英文商務(wù)信函寫作的基本知識.

1、 在寄往國外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的書寫位置，都不同于國內(nèi)信封的寫法，見圖1-1。General Trading Co.28 North RoadBeijing 100020P. R. China Overseas Trading Co. 52 Hooigracht Street Amsterdam, the Netherlands （1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點上一致。 （2）收信人姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國名須分行書寫。 （3）寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是：先寫姓名后寫地址。地址的書寫

2、應(yīng)由小至大，先寫機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后書寫國名。 （4）關(guān)于信件類別、投遞方式及其他事項說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆恰Ｈ鐟岩尚偶芊袼徒皇招湃?，可在信封最下邊?biāo)明：IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO XXX，即：如無法投遞，請退交XXX。1. 信頭（信頭（Letter head） 信頭也稱為信箋抬頭，由寄信人公司名稱、地址、電話號碼、E-mail地址和傳真構(gòu)成。信頭通常位于信紙的最上端。2. 日期（日期（Date）日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊，距離信頭三到日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊，距離信頭三到四行。四行。注意事

3、項：注意事項：（1）年份必須全部寫出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用縮略式。（3）日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。（4）年份前要加逗號。（5）日期切忌全部用數(shù)字表示。3. 信函編號（信函編號（Reference number） 給信函編號是為了便于往來書信的存擋和查閱，一般采用Your Ref.（你方編號）或Our Ref.（我方編號）。信函編號通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置，打上如下字樣： Your Ref.： Our Ref.：4. 信內(nèi)地址（信內(nèi)地址（Inside address）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、單位名稱、營業(yè)地址以及城市、國家名稱和郵政編碼。收信人的姓名和地址應(yīng)

4、和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址一般在信紙左上角低于日期的地方。書寫順序是由小單位到大單位。每項內(nèi)容單獨成行： Mr. Francis Lawrence Vice President Swinton Co. 87 Unico Avenue Toronto, ST 9878 Canada5. 稱呼（稱呼（Salutation）稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見的正式稱呼有：Dear Mr. Smith，Dear Mrs. Smith，Dear Miss Brown，Dear Ms. White。如果稱呼多個男性，則在姓名前用Mr.的復(fù)數(shù)形式Messrs。Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式，如果稱呼多個女性，則在姓

5、名前用Mmes.，如Mmes. White and Gray。 寫信給一家公司時，通常用Dear Sirs，也可以用Gentlemen。6. 事由（事由（Subject） 事由是為對方在閱讀信的正文以前對信的主題、內(nèi)容有一個了解，也便于登記歸檔和查卷。寫在稱呼下面、信的中間位置。事由下面可以劃線，也可以不劃線，有時可全部用大寫字體。例如：Subject：Mens BicyclesRe：Sales Confirmation No.2536Your Order No.：Reference： 7. 信函正文（信函正文（Body of the letter） 信函正文是商務(wù)信函中最重要的部分，要遵循“

6、7C原則”。正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文。需兩頁或更多的信紙時，在前一頁最后一行的右邊寫上to be continued。續(xù)頁應(yīng)采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱、頁數(shù)和日期。如：Mr. John Smith, Page 2, June 3, 20058. 信尾客套語（信尾客套語（Complimentary close） 信尾客套語是一種禮貌，是結(jié)束信函的正式方式，類似中文信函中的“此致，敬禮”等。常用的有：Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Best regards；更親切

7、一點的有：Cordially, Cordially yours；再正式一些的有：Yours truly, Respectfully yours, Yours faithfully。注意，只有第一個字母大寫。一般打印在正文下面空一行處。9. 簽名（簽名（Signature） 簽名通常在信尾客套語下空三行的位置。簽名可采用不同寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。有時，也可以不寫公司名稱。例如：Yours truly,General Trading Co.（Signature）John SmithSales Manager10. 經(jīng)辦人代號（經(jīng)辦人代號（Ref

8、erence notation） 經(jīng)辦人代號是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于必要時查對之用。經(jīng)辦人代號是由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號或斜線號分開，可用以下方式書寫：FCM/HL，F(xiàn)CM:HL，F(xiàn)CM/hl，fcm:hl11. 附件（附件（Enclosure）假如信封內(nèi)除信紙外，尚附有其他文件，可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容。當(dāng)附件只有一件時，注明Enclosure 或Encl.即可；一件以上時，要加上編碼，以便收信人識別，用Enclosures.說明。例如：Enclosures 3: 1.Birth Certificate2.Visa3.Letter of Reference12.

9、抄送（抄送（Carbon copy/C.C.） 發(fā)信人若需把此信抄送給有關(guān)單位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱，例如：C.C.: The Bank of ChinaCopies to: directorsCc to: CEOCopy to: Sales Manager13. 附筆（附筆（Postscript/ P.S.） 若寫完信后還須附加項目時，就需補述，這類似于中文信中的附言。有時并非真正將忘了寫的事情補上，而是故意引起對方的注意。附筆被放在抄送下方。在寫完P(guān).S.之后，有時也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。Yours faithfullyThe OVERSE

10、A CO.LTD(Signature)Jackson BrownSales AgentEnc. as statedc.c. Mr.Henry Brown-EIE Co.(Sales Manager)P.S.Im going to see you at the Chinese Export Corporation. J.B. 信函的開頭應(yīng)該直入主題，要避免空洞。根據(jù)書寫商務(wù)信信函的開頭應(yīng)該直入主題，要避免空洞。根據(jù)書寫商務(wù)信函的目的不同，開頭一般分為兩大類：一是回復(fù)信件；二函的目的不同，開頭一般分為兩大類：一是回復(fù)信件；二是主動與對方聯(lián)系。是主動與對方聯(lián)系。對于回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。對于

11、回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。1. 英文商務(wù)信函的開頭英文商務(wù)信函的開頭We thank you for your letter (inquiry, telex, e-mail, fax etc.) of Thank you for We appreciate We were pleased to receive Please accept our thanks for We are pleased to reply to your letter (inquiry, telex, e-mail, fax etc.) of In answer to In response to In reply

12、 to With reference to your letter (inquiry, telex, e-mail, fax etc.) ofIn reference to Referring to We refer to As requested in your letter of As required As instructed According to the request/ instruction In accordance with In compliance with In conformity with We were gratified to learn from your

13、 letter of thatWe were glad It was a pleasureWe regret to learn from your letter of that We were sorry We were surprised 對于主動和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下對于主動和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。方式開頭。Your company has been recommended to us by We have learnt from that The name of your reputable firm has come to us throughWe have

14、 had your name and address given to us by （1）通過別人的介紹了解到對方）通過別人的介紹了解到對方Further to our letter of 對我方某月某日的信函補充對我方某月某日的信函補充如下如下 With further reference to our letter of Confirming our letter/conversation of 我方確認(rèn)某月某日的信函我方確認(rèn)某月某日的信函/會談會談We confirm that out letter of and 我方確認(rèn)某日信函并我方確認(rèn)某日信函并 With further refer

15、ence to 對對進(jìn)一步補充如下進(jìn)一步補充如下 This letter is to inform you that We are pleased We have the honor We have the pleasure informing you that 茲榮幸地通知貴方茲榮幸地通知貴方 We regret to inform you that 我們遺憾地通知貴方我們遺憾地通知貴方 商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔、中肯，與寫信的商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔、中肯，與寫信的主旨相符。根據(jù)是否需要對方回復(fù)可把結(jié)尾分為主旨相符。根據(jù)是否需要對方回復(fù)可把結(jié)尾分為兩類。兩類。We shall be glad

16、to have a/an/your reply (answer, favorable news, comment etc.)We hope to be favored with We shall be obliged for We are waiting for We shall appreciate We look forward to We trust to hear from you about/concerning/in this respect/in this matter.We hope to hear We shall be glad to hear Please let us

17、hear Will you let us hear We thank you for the services you rendered in this matter. Thank you for your attention to this matter. We appreciate your patronage and hope that the pleasant relationship established between us will continue. Your favorable cooperation will be greatly appreciated. We apol

18、ogize for the delay in replying to your letter. We regret the trouble we are causing you. Please accept our apology for the inconvenience we have caused you.We regret that we are unable to be of assistance to you.We regret that we cant meet your requirements. 商務(wù)信函要達(dá)到良好的溝通效果，一方面要撰寫恰如其分的句子和段落，另一方面還必須運用恰當(dāng)有效的信