辦公自動化概述

1、辦公自動化概述 學(xué)習(xí)目的與要求學(xué)習(xí)目的與要求 辦公自動化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性學(xué)科。目前辦公自動化還沒有一個嚴(yán)格統(tǒng)一的定義，其內(nèi)涵通常是以電子計算機技術(shù)為核心，結(jié)合現(xiàn)代通訊技術(shù)，使部分或全部辦公業(yè)務(wù)活動借助于各種現(xiàn)代設(shè)備并由這些設(shè)備和辦公人員構(gòu)成一個對文件處理、信息管理和日常事務(wù)等進(jìn)行自動化管理的系統(tǒng)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。通過學(xué)習(xí)本章，學(xué)生可以了解OA概念、OA的發(fā)展，從而較全面地了解OA

2、系統(tǒng)。1編輯文檔的功能。2文檔版式編排的功能。3使用模板格式化文檔。 4表格的使用。5文檔的智能檢查功能。1方便快捷的數(shù)據(jù)錄入。 通過制作一張電子表格，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的錄入，而且在錄入的過程中還可以靈活的插入數(shù)據(jù)行或列、對有規(guī)律的數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動生成、根據(jù)函數(shù)生成特定的基于數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)、自動計數(shù)等功能。2根據(jù)數(shù)據(jù)快速生成相關(guān)圖形或表。 為了更好的表達(dá)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的結(jié)果，我們往往使用圖形或者圖表。對于一個錄入完畢的電子表格，我們可以根據(jù)電子表格強大的內(nèi)嵌功能進(jìn)行圖形或者圖表的生成，可以自由的選擇模板進(jìn)行生成相關(guān)圖形或圖表，而且當(dāng)表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖形或圖表也會根據(jù)新的數(shù)據(jù)發(fā)生相應(yīng)的變化，有利于

3、數(shù)據(jù)更新。3強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。 除了對數(shù)據(jù)表進(jìn)行簡單的統(tǒng)計外，電子表格中還專門針對企業(yè)的日常需要設(shè)計了各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)的方法，通過使用這些統(tǒng)計方法，用戶可以很方便的制作出工作使用的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計文件。 語音處理技術(shù)是是計算機應(yīng)用人工智能技術(shù)將人的語音自動轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計算機具備聽覺功能的技術(shù)方法。OA里語音處理功能主要包括以下兩個部分：1語音合成。語音合成技術(shù)是計算機模仿人的語音生成過程，使計算機控制音響設(shè)備合成人工語音。2語音識別。語音識別是計算機應(yīng)用人工智能技術(shù)將人的語音自動轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計算機具備聽覺功能的技術(shù)方法。語音識別技術(shù)可以通過發(fā)音方式，發(fā)音時的孤立詞、連結(jié)詞或自然語言的

4、連續(xù)語音等對語音進(jìn)行識別。其可識別字符的范圍分為大、中、小不同類型；適用對象，分為特定人和非特定人系統(tǒng)。1圖形和圖像的輸入。圖形和圖像的輸入。圖形和圖像的輸入功能是處理功能的基礎(chǔ)。圖形和圖像輸入的方式有很多種。最常見的圖形輸入方式有：鼠標(biāo)器、數(shù)字化圖形板、掃描儀等。常見的圖像輸入方式有：掃描儀、數(shù)碼相機等。2圖形和圖像的存儲和編輯。圖形和圖像的存儲和編輯。圖形和圖像的存儲是把經(jīng)過設(shè)備輸入的圖形或者圖像存儲到計算機的特殊位置，存儲到計算機后就可以對圖形或者圖像進(jìn)行編輯，編輯包括圖像大小的剪裁、色調(diào)的調(diào)整、格式的轉(zhuǎn)化等。3圖形和圖像的輸出。圖形和圖像的輸出。把圖形或者圖像在計算機中經(jīng)過一系列的處理

5、，需要對它們進(jìn)行輸出到終端，常見圖形或圖像的輸出方式有打印機等。 OAOA系統(tǒng)的通信功能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的通信功能夠?qū)崿F(xiàn)OAOA系統(tǒng)的各個部門真正的進(jìn)行即時協(xié)同工系統(tǒng)的各個部門真正的進(jìn)行即時協(xié)同工作，和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，可以大大提高辦公效率，作，和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，可以大大提高辦公效率，OAOA的通信的功能的通信的功能主要包括以下幾個方面：主要包括以下幾個方面： 1即時提醒 2遠(yuǎn)程通信 3遠(yuǎn)程監(jiān)控 4屏幕互換在任何企事業(yè)單位文件處理都是一項重要工作，其特點是繁瑣、工作量大而且對文件有不同的保密級別要求，責(zé)任重大。然而傳統(tǒng)手工的文件處理效率低、耗材大并且占用工作人員大量的時間用于分發(fā)、追蹤和催辦等

6、工作。隨著辦公自動化和遠(yuǎn)程辦公的要求，傳統(tǒng)方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了工作的需要，OA系統(tǒng)的文件處理系統(tǒng)真正的實現(xiàn)數(shù)字化辦公，大大提高工作效率，主要功能有以下兩個方面：1資源共享。資源共享。利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)可以使內(nèi)部成員方便的共享文件，經(jīng)過授權(quán)的用戶可以快速的訪問網(wǎng)絡(luò)資源來獲取文件。2文件處理流程系統(tǒng)化。文件處理流程系統(tǒng)化。在傳統(tǒng)的文件處理流程種，需要經(jīng)過專門的人員去分發(fā)或崔辦文件的處理，而在OA的文件處理系統(tǒng)中，可以通過基于OA網(wǎng)絡(luò)的文件處理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的流暢流程，大大縮減了文件處理的時間。工作日程管理是單位或公司對某個部門或個人的工作規(guī)劃，是一個企業(yè)和單位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括：1部門日程管理2職員日程管理3工作進(jìn)程管理4工作周報5工作月報行文辦理是辦公自動化系統(tǒng)的重要組成