內(nèi)部訂單預(yù)算創(chuàng)建流程分析報(bào)告

1、部訂單預(yù)算創(chuàng)建流程1. 流程說(shuō)明此流程描述對(duì)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用、資本化支出在SAP系統(tǒng)中建立部訂單預(yù)算額度，以達(dá)當(dāng)實(shí)際開(kāi)支或?qū)⒁l(fā)生費(fèi)用（如采購(gòu)請(qǐng)求）時(shí)由系統(tǒng)協(xié)助進(jìn)行預(yù)算控制。具體預(yù)算控管項(xiàng)目及該項(xiàng)目對(duì)應(yīng)之部訂單類(lèi)型如下表：控管分類(lèi)控管項(xiàng)目部訂單類(lèi)型部訂單編號(hào)圍專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用廣告費(fèi)用戶外看板AD0110000099(在此圍由系統(tǒng)自動(dòng)給定部訂單編號(hào))廣告費(fèi)用型錄AD02廣告費(fèi)用電視廣播網(wǎng)絡(luò)AD03廣告費(fèi)用報(bào)刊雜志黃頁(yè)AD04廣告費(fèi)用贈(zèng)品AD05教育訓(xùn)練費(fèi)ET01研發(fā)費(fèi)用RD01資本化費(fèi)用資本化費(fèi)用CA01其他專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用其他專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用Z999部訂單類(lèi)型劃分定義及編碼規(guī)則詳見(jiàn)附件一。在系統(tǒng)，對(duì)預(yù)算的控制共有三種情形實(shí)施

2、預(yù)警：1） 當(dāng)開(kāi)支（含將要開(kāi)支）達(dá)90%時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示警告畫(huà)面，該畫(huà)面提示給實(shí)際作業(yè)部門(mén)之操作人員，以引起注意；2） 當(dāng)開(kāi)支（含將要開(kāi)支）達(dá)95%時(shí)，系統(tǒng)除自動(dòng)提示警告信息畫(huà)面外，另E-Mail給財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃人員，以引起重視（財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃人員必須于后臺(tái)設(shè)定，如未設(shè)定，則系統(tǒng)視同第三種方式提示不能報(bào)支畫(huà)面）；3） 當(dāng)開(kāi)支（含將要開(kāi)支）達(dá)100%時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示不能報(bào)支信息，此時(shí)，作業(yè)部門(mén)及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門(mén)，提醒其追加預(yù)算。相關(guān)部門(mén)如須使用專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算或資本化支出時(shí)，須填列“部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”（格式見(jiàn)附件一），轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核后方可于系統(tǒng)創(chuàng)建。實(shí)務(wù)中，家具公司使用部訂單均為統(tǒng)計(jì)性質(zhì)。注意事項(xiàng)：1） 當(dāng)預(yù)算為

3、資本化支出時(shí)，一定要在摘要寫(xiě)明數(shù)量、品名或型號(hào)，以便于相關(guān)人員于系統(tǒng)檢核；2） 專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化費(fèi)用先行預(yù)付時(shí)，部訂單預(yù)算無(wú)法從預(yù)付定金這一源頭進(jìn)行控制，但若與采購(gòu)請(qǐng)求同步于系統(tǒng)作業(yè)時(shí)，系統(tǒng)將以采購(gòu)請(qǐng)求金額作為預(yù)算控制之源頭，此時(shí)預(yù)付之定金將在該采購(gòu)訂單上反映。3） 若無(wú)采購(gòu)請(qǐng)求，而直接創(chuàng)建采購(gòu)訂單，則系統(tǒng)將以采購(gòu)訂單作為預(yù)算控制之源頭。4） 對(duì)于預(yù)算的預(yù)警控制，在SAP系統(tǒng)中以預(yù)算數(shù)為基準(zhǔn)，而不是以計(jì)劃數(shù)為基準(zhǔn)，但其報(bào)表比較時(shí)，以計(jì)劃與實(shí)際作比較，不是以預(yù)算與實(shí)際作比較。因此，在輸入預(yù)算時(shí)須同步輸入計(jì)劃數(shù)，且計(jì)劃數(shù)必須細(xì)化至成本要素，否則計(jì)劃與實(shí)際將無(wú)法比較。5） 平時(shí)，財(cái)務(wù)計(jì)劃人員應(yīng)多跟蹤

4、部訂單使用狀況，并將未關(guān)閉之部訂單進(jìn)行專(zhuān)案管理，一旦部訂單使用完畢，財(cái)務(wù)計(jì)劃人員及時(shí)于系統(tǒng)關(guān)閉。6） 每年重復(fù)性部訂單（如教育訓(xùn)練費(fèi)用），建議創(chuàng)建一個(gè)部訂單號(hào)即可，以方便年度比較。2. 流程圖3. 系統(tǒng)操作3.1. 操作例例1：市場(chǎng)處與A省長(zhǎng)江電視臺(tái)簽訂了一項(xiàng)大型電視廣告，合約總金額為18萬(wàn)，該筆費(fèi)用已納入2001年年度計(jì)劃，預(yù)算總額為20萬(wàn)。合約簽訂后，市場(chǎng)經(jīng)辦人員向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)部訂單編號(hào)，以便于提出采購(gòu)申請(qǐng)。例2：因公司ERP上線之需要，華南一區(qū)A責(zé)任中心須購(gòu)置電腦一臺(tái)，價(jià)值為1萬(wàn)元。電腦采購(gòu)案已納入年度計(jì)劃之中，額度為1萬(wàn)元。經(jīng)資訊審核，電腦型號(hào)為DELL PIII 900。(假設(shè)在建工

5、程編號(hào)已創(chuàng)建)3.2. 系統(tǒng)菜單及交易代碼會(huì)計(jì)®控制®部定單®主數(shù)據(jù)®特殊功能®訂單®創(chuàng)建交易代碼：KO01會(huì)計(jì)®控制®部定單®計(jì)劃®成本和作業(yè)輸入®更改交易代碼：KPF6會(huì)計(jì)®控制®部定單®制定預(yù)算®最初預(yù)算®更改交易代碼：KO22(創(chuàng)建部訂單時(shí)，上述三個(gè)動(dòng)作必須全部完成才能完整)3.3. 系統(tǒng)屏幕及欄位解釋案例1：創(chuàng)建大型電視廣告20萬(wàn)部訂單由于創(chuàng)建的是大型電視廣告，故選擇訂單類(lèi)型AD03，按<Enter>鍵或鈕進(jìn)入下一

6、個(gè)畫(huà)面。欄位名稱(chēng)欄位說(shuō)明資料例訂單指部訂單編號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)給定系統(tǒng)定簡(jiǎn)要說(shuō)明必輸項(xiàng)，指該專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出的主要容大型電視廣告公司代碼必選項(xiàng)，指該筆專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在哪個(gè)公司下發(fā)生的。本例為公司總部發(fā)生F001業(yè)務(wù)圍必選項(xiàng)，指該筆專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在董事會(huì)還是家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會(huì)進(jìn)行預(yù)算控制，本例選10021002對(duì)象分類(lèi)必選項(xiàng)。由于該欄位對(duì)家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關(guān)信息后，按紐保存，進(jìn)入下一畫(huà)面。保存后，系統(tǒng)自動(dòng)在左下角顯示訂單編號(hào)100000067信息，此時(shí)將該編號(hào)填列在“部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”上，以告知相關(guān)單位。上述部訂單編號(hào)

7、創(chuàng)建后，接下去開(kāi)始輸入部訂單計(jì)劃金額。畫(huà)面如下：欄位名稱(chēng)欄位說(shuō)明資料例版本必選項(xiàng)。SAP系統(tǒng)設(shè)定中，在一個(gè)控制圍下所有計(jì)劃只有在0版本中才會(huì)與實(shí)際（包括計(jì)劃價(jià)格計(jì)算在）進(jìn)行比較，其他計(jì)劃版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對(duì)震旦中國(guó)而言，另外已事先設(shè)定了計(jì)劃版本號(hào)Q1、Q2、Q3分別對(duì)應(yīng)為：震旦中國(guó)第一次計(jì)劃修正版、震旦中國(guó)第二次計(jì)劃修正版、震旦中國(guó)第三次計(jì)劃修正版。以便當(dāng)正在使用之0版本計(jì)劃修改前可以復(fù)制到另外版本中作備份。0如畫(huà)面輸入相關(guān)信息后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。在相應(yīng)欄位輸入計(jì)劃金額后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。此時(shí)可以看到，系統(tǒng)自動(dòng)將計(jì)劃金額20萬(wàn)平均分?jǐn)傊撩總€(gè)月。按鈕保存。計(jì)劃維護(hù)完

8、畢后，接下去開(kāi)始輸入部訂單之預(yù)算金額。畫(huà)面如下：輸入部訂單編碼100000067后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。分別在總體欄位和2001年欄位輸入預(yù)算金額20萬(wàn)后，按鈕保存。至此，大型電視廣告部訂單已創(chuàng)建完成。例2：創(chuàng)建資本化支出電腦型號(hào)為DELL PIII 900之部訂單，價(jià)值為1萬(wàn)元。操作步驟如下：由于創(chuàng)建的是資本化支出部訂單，故選擇訂單類(lèi)型CA01，按<Enter>鍵或鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。欄位名稱(chēng)欄位說(shuō)明資料例訂單指部訂單編號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)給定系統(tǒng)定簡(jiǎn)要說(shuō)明必輸項(xiàng)，指該專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出的主要容。注意：資本化支出之部訂單必須輸入設(shè)備型號(hào)及設(shè)備數(shù)量，如此方便相關(guān)單位可以檢核諸如采購(gòu)申請(qǐng)容

9、是否保持一致。電腦DELL PIII 900 一臺(tái)公司代碼必選項(xiàng)，指該筆專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在哪個(gè)公司下發(fā)生的。本例為公司總部發(fā)生F001業(yè)務(wù)圍必選項(xiàng)，指該筆專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用或資本化支出在董事會(huì)還是家具事業(yè)部發(fā)生。就家具公司而言，只有家具事業(yè)部才會(huì)進(jìn)行預(yù)算控制，本例選10021002對(duì)象分類(lèi)必選項(xiàng)。由于該欄位對(duì)家具公司不適用，故采系統(tǒng)缺省值。系統(tǒng)缺省值輸入上述相關(guān)信息后，按鈕保存，進(jìn)入下一畫(huà)面。保存后，系統(tǒng)自動(dòng)在左下角顯示訂單編號(hào)100000068信息，此時(shí)將該編號(hào)填列在“部訂單維護(hù)申請(qǐng)表”上，以告知相關(guān)單位。上述部訂單編號(hào)創(chuàng)建后，接下去開(kāi)始輸入部訂單計(jì)劃金額。畫(huà)面如下：欄位名稱(chēng)欄位說(shuō)明資料例版本必選項(xiàng)。SAP系統(tǒng)設(shè)定中，在一個(gè)控制圍下所有計(jì)劃只有在0版本中才會(huì)與實(shí)際（包括計(jì)劃價(jià)格計(jì)算在）進(jìn)行比較，其他計(jì)劃版本僅是供參考依據(jù)用，不作其他用途。因此對(duì)震旦中國(guó)而言，另外已事先設(shè)定了計(jì)劃版本號(hào)Q1、Q2、Q3分別對(duì)應(yīng)為：震旦中國(guó)第一次計(jì)劃修正版、震旦中國(guó)第二次計(jì)劃修正版、震旦中國(guó)第三次計(jì)劃修正版。以便當(dāng)正在使用之0版本計(jì)劃修改前可以復(fù)制到另外版本中作備份。0由于本例屬固定資產(chǎn)-辦公設(shè)備，故在成本要素欄位中輸入1601030000。輸入后，按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。在相應(yīng)欄位不要輸計(jì)劃金額（因?yàn)檩斎牒笙到y(tǒng)自動(dòng)會(huì)將該金額平均分?jǐn)傊撩吭拢?，直接按鈕進(jìn)入下一個(gè)畫(huà)面。假如該筆電腦