合同管理系統(tǒng)功能說(shuō)明

1、.合同管理系統(tǒng)功能說(shuō)明1 合同審批有合同要簽訂時(shí)，可以起草新合同發(fā)起審批，提交給相關(guān)部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，以便檢查合同相關(guān)信息以及合同條款等是否正確，審批通過(guò)之后審批結(jié)束。1.1 合同起草合同信息錄入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同雙方履約義務(wù)、合同收支計(jì)劃以及合同風(fēng)險(xiǎn)這幾個(gè)部分。1.1.1. 合同基本信息包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同類(lèi)型、執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門(mén)、執(zhí)行人、聯(lián)系電話）、是否關(guān)聯(lián)主合同、核算幣種以及金額（收款方向金額、付款方向金額）、合同、合同期限（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）、合同監(jiān)控人員、其他相關(guān)信息（所屬項(xiàng)目、客戶信息、供應(yīng)商信息）。1.1.2. 合同正文提供w

2、ord錄入，可以編輯合同正文信息。1.1.3. 履約義務(wù)包括我方履約義務(wù)和他方履約義務(wù)兩個(gè)部分。每個(gè)履約義務(wù)都有對(duì)應(yīng)的履約時(shí)間， 可以錄入多個(gè)履約義務(wù)?？梢栽O(shè)置履約責(zé)任人并指定提醒方式(短信、RTX)，在合同監(jiān)控中，依據(jù)履約時(shí)間和履約義務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完成）發(fā)送提醒信息。1.1.4. 收支計(jì)劃包括收款計(jì)劃和付款計(jì)劃兩個(gè)部分。收款計(jì)劃的總金額和付款計(jì)劃的總金額要分別和合同核算金額一致。收款計(jì)劃包括計(jì)劃收款時(shí)間、計(jì)劃收款金額、實(shí)際收款時(shí)間、實(shí)際收款金額這幾個(gè)方面?？梢凿浫攵鄠€(gè)收款計(jì)劃，在合同起草時(shí)編輯計(jì)劃收款信息，實(shí)際收款信息在做收款管理時(shí)再進(jìn)行錄入。在收款管理中，依據(jù)這個(gè)計(jì)

3、劃收款時(shí)間和實(shí)際收款信息判斷該收支計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）。付款計(jì)劃包括計(jì)劃付款時(shí)間、計(jì)劃付款金額、實(shí)際付款時(shí)間、實(shí)際付款金額這幾個(gè)方面?？梢凿浫攵鄠€(gè)付款計(jì)劃。在合同起草時(shí)編輯計(jì)劃付款信息，實(shí)際付款信息在做付款管理時(shí)再進(jìn)行錄入。在付款管理中，依據(jù)這個(gè)計(jì)劃付款時(shí)間和實(shí)際付款信息判斷該收支計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）?？梢栽O(shè)置收支責(zé)任人并指定提醒方式(短信、RTX)，在合同監(jiān)控中，根據(jù)收支計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息。1.1.5. 風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型、風(fēng)險(xiǎn)名稱、應(yīng)對(duì)措施、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)這幾個(gè)方面。合同風(fēng)險(xiǎn)可以錄入多個(gè)。在合同監(jiān)控中，可以對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)（未發(fā)生、已識(shí)

4、別、已跟蹤、已關(guān)閉）。1.2 合同審批合同起草完成之后，進(jìn)入審批流程。合同審批項(xiàng)包括：合同基本信息、合同正文、履約義務(wù)、收支計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理、流程跟蹤表單。2 合同履行階段2.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后，進(jìn)入合同履行的監(jiān)控階段。在合同監(jiān)控中可以查看合同基本信息以及審批流程、維護(hù)合同履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支計(jì)劃，調(diào)整合同風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)（未發(fā)生、已識(shí)別、已跟蹤、已關(guān)閉）。2.1.1 合同概覽查看合同起草時(shí)錄入的合同基本信息。2.1.2 合同審批查看合同審批流程信息。2.1.3 履約義務(wù)對(duì)履約義務(wù)進(jìn)行管理。顯示合同起草時(shí)填寫(xiě)的履約義務(wù)信息，可修改履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完成）。2.

5、1.4 收支情況對(duì)收支計(jì)劃進(jìn)行管理。顯示合同起草時(shí)填寫(xiě)的收款計(jì)劃和付款計(jì)劃信息。收款計(jì)劃的實(shí)際收款信息在收款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。付款計(jì)劃的實(shí)際付款信息在付款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。2.1.5 合同風(fēng)險(xiǎn)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。在合同監(jiān)控中，可以修改風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)（未發(fā)生、已識(shí)別、已跟蹤、已關(guān)閉）。2.1.6 監(jiān)控提醒在合同起草時(shí)，指定履約義務(wù)與收支計(jì)劃的被提醒人以及提醒方式，在合同審批結(jié)束之后，依據(jù)規(guī)則，將提醒信息寫(xiě)入至提醒表中。在合同監(jiān)控階段，根據(jù)提醒表中的記錄，實(shí)現(xiàn)消息提醒功能。提供郵件提醒，可擴(kuò)展。其他提醒方式與具體實(shí)現(xiàn)，可由用戶根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行擴(kuò)展。提醒規(guī)則如下。2.1

6、.6.1 一次性提醒在履約義務(wù)和收支計(jì)劃到期的前一周，按照合同起草時(shí)指定的提醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送到期提醒，提醒責(zé)任人關(guān)注。只提醒一次。2.1.6.2 周期性提醒在履約義務(wù)和收支計(jì)劃到期之后，按照合同起草時(shí)指定的提醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送逾期提醒，提醒責(zé)任人盡快處理，每天都進(jìn)行發(fā)送。當(dāng)履約義務(wù)和收支計(jì)劃的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再發(fā)送。2.2 收款管理對(duì)已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支計(jì)劃中的收款計(jì)劃，對(duì)收款流程和收款情況進(jìn)行管理維護(hù)。收款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門(mén)、執(zhí)行人）、相關(guān)合同信息、收款金額、核算幣種、收款時(shí)間、收款方式（現(xiàn)金、支票、電匯、其他）、發(fā)票信息

7、這幾個(gè)方面。一個(gè)收款流程，可以對(duì)應(yīng)多個(gè)合同的多條收款計(jì)劃，收款計(jì)劃的金額總和必須和收款金額一致。合同每條收款計(jì)劃不能被重復(fù)使用。在收款流程結(jié)束之后，根據(jù)收款信息，更新合同收款計(jì)劃的實(shí)際收款時(shí)間、實(shí)際收款金額以及狀態(tài)，實(shí)際收款金額應(yīng)與計(jì)劃收款金額一致。2.3 付款管理對(duì)已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支計(jì)劃中的付款計(jì)劃，對(duì)付款流程和付款情況進(jìn)行管理維護(hù)。付款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門(mén)、執(zhí)行人）、相關(guān)合同信息、付款金額、核算幣種、付款時(shí)間、付款方式（電匯、銀行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它）、供應(yīng)商信息、發(fā)票信息這幾個(gè)方面。經(jīng)過(guò)審批和財(cái)務(wù)確認(rèn)之后，進(jìn)行實(shí)際的付款操作，付款完成之后結(jié)束付款流程，并根據(jù)付款信息

8、，更新合同付款計(jì)劃的實(shí)際付款時(shí)間、付款金額以及狀態(tài)。2.4 交貨管理對(duì)交貨確認(rèn)流程和實(shí)際交貨情況進(jìn)行管理。對(duì)已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同，有實(shí)際產(chǎn)物要進(jìn)行交付時(shí)，可以發(fā)起交貨確認(rèn)申請(qǐng)。填寫(xiě)交貨內(nèi)容、相關(guān)合同信息、我方信息、他方信息等發(fā)起交貨流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)之后，由實(shí)際交貨人編輯交換清單（交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息）結(jié)束交貨流程。2.5 開(kāi)票管理對(duì)開(kāi)票申請(qǐng)流程和實(shí)際開(kāi)票信息進(jìn)行管理。對(duì)已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同可以發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng)。需要對(duì)合同做開(kāi)票時(shí)，填寫(xiě)開(kāi)票內(nèi)容、相關(guān)合同信息、開(kāi)票金額、交稅金額等信息發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)之后，由實(shí)際開(kāi)票人編輯開(kāi)票清單（開(kāi)票時(shí)間、發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額）結(jié)束開(kāi)票流程。

9、3 統(tǒng)計(jì)查詢查看、檢索合同信息以及合同已經(jīng)履行的收支、開(kāi)票信息。3.1 合同明細(xì)列出合同的概要信息，可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索。3.2 合同統(tǒng)計(jì)以合同為依據(jù)，列出合同的已收款金額、已付款金額、已開(kāi)票金額。可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索。3.3 合同收支明細(xì)以合同為依據(jù)，列出合同的收支明細(xì)信息，包括計(jì)劃收款時(shí)間、實(shí)際收款時(shí)間、執(zhí)行狀態(tài)、收款金額這幾個(gè)方面。可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索。4 合同模板管理提供合同模板的上傳、下載功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同模板的管理維護(hù)。4.1 合同模塊管理對(duì)合同模板進(jìn)行管理，可以添加新模板，編輯、刪除已有模板。4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板，用戶可以下載所需的模板。5 信息管理5.

10、1 供應(yīng)商信息管理5.1.1 新增供應(yīng)商信息編輯供應(yīng)商編號(hào)、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、聯(lián)系人信息、傳真、郵編、供應(yīng)商類(lèi)型，可以新增一個(gè)供應(yīng)商。在合同起草時(shí)，可以從供應(yīng)商列表中進(jìn)行選擇。5.1.2 供應(yīng)商信息維護(hù)對(duì)已有的供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù)，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設(shè)置供應(yīng)商的狀態(tài)（是否啟用）?？梢詣h除。5.2 客戶信息管理5.2.1 新增客戶信息編輯客戶編號(hào)、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人信息、傳真、郵編、客戶類(lèi)型，可以新增一個(gè)客戶。在合同起草時(shí)，可以從客戶列表中進(jìn)行選擇。5.2.2 客戶信息維護(hù)對(duì)已有的客戶進(jìn)行維護(hù)，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設(shè)置客戶的狀態(tài)（是否啟用）?？梢詣h除。5.3 項(xiàng)目信息管理5.3.1 新增項(xiàng)目信息編輯項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目執(zhí)行部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，可以新增一個(gè)項(xiàng)目。在合同起草時(shí)，可以從項(xiàng)目列表中進(jìn)行選擇。5.3.2 項(xiàng)目信息維護(hù)對(duì)已有的項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)，可以更新項(xiàng)目的狀態(tài)（是否啟用）。可以刪除。6 與其他系統(tǒng)的接口6.1 ERP系統(tǒng)供應(yīng)商、客戶等合同管理中所需的信息不在本系統(tǒng)中進(jìn)