綜合辦公室工作流程及人員職責(zé)手冊(cè)

1、綜合辦公室工作流程及人員職主干jxa貝手明綜合辦公室工作流程及人員職責(zé)手冊(cè)2010年8月1日綜合辦公室工作流程綜合辦公室主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共 設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用 品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí) 行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行對(duì)外關(guān)系建立維 護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行事務(wù)管理；執(zhí)行后 勤管理；執(zhí)行日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù) 等。人事日常工作流程新進(jìn)人員于報(bào)到日，綜合辦公室應(yīng)進(jìn)行登記，隨 后逐項(xiàng)辦理下列：（一）領(lǐng)取員工生活用品；（二）安排住宿；（三）領(lǐng)取辦公用品；（四）視情況介紹項(xiàng)目部的相關(guān)制度及其它事項(xiàng)。人員報(bào)到完畢隨后應(yīng)辦理下列事項(xiàng)： （一）更新

2、員工花名冊(cè)，建立考勤； （二）收齊報(bào)到人員的個(gè)人資料，建立檔案。 具體工作流程執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理 綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請(qǐng)購計(jì)劃及庫存 情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之 需，作好請(qǐng)購計(jì)劃單經(jīng)主管審批后，及時(shí)保質(zhì)保 量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應(yīng)當(dāng)定 價(jià)定點(diǎn)，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。要作好物品出入庫登記， 每月盤存，確保帳物相符。二、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理綜合辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù) 人員維修、對(duì)維修全過程進(jìn)行控制；各部門對(duì)維 修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀 態(tài)；對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、 及時(shí)了解情況 并報(bào)告負(fù)

3、責(zé)人。三、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用 /傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各 類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi) 容、時(shí)間順序等存檔管理。四、文件資料收發(fā)管理各類文件資料收發(fā)均需在登記薄上作好詳細(xì)登一記、記錄，及時(shí)將各類信息（通知、文件）進(jìn)行 上傳下達(dá)，特別是各類信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給 相關(guān)部門；五、執(zhí)行各種費(fèi)用的支付、控制按時(shí)申請(qǐng)、交納、控制各項(xiàng)費(fèi)用，例如：辦公費(fèi) 用、電費(fèi)、房租、接待費(fèi)、車輛加油等；并將所 要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行記錄，對(duì)各項(xiàng)資金歸類管 理。做到資金的及時(shí)、準(zhǔn)確，以確保各職能部門 工作的正常開展。六、

4、執(zhí)行對(duì)外關(guān)系建立維護(hù)建立良好的公共關(guān)系平臺(tái)是項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負(fù)著對(duì)外溝通、協(xié)調(diào)的重任, 要把對(duì)外關(guān)系維護(hù)作為重要工作來抓， 項(xiàng)目的生 產(chǎn)活動(dòng)涉及到方方面面的關(guān)系，既有業(yè)主、監(jiān)理, 又有各級(jí)政府部門、鄉(xiāng)村，哪方面關(guān)系處理不好， 或多或少都會(huì)有一定影響。在平時(shí)的工作中要經(jīng) 常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實(shí)際情 況，建立新的公共關(guān)系。七、執(zhí)行處理突發(fā)事件各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的 同時(shí)，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)， 并及時(shí)處理，將有可能對(duì)項(xiàng)目或個(gè)人的不利影響 降到最低限度，情況特別緊急又不能向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí) 匯報(bào)時(shí)可先處理再匯報(bào)，但事后要向領(lǐng)導(dǎo)闡明原 因。

5、在處理突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)把握有利原則，要充 分維護(hù)項(xiàng)目或員工的利益，樹立好的整體形象。 八、后勤服務(wù)保障綜合辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中， 要加強(qiáng)對(duì)生活和工作環(huán)境、車輛、廚房、衛(wèi)生的 管理，收集員工建議，緩解員工情緒，采取有效 措施進(jìn)行改善；為員工提供較為良好的生活、工 作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相 應(yīng)制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀(jì)，保證車輛隨 時(shí)處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸 送的時(shí)效性。安全工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，綜合辦公室是 安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應(yīng)將安全 工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點(diǎn) 安全項(xiàng)目，不定期地組織檢查，認(rèn)真查出安全隱 患，

6、及時(shí)消除潛在的安全危害并作好記錄。 要落 實(shí)安全責(zé)任制，簽定安全責(zé)任制，規(guī)劃安全教育、 培訓(xùn)計(jì)劃并認(rèn)真加以實(shí)施。九、日常事務(wù)處理綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情 多，并且很多事務(wù)具有不可確定性，臨時(shí)出現(xiàn)的 工作，會(huì)給當(dāng)日計(jì)劃工作帶來很大的沖突， 這時(shí) 就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬 于服務(wù)保障部門，是為其他部門服務(wù)的，所以也 要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務(wù)。 否則 會(huì)影響正常工作秩序，甚至?xí)绊懡?jīng)營活動(dòng)。 十、執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù)優(yōu)先完成領(lǐng)導(dǎo)交辦各類事務(wù)，規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成不 了的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明其原因，并盡力盡快完成， 最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。人員職責(zé)綜合辦公室職責(zé)一、負(fù)

7、責(zé)項(xiàng)目部生活用品、辦公用品的購置、登 記、發(fā)放及管理工作。二、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的后勤管理及供應(yīng)及保障工作（包括食堂、住宿、衛(wèi)生、水電、日常雜事等）、 三、負(fù)責(zé)各部（室）電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電 話、空調(diào)等使用、保養(yǎng)、維護(hù)工作 四、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部相關(guān)文件資料的收發(fā)、整理、歸 檔歸檔工作，各類文件的打印分發(fā)工作，同時(shí)做 好各類會(huì)議的安排和記錄工作。五、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的車輛的管理使用工作， 對(duì)各部 （室）用車進(jìn)行合理的調(diào)配和安排。六、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部車輛油料使用、控制、確認(rèn)及登 記管理工作。七、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目部各部（室）綜合協(xié)調(diào)、溝通 等工作八、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部宣傳報(bào)道、對(duì)外協(xié)調(diào)和相關(guān)的接 待工作。九、負(fù)責(zé)臨時(shí)用工的工資管理、

8、考勤統(tǒng)計(jì)，并建 立工資臺(tái)帳；十、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部員工目標(biāo)責(zé)任制的檢查考核和考勤工作。十一、負(fù)責(zé)臨時(shí)用工的工資管理、考勤統(tǒng)計(jì)，并建立工資臺(tái)帳；十二、負(fù)責(zé)勞動(dòng)力的管理。包括辦理培訓(xùn)、勞動(dòng) 合同管理，管理臨時(shí)用工和外來勞動(dòng)力，建立職 工變動(dòng)臺(tái)帳；十三、負(fù)責(zé)員工各種假期的管理，辦理員工請(qǐng)假、 銷假手續(xù)，并建立臺(tái)帳，做好每月員工考勤整理工作；十四、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部綜合治理及治安、保衛(wèi)工作。 十五、負(fù)責(zé)辦理項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)交待的其他各項(xiàng)工 作。綜合辦公室主任職責(zé)一、對(duì)項(xiàng)目部日常事務(wù)工作全面負(fù)責(zé)， 認(rèn)真履行 服務(wù)、協(xié)調(diào)的職能。二、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部生活用品、辦公用品的購置管理 工作。三、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部相關(guān)文件資料的管理、控制，同 時(shí)對(duì)各

9、部（室）資料控制負(fù)有指導(dǎo)、檢查的職責(zé)。 四、負(fù)責(zé)辦公費(fèi)用及電話費(fèi)用的控制管理工作。 五、負(fù)責(zé)搞好對(duì)外協(xié)調(diào)、聯(lián)系及接待管理工作。六、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的后勤管理和供應(yīng)、保障工作（包 括食堂、住宿、衛(wèi)生、水電、日常雜事等）。七、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的車輛的管理使用工作， 對(duì)各部 （室）用車進(jìn)行合理的調(diào)配和安排。八、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部員工的培訓(xùn)計(jì)劃安排等。九、負(fù)責(zé)由項(xiàng)目部主持的各種會(huì)議籌辦工作。十、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳報(bào)道工作。十一、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部綜合治理及治安、保衛(wèi)工作。十二、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部人事管理、考勤管理及勞資統(tǒng)計(jì)、管理工作。十三、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其它工作。綜合辦公室協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人職責(zé)一、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部宣傳報(bào)道、對(duì)外協(xié)調(diào)和相關(guān)的接

10、 待工作。二、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目部各部（室）綜合協(xié)調(diào)、溝通 等工作。三、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目部員工住宿的安排和調(diào)整工 作。四、負(fù)責(zé)參與勞務(wù)用工管理，協(xié)調(diào)處理員工意見 及申訴，緩解員工情緒，預(yù)防與處理勞資爭議。 五、負(fù)責(zé)對(duì)涉及本項(xiàng)目的當(dāng)?shù)乜h、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各部 門和各個(gè)村、百姓的外部事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理。 六、負(fù)責(zé)拜訪當(dāng)?shù)乜h、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，搞好地方關(guān)系。 七、負(fù)責(zé)對(duì)于施工中遇到的征地、拆遷、阻工、 糾紛等問題，直接同有關(guān)人員進(jìn)行接觸，協(xié)調(diào)解 決。八、負(fù)責(zé)在施工的各個(gè)階段，針對(duì)出現(xiàn)的各類問 題，綜合部門的力量，最短時(shí)間內(nèi)拿出可行性處 理方案，將施工干擾降低至最小程度。九、負(fù)責(zé)對(duì)于施工中出現(xiàn)的其他突發(fā)性事件在第 一時(shí)間確定合

11、理的處理措施進(jìn)行妥善予以處理，如治安事件、停電事件等。十、負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。綜合辦公室后勤管理員職責(zé)一、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部后勤管理及供應(yīng)與保障工作 （包 括食堂、住宿、衛(wèi)生、水電、日常雜事等）。二、協(xié)助辦公室主任做好會(huì)務(wù)安排和各項(xiàng)接待管 理工作。三、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的衛(wèi)生管理及督促檢查工作。四、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部職工醫(yī)療衛(wèi)生管理與保健工作。五、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部后勤的零星采購工作。六、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部行政資產(chǎn)（包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、空調(diào)等）日常保管、使用、維護(hù) 及保養(yǎng)管理工作。七、負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。綜合辦公室資料員職責(zé)一、負(fù)責(zé)文件、資料的嚴(yán)格管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密 法規(guī)。二、負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作，做到登記

12、清楚，手續(xù) 齊全，傳遞準(zhǔn)確，分發(fā)及時(shí)。三、負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔工作，做到回收及時(shí)， 存放有序，查閱方便。四、文件、資料借（查）閱須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫文件、資料借（查）閱登記表。五、負(fù)責(zé)有關(guān)公文的撰制、核稿、分發(fā)、簽收、 擬辦、歸檔與處理工作。六、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部報(bào)刊雜志、信函的收集、發(fā)放:一 管理工作。七、負(fù)責(zé)有關(guān)的會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄 及紀(jì)要整理。八、負(fù)責(zé)協(xié)助做好會(huì)務(wù)安排，人員接待服務(wù)工作。 九、文件、資料的打印、復(fù)印嚴(yán)格按份數(shù)打印（復(fù) ?。?，不得多印。十、負(fù)責(zé)生活用品、辦公用品的驗(yàn)收、登記、發(fā)放及管理工作。十一、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。綜合辦公室勞資管理員職責(zé)一、配合綜合辦公室主任做

13、好本部門的日常管理工作。二、協(xié)助辦公室主任制定勞動(dòng)力管理、勞資管理 規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)實(shí)施。三、做好目標(biāo)責(zé)任制的檢查考核和員工考勤工作。四、負(fù)責(zé)臨時(shí)用工的工資管理、考勤統(tǒng)計(jì)，建立 工資臺(tái)帳；五、負(fù)責(zé)勞動(dòng)力的管理。包括辦理培訓(xùn)、勞動(dòng)合 同管理，管理臨時(shí)用工和外來勞動(dòng)力，建立職工 變動(dòng)臺(tái)帳；六、根據(jù)項(xiàng)目需要，配合部門實(shí)施年度培訓(xùn)計(jì)劃，一 協(xié)助有關(guān)部門辦理特殊工種及上級(jí)規(guī)定的有關(guān) 工種上崗證、操作證、等級(jí)證的取證工作； 七、負(fù)責(zé)員工各種假期的管理，辦理員工請(qǐng)假、 銷假手續(xù)，并建立臺(tái)帳，做好每月職工考勤的收 集，整理工作；八、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。綜合辦公室駕駛員職責(zé)一、認(rèn)真完成項(xiàng)目部的派車任務(wù)要求，

14、 服從辦公 室主任指揮；二、堅(jiān)持行車安全檢查，每次行車前檢查車輛， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)排除，確保車輛運(yùn)行。安全駕駛， 正確執(zhí)行駕駛操作規(guī)程，聽從交通管理人員的指 揮，行車時(shí)集中精力駕駛，嚴(yán)禁酒后開車，不開“英雄車”、“賭氣車”；三、每次出車回來后，應(yīng)向辦公室主任簡要匯報(bào) 出車情況，車輛用畢后，車輛停泊在指定位置， 鎖好門窗；四、做好車輛的維護(hù)、保養(yǎng)工作，保持車輛常年整潔和車況良好；不得將車輛轉(zhuǎn)借他人駕駛； 五、認(rèn)真填寫車輛檔案，對(duì)車輛事故、違章、損 壞等異常情況及時(shí)匯報(bào)，寫好情況匯報(bào)。對(duì)車輛 運(yùn)行里程和耗油情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出報(bào)告和 降低成本的建議；六、駕駛員確保良好的休息、足夠的睡眠，以充 沛的

15、精力和體力保證安全行車。駕駛員應(yīng)有敬業(yè) 精神，熟悉交通法規(guī)、路況和車輛性能，不斷提 高自己的技術(shù)水平和積累行車經(jīng)驗(yàn)；七、駕駛員要衣著整潔、禮貌待人、熱情服務(wù)， 單獨(dú)為領(lǐng)導(dǎo)出車時(shí)，兼有駕駛員和服務(wù)員職責(zé)； 八、出車送達(dá)時(shí)，未經(jīng)乘車人允許不得離開車輛， 應(yīng)聽從乘車人安排。駕駛員在工作中不該聽的不 聽，不該看的不看，不該說的不說，不散播消息， 保守機(jī)密，守口如瓶；十、完成辦公室主任臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。食堂管理員職責(zé)一、負(fù)責(zé)食堂炊事員的管理，主持食堂的全面工 作。二、負(fù)責(zé)食堂炊事用品的月度申購計(jì)劃，管理、 維護(hù)工作。三、負(fù)責(zé)食堂主副食品及廚房用料的采購，并認(rèn) 真填寫購買清單。四、負(fù)責(zé)作好就餐人員統(tǒng)計(jì)，外來人員工作餐的 管理。五、采集職工對(duì)伙食的意見，不斷改善和調(diào)劑伙 食，增加花色品種。六、負(fù)責(zé)合理調(diào)動(dòng)炊事人員，搞好協(xié)調(diào)工作，保 障每天按時(shí)開飯。七、督導(dǎo)食堂搞好飲食衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生，防止食 物中