備用金管理制度24778

1、備用金管理制度目 錄第一章 總則.1.目的.2.適用范圍. 3.職責.第二章 備用金的申請.第三章 備用金的歸還.第四章 定額備用金的管理.第一節(jié) 定額備用金使用范圍規(guī)定.第二節(jié) 定額備用的日常管理.第五章 臨時備用金的管理.第一節(jié) 臨時備用金的使用范圍規(guī)定.第二節(jié) 臨時備用金的日常管理.第5章 出納備用金的管理.第一節(jié) 出納備用金的申請.第二節(jié) 出納備用金的日常管理.第六章 罰則.第七章 附則.第一章 總則1.目的 為了加強公司對有關(guān)部門備用金的管理，為了保證業(yè)務(wù)的順利進行，嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理條例的有關(guān)規(guī)定，提高資金利用效率，減少資金損失，特制定本制度。2.適用范圍2.1本制度適用于公司各部門

2、、子公司、分公司（各個門店）2.2備用金是總公司及分子公司各部門、各工作人員用于零星開支、業(yè)務(wù)采購等，以現(xiàn)金方式借用的，分為定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。3.職責 3.1 財務(wù)部負責備用金的使用抽查、監(jiān)督和備用金的收回；3.2 業(yè)務(wù)部負責備用金的申請、使用和保管；3.3分子公司經(jīng)理及部門主管（直營店店長）負責人對備用金管理負責審核和監(jiān)督。第二章 備用金的申請1.工作人員需借用備用金時，先到財務(wù)部索取“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定格式和內(nèi)容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續(xù)，財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤批準后辦理付

3、款手續(xù)。2.個人提出申請，必須真實、詳細地注明借支事由、金額、歸還時間，出差性質(zhì)的必須注明出差事由及地點。3財務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進行審核，出納員對審批手續(xù)和前期借款清查審核。3.1未轉(zhuǎn)正員工控制借支。3.2經(jīng)常性違反結(jié)算紀律的員工控制借支。3.3根據(jù)事由控制借支金額的標準。3.4財務(wù)制度要求控制的其他事由。4直營店店長及分子公司業(yè)務(wù)經(jīng)理對該單位的備用金借支款進行總體監(jiān)督。5超過規(guī)定金額的借款，必須按權(quán)限分別報公司財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。6備用金范圍內(nèi)需要的借支，無論金額大小，均須報公司財務(wù)總監(jiān)進行審批。7.因非經(jīng)營性支出需要借用備用金，或職工因個人原因需要在公司借支的，一律經(jīng)公司總經(jīng)理審批后辦

4、理借支。8.備用金申請程序圖如下：否相關(guān)部門填寫借款申請單并簽名部門主管或經(jīng)理審核財務(wù)經(jīng)理批準總經(jīng)理（或主管副總）批準出納付款財務(wù)總監(jiān)審批是（分子公司）財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批是否超過限額（第三章 備用金的歸還1 歸還定額備用金時，借款人可歸還現(xiàn)款，也可以報銷費用抵沖，還可于當月薪資中扣除。1.1采購備用金歸還：備用金使用部門或個人必須于12月25日前到財務(wù)部辦理全額歸還當年度備用金手續(xù)，次年根據(jù)情況重新申請備用金；1.2出差人員借款歸還：借款人員完成業(yè)務(wù)后，應(yīng)在七個工作日內(nèi)的報賬日，使用公司統(tǒng)一報銷單，填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，再到財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定認真審

5、核無誤后，必須當日辦結(jié)報銷手續(xù)。1.3直營店備用金：各直營店備用金于每年12月25日之前使用備用金的部門和個人必須到公司財務(wù)辦理歸還當年備用金和續(xù)借下年備用金手續(xù)，店長直接負責備用金的清理及續(xù)借手續(xù)。2.借款人辦理報銷時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金臺賬”查明報銷人員原借款金額2.1對報銷金額超支借款款項部分應(yīng)及時付現(xiàn)或轉(zhuǎn)賬補償于報銷人2.2對報銷金額低于備用金款項的，應(yīng)由借款人及時現(xiàn)金結(jié)清原借款項的差額部分。2.3電子商務(wù)備用金詳見電商資金管理制度3.出納員收到還款后，需會計開具收款收據(jù)并簽字確認，出納在收款收據(jù)上加蓋收訖章并簽字確認。4.定額備用金的借款時間最長不超過1年，零星采購、周轉(zhuǎn)找零、研

6、發(fā)備用金于每年12月25日之前，除直營店之外的所有備用金，必須在年末進行徹底清理，不允許跨年度使用。5.領(lǐng)用臨時備用金辦理其他業(yè)務(wù)的，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢7日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，結(jié)清備用金借款。第四章 定額備用金的管理定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點 。 第1節(jié) 定額備用金的使用范圍規(guī)定1、采購人員的零星采購備用金，一般不超過5000元；2、各直營店的周轉(zhuǎn)找零備用金，一般在300500元；3、技術(shù)中心研發(fā)項目備用金限額1000元；4、三大基地從當年3月起到當年11月之間的周轉(zhuǎn)備用金，用于支付臨時工采摘費，一般周轉(zhuǎn)額度在100000元之內(nèi)，基地采購備用金不超過2

7、0000元。每年11月25日前必須清理交回；5、公司出納日常支出備用金限額20000元之內(nèi)；6、個人因公出差（不含境外）零星開支備用金，一般不超過2000元；第2節(jié) 定額備用金的日常管理1.因業(yè)務(wù)需要長期借用備用金的人員和部門可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；2.使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并登記備用金登記薄，記錄各種零星支出，經(jīng)管人員必須按月向財務(wù)申報備用金使用情況不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時備用金的性質(zhì)借支他人。3.前賬不清，后賬不借，對因特殊原因不能按時結(jié)算的，須提前向財務(wù)負責人說明原

8、因，經(jīng)財務(wù)負責人同意后，方可延期；4.定額備用金作為個人借支入賬，以定額備用金形式反映。5. 因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金管理員更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式采用借還兩條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款，財務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。6. 備用金使用由部門負責人簽字批準，部門負責人為備用金借款的第一責任人。8.各下屬單位財務(wù)部必須于每月月末對定額備用金進行實地盤點，并編制定額備用金盤點表，做好盤點記錄。第四章 臨時備用金的管理第一節(jié) 臨時備用金的使用范圍規(guī)定1因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3-5天零星支付，所需現(xiàn)金具有工作性質(zhì)的一次性借支款

9、。2臨時性活動的借支。3理賠等事故性質(zhì)的借支。4押金等性質(zhì)的借支。5因生活困難而需要的暫支款。6其他經(jīng)批準的暫支款。7.臨時備用金的支付方式主要包括現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式三種。第二節(jié) 臨時備用金的日常管理1.以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收。2.理賠、押金等性質(zhì)的借支，在取得對方的正式發(fā)票或收據(jù)后，方可辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。3.部門負責人（各直營店店長和分子公司）為各種臨時備用金歸還的第一責任人，必須督促借款人及時辦理報賬歸還手續(xù)。4.以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人因公發(fā)生的費用憑證報銷沖抵。5.員工個人因生活困難等原因而需借款的，一律向工會申請

10、，行政不予借支，并按原核定的歸還時間進行催收。7.財務(wù)中心及各分子公司財務(wù)人員為臨時備用金的主管部門，應(yīng)當按照借款日期、借款部門、借款人、借款用途、借款金額、注銷日期建立備用金臺賬，財務(wù)部有權(quán)隨時抽盤備用金余額，并按月及時清理臨時備用金借款賬目，并以文字方式通知借款人。第五章 出納備用金的管理 出納備用金是指因結(jié)算需要而準備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點，一般不超過規(guī)定限額。第一節(jié) 出納備用金的申請1. 出納備用金的申請程序如下：出納員填寫備用金申請單并簽名資金主管審核財務(wù)部經(jīng)理審核填寫支票或經(jīng)特批后領(lǐng)取財務(wù)總監(jiān)（超過規(guī)定限額的備用金申請）2. 出納備用金的申請要求。2.1出納領(lǐng)取備用

11、金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支。2.2如因特殊情況，急需調(diào)用現(xiàn)金的，由出納員填寫申請單，交財務(wù)部經(jīng)理（財務(wù)總監(jiān)）批準后，以支票換現(xiàn)金的形式到財務(wù)部領(lǐng)用。財務(wù)部經(jīng)理必須憑手續(xù)完整的申請單和支票進行調(diào)換現(xiàn)金，申請單由財務(wù)部相關(guān)人員歸檔備查，申請單上必須標明領(lǐng)用日期、金額、調(diào)換支票賬號及號碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店名稱等。3. 上海、北京等大城市子公司的出納沒有備用金統(tǒng)一由公司出納進行統(tǒng)籌管理。第二節(jié) 出納備用金的日常管理1.出納備用金的使用者只能是財務(wù)部出納員。2.出納備用金必須注意“安全第一”原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合安全管理原則。3.保險柜隔夜存放現(xiàn)金額

12、不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財務(wù)管理中心（財務(wù)部）申請報批后才能實行。4.特殊情況下的大額存放，必須及時向主管副總反映，以便采取相應(yīng)的安全措施。5. 出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對賬實數(shù)據(jù)。6.出納備用金的直接責任人為該現(xiàn)金的使用人出納員、資金主管及財務(wù)經(jīng)理負管理責任。7.財務(wù)部必須于每月月末對出納備用金進行實地盤點，并編制出納現(xiàn)金盤點表。第六章 罰則1.公司及各分子公司財務(wù)部未經(jīng)批準私自擴大臨時備用金的使用范圍的，發(fā)現(xiàn)一次對其財務(wù)會計及財務(wù)經(jīng)理處以200元的罰款。2.公司及各分子公司財務(wù)經(jīng)理、出納員無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借支臨時備用金的，一律除名。3.到期仍未及時收回臨

13、時備用金借款的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，相關(guān)借支人員承擔相應(yīng)的賠償金額外，部門負責人處于一次500元罰款。4.各財務(wù)主管及相關(guān)主管會計人員對所屬臨時備用金進行定期（月末最后一天）盤點（一個月不少于一次），因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔連帶責任；5.對于臨時備用金的盤點損失，一律由相關(guān)責任人賠償；盤點盈余，交本單位的財務(wù)部作掛賬處理；無法查明原因的，進行賬務(wù)處理，列入“營業(yè)外收入”科目。6.臨時備用金超過歸定時間不歸還，若超過七個工作日未報賬，給予報銷人每日50元的處罰，并在歸還借款時付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或因其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)部門負責人證明，報本單位總經(jīng)理或主管副總批準后免于處罰。7.若借款人拒不歸還所借的定額備用金（超過歸還時間7個工作日），由財務(wù)人員提出申請經(jīng)批準后，在其當月薪資中扣收借款額。因此，人力資源部必須配合做好工作，如人力資源部未按通知作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由人力資源部相關(guān)責任人承擔。8.若借款人員發(fā)生人事異動或離職，人力資源部未書面通知財務(wù)部確認清賬，造成借款無法收回的，由人力資源部承