高校人事檔案管理現(xiàn)代化之我見(jiàn)

1、高校人事檔案管理現(xiàn)代化之我見(jiàn)    摘要：高校人事檔案工作是高校教育事業(yè)重要的組成部分，是高校發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的需要，在信息量不斷增長(zhǎng)的現(xiàn)在，怎樣通過(guò)先進(jìn)的管理方式才能高效、超前、迅速的為高校教學(xué)、管理和各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這必然給高校檔案工作提出了更高的要求。關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 管理        0 引言        高校人事檔案是高校管理的信息支撐之一，是學(xué)校內(nèi)部管理體制改革、教學(xué)、科研、人力資源開(kāi)發(fā)利用

2、等方面的重要依據(jù)，是重要的信息庫(kù)。同時(shí)高校人事檔案的管理水平直接關(guān)系到高校的發(fā)展，因此檔案主管部門、檔案工作人員都應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，立足于為人事工作服務(wù)、為人事決策服務(wù)、為建設(shè)高素質(zhì)的干部隊(duì)伍服務(wù)。筆者結(jié)合人事檔案管理的具體實(shí)踐，談?wù)務(wù)J識(shí)檔案管理存在的問(wèn)題及加強(qiáng)人事檔案管理的幾點(diǎn)見(jiàn)解。        1 傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的問(wèn)題        1.1 觀念上，人事檔案在人們心目中一直較為神秘。檔案資料重歷史、重政審，輕顯示、輕成績(jī)。由于歷史原因和習(xí)慣勢(shì)力的

3、影響，檔案材料中的個(gè)人經(jīng)歷、資歷的記載，偏重于政治，且歷史結(jié)論多，內(nèi)容多是套話、官話，言之無(wú)物，大同小異；而對(duì)個(gè)人能力及業(yè)績(jī)的現(xiàn)實(shí)材料卻不能及時(shí)收集歸檔。從整體而言，不能全面客觀地反映高校干部及教師隊(duì)伍的最新素質(zhì)，所以，可利用的價(jià)值不大。        1.2 管理方式上，高校人事檔案的管理一直沿襲了傳統(tǒng)的管理辦法。由于各項(xiàng)制度不健全，檔案人員大多是兼職管理，對(duì)檔案材料收集重視不夠，產(chǎn)生了有失真材料的出現(xiàn)。同時(shí)過(guò)去高校人事檔案管理長(zhǎng)期處于一種封閉狀態(tài)，未能建立健全人事檔案收集審核歸檔制度，加之人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，只是人事檔案長(zhǎng)時(shí)

4、間沒(méi)有收集整理也無(wú)人問(wèn)津。在材料方面，有的認(rèn)識(shí)部門也沒(méi)有審查、核實(shí)、嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)送來(lái)的材料塞入檔案袋了事，使部分材料出現(xiàn)了失實(shí)甚至虛假的內(nèi)容，給今后的工作帶來(lái)很多的麻煩。不僅破壞了人事檔案的有機(jī)整體，也大大降低了他的使用價(jià)值。        2 加強(qiáng)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性        隨著世界經(jīng)濟(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，信息化已成為一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，成為衡量國(guó)家現(xiàn)代化和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志。高校人事檔案管理的現(xiàn)代化就是適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代

5、化建設(shè)對(duì)高校檔案事業(yè)的要求，采用計(jì)算機(jī)等當(dāng)代現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)及成熟的人事管理軟件，運(yùn)用到人事檔案管理工作中。只有逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，才能使人事檔案更好地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。        2.1 高校人事檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著干部隊(duì)伍的不斷壯大，人才流動(dòng)的增加，信息復(fù)雜性逐步提高。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計(jì)方式已經(jīng)滿足不了時(shí)代發(fā)展的要求，如反映干部個(gè)人行政能力的業(yè)績(jī)、教師從事教學(xué)及科研的成果，業(yè)務(wù)能力進(jìn)展、專業(yè)特長(zhǎng)等收集不全、不及時(shí)，使檔案材料不能體現(xiàn)本人個(gè)性化發(fā)展和實(shí)際水平的真實(shí)記錄，成為陳舊

6、的、靜態(tài)的歷史材料；然而電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度輸入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)，提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)計(jì)、編目、檢索等方面的現(xiàn)代化，使檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)。        2.2 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化是實(shí)際工作的需要。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)技術(shù)成為各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展提供了動(dòng)力，人事檔案工作的發(fā)展也有賴于科學(xué)技術(shù)。人事檔案工作現(xiàn)代化不是孤立存在的，是黨和國(guó)家社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)緊密聯(lián)系在一起的，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人事檔案工作面臨著從手工管理向著以計(jì)算機(jī)為中心的半自動(dòng)化、

7、自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變。        實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。人類已進(jìn)入信息時(shí)代，管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化是人事檔案管理的必由之路。為此要將人事檔案的管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來(lái)。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。</p· 上一頁(yè)· 1· 2· 3· 下一頁(yè)     

8、0;          3 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策        雖然近幾年來(lái)高校人事部門的辦公自動(dòng)化建設(shè)有較快的發(fā)展，大都配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但基本停留在打字及簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)資料處理上，造成了設(shè)備的嚴(yán)重浪費(fèi)。目前存在著手工處理方式多，電子方式少；原始信息多，加工整理少；孤立分散的多，可共享的少；部門自我服務(wù)的多，可向社會(huì)提供的少等弊端。使用人事檔案管理信息系統(tǒng)就可逐步改變這種狀況，節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)信息資

9、源的共享。因此，必須重視和加強(qiáng)人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作，并逐步把此項(xiàng)工作向更深一層的網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。        3.1 培養(yǎng)教職工的檔案意識(shí)。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作這一客觀事實(shí)的主觀反映。也是對(duì)檔案的性質(zhì)、構(gòu)成和價(jià)值的認(rèn)識(shí)。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。依一般的道理，在具備高深學(xué)問(wèn)、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識(shí)理應(yīng)十分濃厚，然而實(shí)事并非如此，許多人認(rèn)為人事檔案不過(guò)是人事部門記錄自己永遠(yuǎn)看不到的材料而已，個(gè)人往往持“歸不歸檔無(wú)所謂”的態(tài)度，歸檔意識(shí)淡薄。因此，檔案管理部

10、門要利用一切可利用的方法加強(qiáng)干部檔案宣傳，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾正確認(rèn)識(shí)人事檔案的特點(diǎn)、地位和作用"關(guān)心與參與檔案工作"自覺(jué)地收集材料，及時(shí)歸檔，促成檔案工作的良性發(fā)展。        3.2 加大投入，建立檔案信息化建設(shè)的支撐體系。針對(duì)高校檔案管理技術(shù)相對(duì)落后的實(shí)際, 有計(jì)劃、有步驟地加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)裝備。由于高校檔案管理的核心問(wèn)題是信息資源庫(kù)的建設(shè)，首先，信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，把人事檔案原始材料通過(guò)電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等存

11、儲(chǔ)設(shè)備上，通過(guò)相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價(jià)值，為高校決策層提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源才能將人事檔案的日常管理通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)信息化管理。三是建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立起以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)。        3.3 開(kāi)放性管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，接受群眾監(jiān)

12、督。過(guò)去，人事檔案神秘莫測(cè)，只有少數(shù)人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實(shí)，掀開(kāi)它的神秘面紗，可以發(fā)現(xiàn)其大部分內(nèi)容是可以公開(kāi)的，可以作為一種資源供社會(huì)共享，沒(méi)有保密的必要。人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團(tuán)、錯(cuò)誤、獎(jiǎng)勵(lì)、工資和其他類，其實(shí)可以粗略分為兩大類分別管理，把專業(yè)部分抽出另裝袋，叫業(yè)務(wù)檔案，其余叫人事檔案。業(yè)務(wù)檔案中的內(nèi)容是可以公開(kāi)的，經(jīng)整理加工后，就可以作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)等也可以公開(kāi)。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時(shí)，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。     &

13、#160;  3.4 強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力。面對(duì)二十一世紀(jì)的檔案工作，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)技能，以提高工作能力。在檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要繼續(xù)開(kāi)展崗位培訓(xùn)工作：按照先培訓(xùn)后上崗，先培訓(xùn)后轉(zhuǎn)崗的原則，把培訓(xùn)的著力點(diǎn)放在提高檔案人員工作能力和工作技能上；要把崗位培訓(xùn)工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。要積極開(kāi)展檔案人員繼續(xù)教育，繼續(xù)教育是對(duì)在職專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)、技能進(jìn)行補(bǔ)充、增新、拓寬和提高，是高層次的追加教育，對(duì)提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平有著重要意義。在加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和職業(yè)道德教育的方面，要求檔案員必須真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”；選配工作責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的人員來(lái)充實(shí)學(xué)校檔案工作崗位；增加智力投資，定期開(kāi)展培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)。一方面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)