時間管理與工作效能

1、時間管理方法論時間管理方法論 愿此可以有效提升學員的工作效能并且增加各位可用的。多出來的留給關心您的人及您所關心的人。您的在哪里，您的成就就在哪里。時間意識時間意識v時間意識一生只有一生只有 5 5 年年人的一生到底有多長？1.人按“人過70古來稀”的說法計算。則365x70年=25550天。即人的一生從出生到死亡總共只有25550天。 2.前20年是不懂人生的成長階段，后20年是年老體衰的退休階段，扣除40年，還剩30年。則365x30年=10950天。 3.一天24小時之中，8小時要被迫用來睡覺（不睡覺沒有精力），8小時被迫用來工作（不工作沒有飯吃呀），只剩8小時屬于自己支配的，即一天的三

2、分之一，則10950天除以3就是3650天。 4.就在這3650天中，人們還有許多事情是既占用業(yè)余時間卻又非做不可，比如：談戀愛，燒火做飯，接送小孩，看醫(yī)生，忙于奔波，走親訪友，紅白喜事，各種該有和不該有的應酬和打點，由于自己或別人的原因，而造成的時間延誤和浪費，等等。姑且把這些自己無法控制的時間概算為二分之一吧（其實也不只這么多）則3650除以2等于1825天。 一個人一輩子所能擁有的屬于自己的時間了一個人一輩子所能擁有的屬于自己的時間了? ? 在開始之前在開始之前n請你閉目一分鐘思考這些問題1 1、你的快你的快樂樂是是2 2、你的成功是你的成功是3 3、關、關心你的人及你所心你的人及你所關

3、關心的人心的人是是按左邊的問題將答案寫在筆記本紙上。然后銘記于心中。找出你心的中找出你心的中優(yōu)優(yōu)先先順順序序當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現(xiàn)在你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件浮現(xiàn)在你腦海的事情是什么? 那是你認為最重要的事情。可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?你知道你可以活多久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當作是你的最后1天吧!人人, , 為為何安何安于現(xiàn)于現(xiàn)狀狀? ?n為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安于現(xiàn)狀n1.無奈n2.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的n3.或者是不確定改變之后會更好n我們明明管理不好時間, 卻不想要去改善

4、它. 是因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 還是因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.時間時間管理管理從從那那里開里開始始n時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理, 而是從你不滿足于現(xiàn)狀, 或者是想要有更好的時間管理開始。n沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要的時候。n再來是你需要一個新的思考方式，什么是新的思考方式呢?突破你的思維突破你的思維請請架架設設一座一座橋橋, ,使使A A至至B B距距離離最短最短, , 但是但是橋橋不可斜不可斜著著搭搭100m300mAB河水你可知你可知道為道為何何會會想不出想不出來來? ?n因為你跳不出原來的思維習慣,但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以

5、用新的角度去思考一個舊有的問題n而本次所講的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 執(zhí)行, 持續(xù)的做就會得到一個良好的時間管理習慣時間是怎樣產(chǎn)生的時間是怎樣產(chǎn)生的日常的時間概念日常的時間概念年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒地球自轉、公轉與月球公轉地球自轉、公轉與月球公轉太陽太陽地球地球地球公轉軌道地球公轉軌道月亮月亮時間時間管理是什管理是什么么? ?n時間管理就是自我管理n自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能n把事情很快地做完, 叫做效率n把事情很快又很對地做完, 叫做效能n時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃n時間管理的關鍵在于：如何選擇、支配

6、、調(diào)整、駕馭在單位時間里所做的事情。概念時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。什么是時間管理什么是時間管理時間管理理論時間管理理論 帕金森原則時間象一根彈筋：設立期限 帕雷托原則80%的結果來源20%的努力 注意力之謎 注意力需要及時恢復 內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘 效能與效率 做正確之事，做好它時間管理陷阱時間管理陷阱1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2. 不好意思拒絕別人 3. “反正時間還早”拖延 4. 不速之客 5. 會議病 6. 文件滿桌病 7. 事必躬親 時間時間管理的利器管理的利器: to-do List: to

7、-do List備忘錄備備忘忘錄錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富Schedule List1.Meeting2.行事歷3.紀念日Routine Work1.日常工作2.定期約會時間管理方法時間管理方法階梯圖階梯圖明確目標明確目標分清輕分清輕重緩急重緩急制定計劃制定計劃立即行動立即行動1234正確目標的價值正確目標的價值 目標刺激我們奮勇向前 有目標才會有結果 目標引導我們發(fā)揮潛能擬訂目標的原則擬訂目標的原則原則一：符合自己的價值觀原則二：了解自己目前的狀況原則三：制定目標的SMART原則目標設立的步驟目標設立的步驟(1)(1)n（1

8、）先擬出您期望達到的目標先擬出您期望達到的目標；n（2）列出好處列出好處：您達到這目標有什么好處?譬如您有一個目標想買房子，列出買房子對您有那些好處；n（3）列出可能的障礙點列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉；目標設立的步驟目標設立的步驟(2)(2)n4）列出所需信息列出所需信息：思索需要哪些知識、協(xié)助、訓練等；n（5）列出尋求支持的對象列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所以應將尋求支持的對象亦一并列出；n（6）訂定行動計劃訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃；n（7）訂定達成目標的期限。訂定達成目標的期限。 正確的行事正確的行事

9、優(yōu)優(yōu)先先順順序序分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急不重要且不緊急危機，急迫的問題，有期限的任務、會議、準備事項客戶資料、預防工作，建立關系，準備工作干擾、一些、電子郵件，一些緊急的事件、湊熱鬧的活動廢話無聊時間時間管理管理象限象限1.舍得放2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廳堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事時間時間管理管理架構之處理方式架構之處理方式重要緊急全力以赴計劃并有條不紊地進行做到未雨先繆花一點時間做，請人代辦，集中處

10、理有空再做或不做20%65%15%1%應努力避免緊急事情應努力避免緊急事情計劃計劃是最是最節(jié)節(jié)省省時間時間的作法的作法PADC不好好耗用時間耗用時間4 D 4 D 原則原則Do it nowDo it nowDelegate itDelegate itDo it laterDo it laterDont do itDont do it4 D4 D原則原則nDo it now（親自做）： 不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。nDelegate it（授權）： 學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。nDo it later（稍后

11、再辦）： 把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。nDont do it（丟掉不管）： 把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管執(zhí)執(zhí)行是行是從從那那里里展展開開日常業(yè)務老老板板指示指示狀況匯整進度報告回報你你每天在做的事情每天在做的事情執(zhí)行控制方方面面對時間的干擾控制方方面面對時間的干擾1.來自上司的干擾 n讓上司清楚知道你的工作目標 n主動地約見你的上司以減少干擾 2.來自同事的干擾 n如果有人找你就站起來接待他 n公司設立人人安靜一小時制度控制方方面面對時間的干擾控制方方面面對時間的干擾3.來自下屬的干擾 n避免下屬干擾的方式

12、有： 安排固定時間供下屬匯報工作；保留固定時間供下屬討論問題；安排其他時間處理非緊急事件。如何如何計劃計劃要要執(zhí)執(zhí)行的事行的事項項n列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務項目展開n要設計有 Check Box, 如: for n要把計劃外的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量, 如工作時間乘上1.5倍n每天下班后花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情并行與串行工作模式并行與串行工作模式什么情況下能并行工作什么情況下能并行工作舉例舉例ABCD 走訪客戶去甲城市走訪客戶去甲城市 順便采購某機器配件順便采購某機器配件 把新聘兩大學生帶去辦事處把新聘兩大學生帶去辦事處和在該城市

13、工作的同學聚餐和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧公私兼顧一次搞掂一次搞掂并行與串行工作模式并行與串行工作模式什么情況下必須串行工作什么情況下必須串行工作舉例舉例ABCD主要領主要領導不到導不到場會議場會議不能開不能開要充分考慮工作的連續(xù)性要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒會議沒結束形結束形不成工不成工作決議作決議決議沒決議沒有下達有下達工作無工作無法開展法開展工作尚工作尚未結束未結束無法進無法進行考核行考核 周明生是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關

14、手續(xù)； C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知； D、協(xié)助業(yè)務部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話； E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修； F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。 主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員王麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況： 周明生應該如何對待和安排好一天的時間？ 請你幫助小周做一個時間安排的設計方案。案例分析案例分析樹立時間價值觀理念變革結構流程優(yōu)化組織前提工作環(huán)境“”準備工作工作的計劃性目標管理分清工作輕重緩急優(yōu)先級并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學工作任務轉移授權

15、與借力學會說“不” 拒絕的學問時間管理的八大法寶時間管理的八大法寶時間管理金科玉律時間管理金科玉律N1.設立有挑戰(zhàn)但可實現(xiàn)的目標2.設定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛時做最用腦力的工作5.不要推遲你不喜歡但重要的事情6.不重要的事遲一點做7.分析你在時間管理方面的障礙8.確立你不希望被打擾的時間9.一次只做一件事10.如果你開始做一件事，盡可能做完它時間管理金科玉律時間管理金科玉律11.做好 溝通的計劃12.在工作效率低時做幾次小休的安排13. 用固定的時間/會議與下屬討論日常事宜14. 有選擇，要學會拒絕15. 在同一地方收集你所有的想法16. 定時檢討時間的運

16、用，永遠尋找更大發(fā)揮時間價值的方法17.如不能確定你會做什么就避免帶作業(yè)回家18.弄清問題才去做19.把事情做得足夠好，避免過份的完美主義20. 養(yǎng)成記筆記組織思路的習慣慌慌/忙忙/充實充實n如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什么？我真的需要這么忙嗎？我所投入的時間與回收是否成正比？情境情境測驗題測驗題 ( ( 限限時時三分三分鐘鐘 ) )n1. 1. 請請先先閱讀閱讀完本文完本文n2. 2. 在在這張紙這張紙的右上角的右上角寫寫下你的名字下你的名字n3. 3. 將將第二句中的大名第二句中的大名兩個兩個字圈起字圈起來來n4. 4. 在在這張這張指的左上角指的左上角畫畫五五個個正方形正方形n

17、5. 5. 在在剛剛才才畫畫的正方形中的正方形中個畫畫個畫畫一一個個十字十字n6. 6. 在正方形的四在正方形的四周畫一個圓周畫一個圓圈圈n7. 7. 在在這張紙這張紙的右下角的右下角簽簽上你的名字上你的名字n8. 8. 在在簽簽名下名下寫三個好寫三個好字字n9. 9. 在右上角的在右上角的簽簽名下名下畫畫一道一道線線n10. 10. 在在這張紙這張紙的左下角的左下角畫畫一一個個十字十字n11. 11. 把把剛剛才所才所畫畫的十字周的十字周圍圍加加畫畫一一個個三角形三角形n12.12.現(xiàn)現(xiàn)在你已全部在你已全部講講完完, , 請請只做第一及第二只做第一及第二題題及可及可n13. 13. 在第八句

18、的好字在第八句的好字畫畫一一個圓個圓圈圈n14. 14. 當當你做到你做到這里這里, ,請請大喊一大喊一聲聲“我最快我最快”n15. 15. 如果你完全遵守如果你完全遵守規(guī)規(guī)定定, , 請請大大聲聲“我最好我最好”! !n16. 16. 在在這張紙這張紙的背面的背面計計算二十三加三十二加二十三的和算二十三加三十二加二十三的和n17. 17. 將剛剛將剛剛的答案的答案減減去二十三去二十三, , 再再減減去十三等於多少去十三等於多少? ?n18. 18. 在以上所有在以上所有“雙數(shù)雙數(shù)“題題的的題題上上畫畫圈圈n19. 19. 假如你做到假如你做到這里這里, , 請請拍一下桌子拍一下桌子, , 并

19、并大大聲聲“遵遵從從指示指示, , 我第一我第一! !”n20. 20. 在在這張紙這張紙的背面的背面計計算一下二十五乘十三的答案算一下二十五乘十三的答案 效率與效能效率與效能 關注如何做，規(guī)劃、程序比結果更重要 目的是改善流程和提高產(chǎn)出 目標是提升數(shù)量、提高質量 希望任何事情運作得順暢、沒有變化、沒有改變 關注為什么，探求新主張 目的是需求正確的方向，最好的結果 目標是增加價值 詢問：“我們的目的是什么？”、“我們?yōu)楹芜@樣做？”提高工作效率的三方法三法提高工作效率的三方法三法則則n三個方法n1. 了解自己每天不同時段體力的分布狀況來決定要做什么樣的事情n2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法,

20、 就是養(yǎng)成每個禮拜固定運動的好習慣n3. 均衡的生活作息, 培養(yǎng)一個良好的嗜好n三個法則1. 批次處理法則. 集中時段處理所有性質相同的事情2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3. 高效率法則: 大塊時間法則80/20 80/20 原理意示原理意示圖圖80% 時間20%時間80% 成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物規(guī)劃有效的做法大大塊時間塊時間法法則則: 30/90: 30/90法法則則n大塊時間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度; 后90分鐘做最重要的事情.n盡量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知周邊的人或者主動拒絕

21、干擾n養(yǎng)成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效大大塊時間示范塊時間示范列舉今天要做的事-快速回Email-打 -規(guī)劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通以難易度排列易易難1固定時間易易難2前30分先做簡單的事情後90分再做難的事情(1)(2)(3)大大塊時間塊時間三步曲三步曲n1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序n2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上n3. 后90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一直做下去也無所謂n有

22、空的時間再來做其它未完成容易的事如何提高工作效率如何提高工作效率n1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之.n2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質.n3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運動的習慣n4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好培養(yǎng)良好的工作習慣培養(yǎng)良好的工作習慣把所有的文件從桌子上清走；把所有的文件從桌子上清走；把名片放在一個固定的地方；把名片放在一個固定的地方；把重要文件放在固定的地方；把重要文件放在固定的地方；建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；重新歸類未審批處理的文件；重新歸類未審批處理的文件；徹底整理辦公桌及電腦文件。徹底整理辦公桌及電腦文件。工作工作時時段分配法段分配法則則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking看看企看看企業(yè)業(yè)界的答案界的答案早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放松(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發(fā)球 EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.