康師傅DMS管理員標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上DMS管理員標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)手冊文件類別: 作業(yè)手冊文件編號: 撰寫單位: 飲品群營業(yè)本部 版 本: 第 1 版 生效日期: 2010-04-15 機(jī)密等級: 機(jī)密 一般合計頁數(shù): 共 7 頁 核 準(zhǔn) 審 核 制 定 李翼嵩專心-專注-專業(yè)1 目的：根據(jù)集團(tuán)“若要富、先修路”的發(fā)展戰(zhàn)略與經(jīng)營計劃， 2010年度要強(qiáng)化通路的建設(shè)與培育，為經(jīng)銷商規(guī)?；峁└鼘I(yè)化支持，派駐DMS管理員于JBP+戰(zhàn)略伙伴，駐點協(xié)助JBP+戰(zhàn)略伙伴使用EDMS系統(tǒng)做進(jìn)銷存管理工作。2 DMS管理員的架構(gòu)與職責(zé)2.1 架構(gòu)2.2 職責(zé)駐點協(xié)助JBP+戰(zhàn)略伙伴使用EDMS系統(tǒng)做進(jìn)銷存管理工作。3 DMS

2、管理員的職掌3.1 EDMS訂單處理：3.1.1 EDMS訂單處理：3.1.2 確認(rèn)交易客戶賬上余額3.1.3 依全品項訂貨原則創(chuàng)建經(jīng)銷商采購訂單3.1.4 依業(yè)代轉(zhuǎn)單創(chuàng)建經(jīng)銷商的銷售訂單 3.2 EDMS客戶管理3.2.1 經(jīng)銷商與公司的采購對賬3.2.2 經(jīng)銷商與二階批發(fā)商的銷售對賬3.2.3 定期對經(jīng)銷商庫存進(jìn)行盤點3.2.4 經(jīng)銷商EDMS系統(tǒng)管理，為營業(yè)提供準(zhǔn)確的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)3.2.5 經(jīng)銷商返利管理，士多批發(fā)商返利、DC送貨獎勵的數(shù)據(jù)提供，返貨接收、發(fā)放管理3.3 日常管理3.3.1 經(jīng)銷商盤點單留存保管3.3.2 經(jīng)銷商送貨單留存保管3.3.3 送貨準(zhǔn)時率、準(zhǔn)確率KPI管理4 DM

3、S管理員人員培訓(xùn)、交接4.1 DMS管理員培訓(xùn)上崗作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.1.1 訂單管理組主管對DMS管理員做公司相關(guān)制度、工作執(zhí)掌、DMS管理員SOP方面的培訓(xùn)。4.1.2 對DMS管理員做EDMS系統(tǒng)操作、進(jìn)銷存、庫存狀態(tài)方面的培訓(xùn)。4.1.3 培訓(xùn)完畢后，培訓(xùn)報告及DMS管理員的培訓(xùn)心得報告營業(yè)本部，營業(yè)本部確認(rèn)合格，DMS管理員即可獨立上崗工作。4.2 DMS管理員異動交接作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.2.1 按照公司人資異動交接制度進(jìn)行交接。4.2.2 異動人員對新進(jìn)人員進(jìn)行現(xiàn)場工作輔導(dǎo)。4.2.3 留檔的相關(guān)單據(jù)及經(jīng)銷商EDMS系統(tǒng)權(quán)限的移交。4.2.4 相關(guān)資產(chǎn)及硬件設(shè)備的移交。4.2.5 交接清冊需經(jīng)

4、銷商/異動人員/新進(jìn)人員共同簽字確認(rèn)。5 采購訂貨作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)5.1 采購建議：5.1.1 發(fā)起人：業(yè)務(wù)組長。5.1.2 審核人：所長。5.1.3 打單人員：DMS管理員通過EDMS系統(tǒng)打單。見單一：采購訂單(沒有配備DMS管理員的經(jīng)銷商，由業(yè)務(wù)所內(nèi)勤通過SE打單)。5.1.4 采購建議數(shù)據(jù)來源：訪問EDMS系統(tǒng)。查看表一：三階庫存期間報表。根據(jù)采購周期，安全庫存系數(shù)（系統(tǒng)默認(rèn)1.5，建議淡季1.2，旺季1.7），系統(tǒng)自動計算出每種產(chǎn)品的建議采購量。5.1.5 訂單原則：5.1.6 全品項出貨原則，B類品項不少于規(guī)定個數(shù)（系統(tǒng)進(jìn)行管控，少于規(guī)定個數(shù)，訂單無法通過）。5.1.7 本張訂單贈品金額不能

5、超過該訂單總金額的42%。5.1.8 返利管控：5.1.9 DMS管理員對已結(jié)案并產(chǎn)生促銷案號TP1、再來一瓶等，根據(jù)訂貨品項出貨數(shù)量，合理安排貨補(bǔ)5.1.10 針對封頂?shù)姆道黉N案。已貨補(bǔ)金額，需記手工帳管理，并注意贈品金額不能超過封頂?shù)慕痤~。否則超過封頂?shù)慕痤~會造成客戶凍結(jié)。指定時間段內(nèi)的銷售量。數(shù)量少說明業(yè)代引單量不足。安全庫存 采購周期的銷售量 * 安全系數(shù)安全系數(shù)：旺季1.51.7 淡季11.2 采購建議 = 安全庫存- 期末庫存采購建議 = 安全庫存 期末庫存圖：1-1-1表一：三階庫存期間報表5.2 采購訂單錄入： 圖1-2-1：單一：采購訂單5.2.1 DMS管理員依

6、組長的下的采購單進(jìn)行經(jīng)銷商訂單的處理。5.2.2 訪問路徑：5.2.3 EDMS系統(tǒng) 采購流程 采購訂單5.2.4 填寫主信息：A 填寫送貨時間。B 選擇送貨地址。C 填寫出貨工廠的工廠編號。D 填寫庫位。E 如果有需要特殊說明的內(nèi)容，填寫在備注欄。5.2.5 填寫明細(xì)信息：A 點擊下表中的第一個空行，產(chǎn)生輸入框，輸入框右側(cè)出現(xiàn)有選擇產(chǎn)品按鈕。B 點擊選擇產(chǎn)品按鈕，調(diào)出“產(chǎn)品選擇”頁面(見圖1-1-2產(chǎn)品選擇)，勾選需要出貨的主賣品，贈品后面處理。點擊確定按鈕，確認(rèn)溝選的產(chǎn)品。已經(jīng)輸入到采購單的產(chǎn)品，可以通過刪除產(chǎn)品編碼來刪除此品項。C 單價、金額和標(biāo)箱數(shù)：這些欄位由系統(tǒng)自動顯示和計算，不能修

7、改，公式為：D 輸入數(shù)量*單價=金額；標(biāo)箱數(shù)是根據(jù)每一產(chǎn)品的容積折算比自動計算，向上取整的。E 產(chǎn)品編碼輸入或選擇后，可以通過 Enter 鍵快速將焦點移位到數(shù)量處，直接輸入數(shù)量。F 采購單界面的產(chǎn)品，只有主賣品可以添加和刪除，贈品的添加和刪除需要到贈品選擇界面進(jìn)行。G 選擇好主賣品后，點存盤按鈕。圖1-2-2：入庫產(chǎn)品選擇：5.2.6 刷新價格、刷新促銷：A 如果系統(tǒng)不能自動帶出價格，或者帶出的價格與目前價格實際執(zhí)行價格不一致，請點擊右上方的刷新價格按鈕。B 刷新價格后，界面上顯示集團(tuán)R3系統(tǒng)中最新的價格，該價格保存到EDMS系統(tǒng)中。下次會自動帶出。(注意：刷新價格只會刷新本訂單中出現(xiàn)的產(chǎn)品

8、)C 點擊刷新促銷按鈕，會取得該用戶所有可用促銷案的相關(guān)信息，并保存在EDMS系統(tǒng)中。供后面自動促銷和手工促銷使用5.2.7 自動促銷：A 當(dāng)訂單中的主賣品有長短促時，點擊該按鈕，系統(tǒng)會自動計算長、短促贈品，并將贈品添加到表格中。5.2.8 手工促銷A 對于再來一瓶、TP1等促銷上限封頂?shù)拇黉N案。需要操作人員手工選擇促銷案、促銷贈品。B 點擊右上 “手工促銷”按鈕，彈出。如圖1-1-3：促銷贈品選擇窗口C 在促銷贈品選擇窗口中，選擇可享受促銷案。選中后，“贈品選擇”欄會出現(xiàn)按鈕，點擊該按鈕，可以選擇贈品。D 選擇贈品后，下方贈品列表出現(xiàn)產(chǎn)品，輸入贈品數(shù)量，系統(tǒng)自動計算金額。E 點擊確定后，完成

9、贈品選擇。圖1-2-3：促銷贈品選擇5.2.9 訂單提交A 完成以上步驟后，點“提交”按鈕。完成訂單處理。B 提交的訂單會自動轉(zhuǎn)成R3系統(tǒng)中的報價單。該報價單經(jīng)訂單管理組審核通過，轉(zhuǎn)成R3訂單。C R3訂單在系統(tǒng)中進(jìn)行交貨后，交貨的訂單可以同步回EDMS系統(tǒng)，由DMS管理員進(jìn)行收貨。5.3 采購收貨：5.3.1 到貨后，倉管確認(rèn)到貨數(shù)量及產(chǎn)品層別(將生產(chǎn)月份寫在產(chǎn)品名稱后面)，經(jīng)銷商在紙面單據(jù)上簽字蓋收貨章，DMS管理員見紙面收貨單后及時在EDMS系統(tǒng)收貨入庫確認(rèn)。5.3.2 路徑：采購流程采購單入庫，見圖1-3-1采購單入庫匯總表5.3.3 系統(tǒng)每天凌晨3：00會自動下載已經(jīng)發(fā)貨的采購訂單。

10、用戶每天打開采購單入庫匯總表后就可以看到這些已經(jīng)交貨的采購訂單。5.3.4 DMS管理員按照紙面收貨單的單號(200)，找到系統(tǒng)中的訂單5.3.5 如果供應(yīng)商的發(fā)貨單已到，但該界面中沒有訂單顯示?？梢渣c擊“訂單同步”按鈕。輸入發(fā)貨單右上角的號碼（如：）后，可以得到該單的信息。5.3.6 DMS管理員需要核對總金額和總數(shù)量與紙面收貨單是否一致。如果不一致，則將該單作廢，然后點“訂單同步”按鈕重新同步該訂單。5.3.7 如果需要查看處理過的訂單可以通過查詢按鈕查看。圖1-3-1采購單入庫匯總表5.3.8 雙擊匯總表中的訂單紀(jì)錄或選中紀(jì)錄后點編輯按鈕，可以進(jìn)入訂單明細(xì)。見圖1-3-2采購單入庫5.3

11、.9 如果經(jīng)銷商存在多個倉庫，需要選擇正確的入庫倉庫(界面左上)。5.3.10 系統(tǒng)默認(rèn)的產(chǎn)品層別狀態(tài)是正常品，DMS管理員需要將其改為實際的月份層別狀態(tài)。如：正常品-三月5.3.11 確認(rèn)訂單無誤后，點“提交”按鈕。完成所有產(chǎn)品的入庫動作。5.3.12 確認(rèn)后的紙面訂單交由經(jīng)銷商指定人員保管。圖1-3-2采購單入庫5.4 付款核銷、對帳5.4.1 根據(jù)經(jīng)銷商付款憑證，在系統(tǒng)中做預(yù)付款作業(yè)。在預(yù)付款備注欄填寫付款憑證的憑證號碼。5.4.2 收貨后核對公司交貨單號，做預(yù)付款核銷，沖抵預(yù)付款。核銷步驟如下：A 路徑：采購流程付款核銷B 根據(jù)銷售單號(200開頭單號)，核對紙面訂單金額與付款核銷中應(yīng)

12、付金額是否一致。一致的，在“預(yù)付核銷”欄位填寫本單需要支付的金額。C 勾選需要核銷的單據(jù)。D 點擊核銷按鈕，完成該單據(jù)的核銷。如果核銷金額與應(yīng)付金額有差異，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)核銷。E 完成核銷后，本界面不在顯示已核銷單據(jù)?？梢詮母犊畈樵兘缑?、供應(yīng)商對賬單界面查看已經(jīng)核銷的單據(jù)。5.4.3 每月底列印已付款核銷采購單據(jù)匯總，逐筆核對預(yù)付款及已核銷付款金額，與公司核對R3對賬單。5.4.4 4核對無誤后的R3對賬單及EDMS對賬單經(jīng)銷商需要簽章（需以開戶基本資料留檔件相符）5.4.5 貨補(bǔ)對賬處理，每月與經(jīng)銷商核對TP1TP2ZLYP手工帳。5.4.6 收貨差異部分車隊賠付，并在系統(tǒng)中做其他出庫處

13、理。5.4.7 對賬單按月歸檔整理裝訂入冊留存。6 經(jīng)銷商銷售發(fā)貨作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.1 經(jīng)銷商銷售流程概述A 手工錄入、編輯銷售單，可選擇贈品；保存的訂單可在銷售訂單匯總表中繼續(xù)編輯，狀態(tài)為“新建”；提交的訂單將轉(zhuǎn)入發(fā)運單確認(rèn)，狀態(tài)為“提交”；勾選直接銷售，然后提交訂單，可以一步完成發(fā)運單確認(rèn)、回單確認(rèn)、收款核銷全部流程，狀態(tài)為“結(jié)算”。B 匯總表中為經(jīng)銷商未處理的狀態(tài)為“新建”的銷售單，可選擇處理多張銷售單，也可進(jìn)入銷售單明細(xì)逐一處理，編輯后保存，狀態(tài)仍為“新建”，提交至發(fā)運單確認(rèn)，狀態(tài)為“提交”，作廢所選擇的銷售單，狀態(tài)為“取消”。C 發(fā)運單確認(rèn)中可選擇一張或多張發(fā)運單一起發(fā)運，也可進(jìn)入發(fā)運單察

14、看明細(xì)，修改發(fā)運數(shù)量后再發(fā)運。 送貨單打?。涸诖丝梢赃x擇一張或多張發(fā)運單打印。建議打印三聯(lián)：客戶一聯(lián)，經(jīng)銷商一聯(lián)，營業(yè)所一聯(lián)。營業(yè)所聯(lián)要有客戶簽字。D 回單確認(rèn)，可選擇一張或多張銷售單一起確認(rèn)，也可進(jìn)入察看明細(xì)，并根據(jù)客戶實際的簽收修改實收數(shù)量后再確認(rèn)。E 收款核銷，輸入實收金額和折讓金額，核銷銷售單。實收金額表示一張訂單實際收到的貨款，如果還未收齊貨款，請不要核銷，但可以保存。如果未收齊貨款核銷，則未收齊部分計入折讓。核銷后，無法修改該單的收款信息。以下是銷售流程界面：單張訂單連續(xù)流程：用戶如果勾選，則訂單提交后，會自動進(jìn)入下一個流程。而不必退出當(dāng)前界面，再進(jìn)入下一流程。適合于總是單張?zhí)幚碛?/p>

15、單的情況。6.2 經(jīng)銷商銷售訂貨作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.2.1 二階客戶訂單，由業(yè)務(wù)所轉(zhuǎn)單，經(jīng)銷商簽字確認(rèn)后方為有效訂單。DMS管理員進(jìn)行系統(tǒng)錄入動作。6.2.2 自營客戶、一階客戶由經(jīng)銷商出具手寫訂單，簽字確認(rèn)后由DMS管理員進(jìn)行系統(tǒng)錄入作業(yè)。6.2.3 系統(tǒng)錄入作業(yè)步驟如下：圖2-2-1 銷售訂單A 選擇客戶：點擊客戶選擇按鈕，查詢并選擇客戶，在客戶地址列表選擇客戶地址，輸入產(chǎn)品前須先選擇客戶。B 客戶余額：該界面顯示銷售客戶的余額情況。如果對該客戶有預(yù)收款(預(yù)收款說明見收款核銷)，該處顯示預(yù)收款的余額（還剩多少預(yù)收款）。C 倉庫：如果該單的銷售需要從指定的一個倉庫中出貨，可以選擇該倉庫，選擇后。無論

16、是輸入產(chǎn)品編碼還是選擇庫存產(chǎn)品，都會默認(rèn)成從該倉庫的信息。D 選擇產(chǎn)品：可直接輸入產(chǎn)品編碼帶出產(chǎn)品或點擊產(chǎn)品查詢按鈕查詢選擇產(chǎn)品。選擇產(chǎn)品時，要注意品項層別，依據(jù)先入先出原則，月份早的層別優(yōu)先出貨。若選擇小單位的產(chǎn)品則須在產(chǎn)品列表中選擇單位，再選擇出產(chǎn)品。點擊“確認(rèn)”后，產(chǎn)品名稱、單位和庫存量自動帶出。點擊“確認(rèn)帶搭贈”，所有產(chǎn)品出現(xiàn)兩行，一行本品，一行贈品。E 修改數(shù)量和單價（自動帶出銷售價格），成交額=單價*數(shù)量。F 贈品：選擇產(chǎn)品后，如果是贈品，則需要從贈品下拉框中選擇贈品的類型。G 鍵盤切換：使用回車鍵，可按從左到右、從上到下的順序切換各輸入框。H 刪除產(chǎn)品：如果需要刪除一個產(chǎn)品，只需

17、要刪除產(chǎn)品編碼。則換行或者進(jìn)行其他操作，該行會自動刪除。I 提交：點擊提交按鈕，將訂單提交至發(fā)運單確認(rèn)（狀態(tài)為提交），鎖定訂單數(shù)量；若勾選直接銷售再點擊提交按鈕，直接完成銷售流程（狀態(tài)為結(jié)算）。J 在銷售訂單匯總表中，可選擇多張訂單，一次性提交。K 前單、后單：該界面可以同時或者連續(xù)輸入多張訂單。輸入過程中可以保存一張臨時訂單先不提交。并通過前單、后單切換不同的銷售單。6.2.4 異常訂單，應(yīng)及時與營業(yè)組長溝通確認(rèn)，如仍然不能解決，及時向訂單管理主管報告。6.2.5 原始訂單要求按日期順序分類歸檔，日清月結(jié)。6.2.6 返還二階批發(fā)商的TP1、再來一瓶等，公司補(bǔ)貨后依業(yè)務(wù)所簽字版的結(jié)案表單，第

18、一時間返還二階批發(fā)商；返貨送貨單要明確注明返還的項目，二階批發(fā)商要簽字確認(rèn)。6.3 經(jīng)銷商打印送貨單、撿貨、發(fā)貨作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.3.1 DMS管理員進(jìn)入“發(fā)運單確認(rèn)”界面，可以看到所有提交的訂單。見(圖2-3-1發(fā)運單確認(rèn)匯總表)圖2-3-1發(fā)運單確認(rèn)匯總表6.3.2 首先點“打印”按鈕，進(jìn)入送貨單打印界面。勾選需要打印的送貨單，可以同時勾選多張。見(圖2-3-2 送貨單打印匯總表)圖2-3-2 送貨單打印匯總表打印前，可以設(shè)置下列內(nèi)容：抬頭內(nèi)容：送貨單打印的抬頭信息。(默認(rèn)顯示“送貨單(經(jīng)銷商名稱)”)打印紙高度：系統(tǒng)默認(rèn)打印紙高度為10厘米。如果用戶打印紙高度不是10厘米，可以在該欄位輸入實際

19、高度。輸入后，該值將自動保存。下次進(jìn)入該界面會自動顯示修改過的打印紙高度。打印產(chǎn)品條碼：對于某些有條碼需求的客戶，可以選擇打印條碼。但要提前在產(chǎn)品基本資料中維護(hù)條碼信息。參考：基本資料產(chǎn)品產(chǎn)地：打印產(chǎn)品的產(chǎn)地信息。有效期：打印產(chǎn)品的有效期。打印產(chǎn)地、效期、生產(chǎn)日：有些地區(qū)，要求送貨單具有產(chǎn)地、效期、生產(chǎn)日，可以配合前兩項設(shè)置產(chǎn)地、有效期。如果需要生產(chǎn)日期，會打印出空白欄位。需要手工填寫。6.3.3 勾選發(fā)運單后，點“打印”按鈕，開始打印預(yù)覽。見(圖2-3-3送貨單)圖2-3-3送貨單6.3.4 庫管依據(jù)打印的送貨單進(jìn)行撿貨, 撿貨需依據(jù)送貨單列印之品項、月份層別及數(shù)量。6.3.5 司機(jī)根據(jù)送貨

20、單所列印品項及數(shù)量核對裝車產(chǎn)品是否一致，確認(rèn)無誤后倉管及司機(jī)在送貨單上簽字確認(rèn)。6.3.6 庫管要通知DMS管理員完成撿貨、發(fā)運。由DMS管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運單確認(rèn)。發(fā)運單確認(rèn)后，庫存將減去發(fā)運的數(shù)量。6.3.7 撿貨數(shù)量如果與送貨單數(shù)量不一致。則需要通知DMS管理員修改發(fā)運數(shù)量。見(圖2-3-2發(fā)運單)。圖2-3-3發(fā)運單6.3.8 臨時增加出貨單品項，庫管要及時與DMS管理員溝通重新制單。6.3.9 完成發(fā)運單確認(rèn)后。如果還需要重新打印送貨單?？稍凇八拓泦未蛴　苯缑孢M(jìn)行打印。6.3.10 司機(jī)按出貨單送貨地址進(jìn)行配送作業(yè)，嚴(yán)禁異地送貨。6.3.11 客戶根據(jù)出貨單驗收品項、數(shù)量、金額，如

21、無差異，請客戶在出貨單上簽字、蓋章確認(rèn)。6.3.12 如收貨有差異，請客戶在出貨單上按實際收貨品項及數(shù)量簽收。6.3.13 如果客戶現(xiàn)款現(xiàn)結(jié)，出于特殊考慮拒絕簽收?？捎伤緳C(jī)注明“客戶貨已收”。6.4 經(jīng)銷商回單確認(rèn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.4.1 經(jīng)銷商司機(jī)送貨返回后，司機(jī)將客戶簽字回執(zhí)單遞至DMS管理員處。6.4.2 DMS管理員收到回執(zhí)單,確認(rèn)數(shù)量、金額是否無誤后再與EDMS系統(tǒng)進(jìn)行回單確認(rèn)。6.4.3 當(dāng)客戶簽收的數(shù)量與發(fā)送數(shù)量不一致時，需倉管簽字確認(rèn)客戶未收的數(shù)量已經(jīng)入庫后,修改回單收貨數(shù)量，再進(jìn)行回單確認(rèn)。見(圖2-4-1回單確認(rèn))A 實收數(shù)量：回單確認(rèn)中只能修改實收數(shù)量，不能修改品項。實收數(shù)量不

22、能大于發(fā)運數(shù)量。大于則提示用戶修改。B 差異入庫：實收數(shù)量小于發(fā)運數(shù)量時，相差的數(shù)量返回庫存(庫存自動增加，不需要處理)，此為直退。C 直退：的產(chǎn)品自動入庫，如果需要調(diào)整，可以從庫存管理中的其他出庫中作出庫。(比如：貨物丟失2箱，司機(jī)賠款。) 則回單確認(rèn)完后； 在其他出庫中出庫2箱。出庫原因填：司機(jī)丟失，已賠款。D 銷退：如果客戶收完貨，再退貨則為銷退，銷退可在銷售退貨中完成。E 備注：如果客戶訂單中有特殊注明的信息，需要將這些信息填寫在備注欄。F 回單確認(rèn)總表：如果客戶收貨數(shù)量與發(fā)運數(shù)量相同?？稍诨貑未_認(rèn)匯總表中選擇多張訂單，一次性提交。6.4.4 回單按客戶別每月進(jìn)行分檔處理.回單經(jīng)銷商處

23、營業(yè)所各留存一份,備查.圖2-4-1回單確認(rèn)6.5 經(jīng)銷商收款、預(yù)收款、對賬作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.5.1 DMS管理員收到經(jīng)銷商財務(wù)收款憑證（蓋財務(wù)章）確認(rèn)后并留存。6.5.2 對于有預(yù)收款的客戶，在系統(tǒng)中進(jìn)行客戶預(yù)收款。(圖2-5-1預(yù)收款)在收款核銷界面中進(jìn)行預(yù)收款。預(yù)收款將作為客戶余額，用于核銷今后的一筆或多筆訂單。預(yù)收款操作步驟：A 點擊“收款核銷”界面左下方的“預(yù)收款”按鈕。B 彈出“客戶選擇對話框”，選擇需要預(yù)收款的客戶。點“確定”。C 在預(yù)收款界面（下圖），可以看到客戶信息和客戶當(dāng)前余額。D 在“預(yù)收款金額”項：輸入本次預(yù)收款的金額。E 將收款憑證的憑證號，輸入到備注中。F 點“確定”完成

24、預(yù)收款動作?？蛻舢?dāng)前余額增加，今后可以使用該余額核銷訂單。核銷后，余額減少。G 在用戶銷售流程中，相關(guān)單據(jù)中會自動帶出客戶預(yù)收款的余額，以供參考。圖2-5-1預(yù)收款6.5.3 對于完成回單確認(rèn)的訂單，如完成的收款動作或預(yù)收款動作，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行收款核銷。見(圖2-5-2收款核銷)A 已回單的銷售單（狀態(tài)為回單）進(jìn)入收款核銷匯總表。B 客戶預(yù)收余額：指客戶預(yù)收款，但還沒有用于核銷訂單，以余額體現(xiàn)的部分。C 本單應(yīng)收：指回單確認(rèn)的銷售金額。D 收款金額：如果客戶直接對本訂單付款，且已經(jīng)接收到。則在收款金額欄位中填寫實際收款的金額，使E 用客戶本次實收核銷該訂單金額。F 預(yù)收核銷：如果客戶有預(yù)付款

25、給我們，則不必每張訂單實際收款。在“預(yù)收核銷”中填寫本單應(yīng)收的金G 額，使用客戶預(yù)收余額核銷該訂單金額。核銷后，客戶余額減少。H 存盤:保存修改，只是臨時保存（狀態(tài)為回單）。I 核銷時：應(yīng)收金額=收款金額+預(yù)收核銷；如果不滿足，系統(tǒng)會提示用戶是否繼續(xù)核銷。J 核銷選中的訂單，完成銷售流程（狀態(tài)為結(jié)算），可選擇多條記錄，一次性核銷。K 已結(jié)算的訂單無法在銷售流程中查看，只能在銷售訂單查詢中查看。圖2-5-2收款核銷6.5.4 每周將出貨單和收款憑證與經(jīng)銷商財務(wù)人員核對。差異及時處理。6.5.5 帳目核對單由經(jīng)銷商簽字確認(rèn)，存檔備查。6.5.6 每周將預(yù)收款及欠款二階客戶對賬單進(jìn)行列印，與二階客戶

26、進(jìn)行對賬。6.5.7 如有差異依收款小票及出貨單進(jìn)行核對，及時做出調(diào)整。6.6 經(jīng)銷商退貨處理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)6.6.1 DMS管理員在接到經(jīng)銷商或業(yè)務(wù)退貨通知后，在系統(tǒng)中列印退貨單。6.6.2 由經(jīng)銷商簽字確認(rèn)后，司機(jī)至客戶處將貨物拉回倉庫后。6.6.3 倉管需要確認(rèn)退貨入庫的數(shù)量和產(chǎn)品層別。對于過期的產(chǎn)品，層別為不良，包裝破損的產(chǎn)品，層別為殘損。6.6.4 確認(rèn)后倉管簽字并將退貨單交至DMS管理員進(jìn)行系統(tǒng)操作。6.6.5 如已將產(chǎn)品拉回，庫管確認(rèn)后采可進(jìn)行系統(tǒng)補(bǔ)單。6.6.6 退貨入庫單操作如下，見(圖2-6-1銷售退貨入庫單)：A 首先選擇退貨客戶、日期和倉庫。B 輸入或選擇要退貨的產(chǎn)品，輸入退

27、貨數(shù)量和單價，自動計算金額，此金額只影響毛利的計算，退回到倉庫的庫存成本按照此產(chǎn)品當(dāng)前庫存成本的均價計算。C 選擇產(chǎn)品入庫的產(chǎn)品狀態(tài)層別。D 提交完成退貨。E 退貨后系統(tǒng)會提示退貨賬款的處理。是否轉(zhuǎn)賬上余額。(圖2-6-2 退貨賬款提示)圖2-6-1銷售退貨入庫單圖2-6-2 退貨賬款提示7 經(jīng)銷商庫存作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)7.1 庫存盤點作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)7.1.1 DMS管理員每周、每月進(jìn)行經(jīng)銷商倉庫實地盤點，每周周末為周盤要求抽盤1/3個品項，優(yōu)先盤點A類品項；每月月底對所有產(chǎn)品進(jìn)行全面盤點。7.1.2 盤點前先從EDMS系統(tǒng)生成盤點單。見 (圖3-1-1庫存盤點單)。L 盤點單將庫存所有產(chǎn)品庫存列出，可以在每

28、條記錄的最左欄勾選需要盤點的產(chǎn)品。存盤后，只顯示勾選的產(chǎn)品來進(jìn)行盤點。M 生成盤點單前，可以篩選盤點倉庫、產(chǎn)品供應(yīng)商、產(chǎn)品品類、產(chǎn)品狀態(tài)。N 生成盤點單后，存盤前可以篩選產(chǎn)品品類、產(chǎn)品狀態(tài)。O 存盤后，不能再改變盤點產(chǎn)品、盤點倉庫、產(chǎn)品品類、產(chǎn)品供應(yīng)商，P 存盤后，只能改變盤點數(shù)量和庫存成本單價。Q 盤點區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)單位和小單位。R 庫存盤點可以調(diào)整庫存數(shù)量和庫存成本。7.1.3 然后列印出盤點單(圖3-1-2盤點單打印)。7.1.4 到倉庫現(xiàn)場進(jìn)行實際盤點，將實際盤點后的數(shù)量填入盤點單中。7.1.5 如有盤虧和盤盈現(xiàn)象必須找出差異的原因，并提出改善建議，寫在備注欄中，以利后期查證。7.1.6 盤

29、點單需經(jīng)經(jīng)銷商客戶簽字蓋章進(jìn)行存檔備查，存檔時間為一年。7.1.7 DMS管理員將經(jīng)銷商簽字蓋章確認(rèn)的差異數(shù)量在EDMS系統(tǒng)中修改，保證帳實一致性。提交后，系統(tǒng)根據(jù)輸入的盤點數(shù)量和成本，改變庫存數(shù)量和成本。7.1.8 盤點時，為保證盤點數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，倉庫和系統(tǒng)都停止進(jìn)行收發(fā)貨操作。7.1.9 DMS管理員須和經(jīng)銷商倉管、業(yè)務(wù)組組長一起進(jìn)行盤點的實際操作。圖3-1-1庫存盤點單圖3-1-2盤點單打印7.2 其它出入庫作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。7.2.1 當(dāng)公司從其它工廠調(diào)撥品項直發(fā)經(jīng)銷商時，產(chǎn)生時間差異額時，先以其它入庫的方式將產(chǎn)品入庫，后期與R3同步產(chǎn)生 的采購訂單作廢。成品領(lǐng)用及費用類訂單也是以其它入庫方式

30、收貨。7.2.2 在一張單據(jù)中，可以同時入庫同一品項的不同單位的產(chǎn)品；也可以在一張單據(jù)中，同時入庫同一品項的不同產(chǎn)品成別狀態(tài)的產(chǎn)品，例如上圖所示。7.2.3 入庫單價可以手動輸入，庫存成本變化參見：庫存成本核算7.2.4 初始上線經(jīng)銷商使用其它入庫方式收貨。7.2.5 經(jīng)銷商代配送可用其它入庫方式錄入。7.2.6 當(dāng)經(jīng)銷商有非正常銷售產(chǎn)品出庫（如員工福利、經(jīng)銷商交際領(lǐng)用）先列印出庫單，經(jīng)銷商簽字后再以其它出庫方式出庫。7.2.7 其它出入庫單據(jù)存檔保留，存檔時間一年。7.3 倉庫調(diào)撥作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)7.3.1 當(dāng)經(jīng)銷商有多個倉庫時,某個倉庫的產(chǎn)品不能滿足所配送區(qū)域的需求時,列印出調(diào)撥單，經(jīng)經(jīng)銷商老板核

31、準(zhǔn)，兩個經(jīng)銷商倉管簽字，再憑核準(zhǔn)的調(diào)撥單從經(jīng)銷商其他倉庫里調(diào)撥所缺品項,補(bǔ)充庫存滿足配送需求.7.4 換貨處理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)7.4.1 二階經(jīng)銷商倉庫內(nèi)存在某些不良品需要集中處理時，需要先確認(rèn)換貨數(shù)量及品項，再列印換貨單，經(jīng)銷商老板核準(zhǔn)并簽字后，再進(jìn)行倉庫按單換貨。7.4.2 在一張單據(jù)中，可以同時換入換出同一品項的不同單位、不同產(chǎn)品狀態(tài)的產(chǎn)品。7.4.3 換入換出單價可以手動輸入，庫存成本變化參見：庫存成本核算。7.4.4 列印出的換貨單須保存一年以上備檔。7.5 庫存層別作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)7.5.1 DMS管理員在做采購單入庫時，在狀態(tài)欄中選擇經(jīng)銷商實際到貨的生產(chǎn)月份做層別入庫。7.5.2 DMS管理員在處理二階的銷售訂單時，必須按照先進(jìn)先出的原則選擇對應(yīng)的月份出貨。7.5.3 對產(chǎn)生的