文件控制程序培訓

1、 1精精 度度+ 高高 產產在中國在中國 2本次培訓的主要目的本次培訓的主要目的:一、使員工了解質量體系文件的基本架構，重要性及控制要求，以便為將來進行全員參與質量管理，建立質量管理體系打好基礎；二、培養(yǎng)和提高員工編制質量體系文件的能力；三、為了更好的實施文件控制程序。 3培訓教材主要內容培訓教材主要內容:一一文件基礎培訓文件基礎培訓二二文件編寫技巧培訓文件編寫技巧培訓三三文件控制程序培訓文件控制程序培訓 4 5這些情況我們是否遇到過經常出現(xiàn)的問題：經常出現(xiàn)的問題：1.技術文件新老版本混合使用，沒有標識、員工不知道使用哪個版本，導致生產大量的不合格品；2.管理文件沒有簽批、評審，導致各部門執(zhí)行

2、不力；3.現(xiàn)場文件沒有放至員工崗位可接觸處，導致員工無法直接獲得，文件發(fā)霉，上了一層灰。 6也許這樣會好一些 7l什么是文件？什么是文件？ 文件：信息及其承載媒體。示例：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準等。注：媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品， 或它們的組合。ISO9000:2005質量管理體系 基礎與術語中給出的定義：文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，其作用在于 ：（1）符合標準要求）符合標準要求 在在ISO9001條文中，要求組織條文中，要求組織“建立體系，形成文件，加以實施和保持建立體系，形成文件，加以實施和保持”（2）工作的依據）工作的依據明確工作職責明確

3、工作職責和內容和內容明確工作規(guī)程，規(guī)范管理明確工作規(guī)程，規(guī)范管理合理化改進工作流程，改善部門間溝通合理化改進工作流程，改善部門間溝通提供適宜的培訓提供適宜的培訓l文件到底有什么作用？文件到底有什么作用？ 8（3）提升管理技術水平的基礎）提升管理技術水平的基礎 當所有的工作要求都文件化后，可在此基礎上通過日常工作不斷提升管理和當所有的工作要求都文件化后，可在此基礎上通過日常工作不斷提升管理和技術的要求。技術的要求。（4）提供質量管理體系實施和評價改進的依據）提供質量管理體系實施和評價改進的依據（5）有利于知識經驗的積累和共享及作業(yè)的標準化）有利于知識經驗的積累和共享及作業(yè)的標準化（6）改善人際關

4、系）改善人際關系 用于工作的依據全部在書面上有明確的要求，在執(zhí)行上大大減少了口頭式用于工作的依據全部在書面上有明確的要求，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時減少了同事之間發(fā)生工作摩擦的機會的命令和溝通，同時減少了同事之間發(fā)生工作摩擦的機會l文件文件到底有什么作用到底有什么作用？ 9質質 量量手手 冊冊程序文件程序文件作業(yè)指導書作業(yè)指導書記記 錄錄綱領文件，表明意向及達到此目的的策略及方法。說明由誰負責執(zhí)行什么及什么情況下執(zhí)行程序。說細說明如何執(zhí)行某些工作，如制度、規(guī)章、規(guī)定、管理辦法、流程圖、作業(yè)指導書、圖紙、工藝文件、技術規(guī)范、技術標準等。證明已按文件執(zhí)行工作的證據質量體系文件的架構

5、 10受控文件：受控文件：是指需進行編、審、批，分發(fā)時需登記，更改/作廢時也需收回，在使用過程中始終為最新有效版本的文件，通常在這類文件的每一面蓋有“受控文件”標識。作廢文件：作廢文件：是指已公布失效或廢止的文件。外來文件：外來文件：是指來自公司外部的文件，如法律法規(guī)、顧客圖紙、國家（或國際）標準等。 11 121.1. 符合性符合性 l 符合標準的要求；符合標準的要求；l 符合法律法規(guī)的要求；符合法律法規(guī)的要求；l 符合組織的實際情況；符合組織的實際情況；2.2. 確定性確定性l 在描述質量活動過程時，必須具有確定性。保證過程的一致性，確保過程結果的在描述質量活動過程時，必須具有確定性。保證

6、過程的一致性，確保過程結果的穩(wěn)定。穩(wěn)定。l 即做什么即做什么(what) (what) 、為什么做、為什么做(why)(why)、何時做、何時做(when)(when)、在哪里做（、在哪里做（Where)Where)、由誰、由誰去做去做(who)(who)、怎樣做、怎樣做(how) (how) ，必須加以明確規(guī)定。，必須加以明確規(guī)定。3.3. 相容性相容性 質量管理體系文件之間應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調一致，不相互矛盾，質量管理體系文件之間應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調一致，不相互矛盾，而且要各自為實現(xiàn)總目標承擔相應的任務。而且要各自為實現(xiàn)總目標承擔相應的任務。編制應遵循的原則：編制應

7、遵循的原則： 134. 4. 可操作性可操作性 每個文件都應權衡風險、利益和成本，尋求最佳的平衡要符合組織的客觀實際，使每個文件都應權衡風險、利益和成本，尋求最佳的平衡要符合組織的客觀實際，使其具有可操作性。這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提。其具有可操作性。這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提。5. 5. 系統(tǒng)性系統(tǒng)性 質量管理體系本是一個由組織架構、程序、過程和資源構成的有機整體。應對過程輸質量管理體系本是一個由組織架構、程序、過程和資源構成的有機整體。應對過程輸入、輸出、過程之間的界面接口和相互關系，以及文件的層次（支持性）關系施以有效入、輸出、過程之間的界面接口和相互關系，以及文件的層次（支持性

8、）關系施以有效的控制，使質量管理體系文件形成一個有機的整體。的控制，使質量管理體系文件形成一個有機的整體。6.6.增值性。增值性。 每個文件都應體現(xiàn)出增值性。沒有文件就得不到控制，會出現(xiàn)很多問題，甚至產生每個文件都應體現(xiàn)出增值性。沒有文件就得不到控制，會出現(xiàn)很多問題，甚至產生風險的過程都應建立文件。那些無關的，低風險的或者大家的一般慣例無需建立文件。風險的過程都應建立文件。那些無關的，低風險的或者大家的一般慣例無需建立文件。7. 7. 預防預防 預防是質量保證的精髓，在質量管理活動中，要預先對可能的各種影響因素作出有預防是質量保證的精髓，在質量管理活動中，要預先對可能的各種影響因素作出有效控制

9、安排，應注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。效控制安排，應注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。 148.持續(xù)改進持續(xù)改進 任何管理活動的安排均應善始善終，實施動態(tài)控制，并按照任何管理活動的安排均應善始善終，實施動態(tài)控制，并按照PDCAPDCA循環(huán)力求不斷改循環(huán)力求不斷改進。在體系策劃及文件編制時應體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。進。在體系策劃及文件編制時應體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。9. 普及性普及性 盡可能擴展到組織最低層次。盡可能擴展到組織最低層次。 15 質量管理體系文件編制除了應遵循前面所列的編寫原則之外，還應注意以質量管理體系文件編制除了應遵循前面所列的編寫原則之

10、外，還應注意以下事項：下事項：1.1. 規(guī)范性（格式、內容）規(guī)范性（格式、內容） 為保持文件的規(guī)范性，應用統(tǒng)一的要求來編寫，而不能自行其是，為保持文件的規(guī)范性，應用統(tǒng)一的要求來編寫，而不能自行其是，“百百花齊放花齊放”。2.2. 邏輯性邏輯性 在內容安排及說明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。在內容安排及說明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。3.3. 異常流的控制異常流的控制 即即“非正常的少數非正常的少數”，指質量活動失控所造成的那一部分，異常流下的，指質量活動失控所造成的那一部分，異常流下的產品易失控而造成品質問題。如例緊急放行、設備漏檢、標示丟失等。在體產品易失控而造成品質問題。如例緊急放行、設備漏檢、標示丟失等。在體系文件中應對異常流有充分的控制措施，來預防失控。系文件中應對異常流有充分的控制措施，來預防失控。 164 4 文字表達準確、順暢、簡練文字表達準確、順暢、簡練要注意文字表達的規(guī)范性。要注意文字表達的規(guī)范性?！皽蚀_準確”就是要表達清楚，避免歧意。就是要表達清楚，避免歧意?！绊槙稠槙场本褪且Z句通順，流暢。就是要語句通順，流暢。