社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的際遇分析

1、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的際遇分析九月一日，人力資源和社會(huì)保障部和國家檔案局共同頒布的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）（以下簡稱規(guī)定）正式實(shí)施。這為檔案管理工作尤其是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，但也同時(shí)對(duì)我們的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度提出了新的挑戰(zhàn)，需要我們檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，深入研究，盡快把每一項(xiàng)制度落到實(shí)處。機(jī)遇一：規(guī)定增強(qiáng)了社保檔案管理的底氣。多年以來，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動(dòng)和社會(huì)保險(xiǎn)障部門管理，有的一直在用人

2、單位，有的甚至放到個(gè)的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時(shí)有發(fā)生。規(guī)定第一次明確了“人力資源社會(huì)保障行政部門負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存”，給我們集中統(tǒng)一管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案送來了章法和遵循，提供了強(qiáng)有力的法律和方法支撐。機(jī)遇二：規(guī)定提升了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的社會(huì)地位?！吧鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是

3、確定參保個(gè)人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生目標(biāo)的重要條件，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證?！币婪訌?qiáng)和規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。由此可見，我們廣大檔案工作者的任務(wù)不僅僅是管護(hù)，而是擔(dān)當(dāng)著落實(shí)和保障每個(gè)參保對(duì)象的合法權(quán)益的重任，已經(jīng)從一個(gè)“看門守?cái)偂钡娜?，變成了備受關(guān)注的護(hù)法人，維權(quán)人。機(jī)遇三：規(guī)定巧接“金保工程”。早在2004年原勞動(dòng)和社會(huì)保障部就在社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域推廣了以“

4、統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，城市建網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，分級(jí)使用，分步實(shí)施”為特征的金保工程，到目前已經(jīng)基本完成，無論網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，還是數(shù)據(jù)管理和安全利用都已經(jīng)取得了成功的經(jīng)驗(yàn)。規(guī)定的實(shí)施正好可以借鑒和利用這些現(xiàn)成的網(wǎng)絡(luò)，順利實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)，電子化管理正是檔案事業(yè)發(fā)展的必然追求，這在原管理渠道想實(shí)現(xiàn)而無法實(shí)現(xiàn)的。為了追求便捷、準(zhǔn)確、高效的檢索和利用，檔案領(lǐng)域多年以來就倡導(dǎo)實(shí)現(xiàn)電子化、信息化，但由于受財(cái)力物力和人力的限制，只是在有的地方做了某些方面的探索，有的搞過試點(diǎn)，卻無力推廣。規(guī)定實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，可以使社保檔案的收集、管理、查閱和利用順利實(shí)現(xiàn)由手工到數(shù)字新的跨越，達(dá)到規(guī)范化、信息化、專業(yè)化的要求。挑

5、戰(zhàn)一：人事檔案集中難。規(guī)定所稱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。這些檔案不僅僅是面向單位或集體的，而是能夠和每一個(gè)參保對(duì)象一一對(duì)應(yīng)的，他們才是這些檔案的主人。這“具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料”的重要內(nèi)容主要是參保對(duì)象的“人事檔案”和“參保繳費(fèi)檔案”，其中“人事檔案”的“個(gè)人履歷”、“從業(yè)情況”、“招工登記”、“參保登記”等，正是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核算和確定社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是集中統(tǒng)一的重點(diǎn)和難點(diǎn)，因?yàn)槟壳斑@些檔案正分布在各級(jí)各層各單位，組織人事部門、勞動(dòng)社保部門、用人

6、單位和個(gè)人等，在保管方式、檔案格式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保管目的等都有不同取向和目的。要實(shí)現(xiàn)“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由縣級(jí)以上社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存”，必定存在收集難、鑒定難、轉(zhuǎn)接難和安全完整難等一系列難題。挑戰(zhàn)二：執(zhí)行力量不足。把全部社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案集中到一個(gè)單位統(tǒng)一管理，是一個(gè)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)事的大工程。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2009年6月底,我國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到2.24億人,基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到3.37億人；失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到1.23億人,工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到1.40億人,生育保險(xiǎn)參保人數(shù)達(dá)到0.98億人,成為世界上參保人數(shù)最多的保險(xiǎn)計(jì)劃。農(nóng)村最低生活保障享受人數(shù)達(dá)到4291萬;新型農(nóng)村合作醫(yī)療

7、保險(xiǎn)參合農(nóng)民達(dá)到8.14億人；城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)08 年就達(dá)到10012萬人；還有機(jī)關(guān)事業(yè)單位也都先后開展了各種社會(huì)保險(xiǎn)。要想在短期內(nèi)完成這些人員的檔案的甄別、鑒定、交接、歸檔，單憑社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)是完不成的，必須由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，各單位、各企業(yè)、各代管機(jī)構(gòu)的檔案管理者密切配合，全力支持才行。而現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)除了已經(jīng)管理的保險(xiǎn)數(shù)據(jù)外，基本沒有占有其它的檔案，尤其是人事檔案，不但缺少專門的檔案人才，而且連基本的檔案庫房和設(shè)備也嚴(yán)重不足，可謂杯水車薪，很難保證“真實(shí)、完整、安全”接過來，管理好。挑戰(zhàn)三：宣傳發(fā)動(dòng)不充分。從月日，人力資源和社會(huì)保障部長尹尉民和國家檔案局局長楊冬權(quán)簽署命令，

8、到規(guī)定正式實(shí)施，中間只有38天，這期間只有業(yè)務(wù)報(bào)刊發(fā)了一條新聞，很少有詳細(xì)的報(bào)道和分析，有的單位無動(dòng)于衷，還不知道有規(guī)定之事。這和“記錄一生，跟蹤一生，服務(wù)一生，保障一生”事關(guān)每個(gè)參保對(duì)象切身利益的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案相比，顯然極不相稱。不宣傳，不學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)人員就無法領(lǐng)會(huì)規(guī)定的精神，不能正確運(yùn)用規(guī)定；不分析，不講解，廣大參保對(duì)象就很難知情，不會(huì)理解，在自己不知情，不理解的情況下，自己的檔案就被搬了家，這我們對(duì)檔案主人的不盡職，無論工作干了多少，是好是壞，都不可能給檔案事業(yè)發(fā)展帶來最大的利益。盡管困難不少，但我們畢竟迎來了千載難逢的機(jī)遇，因此，我們要積極應(yīng)對(duì)，用好機(jī)遇采取靈活措施，克服困難，化危為機(jī)

9、，“真實(shí)、完整、安全”地實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案集中統(tǒng)一的偉大目標(biāo)。一、深入宣傳，營造聲勢要貫徹好規(guī)定，必須有社保人、檔案人、所有用人單位和每一個(gè)參保對(duì)象的理解、支持和參與，要調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要“抓住規(guī)定頒布實(shí)施的有利時(shí)機(jī)，加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動(dòng)性?！币獜谋ＷC社保檔案完整安全的角度，從杜絕違犯檔案法行為，維護(hù)參保對(duì)象權(quán)益，維護(hù)社會(huì)公平的高度，充分認(rèn)識(shí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

10、和緊迫性。要以強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和高超的技能解釋規(guī)定，運(yùn)用規(guī)定，要克服為檔案而檔案，為保險(xiǎn)而保險(xiǎn)的思想。要從提高檔案利用價(jià)值，更好發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保和諧，促穩(wěn)定的作用，為推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)和檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展去宣傳，去工作。不但自己能夠熟記規(guī)定于心，熟練運(yùn)用，而且要讓全社會(huì)，讓每一個(gè)參保對(duì)象都了解規(guī)定的內(nèi)容和意義，自覺支持社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的“集中統(tǒng)一”行動(dòng)。二、科學(xué)規(guī)劃，規(guī)范操作規(guī)定是我們開展工作的總綱，只有十六條，主要針對(duì)集中之后的管理工作，對(duì)“集中統(tǒng)一管理”規(guī)定不多，也不細(xì)致，這就需要我們以規(guī)定為指導(dǎo)，認(rèn)真分析形勢，分清任務(wù)，早計(jì)劃，早安排，制定出切實(shí)可行的操作規(guī)程和實(shí)施細(xì)則。從每一件檔案的

11、收集、鑒定、接收，到每一個(gè)數(shù)據(jù)的核對(duì)、分析，都要定出科學(xué)的章法，都要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一時(shí)間，不能各自為政，各行其事。要把這次集中統(tǒng)一當(dāng)成一次提高檔案管理水平和檢驗(yàn)管理能力的機(jī)會(huì)和契機(jī)，而不貪多圖快，為了一蹴而就而不辨良莠，兼收并蓄、泥沙俱下。要通過這次集中，建立健全檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項(xiàng)基礎(chǔ)管理制度，要制定出新的分類、立卷、歸檔、利用標(biāo)準(zhǔn)，努力實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各地要積極爭取相關(guān)部門的支持，著力解決檔案庫房、基礎(chǔ)設(shè)備、人員編制、經(jīng)費(fèi)保障等基礎(chǔ)建設(shè)問題，逐步改善工作環(huán)境和工作條件。積極探索社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理

12、人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，探索建立分級(jí)負(fù)責(zé)、制度化的檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的體制和工作機(jī)制。積極爭取同級(jí)檔案行政管理部門的支持，由檔案行政部門直接指導(dǎo)和培訓(xùn)社保檔案人員，做到全部持證上崗。要聘請監(jiān)督機(jī)關(guān)全程監(jiān)督檔案收集和交接的全過程，嚴(yán)格按規(guī)定和“檔案管理?xiàng)l例”進(jìn)行，不能增加或簡化步驟，不能以各種理由降低標(biāo)準(zhǔn)和要求。努力做到該集中的全部集中，該管理的全部管理，不多、不少、不漏、不錯(cuò)。三、順風(fēng)借勢，全力起跑人保部社保中心要求：力爭用3年左右的時(shí)間，使全系統(tǒng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理基本實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo)。時(shí)間緊、任務(wù)重，無論對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門還是檔案管理部門都是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。9月1日，規(guī)定已經(jīng)實(shí)施，號(hào)令已經(jīng)吹響，這就要求我們各級(jí)業(yè)務(wù)部門有緊迫感，不等不靠，不推