2022年文秘辦公必須掌握的電腦技巧

1、高品質文檔2022年文秘辦公必須掌握的電腦技巧 以下是特地為文秘專業(yè)預備的文檔信息，盼望可以幫到你更好的綻開文秘工作。 一、紅頭文件的制作及標準 1、進行頁面設置 選擇“文件”“頁面設置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿 宋”;“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設置成“28”個字符;“每頁”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁2

2、2行、每行28個漢字的國家標準。 2、插入頁號 選擇“插入”“頁碼”，“位置”設置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設置成左空一個漢字。 3、發(fā)文機關標識制作 選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標將會變成“”，在Word 20xx版面上單擊鼠標左鍵，消失一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵“設置

3、文本框格式”，在這里來設置紅頭的屬性。 選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”;寬度設置成“15.5cm”。注：用戶可依據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”;垂直對齊： “肯定位置”設置成“頁邊距”， “下側”設置成“2.5cm”平行文標準，“8.0cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際狀況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。 選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，

4、將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號依據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量布滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。 4、紅線制作 首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設置為“紅色”;“虛實”設置為“實線”;“粗線”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”

5、按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據(jù)”設置成“頁面”，垂直對齊：“肯定位置”設置成“頁邊距”，“下側”設置成“7cm” 平行文標準，“13.5cm”上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際狀況進行調(diào)整。單擊確定。 5、文號制作 平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。 上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號肯定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于預備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。 6、主題詞制作 選擇“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵表格

6、屬性“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫詳細內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。 7、保存成模板文件 單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置

7、的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。 二、公文正文排版 1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。 2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必需遵循以下國家標準： 標 題二號小標宋字體，居中顯示; 主送機關三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式; 正 文三號仿宋字體; 成文日期三號仿宋字體，右空四個字的距離，“”和六角符號的輸入方法全都，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。 文號、簽發(fā)人、主題詞根據(jù)模板定義的字體填寫完整。最終，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正

8、文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。 三、用Word制作電子公章 1、圖章輪廓 選擇“插入圖片自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。 2、編輯文字 在文檔中插入藝術字，選擇環(huán)形藝術字，輸入內(nèi)容后設置字體、字號，然后用藝術字四周的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵關心移動到精確的位置。并把藝術字設置成紅色。 3、插入五角星 在“自選圖形星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、

9、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復制一個到目標處，是不是很正規(guī)啊! 但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但假如是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時候，我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。 制作可以防偽的電子公章 在辦公之星中，制作公章就簡潔得多，直接在“插入印章圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設置好印章的參數(shù)時，在文本中就可以看到印章的狀況。 特殊的是，軟件對生成的印章有對應的數(shù)字防偽標識，你還可以給印章設置密碼來進行愛護，防止非授權的編輯。 當要查看印章的真?zhèn)位驅τ≌逻M行修改、復制時，可以右擊印章，消失“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章的數(shù)字防偽標識(在此可以驗證印章的真?zhèn)?。 其實，假如要進行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個標準的電子印章后，復制到Word中，保存后，就可以常常調(diào)用