公司授權(quán)體系及財(cái)務(wù)規(guī)范

1、公司授權(quán)體系及相關(guān)財(cái)務(wù)操作規(guī)范第一部分、基本原則1、 本規(guī)范制定并公布于 2005年 5月 24日,并自 2005年 5月 24日起生效。本規(guī)范自公布 之日起,取代所有既往頒布的與此相關(guān)之公司制度、方案或政策,所有既往制度、方案 或政策中有與本規(guī)范不一致之處,以本規(guī)范為準(zhǔn)。2、 本規(guī)范適用于“萬寶盛華人力資源(中國(guó) ”所屬所有總公司、分公司和辦事處。3、 公司保有在必要時(shí)修改規(guī)范之權(quán)利,并將在修改后及時(shí)向所有員工公示。第二部分、公司授權(quán)體系鑒于公司業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展和公司管理架構(gòu)的日趨完善,同時(shí)基于符合 Manpower 全球?qū)?內(nèi)部控制的要求,公司制定了下述授權(quán)體系:一、授權(quán)體系的原則:1、 所

2、有受此授權(quán)體系規(guī)范的公司和員工行為,都必須得到適當(dāng)權(quán)限人員的批準(zhǔn);2、 所有需要授權(quán)之行為,應(yīng)當(dāng)遵循逐級(jí)授權(quán)之原則;若某授權(quán)職級(jí)人員暫缺并未有合法之 后備授權(quán)人員,則須其再上一級(jí)人員進(jìn)行直接授權(quán);3、 在授權(quán)行為中必須嚴(yán)格遵循對(duì)每一權(quán)限的授權(quán)金額的規(guī)定, 任何超過授權(quán)限額的批準(zhǔn)都 將被視為無效;4、 合法的授權(quán)形式包括:書面簽字、電子郵件批復(fù)。除此以外的任何授權(quán)形式將不被公司 接受;并且應(yīng)當(dāng)使用公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)文件、申請(qǐng)表格等;5、 財(cái)務(wù)部門負(fù)有監(jiān)督和協(xié)助此授權(quán)體系正確、嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)施的責(zé)任;并應(yīng)當(dāng)將任何嚴(yán)重違背此 授權(quán)體系之行為及時(shí)通告總經(jīng)理,以避免對(duì)公司可能造成的損失;二、授權(quán)體系: 當(dāng)此附件無法

3、正常打開時(shí),請(qǐng)參閱內(nèi)部 FTP 網(wǎng)站上的 FinanceFin PolicyReimbursement1上的內(nèi)容。二、對(duì)授權(quán)體系的說明:1、 授權(quán)體系的組成:業(yè)務(wù)合同(Sales Contract的簽字、批準(zhǔn)權(quán)限:非業(yè)務(wù)合同(Non-Sales Contract的簽字、批準(zhǔn)權(quán)限;非業(yè)務(wù)的項(xiàng)目 /計(jì)劃(Non-Sales Project/Plan的簽字、批準(zhǔn)權(quán)限;各類費(fèi)用、支出申請(qǐng)的簽字、批準(zhǔn)權(quán)限;款項(xiàng)支付時(shí)的授權(quán)管理;2、 授權(quán)體系的流程示意圖: 注:業(yè)務(wù)合同的訂立流程須遵循公司有關(guān)業(yè)已公布的規(guī)范 3、 授權(quán)體系中所需要使用的標(biāo)準(zhǔn)文件、申請(qǐng)表格: 2當(dāng)此附件無法正常打開時(shí),請(qǐng)參閱內(nèi)部 FTP

4、網(wǎng)站上的 FinanceFin PolicyReimbursement上的內(nèi)容。第三部分、授權(quán)體系相關(guān)之財(cái)務(wù)操作規(guī)范為了保證授權(quán)體系的順利實(shí)施,現(xiàn)對(duì)部分相關(guān)之財(cái)務(wù)事項(xiàng)的操作加以規(guī)范如下:一、員工費(fèi)用報(bào)銷規(guī)范:1、員工費(fèi)用報(bào)銷的范圍 :員工可以報(bào)銷的基本內(nèi)容:交通費(fèi)用 (為業(yè)務(wù)所發(fā)生的 :出租車費(fèi);公交車、地鐵費(fèi)等;個(gè)人(符合公司報(bào)銷規(guī)范的通訊費(fèi)用;差旅費(fèi)用;(符合公司報(bào)銷規(guī)范的交際應(yīng)酬費(fèi)用;(符合公司制度的可以由個(gè)人申請(qǐng)報(bào)銷的福利項(xiàng)目(如入職體檢費(fèi) ; 可以由 BM/部門經(jīng)理 /分公司后勤人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一報(bào)銷的員工費(fèi)用項(xiàng)目:員工集體福利項(xiàng)目(如團(tuán)隊(duì)活動(dòng)費(fèi)用、員工生日福利費(fèi)等 ;除以上費(fèi)用項(xiàng)目外的任

5、何費(fèi)用都不得由員工個(gè)人申請(qǐng)報(bào)銷, 特別是以下容易混淆的 項(xiàng)目,嚴(yán)禁員工個(gè)人采購(gòu)或報(bào)銷:資產(chǎn)(包括固定資產(chǎn)、一般資產(chǎn)、電腦軟件 /硬件等的購(gòu)買;辦公用品(包括報(bào)刊、書籍的購(gòu)買;2、報(bào)銷時(shí)間:所有員工應(yīng)當(dāng)在 每月 10日 前將截至 最近一個(gè)工作日 的所有個(gè)人費(fèi)用整理,并填寫 員工費(fèi)用報(bào)銷單 ,遞交其直線經(jīng)理審閱后,送至當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員;若報(bào)銷申請(qǐng)得到批準(zhǔn),則在 當(dāng)月工資發(fā)放日 予以支付;凡是當(dāng)月沒有及時(shí)遞交申請(qǐng)的,須延至下個(gè)月遞交,當(dāng)月不予補(bǔ)辦報(bào)銷;3、其他規(guī)范:費(fèi)用報(bào)銷需要提供合法票據(jù),如有遺失需要在報(bào)銷單上注明;所有員工費(fèi)用報(bào)銷款都會(huì)付到員工工資卡上;交通費(fèi)用:出租車費(fèi)、公交車費(fèi)等必須在報(bào)銷單上列

6、明:起止地點(diǎn)、時(shí)間、事由; 工作時(shí)間因工作需要所產(chǎn)生的交通費(fèi)用可以予以報(bào)銷;加班的交通費(fèi)用必須符合以下條件方可以報(bào)銷:-加班的必要性得到直線經(jīng)理的事先批準(zhǔn);-加班至 21:30以后產(chǎn)生的交通費(fèi)用;手機(jī)費(fèi)用:凡是使用公司手機(jī)號(hào)碼的員工一律不可以自行報(bào)銷手機(jī)費(fèi)用;凡是低于上限的報(bào)銷申請(qǐng), 據(jù)實(shí)支付; 凡是超過上限的報(bào)銷申請(qǐng), 按照上 限支付;通訊費(fèi)用報(bào)銷必須提供電信部門的賬單或單據(jù);3 報(bào)銷單的填寫:員工在填寫報(bào)銷單時(shí)需要按照時(shí)間順序列示;嚴(yán)禁重復(fù)報(bào)銷;除差旅費(fèi)用需要單獨(dú)報(bào)銷單格式外, 其他員工費(fèi)用都使用同一報(bào)銷單格式; 但是,不同費(fèi)用類別需要在報(bào)銷單上列明編號(hào)(見報(bào)銷單下方說明 ;二、主要員工費(fèi)

7、用項(xiàng)目的說明:1、交際應(yīng)酬費(fèi)用:公司規(guī)定交際行為限定在和客戶 /Candidate喝茶、工作餐等形式;凡是不屬于此 范圍的交際行為必須事先得到地區(qū) Director 的批準(zhǔn);對(duì)于 “ 的招待事項(xiàng), 需要得到地區(qū) Director 的批準(zhǔn), 并填寫交際應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng) ;對(duì)于單次招待金額在 100元以下的招待事項(xiàng)(且交際形式合規(guī) ,可以在征得 BM 同意后使用;2、差旅費(fèi)用報(bào)銷:規(guī)范 :出差必須填寫雇員差旅申請(qǐng)計(jì)劃表,并在出差前得到有差旅批準(zhǔn)權(quán)限 的上級(jí)的批準(zhǔn);差旅批準(zhǔn)權(quán)限:A. 各地分公司人員的差旅申請(qǐng)必須得到地區(qū)總監(jiān)或臨時(shí)授權(quán)人員的書 面(或電子郵件的批準(zhǔn) ;B. 總部各 Support Fun

8、ction人員的差旅申請(qǐng)必須得到部門負(fù)責(zé)人的書面 (或電子郵件的批準(zhǔn) ;C. 地區(qū)總監(jiān)和總部部門負(fù)責(zé)人的差旅必須得到總經(jīng)理的書面 (或電子郵 件的批準(zhǔn) ;若未得到批準(zhǔn)就擅自出差,公司財(cái)務(wù)部門將有權(quán)拒絕報(bào)銷其差旅費(fèi)用; 公司對(duì)機(jī)票、 賓館、 保險(xiǎn)等已指定全國(guó)性供應(yīng)商, 并由上海總部統(tǒng)一結(jié)算, 故個(gè)人不得自行購(gòu)買;同時(shí)各地的原供應(yīng)商將不再使用。公司在上海專們?cè)O(shè)立 “員工差旅服務(wù)中心” , 在供應(yīng)商的協(xié)助下, 全面負(fù)責(zé) 公司所有地區(qū)員工的差旅事宜 (包括機(jī)票 /賓館預(yù)訂、預(yù)支差旅費(fèi)、簽證申 請(qǐng)等 ;所有預(yù)支差旅費(fèi)一律根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃表中的申請(qǐng)預(yù)支金額,在員工出差 日前直接劃入員工費(fèi)用報(bào)銷銀行卡中;各地財(cái)

9、務(wù)不再提供現(xiàn)金預(yù)支。差旅費(fèi)用的報(bào)銷必須嚴(yán)格依照公司差旅費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;出差回來后,須在 1周內(nèi)整理出差單據(jù),填寫“ 差旅費(fèi)用報(bào)銷單 ” ;如 有超過原申請(qǐng)預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)支出的情況,必須在報(bào)銷單上填寫詳細(xì)說 明原因;如果實(shí)際差旅費(fèi)少于預(yù)支費(fèi)用,需要及時(shí)退回財(cái)務(wù)部門; 報(bào)銷單經(jīng)復(fù)核、批準(zhǔn)后方可獲得報(bào)銷;超申請(qǐng)計(jì)劃表中預(yù)算、 超標(biāo)準(zhǔn)支出的費(fèi)用必須得到地區(qū) Director 或總 經(jīng)理批準(zhǔn)方可以報(bào)銷;4操作流程 :見公司差旅報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及流程 。 二、關(guān)于公司費(fèi)用 /支出項(xiàng)目的說明:1、 對(duì)于依照既往已經(jīng)簽訂的合同、 或得到批準(zhǔn)的項(xiàng)目 /計(jì)劃等, 所需要的費(fèi)用 /支出的支付, 如果支付申請(qǐng)未超過原合同、

10、項(xiàng)目 /計(jì)劃, 則財(cái)務(wù)部門可以直接支付; 否則需要重新履行 審批程序;2、 公司 IT 資產(chǎn)(包括固定資產(chǎn)和一般資產(chǎn)的采購(gòu),需要得到總部 IT 部門的批準(zhǔn);3、 所有資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目都必須填寫 資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)計(jì)劃 , 對(duì)于沒有此計(jì)劃的任何支付申請(qǐng), 財(cái)務(wù)部門都將拒絕支付;4、 公司費(fèi)用 /支出項(xiàng)目,都應(yīng)當(dāng)由當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù) /后勤人員負(fù)責(zé)申請(qǐng)和處理;三、關(guān)于公司對(duì)于收支集中化管理的說明:1、 收款公司在全國(guó)僅有一個(gè)銀行收款賬戶 在上海指定銀行開立;其它任何公司開立的 銀行賬戶、各地分支機(jī)構(gòu)的銀行賬戶都不得用于收取業(yè)務(wù)款項(xiàng);除上海地區(qū)的客戶可以使用支票外, 對(duì)其他客戶只能接受直接匯款至我司的收款賬 戶;2、 付款全國(guó)付款集中于上海處理;全國(guó)員工的工資由上海直接支付至其工資賬戶;全國(guó)員工的費(fèi)用報(bào)銷由上海直接支付其工資賬戶;各地的公司費(fèi)用 /支出原則上也必須在上海通過 Web Bank統(tǒng)一