)已經(jīng)完成商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和 報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；2）需要在約定時間償付給供應(yīng)商；3）金額能夠可靠地計量；具體業(yè)務(wù)財務(wù)應(yīng)付賬款確認(rèn)條件：采購定單、收貨單（我司有權(quán)收貨人員簽字）、發(fā)票（按合同條件確定 的時點和條件開具）。（2）供應(yīng)商發(fā)票入賬的流程: 核對企業(yè)的采購定單或合同、存貨固定資產(chǎn)低值易耗品收貨單（驗收報告）、供應(yīng)商開具的發(fā)票，日常所稱的“三項核對法"。主要核對數(shù)量和價格是否相符。（對于國外進口還要核對報關(guān)單）（3）會計處理：入賬:對平正確后及時按發(fā)票等相關(guān)單據(jù)及時進行賬 務(wù)處理。（4）付款及銷賬：每月出納在付款前，由總賬會計向供應(yīng)商直接或通

11、過相關(guān)部門給 予付款計劃明細(xì)，按發(fā)票對應(yīng)付賬款進行及時的核銷。（5）供應(yīng)商對賬：對于年未供應(yīng)商對賬，供應(yīng)商發(fā)或寄信給我司相關(guān)人員后，財務(wù)將按我司賬面情況做出回復(fù)。3、月未結(jié)賬對賬：a）月未制作PPV表，與成本會計進行核對，在結(jié)賬前對平.b）每季度進行MRB庫存盤點。IQC部門應(yīng)每月對MRB庫存實物進行盤 點，財會應(yīng)定期稽核，做到賬實、賬賬相符，對差異情況應(yīng)及時查明 原因并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。c）每季組織IQC采購開會對ERP中未入賬的收貨記錄中的DMR進行清 理.d）每周一對ERP及用友中的明細(xì)進行核對.月未在結(jié)賬前總賬將對總賬 和明細(xì)賬進行核對.五、特殊業(yè)務(wù)的說明：退回或折讓、預(yù)付款規(guī)定1、發(fā)生退

12、回或折讓是指應(yīng)質(zhì)量等問題要將產(chǎn)品退回給供應(yīng)商或讓供應(yīng) 商同意在其貨款中扣除款項。銷售退回與折讓應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé) 指引審批后辦理。退回貨物由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點（計量） 后入庫。財會部門依據(jù)檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退 貨憑證等辦理相應(yīng)的退款事宜和賬務(wù)處理。（1）對于增值稅發(fā)票：分二種：一種發(fā)票還沒有交財務(wù)的，請退回讓供應(yīng)商重開。另一種是已交財務(wù)認(rèn)證，請通知財務(wù)，由財務(wù)到稅務(wù)開具進貨退出 或索取折讓證明單由對方開具紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交 財務(wù)。（2）普通發(fā)票國外發(fā)票：財務(wù)未入賬，可以退回讓供應(yīng)商重開。或可開具紅字發(fā)票。2、預(yù)付款：對于國外預(yù)付款，報關(guān)應(yīng)在收到報關(guān)單的

13、第一時間交財務(wù) 核銷，以保證后續(xù)貨款的支付。對于國預(yù)付款，應(yīng)按P0或合同的規(guī)定 填寫預(yù)付款請款單，原件應(yīng)在請最后一筆款項時附上。（1）預(yù)付款請款必須本人填制完成請款。（2）人民幣預(yù)付款申請請在付款前二天完成。外幣預(yù)付款申請請在付 款前一周完成。如未提前財務(wù)將按請款日后二天后付款。（3）對于到期未清銷，財務(wù)將凍結(jié)所有預(yù)付款。（如交貨日期延后， 請修改原請款單）九控流程圖。步驟控制點控制 點 分值管理控制旻件不相容 崗位/ 職務(wù)管理控 制權(quán)責(zé)檢查提示1. 采購 計劃、 方案 的編 制與 審定（15 分）11采購計劃的編制與審定。需用單位（或相關(guān)控制 部門）根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，結(jié)合預(yù)算（計劃），提出

14、物料需用申請，經(jīng)需用單位（或相關(guān)控制部門）領(lǐng)導(dǎo) 審定，報有關(guān)技術(shù)和管理部門審核，倉儲或有關(guān)部門 平衝庫存后由物資管理部門編制釆購計劃分管領(lǐng)導(dǎo) 審定。5物料需用申 請，相關(guān)部門 審核意見，庫 存平衡記錄， 采購計劃參見權(quán)責(zé)指引檢查物資需用申請是 否在計劃，并經(jīng)相關(guān)部 門審核，倉儲或有關(guān)部 門是否平庫，相關(guān)審定 是否將合權(quán)責(zé)指引。1.2采購方案的編制與審定。采購部門根據(jù)釆購計劃 編制釆購方案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。采購方案應(yīng)明確采購的原則、釆 購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和圍等容。10采購方案及 審定意見方案編制與審核分離參見權(quán)責(zé)指引檢查釆購方案是否經(jīng) 采購部門負(fù)責(zé)人審核， 是

15、否明確采購物資的 具體數(shù)量、質(zhì)量要求、 交貨期、采購方式等， 相關(guān)審定是否符合權(quán) 責(zé)指引。2 供應(yīng) 商的 選擇 與價 格確定（20 分）2.1供應(yīng)商資源及價格信息管理。企業(yè)物資釆購部門 應(yīng)在總部供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立健全本企業(yè)的供應(yīng) 商網(wǎng)絡(luò)，定期考評列入的供應(yīng)商資信及履約情況，根 據(jù)考評結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商并報總部備案。供應(yīng)商的確定 與調(diào)整應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。企業(yè)物資釆購部門應(yīng)建立物資價格數(shù)據(jù)庫，及時 收集相關(guān)物資的價格信息，定期發(fā)布物資采購的指導(dǎo) 價格和參考價格，作為物資釆購的主要依據(jù)。5供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)， 定期考評記 錄，相關(guān)批 件，物資價格數(shù)據(jù)庫參見權(quán)責(zé)指引檢查是否建立供應(yīng)商 網(wǎng)絡(luò)及價格數(shù)據(jù)庫

16、，有 無對供應(yīng)商定期考評 記錄，對供應(yīng)商的硝定 與調(diào)整是否報相關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。2.2供應(yīng)商的選擇與價格確定。由企業(yè)自行組織采購 的，釆購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、詢 比價等方式確定供應(yīng)商與價格，原則上供應(yīng)商應(yīng)在總 部或企業(yè)確定的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中選擇，價格不得突破總 部發(fā)布的釆購指導(dǎo)價。通過招標(biāo)方式釆購的，應(yīng)按照總部招標(biāo)管理辦法 執(zhí)行，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購原則上 應(yīng)釆取招標(biāo)方式釆購；通過詢比價等非招標(biāo)方式采購的，采購部門應(yīng)堅 持貨比三家.比質(zhì)比價的原則。需要談判的，應(yīng)組織 相關(guān)部門就價格、要求等進行談判，經(jīng)審核后報有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。15物資采購實 施方案，供應(yīng)

17、 商網(wǎng)絡(luò)，總部 及企業(yè)釆購 指導(dǎo)價目錄， 招標(biāo)或詢比 價資料，相關(guān) 審批件洽商談 判不得 少于兩 人參見權(quán)責(zé)指引檢查供應(yīng)商選擇是否 在總部或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，釆 購價格是否突破總部 或企業(yè)指導(dǎo)價，釆購是 否經(jīng)過詢比價.有無詢 比價記錄，通過招標(biāo)方 式釆購的是否符合招 標(biāo)管理規(guī)定.對大宗、 批童、重要及特殊物資 的采購是否釆取招標(biāo) 方式，應(yīng)由總部集中釆 購的是否有違規(guī)自行 采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。3. 合同 簽訂 與管理（25 分）3,1合同審核與簽訂。大宗.批量或重要的物資采購 必須簽訂釆購合同。合同由釆購部門擬訂，經(jīng)財會、 法律等部門審核后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引簽署合 同，同時送財會.法

18、律等部門。5采購合同及 審核意見，授 權(quán)委托書參見權(quán)責(zé)指引檢查相關(guān)部門是否對 合同進行審核，簽訂的 合同是否送交財會.法 律等部門。3.2采購及供應(yīng)人員的變更備案與管理采購人員變 動時，企業(yè)釆購部門應(yīng)及時將人員變動悄況向供應(yīng)商 備案或以書面形式通知供應(yīng)商：釆購部門應(yīng)及時掌査 供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情況，并將供應(yīng)商相關(guān)人員的 變動情況及時通知相關(guān)部門。5相關(guān)備案或 書面通知的 備查資料檢查企業(yè)有無對釆購 及對方供應(yīng)人員變動 情況的備案管理資料， 是否將有關(guān)變動晴況 及時通知有關(guān)部門。3.3合同變更。釆購合同需要變更時，釆購部門應(yīng)會同財會、法律等部門按原合同審簽程序辦理。5審核意見，合 同補充協(xié)議（

19、或合同變 更單）等資料參見權(quán)責(zé)指引檢查合同變更有無補 充協(xié)議變更單等資料， 相關(guān)審簽是否符合權(quán) 責(zé)指引。3合同 簽訂 與管 理（25 分）3.4合同管理。合同管理部門應(yīng)將生效的合同統(tǒng)一連 續(xù)編號，并將與合同相關(guān)的文件資料一并整理存檔， 妥善管理。5合同管理臺賬檢查合同是否連續(xù)編 號并存檔。3.5跟蹤合同執(zhí)行。物資采購、技術(shù)、設(shè)計部門和使 用單位應(yīng)對長周期的重要設(shè)備和材料編制監(jiān)逍大綱， 簽訂協(xié)議，落實責(zé)任，實行過程監(jiān)控。采購部門應(yīng)按 照釆購合同確定的制逍周期、交貨時問、工程項目進 度計劃落實催交催運措施，監(jiān)替合同按期執(zhí)行。5監(jiān)逍大綱及 協(xié)議，催交催 運記錄檢查是否落實了對長 周期重要設(shè)備和材料

20、的監(jiān)造責(zé)任，檜查釆購 部門是否有催交催運 記錄。4. 物資 驗收 入庫（15分）4.1物資驗收與入庫。所有采購物資（含直達現(xiàn)場物 資）均應(yīng)辦理入庫手續(xù)。采購物資到貨后，物資管理 部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢.倉儲等部門對到貨物資進行 檢鞭清點，質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)檢 駿合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單（入庫單應(yīng) 連續(xù)編號，采購、倉儲等部門簽字），登記庫存明細(xì) 脹。對檢驗不合格的物資，倉儲部門應(yīng)拒絕辦理入庫 手續(xù)。10驗收資料，庫存明細(xì)賬釆購、 檢驗.倉儲分 離檢查物資入庫驗收資 料是否齊全，驗收入庫 是否符合不相容要求， 庫存明細(xì)賬登記是否 及時。4.2退貨、索賠與折讓。釆購部門應(yīng)對不合格物資要 求供應(yīng)商及時更換或整改，或提出退貨、索陪或折讓 方案，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審批后辦理。5索賠或折讓方案參見權(quán)責(zé)指引檢查采購部門對不合 格物資是否要求供應(yīng) 商及時更換或整改，對 無法更換或整改所提 出的索陪或折讓方案， 相關(guān)審批是否符合權(quán) 責(zé)指引。5. 采購 付款 與往 來核對（15分）5.1物資釆購核算。財會部門依據(jù)采購合同、入庫單、 發(fā)票等資料及時