工程公司采購(gòu)部管理制度

1、采購(gòu)管理制度 V: 201303采購(gòu)過程需簡(jiǎn)化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本。 本制度主要包含以下六點(diǎn)：一、采購(gòu)預(yù)算針對(duì)需要采購(gòu)的辦公用品或項(xiàng)目花費(fèi)等，需有相應(yīng)的采購(gòu)預(yù)算后方可分時(shí)間，按需求，組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)完成。其中包括辦公用品、工程內(nèi)容采購(gòu)等。1、 辦公用品的采購(gòu)由行政部統(tǒng)一收集各部門人員提交的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，在總經(jīng)理或其授權(quán)人確認(rèn)采購(gòu)產(chǎn)品和預(yù)算后由行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)。2、 工程采購(gòu)2.1采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)：公司工程項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理整理工程采購(gòu)清單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達(dá)到采購(gòu)部。工程項(xiàng)目中的采購(gòu)清單中必須明確說(shuō)明需要采購(gòu)內(nèi)容的：工程項(xiàng)目名稱，產(chǎn)品名稱，規(guī)

2、格，數(shù)量，特殊要求，品牌，到貨時(shí)間及地點(diǎn)，收貨人，包裝要求等。非該項(xiàng)目經(jīng)理提出的采購(gòu)計(jì)劃概不采購(gòu)。2.2采購(gòu)計(jì)劃變更：所有采購(gòu)計(jì)劃的變更必須經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理的確認(rèn)。采購(gòu)人員接到采購(gòu)計(jì)劃后，將采購(gòu)計(jì)劃與此工程合同進(jìn)行核對(duì)，對(duì)所需要采購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)量名稱要求等做進(jìn)一步的校核。如有出入需要更改，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)才予采購(gòu)（其中包括數(shù)量增減、型號(hào)更改、性能參數(shù)改變等）。2.3采購(gòu)時(shí)效管理：所有的采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些設(shè)備先到位，那些設(shè)備訂貨周期長(zhǎng)，力爭(zhēng)做到設(shè)備不耽誤工程的前提下，設(shè)備及時(shí)到位，不擠占、積壓公司采購(gòu)貨款。所有下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購(gòu)計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到及

3、時(shí)采購(gòu)并及時(shí)跟蹤及時(shí)發(fā)貨及時(shí)反饋現(xiàn)場(chǎng)收貨情況及產(chǎn)品的使用情況，并保證供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品的售后服務(wù)。2.4建立工程采購(gòu)檔案：采購(gòu)相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔兩部分組成。電子文檔包括采購(gòu)詢價(jià)文件，各供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購(gòu)合同（電子版）。書面文檔包括供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，采購(gòu)合同。書面文檔被掃描后成為電子文檔。所有電子文檔和書面文檔在工程驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)成后交由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)分別錄入公司電子檔案庫(kù)和公司資料庫(kù)。 二、采購(gòu)（比價(jià)）平時(shí)多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。積極開拓供應(yīng)商資源，做到貨比三家，控制、降低采購(gòu)成本。如出現(xiàn)采購(gòu)到的產(chǎn)品與采購(gòu)計(jì)劃不符，則其損失將追究采購(gòu)負(fù)責(zé)

4、人的責(zé)任。對(duì)特殊非標(biāo)產(chǎn)品的采購(gòu)、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測(cè)報(bào)告，必要時(shí)需要安排相關(guān)人員到廠家進(jìn)行生產(chǎn)過程的監(jiān)督和檢查。采購(gòu)活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、供應(yīng)商管理等四個(gè)方面：1、詢價(jià)：詢價(jià)可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，面對(duì)直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會(huì)等多種渠道。即使是確定部分適合長(zhǎng)期合作的合作伙伴的同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。2、比價(jià)：對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對(duì)（對(duì)具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)）。對(duì)單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價(jià)三家。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。3、議價(jià)：在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購(gòu)成本，可通過多種方式

5、進(jìn)行壓價(jià)（通常可以以公司中標(biāo)價(jià)格低，要求降低采購(gòu)成本為由;以多家公司比較后相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)為由;以拖延時(shí)間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購(gòu)意向?yàn)橛?也可以與銷售推心置腹，為對(duì)方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。權(quán)衡考慮確認(rèn)寫入合同內(nèi)的采購(gòu)價(jià)格，付款方式，發(fā)票形式，到貨日期等內(nèi)容。參與面對(duì)面商務(wù)談判人員應(yīng)至少2人。4、供應(yīng)商管理：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次評(píng)定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核，聽取各部門的意見），對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。三、工程采購(gòu)合同管理1、 合同版本：本公司采購(gòu)產(chǎn)品，必須使用本公司采購(gòu)合同版本。針對(duì)合同金額小

6、于5萬(wàn)元的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)較小的小型采購(gòu)內(nèi)容，可使用簡(jiǎn)易設(shè)備采購(gòu)合同版本。若采購(gòu)合同較大，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)較高的必須使用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購(gòu)合同。酌情考慮使用哪種合同版本。其他還有運(yùn)輸合同版本，安裝工程合同版本等。2、 合同書寫規(guī)范：項(xiàng)目名稱必須與銷售合同一致。合同編號(hào)： *-采購(gòu)物品名稱英文簡(jiǎn)寫-日期（如果有增補(bǔ)再加-2或-3依次類推）。相同項(xiàng)目不同產(chǎn)品的采購(gòu)合同名稱必須有所區(qū)別。3、 合同版本：簡(jiǎn)易采購(gòu)合同版本可以由傳真或掃描的方式簽訂，歸檔的文件可以是有簽字蓋章的傳真或掃描打印文件。標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購(gòu)合同及安裝合同等，歸檔的文件必須是具有紅章和簽字的合同。4、 合同的簽訂：電子版的合同需得到對(duì)方的確認(rèn)后才能打印出來(lái)走

7、公司簽字蓋章流程（避免對(duì)方在看到紙質(zhì)版合同后的手工涂改）。采購(gòu)人員在合同的商務(wù)部分頁(yè)簽，技術(shù)負(fù)責(zé)人員，或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員在合同的技術(shù)附件上頁(yè)簽。整本合同必須有騎縫章。簽訂好的合同原則上不允許出現(xiàn)有手工修改的痕跡，若需大量修改，此合同需作廢重新簽訂。5、 合同履行：采購(gòu)合同一旦簽訂后，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)及發(fā)票。6、 工程合同管理：合同簽訂前后，由合同負(fù)責(zé)人完成工程采購(gòu)合同一覽內(nèi)容表，及時(shí)更新并反饋給項(xiàng)目經(jīng)理。7、 合同歸檔：原件合同簽訂后交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。合同可在財(cái)務(wù)室翻閱，如外借需簽在外借單上簽字。四、驗(yàn)貨收貨辦公用品的采購(gòu)由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)驗(yàn)貨和收貨。采購(gòu)人員需

8、負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量及數(shù)量滿足財(cái)務(wù)計(jì)劃的要求。工程采購(gòu)貨物及付費(fèi)項(xiàng)目的驗(yàn)貨收貨由采購(gòu)人員反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理在現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)采購(gòu)和驗(yàn)收。五、采購(gòu)合同付款本公司實(shí)行項(xiàng)目制采購(gòu)付款模式，工程項(xiàng)目所有采購(gòu)內(nèi)容需要付款的必須填寫付款申請(qǐng)單，采購(gòu)人員將付款申請(qǐng)?zhí)峤豁?xiàng)目經(jīng)理審批簽字后方可付款，財(cái)務(wù)人員審查付款申請(qǐng)單內(nèi)合同是否存在，金額是否符合付款方式約定，相關(guān)人員是否簽字后，如無(wú)特殊需要，在每周二和周四安排付款。六、聯(lián)動(dòng)責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時(shí)與技術(shù)部、工程部、商務(wù)部溝通，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)及售后服務(wù)的需要，由具體采購(gòu)負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場(chǎng)。3、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，除罰款外，情節(jié)嚴(yán)重者可作辭退處理。4、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。5、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更多效益。上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單序號(hào)產(chǎn)品名稱型號(hào)數(shù)量到貨時(shí)間預(yù)算簽 字單價(jià)總價(jià)需求人總經(jīng)理或授權(quán)人上海碧州環(huán)保設(shè)備工程有限公司-付款申請(qǐng)單采購(gòu)負(fù)責(zé)人：