機(jī)關(guān)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)新要求

1、機(jī)關(guān)檔案管理適應(yīng)信息化建立新要求當(dāng)今，辦公自動(dòng)化、無紙作業(yè)等技術(shù)已然進(jìn)入大家生活、學(xué)習(xí)和工作中，檔案的處理方法也伴隨著這些技術(shù)進(jìn)步發(fā)生了大轉(zhuǎn)變，主要表如今檔案工作人員面臨的是越來越多以光盤為主要儲存?zhèn)鞑ッ浇榈挠?jì)算機(jī)讀取方式。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的進(jìn)步，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理的必要?jiǎng)酉颉n案管理的信息化是全面、長時(shí)間的工作，要求檔案管理人員主動(dòng)參與其中，檔案管理人士的管理程度及意識、管理的軟硬件設(shè)施等都對檔案管理的信息化有著非常重要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛開展的時(shí)代，檔案管理進(jìn)入電子信息管理是這個(gè)時(shí)期所賦予我們的使命，也對機(jī)關(guān)的檔案管理工作提出了新要求。1機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)存的欠缺與缺乏1.1社會(huì)

2、效益不能充分發(fā)揮。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。相關(guān)制度規(guī)定機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)中強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案要為機(jī)關(guān)工作效勞，強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機(jī)密的平安。這使得機(jī)關(guān)開展檔案工作時(shí)僅關(guān)注到了機(jī)關(guān)本身的利用，而忽略了來自社會(huì)的利用需求。只強(qiáng)調(diào)到了檔案的保密，而沒有強(qiáng)調(diào)檔案的開放。雖然在?檔案法?相關(guān)法規(guī)中，說明機(jī)關(guān)的現(xiàn)行文件在經(jīng)過同級或上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，可以對外提供利用，但因?yàn)槭掷m(xù)的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對外提供利用往往不能實(shí)現(xiàn)。從機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)角度來看，機(jī)關(guān)檔案室必然站在機(jī)關(guān)立場上，因此對保管的檔案信息理所當(dāng)然采取保密狀態(tài)，本能地

3、限制甚至排斥對外提供利用。1.3檔案在整體工作中的地位不高。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，其經(jīng)費(fèi)來源于機(jī)關(guān)內(nèi)部資源的分配，而各機(jī)關(guān)因職權(quán)的不同，可支配的財(cái)力也有差異。機(jī)關(guān)檔案工作相對前沿的業(yè)務(wù)工作而言，并不直接與機(jī)關(guān)的職能、職權(quán)相關(guān)，是機(jī)關(guān)幕后的效勞工作。機(jī)關(guān)檔案工作需要依靠機(jī)關(guān)指導(dǎo)的重視才能有效開展，但是，一般說來，指導(dǎo)重視程度欠缺，是機(jī)關(guān)檔案工作長期面臨的不爭事實(shí)。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)部門機(jī)構(gòu)的附屬性，是制約機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，制約檔案管理程度進(jìn)步的根本原因?？梢?，假設(shè)不改變機(jī)關(guān)檔案工作對機(jī)關(guān)的附屬性，要開展機(jī)關(guān)檔案提供社會(huì)利用，進(jìn)步管理程度，單依靠制度和監(jiān)視的完善是難以做到的。2信息

4、時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應(yīng)科技開展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時(shí)代與科技信息的不斷開展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動(dòng)力本錢，另一方面可以進(jìn)步檔案信息的利用率，從長遠(yuǎn)來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，是一項(xiàng)迫切的任務(wù)。2.1對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用。信息化社會(huì)對知識的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是知識對經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉(zhuǎn)化為消

5、費(fèi)力，才能得到社會(huì)的認(rèn)可。因此，要改變“重藏輕用的觀念，積極主動(dòng)開發(fā)信息資源，使“死檔案變成“活信息，轉(zhuǎn)變效勞觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)和開展經(jīng)濟(jì)效勞。2.2對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)臋n案信息，難以到達(dá)傳輸?shù)母呷萘亢途W(wǎng)絡(luò)化，難以形成新的知識生長點(diǎn)，也難以為社會(huì)經(jīng)濟(jì)開展效勞和供社會(huì)共享。檔案管理部門要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步進(jìn)步標(biāo)準(zhǔn)化管理程度。從自身實(shí)際出發(fā)制定一套完好的檔案管理制度;引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，借助先進(jìn)的檔案管

6、理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的開展。2.3對檔案工作者自身素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。新時(shí)期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，純熟掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，既要組織檔案管理人員掌握根本檔案管理理論，又要純熟掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，靈敏運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，進(jìn)步業(yè)務(wù)才能和綜合素質(zhì)。因此，運(yùn)用檔案來傳播知識，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)開展，使檔案中的知識轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的消費(fèi)力，成為新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。3如何建立適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的新思路和新方法在過去很長一段時(shí)間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思路和方法上的定式，檔案

7、工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速開展和對社會(huì)生活的宏大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，以開發(fā)的視角，積極尋求檔案工作的生長點(diǎn)，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建立方略。一要主動(dòng)創(chuàng)新效勞社會(huì)。長期以來，檔案部門塑造的是一個(gè)封閉、被動(dòng)保守的效勞形象。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代管理方式也發(fā)生了變革，管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事向“人精于事轉(zhuǎn)變。整個(gè)社會(huì)對“以人為本及社會(huì)創(chuàng)新意識的提倡，也影響著檔案部門。同時(shí)，社會(huì)的需求與成認(rèn)也會(huì)大大促進(jìn)檔案事業(yè)的開展。在市場經(jīng)濟(jì)條件下充分利用檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探究行之有效的標(biāo)