測(cè)繪檔案管理制度

1、檔案管理制度一、目的、依據(jù)為規(guī)范測(cè)繪成果及資料檔案的管理,確保測(cè)繪成果、資料檔案的安全,促進(jìn)測(cè)繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè),根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例制定本制度。二、適用范圍對(duì)測(cè)繪成果及資料檔案的管理適用于本管理制度。三、職責(zé)測(cè)繪成果檔案資料的管理,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),測(cè)繪成果檔案資料管理的部門(mén)(檔案館、檔案室、檔案部、辦公室等具體負(fù)責(zé)實(shí)施,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。四、基本規(guī)定(一業(yè)務(wù)規(guī)定1、測(cè)繪成果及資料檔案必須按要求歸檔;歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整,分類(lèi)整理立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,案卷質(zhì)量符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。2、測(cè)繪成果及資料檔案應(yīng)當(dāng)

2、根據(jù)國(guó)家要求,制定歸檔范圍及保管限期表。3、不得擅自改變檔案分類(lèi)、組卷、編號(hào)方法。4、永久、長(zhǎng)期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),只能用蘭黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě),以利長(zhǎng)期保存。5、測(cè)繪成果及資料檔案的接收、移交,必須附有清單,嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)。6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。7、接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫(kù)。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。8、所有檔案必須登記,詳細(xì)到文件級(jí),盡量用數(shù)據(jù)庫(kù)或電子表格進(jìn)行登記。9、做好保密、防蟲(chóng)、防霉、防盜工作,定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理

3、意見(jiàn)。(二檔案借閱規(guī)定1、建立測(cè)繪成果及資料檔案借閱利用登記制度,借閱者均須填寫(xiě)借閱登記表。2、對(duì)各類(lèi)檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用,查閱人員要如實(shí)說(shuō)明查檔的目的和內(nèi)容,符合查閱條件的辦理手續(xù)后,方可查閱,且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案,辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱;借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可借閱。4、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容,需經(jīng)檔案管理人員同意,其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制,要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行,利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。5、借閱機(jī)密、絕密檔案材料,需

4、經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見(jiàn),單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6、測(cè)繪成果及資料檔案利用者,對(duì)所借檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案,不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè),不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等,未經(jīng)許可,不得摘抄或復(fù)制檔案,不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。7、借閱國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果,不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的,須經(jīng)國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果提供部門(mén)批準(zhǔn),并按原密級(jí)進(jìn)行管理。8、借閱人員退還檔案時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量,檢查案卷有無(wú)損壞,文件是否齊全等。9、利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案提供部門(mén)反饋,為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材,以更好地提供利用。(三庫(kù)房管理規(guī)定1、庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存

5、的重要基地,是提供利用測(cè)繪成果和檔案資料的重要場(chǎng)所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,非檔案管理部門(mén)的工作人員不得入內(nèi)。2、保管檔案必須有專(zhuān)用庫(kù)房,并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施,保證檔案安全。3、檔案進(jìn)出庫(kù)房,要建立嚴(yán)格的登記制度,包括檔案收進(jìn)入庫(kù),庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。4、檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施。光盤(pán)或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。5、對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢查,對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。6、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定,庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24之間,相對(duì)濕度

6、應(yīng)控制在40-60%之間。7、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。8、嚴(yán)禁在庫(kù)房區(qū)范圍內(nèi)吸煙。9、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉庫(kù)房門(mén)窗,切斷水、電源,確保檔案安全。10、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生,保持庫(kù)房與檔案的清潔。(四庫(kù)房防火規(guī)定1、宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)安全防火的規(guī)章制度,樹(shù)立防火意識(shí)。2、要經(jīng)常檢查庫(kù)房有無(wú)火災(zāi)隱患,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,以便采取有效措施,防患于未然。3、庫(kù)房周?chē)皟?nèi)部要杜絕火源跡象,嚴(yán)禁吸煙。4、庫(kù)房?jī)?nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝置,不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。5、不準(zhǔn)擅自安裝電器開(kāi)關(guān)和其他電器設(shè)備,嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時(shí)線。6、定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置,管理人員要了解其性能并能熟練

7、使用。7、每天下班前,管理人員要做一次責(zé)任片區(qū)的安全檢查,切斷電源。(五檔案工作人員要求1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法,嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度,了解檔案工作方針,掌握檔案管理工作的基本技能。2、忠于職守,負(fù)責(zé)完成測(cè)繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作。3、積極開(kāi)發(fā)檔案信息,編制各類(lèi)檔案檢索工具及參考資料,為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。4、負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。5、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理,做好“八防”工作,確保檔案的完整與安全。6、熟悉館藏,做好檔案利用工作,積極主動(dòng)熱情為用戶提供服務(wù)。7、積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng),不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。8、加強(qiáng)團(tuán)

8、結(jié)協(xié)作,遵守工作紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。(六檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作規(guī)定1、建立健全檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作的組織機(jī)構(gòu),由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主持,成立檔案鑒定工作小組,其成員由有關(guān)部門(mén)人員組成。2、鑒定工作要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn),用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價(jià)值,確定保管期限,切忌隨意性。3、對(duì)鑒定結(jié)果要寫(xiě)書(shū)面報(bào)告。需延長(zhǎng)保管期限的案卷,要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案,要編制銷(xiāo)毀清冊(cè)一式兩份,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。4、對(duì)保管期滿但屬?lài)?guó)家重大工程項(xiàng)目的測(cè)繪檔案,要根據(jù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。5、應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。6、銷(xiāo)毀國(guó)家密級(jí)圖紙或測(cè)繪成果,必須經(jīng)省測(cè)繪行政管理部門(mén)批準(zhǔn)。7、銷(xiāo)毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷(xiāo),并在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀,防止檔案遺失和泄密。銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字,以示負(fù)責(zé)。8、鑒定報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè)及審批文件,應(yīng)存檔保存。(七檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定1、檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門(mén)基本情況的統(tǒng)計(jì),檔案部門(mén)要建立上述各種情況的登記簿,定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2、各類(lèi)檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì),檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表,由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)填報(bào)。3、要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)