2022年崗位說明書編寫技巧

1、高品質(zhì)文檔2022年崗位說明書編寫技巧 工作分析的直接結(jié)果之一是形成崗位說明書，假如我們把企業(yè)中的崗位當(dāng)作一種規(guī)律上的產(chǎn)品，那么工作描述就是這個(gè)產(chǎn)品的說明書，也就是說，崗位說明書應(yīng)當(dāng)首先講清晰這個(gè)產(chǎn)品的”標(biāo)準(zhǔn)”，其次應(yīng)當(dāng)講清晰它的”功能”。 在工作分析的各階段中，編制崗位說明書的工作最為簡(jiǎn)單，崗位說明書不是人事管理員或人力資源經(jīng)理拍腦袋想出來的，而是在工作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，依據(jù)實(shí)際狀況科學(xué)設(shè)計(jì)的。在這一階段中，工作分析人員需要投入大量的時(shí)間對(duì)收集到的各種信息和資料進(jìn)行討論，必要時(shí)還需要借助電腦、分析軟件等幫助工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。 崗位說明書的實(shí)質(zhì)是通過工作分析這一工具，對(duì)企業(yè)各類崗位的工作性

2、質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和工作條件，以及崗位名稱、編號(hào)、層級(jí)和該崗位人員資格條件、學(xué)問要求、職業(yè)道德、力量要求、身體條件、崗位考核項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)等做出統(tǒng)一的規(guī)定。 崗位說明書基本構(gòu)成要素 一般來講，一份完整的崗位說明書應(yīng)當(dāng)包括：崗位基本信息、崗位使命、崗位職責(zé)、崗位參加或主導(dǎo)的流程、崗位kpi、崗位任職資格、崗位進(jìn)展通路、崗位工作環(huán)境、崗位資源配置、崗位權(quán)限等要素，如表所示： 一級(jí)構(gòu)成 二級(jí)構(gòu)成 基本說明 崗位名稱、所屬部門、直接上級(jí)、直接下級(jí)、職族類別、崗位編號(hào)、崗位編制 職責(zé)說明 崗位使命、崗位職責(zé)、崗位參加或主導(dǎo)的流程、崗位kpi 附加要素說明 崗位任職資格：學(xué)歷、專業(yè)

3、、性別、年齡、證書、工作閱歷、行業(yè)閱歷、崗位閱歷、學(xué)問、技能、職業(yè)素養(yǎng) 崗位權(quán)限：人事權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、信息權(quán)、資源調(diào)配權(quán) 崗位工作環(huán)境：辦公環(huán)境、工作環(huán)境、相關(guān)資源配置 崗位進(jìn)展：橫向輪崗說明、縱向進(jìn)展說明 當(dāng)然，并不是全部的企業(yè)在編寫崗位說明書的時(shí)候都需要對(duì)這些要素進(jìn)行一一說明。企業(yè)也可以依據(jù)自己的實(shí)際需要，對(duì)崗位說明書的構(gòu)成要素進(jìn)行刪減。 在文中，將重點(diǎn)介紹基本信息編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責(zé)編寫、崗位kpi識(shí)別、崗位任職資格確認(rèn)等因素。 崗位基本信息：主要是通過崗位名稱、編號(hào)、崗位等級(jí)、所屬部門、職族類別、直接上級(jí)、直接下級(jí)、崗位編制等，形成崗位的基本信息，以便對(duì)崗位在組織中的

4、位置與類別進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 崗位使命：就是崗位在組織中預(yù)期的責(zé)任和最高追求目標(biāo)。 崗位職責(zé)：主要指該崗位通過一系列什么樣的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，來完成部門的職能，完成崗位的使命與目標(biāo)。 崗位任職資格：指為了完成工作，取得好的工作績(jī)效，任職者所需具備的學(xué)問、技能、閱歷以及職業(yè)素養(yǎng)等要求。 崗位基本信息編寫 表：崗位基本信息編寫技巧 內(nèi)容 編寫說明 崗位名稱 指一個(gè)詳細(xì)崗位的名稱，崗位名稱需要標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，比如人力資源部長(zhǎng)、選購員等。 所屬部門 本崗位直屬的部門名稱，比如人事主任所屬部門是人力資源部。 崗位等級(jí) 該崗位在公司組織結(jié)構(gòu)中所處的層級(jí)，比如a公司部長(zhǎng)的崗位等級(jí)是b，主管的崗位等級(jí)是c。 崗位

5、編號(hào) 該崗位在公司的唯一性編號(hào)。 直接上級(jí) 該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖中的直接行政領(lǐng)導(dǎo)的崗位名稱，比如人事管理員的直接上級(jí)是人力資源部長(zhǎng)。 直接下級(jí) 該崗位在組織結(jié)構(gòu)圖中的直接管理下級(jí)的崗位名稱，比如人力資源部長(zhǎng)的直接下級(jí)是培訓(xùn)管理員、薪酬管理員、保險(xiǎn)管理員等。 職族類別 該崗位的職族類別，比如人力資源部長(zhǎng)屬于管理職位族。 崗位使命定位與描述 崗位使命是通過高度概括的語言將該崗位的核心職責(zé)、存在的根本目的及對(duì)公司的貢獻(xiàn)和價(jià)值表現(xiàn)出來，這是與企業(yè)文化部分的重要接口。崗位使命可以根據(jù)“依據(jù)，通過，達(dá)到”的格式進(jìn)行描述。 比如： a公司總經(jīng)理的崗位使命：依據(jù)公司戰(zhàn)略進(jìn)展規(guī)劃和年度經(jīng)營(yíng)方案，通過領(lǐng)導(dǎo)、方案、掌

6、握全面的公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，不斷提升公司的經(jīng)濟(jì)效益、品牌價(jià)值、經(jīng)營(yíng)理念，確保公司經(jīng)營(yíng)方案的實(shí)現(xiàn)和可持續(xù)進(jìn)展。 a公司管理副總的崗位使命：依據(jù)公司進(jìn)展戰(zhàn)略，通過對(duì)公司管理體系、服務(wù)體系和企業(yè)文化體系的建設(shè)，確保員工價(jià)值得到充分的體現(xiàn)和公司的效益最大化。 a公司銷售部部長(zhǎng)的崗位使命：依據(jù)公司總體市場(chǎng)及銷售策略，全面負(fù)責(zé)銷售部門的隊(duì)伍建設(shè)、銷售任務(wù)、渠道建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)掌握工作，保證銷售部全年各項(xiàng)銷售指標(biāo)的順當(dāng)完成。 a公司人力資源部長(zhǎng)的崗位使命：依據(jù)公司人力資源規(guī)劃，建立和完善人力資源管理體系，為公司供應(yīng)和培育合格的人才，以確保人力資源戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 a公司聘請(qǐng)管理員的崗位使命：依據(jù)公司人力資源進(jìn)展規(guī)劃和部

7、門年度工作方案，制訂和完善員工聘請(qǐng)?bào)w系，保證人崗的高度匹配。 部門職能分解與崗位職責(zé)描述 崗位職責(zé)是指本崗位在組織中所涉及的工作領(lǐng)域與詳細(xì)工作內(nèi)容及與工作職責(zé)對(duì)應(yīng)的各種管理權(quán)限和獲得各種信息和資源的權(quán)限等。崗位職責(zé)的來源有兩個(gè)：部門職能、公司相關(guān)規(guī)章制度要求。 崗位職責(zé)的編寫常見的方法有一下幾種：一種是基于pdca和管理五大職能進(jìn)行部門職能分解、另外一種是基于責(zé)任崗位和幫助崗位進(jìn)行部門職能分解，第三種方法是基于流程進(jìn)行職能分解。 表：部門職能分解表1（依據(jù)pdca和管理五大職能分解部門職能） 部門職能 方案 組織 執(zhí)行 幫助 審核 依據(jù)公司整體戰(zhàn)略，提出組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和優(yōu)化的建議，合理進(jìn)行部門的

8、定崗定編 人力資源經(jīng)理 人力資源經(jīng)理 人力資源主管 總經(jīng)理 負(fù)責(zé)制定公司人力資源規(guī)劃，各階段工作方案 人力資源經(jīng)理 人力資源主管 總經(jīng)理 依據(jù)公司人力資源規(guī)劃，制定公司聘請(qǐng)方案 人力資源主管 聘請(qǐng)管理員 人事管理員 人力資源經(jīng)理 負(fù)責(zé)公司聘請(qǐng)渠道的建立與管理 人力資源主管 聘請(qǐng)管理員 人力資源經(jīng)理 負(fù)責(zé)組織公司聘請(qǐng)人才信息的收集與人才信息庫的建立 人力資源主管 聘請(qǐng)管理員 人力資源主管 負(fù)責(zé)員工的聘請(qǐng)、選拔、晉升、試用期的評(píng)估與管理 人力資源主管 聘請(qǐng)管理員 人力資源經(jīng)理 負(fù)責(zé)組織公司聘請(qǐng)考核試題庫的建立 表：部門職能分解表2（依據(jù)責(zé)任崗位和幫助崗位分解部門職能） 部門職能 責(zé)任崗位 幫助崗位

9、 依據(jù)公司整體戰(zhàn)略，提出組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和優(yōu)化的建議，合理進(jìn)行部門的定崗定編 人力資源主管 人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理 負(fù)責(zé)制定公司人力資源規(guī)劃，各階段工作方案 人力資源主管 人力資源經(jīng)理、總經(jīng)理 依據(jù)公司人力資源規(guī)劃，制定公司聘請(qǐng)方案 聘請(qǐng)管理員 人力資源經(jīng)理、人力資源主管、人事管理員 負(fù)責(zé)公司聘請(qǐng)渠道的建立與管理 聘請(qǐng)管理員 人力資源經(jīng)理、人力資源主管 負(fù)責(zé)組織公司聘請(qǐng)人才信息的收集與人才信息庫的建立 聘請(qǐng)管理員 人力資源主管 負(fù)責(zé)員工的聘請(qǐng)、選拔、晉升、試用期的評(píng)估與管理 聘請(qǐng)管理員 人力資源經(jīng)理、人力資源主管 負(fù)責(zé)組織公司聘請(qǐng)考核試題庫的建立 崗位任職資格確定與描述 任職資格是驅(qū)動(dòng)員工產(chǎn)生優(yōu)秀工

10、作績(jī)效的各種顯性和隱性特征的集合，它反映的是員工以不同方式所表現(xiàn)出來的學(xué)問、技能、素養(yǎng)等。 崗位任職資格一般包括：基本要求、學(xué)問、技能和素養(yǎng)四部分，其中基本要求是指某崗位對(duì)任職者的最低要求，包括專業(yè)、學(xué)歷、性別、年齡等；學(xué)問是指一個(gè)人在一個(gè)特定領(lǐng)域所擁有的各種信息的總和；技能是指結(jié)構(gòu)化運(yùn)用學(xué)問執(zhí)行某項(xiàng)有形或無形工作的力量；素養(yǎng)是指員工行為對(duì)外部環(huán)境及各種信息所表現(xiàn)出來的一貫反應(yīng)，素養(yǎng)可以猜測(cè)個(gè)人長(zhǎng)期在無人監(jiān)管下的工作狀態(tài)。 學(xué)歷要求是指根據(jù)國家正規(guī)學(xué)歷訓(xùn)練的程度，堅(jiān)持適合的原則，最好采納確定某一學(xué)歷或界定在某一個(gè)特定的范圍之內(nèi)； 專業(yè)要求是指根據(jù)國家正規(guī)學(xué)歷訓(xùn)練結(jié)構(gòu)設(shè)置的學(xué)科體系進(jìn)行劃分，如人

11、力資源專業(yè)、機(jī)械設(shè)計(jì)專業(yè)、英語專業(yè)等； 性別要求是指部分崗位的工作特點(diǎn)對(duì)性別需求可能有肯定的傾向性，在這種狀況下可以進(jìn)行選擇； 年齡要求是指部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)年齡有肯定的傾向性，在這種狀況下可以進(jìn)行選擇； 特別要求是指假如該崗位需要有國家或行業(yè)規(guī)定的特別從業(yè)資格的，需要在這里注明，如電工證、駕駛證、會(huì)計(jì)證等； 工作閱歷是指指在不同企業(yè)或不同崗位全部工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)工作閱歷有肯定的要求； 行業(yè)閱歷是指在本行業(yè)全部工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)該行業(yè)的工作閱歷有肯定的要求； 崗位閱歷是指在與公司相同或類似崗位全部工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對(duì)崗位閱

12、歷有肯定的要求。 學(xué)問包括包括基本學(xué)問、專業(yè)學(xué)問。 技能包括管理技能、專業(yè)技能。 素養(yǎng)包括基本職業(yè)素養(yǎng)、特別職業(yè)素養(yǎng)，其中特別職業(yè)素養(yǎng)指該崗位的工作性質(zhì)對(duì)任職者的職業(yè)素養(yǎng)的特別要求。 比如： 表：a公司總經(jīng)理秘書崗位的任職資格為： 基本要求 學(xué)歷 大專。 專業(yè) 文秘；企業(yè)管理；其他。 性別 不限。 閱歷 工作閱歷：23年；行業(yè)閱歷：01年；崗位閱歷：12年。 資格證書 無要求。 學(xué)問 基本學(xué)問 公司簡(jiǎn)介3；核心價(jià)值理念3；公司流程1；規(guī)章制度1；公司產(chǎn)品學(xué)問1。 專業(yè)學(xué)問 管理專業(yè)學(xué)問：行政管理學(xué)問2；檔案管理學(xué)問2。 力量 管理技能 組織協(xié)調(diào)力量2。 專業(yè)技能 書面表達(dá)力量4；口頭表達(dá)力量3

13、；執(zhí)行力量3；學(xué)習(xí)力量2；電腦應(yīng)用力量2。 素養(yǎng) 基本素養(yǎng) 責(zé)任心；紀(jì)律性；誠信；主動(dòng)性；團(tuán)隊(duì)精神；服務(wù)意識(shí)；保密意識(shí)。 特別素養(yǎng) 全局意識(shí)；忠誠度。 表：a公司管理睬計(jì)崗位的任職資格為： 基本要求 學(xué)歷 大專。 專業(yè) 財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)學(xué)；其他。 性別 不限。 閱歷 工作閱歷：35年；行業(yè)閱歷：23年；崗位閱歷：23年。 資格證書 會(huì)計(jì)證。 學(xué)問 基本學(xué)問 公司簡(jiǎn)介3；公司核心價(jià)值觀3；公司產(chǎn)品3；公司流程1；公司制度1。 專業(yè)學(xué)問 財(cái)務(wù)專業(yè)學(xué)問：財(cái)務(wù)學(xué)問4；成本管理學(xué)問4；統(tǒng)計(jì)學(xué)學(xué)問3；投資學(xué)問1。 管理專業(yè)學(xué)問：法律學(xué)問2；檔案管理學(xué)問2。 運(yùn)營(yíng)專業(yè)學(xué)問：生產(chǎn)管理學(xué)問2；倉儲(chǔ)管理學(xué)問2；物流

14、學(xué)問2。 力量 管理技能 創(chuàng)新力量2。 專業(yè)技能 口頭溝通力量3；書面表達(dá)力量3；方案力量3；執(zhí)行力量3；分析推斷力量3；學(xué)習(xí)力量2；電腦應(yīng)用力量2。 素養(yǎng) 基本素養(yǎng) 責(zé)任心；誠信；紀(jì)律性；主動(dòng)性；團(tuán)隊(duì)精神；服務(wù)意識(shí)；保密意識(shí)。 特別素養(yǎng) 全局意識(shí)；忠誠度。 崗位說明書的維護(hù) 通過崗位說明書的編寫，企業(yè)就可以將全部的職能都分解到相關(guān)崗位上去了，正所謂，“人人有事做”，但是崗位說明書是相對(duì)靜態(tài)的指導(dǎo)文件，但是其內(nèi)涵卻是動(dòng)態(tài)進(jìn)展的，從崗位基本信息、崗位使命、崗位職責(zé)以及任職資格，都會(huì)隨著企業(yè)戰(zhàn)略、組織模式、市場(chǎng)環(huán)境和人力資源狀況變化而調(diào)整，假如調(diào)整不準(zhǔn)時(shí)，崗位說明書對(duì)工作的指導(dǎo)意義則越來越不明顯，同時(shí)也就失去了崗位說明書本身的價(jià)值所在，所以說，崗位說明書的動(dòng)態(tài)維護(hù)就顯得特別關(guān)鍵了，下表是國內(nèi)某企業(yè)的崗位說明書維護(hù)權(quán)限表和崗位說明書維護(hù)記錄表，讀者可以參考執(zhí)行。 表：崗位說明書維護(hù)權(quán)限表 維護(hù)項(xiàng)目 維護(hù)責(zé)任崗位 提出維護(hù)需求 審核 批準(zhǔn) 修改基本信息 績(jī)效管理員 人力資源部長(zhǎng) 總經(jīng)理 修改使命與職責(zé) 績(jī)效管理員 人力資源部長(zhǎng) 總經(jīng)理 工作職責(zé) 績(jī)效管理員 人力資源部長(zhǎng)