知識經(jīng)濟(jì)時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考

1、知識經(jīng)濟(jì)時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考    知識經(jīng)濟(jì)時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考知識經(jīng)濟(jì)時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考 摘要知識經(jīng)濟(jì)背景下檔案工作對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展意義非凡，企業(yè)可以通過樹立現(xiàn)代企業(yè)檔案意識、利用計算機(jī)信息技術(shù)手段和建立企業(yè)檔案館等途徑來實現(xiàn)企業(yè)檔案更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展的目的。 關(guān)鍵詞知識經(jīng)濟(jì)企業(yè)檔案 作者簡介：蘇娟     知識經(jīng)濟(jì)時代背景下對企業(yè)檔案管理策略的思考 < 摘要知識經(jīng)濟(jì)背景下檔案工作對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展意義非凡，企業(yè)可以通過樹立現(xiàn)代企業(yè)檔案意識、利用計算機(jī)信息技術(shù)手段和建立

2、企業(yè)檔案館等途徑來實現(xiàn)企業(yè)檔案更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展的目的。 關(guān)鍵詞知識經(jīng)濟(jì)企業(yè)檔案 作者簡介：蘇娟，河南大學(xué)計算中心辦公室。 中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-0592(2011)08-214-02 檔案與檔案管理是人類社會獨有的文化現(xiàn)象，是人類共同記憶大廈的基礎(chǔ)。正是有了檔案和檔案整理，人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性才得以維系和完善。斗轉(zhuǎn)星移間，人類社會一刻不停地發(fā)生著變化，檔案與檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大的變化，從最初的“結(jié)繩記事”和“刻木為契”等記事方法到如今的電子檔案無一不體現(xiàn)著社會生產(chǎn)力的變化和人類社會交往的擴(kuò)大。眾所周知，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，作為科學(xué)技術(shù)源泉

3、的“知識”被普遍認(rèn)為是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價值的核心要素，高知識含量的產(chǎn)品和服務(wù)所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益在國民生產(chǎn)總值中所占的比例越來越大我們已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟(jì)時代。 在知識經(jīng)濟(jì)時代，我們的檔案和檔案工作發(fā)生了一些變化。其中最明顯的即檔案的所有權(quán)發(fā)生了變化。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國實行以公有制為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度，與此相應(yīng)，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中的記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化趨勢。因此，在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的檔案管理成為檔案管理領(lǐng)域的新問題。筆者通過論述檔案工作的重要性，嘗試提出在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)檔案管理的一些策略與方法。 一、檔案工作對于企業(yè)管理的價值和

4、作用 如上文所提及的，檔案是人類社會獨有的文化現(xiàn)象，無論是國家還是社會組織，都在日積月累地搜集和保存檔案，這是因為檔案具有獨特的作用，主要表現(xiàn)在行政、業(yè)務(wù)、文化等方面。 檔案是各級機(jī)構(gòu)行使行政職能、從事管理活動的記錄。這些記錄對于企業(yè)工作的連續(xù)性和高效性有著不可或缺的參考作用。謝倫伯格認(rèn)為“檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府機(jī)構(gòu)賴以建立的基礎(chǔ)?！边@一論斷同樣適用于作為社會組織的重要形式現(xiàn)代企業(yè)。檔案記錄了大量工作經(jīng)過和經(jīng)驗，企業(yè)的各級機(jī)構(gòu)都需要借助這些經(jīng)驗保證其決策的正確性、管理的連續(xù)性和高效性。 檔案也是體現(xiàn)各個領(lǐng)域業(yè)務(wù)發(fā)展史的活化石。檔案記錄了各行各業(yè)運(yùn)營的經(jīng)驗、教訓(xùn)。任

5、何領(lǐng)域的業(yè)務(wù)都不可缺少檔案記錄，這是因為在業(yè)務(wù)活動中常常需要一些來自之前活動的精確數(shù)據(jù)，而這是僅僅依靠人腦和語言難以勝任的；除此之外，各種業(yè)務(wù)檔案中，以文字為表達(dá)方式的記錄只是一部分，還有大量以圖形和表格為表達(dá)方式的記錄。例如在企業(yè)管理方面并不陌生的會計檔案和商標(biāo)檔案，前者是以統(tǒng)計數(shù)據(jù)和會計報表的形式存在的檔案，后者則是以設(shè)計圖紙的形式存在的。 除此之外，檔案還在企業(yè)文化的形成，處理法律關(guān)系中具有重要作用。正是因為檔案具有如此多樣和重要的作用，才使得檔案對于企業(yè)管理具有非凡的價值。檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的價值，即指檔案對企業(yè)的有用性。就其具體表現(xiàn)而言，從不同角度劃分，檔案對于企業(yè)管理的作用有以下幾種

6、表現(xiàn)形式： （一）憑證價值 檔案是歷史的真憑實據(jù)，正是這種特性，構(gòu)成了檔案的憑證價值。 檔案的憑證價值使它可以成為考察、研究和處理問題的依據(jù)，成為法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)。以知識產(chǎn)權(quán)為例，我國自從1980年6月加入世界知識產(chǎn)權(quán)組織以來，為了與國際知識產(chǎn)權(quán)標(biāo)準(zhǔn)接軌而制定了一系列保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的法律法規(guī)，收集并保存了與各類知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的檔案系統(tǒng)。這些檔案在日后成為處理知識產(chǎn)權(quán)糾紛的憑證。 增強(qiáng)全民檔案觀念還包括樹立利用檔案更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展的意識這一項內(nèi)容。根據(jù)上文所提及的，檔案對于現(xiàn)代企業(yè)管理具有重要的憑證價值和情報價值。因此，企業(yè)管理者和企業(yè)職員，還要善于利用檔案信息資源，善于發(fā)揮檔案資源的實

7、效作用，使得檔案信息資源真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。例如，在現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)背景下，經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來愈來愈頻繁，經(jīng)濟(jì)效益不斷提高的同時，難免會出現(xiàn)一些貿(mào)易糾紛，這時就應(yīng)該充分利用企業(yè)檔案資源的憑證作用，來為企業(yè)解決經(jīng)濟(jì)糾紛，為企業(yè)維權(quán)。再如，現(xiàn)代企業(yè)的各類檔案中，有一類記錄著該企業(yè)未曾公開的數(shù)據(jù)和知識，包括技術(shù)圖紙和數(shù)據(jù)報表等，這些檔案就是這個企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。建立相關(guān)方面的檔案資源庫就有利于企業(yè)加強(qiáng)保密性，在日益激烈的市場競爭中處于有利地位。 （二）加強(qiáng)計算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的運(yùn)用 在現(xiàn)今知識經(jīng)濟(jì)背景下，信息化改革已經(jīng)成為一種潮流。雖然傳統(tǒng)的檔案管理方法在管理傳統(tǒng)載體檔案方面還是可行并且

8、有效的，然而在現(xiàn)代企業(yè)中，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不能保證電子文件的安全、真實、完整和長效，因此，檔案管理的方法和手段全面革新是每一個現(xiàn)代企業(yè)都必須面對的議題。筆者認(rèn)為，加強(qiáng)計算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的運(yùn)用不僅僅是一個“硬技術(shù)”的革新問題。首先也是最重要的是需要檔案管理的理念和思路的全面革新，只有樹立科學(xué)的現(xiàn)代管理思想，才能充分地發(fā)揮計算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢。這就要求企業(yè)的管理者和檔案工作者樹立“前端控制”和“全程管理”的理念。所謂“前段控制”，即檔案管理者需要在電子文件生成之前就積極介入，通過文件管理系統(tǒng)的計算機(jī)設(shè)計預(yù)先設(shè)置文件格式、保管期限等屬性；所謂“全程管

9、理”，即指對電子文件從產(chǎn)生到保存再到最終銷毀進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，以確保電子文件的完整性、真實性和可靠性。在樹立了科學(xué)的現(xiàn)代管理思路之后就可以討論計算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理領(lǐng)域中的表現(xiàn)了。具體來說，計算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的手段主要有：利用計算機(jī)技術(shù)處理文件；利用網(wǎng)絡(luò)和電子通訊技術(shù)傳輸文件；利用現(xiàn)代電子數(shù)據(jù)庫技術(shù)存儲文件；運(yùn)用電子信息化技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理；利用現(xiàn)代信息檢索技術(shù)快捷地搜索、瀏覽文件；以及利用防火墻或數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保文件安全性等。 （三）建立企業(yè)檔案館 企業(yè)檔案館是內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)的一種重要類型，是指在某一企業(yè)內(nèi)部設(shè)立的，保管本單位形成的檔案，并主要為該企業(yè)

10、提供服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)。企業(yè)檔案館是20世紀(jì)80年代中后期出現(xiàn)并興盛的一種檔案館類型。目前我國已經(jīng)建立起近300個企業(yè)檔案館。企業(yè)檔案館就功能來講主要是收藏和管理本企業(yè)檔案的，它首先具有檔案館的一般屬性，是保存企業(yè)檔案的基地，其次，企業(yè)檔案館還具有一些自身獨具的特點，例如與綜合性檔案館相比，企業(yè)檔案館更專業(yè)。企業(yè)檔案館中所占比重最大的部分應(yīng)該是圍繞企業(yè)專業(yè)性突出的科技檔案而展開的。建立企業(yè)檔案館對于知識經(jīng)濟(jì)背景下的現(xiàn)代企業(yè)尤為重要。在企業(yè)內(nèi)部建立檔案館對現(xiàn)代企業(yè)的意義有以下幾點： 1企業(yè)檔案館負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的搜集、整理和保管，建立企業(yè)檔案館有利于實現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化管理；有利于對檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理

11、和實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。 2企業(yè)檔案館是全國檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的一員，建立企業(yè)檔案館不僅有利于企業(yè)自身的發(fā)展，還有利于形成以企業(yè)檔案館為中心，同時向本企業(yè)和全社會提供服務(wù)的良好局面。 3企業(yè)檔案館還兼負(fù)著教育宣傳的職能?，F(xiàn)代企業(yè)的文化建設(shè)是本企業(yè)血脈的承接和歷史的集成。一個企業(yè)的經(jīng)營理念和團(tuán)隊意識并不是朝夕之功，而是體現(xiàn)在檔案中。因此要延續(xù)一個企業(yè)，就要抓好該企業(yè)的文化建設(shè)工作。建立企業(yè)檔案館是最直接和最有效的途徑。 三、結(jié)語 社會在進(jìn)步，世界在改變，技術(shù)在發(fā)展。在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展、人類社會全面進(jìn)步的今天，我們步入了知識經(jīng)濟(jì)時代。在此大背景下，企業(yè)不斷發(fā)展，檔案工作不應(yīng)也不能懈怠。筆者對知識經(jīng)濟(jì)時代背景下現(xiàn)代企業(yè)檔案管理策略的思考，綜上所述有這樣幾點：首先也是最重要的，要樹立現(xiàn)代檔案管理理念；其次要引進(jìn)新的技術(shù)手段，充分利用計算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢；第三就是要建立企業(yè)檔案館，善于利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的實效作用。只有這樣，企業(yè)和企業(yè)檔案工作才會相得益彰，彼此循環(huán)，獲得雙向的良性發(fā)