高星級酒店財務(wù)部備用金管理記錄

1、高星級酒店制度與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序編號：FD/PRO/019內(nèi)容：備用金管理部門：財務(wù)部生效日期:2006年1月1日批準(zhǔn)：目的：保證備用金按經(jīng)營管理要求而設(shè)置，運(yùn)作及控制。1 .備用金之設(shè)置：1.1 備用金乃按照酒店前臺結(jié)賬及各營業(yè)部門實際運(yùn)作需要而設(shè)立；1.2 財務(wù)部另設(shè)零用現(xiàn)金，由專人負(fù)責(zé)，以便各部門報銷符合零用金報銷規(guī)定之小額費(fèi)用；1.3 各營業(yè)點備用金及零用金之金額由財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理決定；財務(wù)總監(jiān)可視情況重新按業(yè)務(wù)情形調(diào)整或維持各項備用金或零用金之額度；1.4 各職能人員獲發(fā)備用金者，均須填妥備用金簽收單（表格ACF034）由財務(wù)總監(jiān)審批后到現(xiàn)金出納員處領(lǐng)取。1.5 備用金簽收單（表格ACF

2、034）一式三份，分發(fā)如下：a）現(xiàn)金出納處作為支付憑證；b）現(xiàn)金出納處存檔備查及作退款時記錄；c）員工本人存根。2 .備用金分類2.1 營運(yùn)性備用金a） 專管備用金由保管人員專人專用，只限于保管人當(dāng)班時間在指定當(dāng)班地點運(yùn)作，下班時間鎖入指定的保險箱中；b） 滾存?zhèn)溆媒鸢凑漳巢块T營運(yùn)特點（例如壹天為24小時運(yùn)作）而授予該職能運(yùn)作而非個人。此類備用金由當(dāng)班保管人下班時移交給接班的保管人，雙方點算金額無誤后在特設(shè)的交接本上簽署交收；c） 臨時備用金各營業(yè)點按特殊情形需領(lǐng)用額外之臨時備用金時，填妥備用金簽收單（表格ACF034注明該備用金的金額、用途及退款時間，由財務(wù)總監(jiān)審批。2.2 現(xiàn)金出納備用金現(xiàn)

3、金出納備用金用于應(yīng)付營業(yè)性備用金的變化情形及臨時性需要?，F(xiàn)金出納員下班時須將備用金鎖入其專用保險箱中。2.3 零用現(xiàn)金詳見1.23 .備用金使用范圍備用金之使用范圍只限于備用金簽收單上指定之用途，保管人不得移作它用。4 .備用金之保管與控制4.1 保管人對其保管之備用金負(fù)全部責(zé)任，備用金只限于上述第3項規(guī)定范圍內(nèi)，下班時須按上述2.1項保存，不得帶離酒店范圍；4.2 現(xiàn)金出納按照備用金發(fā)出情形制作備用金匯總表，經(jīng)會計主管核實后，呈交財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后之匯總表由財務(wù)總監(jiān)存檔；4.3 備用金若有變動，現(xiàn)金出納須按最新情形重新編制匯總表按以上4.2程序處理；4.4 現(xiàn)金出納會同收銀主管或領(lǐng)班不定期核點各

4、備用金，將點算結(jié)果填寫備用金清點表（表格ACF035,記錄點算日期、時間、保管人、見證人、實點金額、長短款等，并由現(xiàn)金出納、備用金保管人及見證人簽署確認(rèn)后呈交財務(wù)總監(jiān)簽署存檔；4.5 填寫點算表，外幣與本國幣須分別列出，外幣按當(dāng)日酒店牌價折算，其中如票據(jù)則須注明票據(jù)日期及名稱、金額等；4.6 備用金發(fā)現(xiàn)長款，保管人員提交書面報告，解釋長款原因，收銀主管將現(xiàn)金點算表復(fù)印件交現(xiàn)金出納處跟進(jìn)，保管人須即日向現(xiàn)金出納處繳付長款，現(xiàn)金出納處開出收據(jù)作實；4.7 長款的繳付由現(xiàn)金出納員跟進(jìn)，如保管人未按規(guī)定繳付，現(xiàn)金出納員于月底將有關(guān)資料交工資核算處從工資中扣繳；4.8 備用金發(fā)現(xiàn)短款，須由保管人員負(fù)責(zé)賠

5、償；4.9 凡發(fā)現(xiàn)長短款者，現(xiàn)金出納須于短期內(nèi)再行復(fù)檢，以確保長短款已按程序解決；4.10 每季度最少點算零用現(xiàn)金一次，并按上述4.4至4.5程序記錄點算結(jié)果，發(fā)現(xiàn)長短款情形按上述4.6至4.9項處理；4.11 財務(wù)總監(jiān)每年度至少隨時檢查各備用金及零用金一次；4.12 出現(xiàn)備用金長短款由收銀主管列出備用金長短款情形經(jīng)財務(wù)總監(jiān)簽署后報總經(jīng)理核準(zhǔn)，不可追回的短款作為費(fèi)用列支或由保管人賠償。5 .備用金之增減變化財務(wù)總監(jiān)每季度按營業(yè)情形檢查備用金水平是否適當(dāng)；5.1 臨時性之備用金增加按2.1b項辦理；5.2 長期性之備用金增加由財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后按1.5項辦理；5.3 長期性之備用金減少由財務(wù)總監(jiān)書面通告，現(xiàn)金出納處收集各保管人交來之退款并開出收據(jù)確認(rèn)后，當(dāng)日存入銀行；5.4 備用金保管人離職或調(diào)離或調(diào)離崗位前須先向現(xiàn)金出納處退還備用金，憑現(xiàn)金出納處收據(jù)取回現(xiàn)金出納處存檔之備用金簽收單副本，現(xiàn)金出納員退還簽收單前須在單上蓋上作廢章以示手續(xù)完成；5.5 特殊情形，例如在營業(yè)額中之現(xiàn)金不足，須由備用金中墊付時，收銀員填妥補(bǔ)款單經(jīng)收入審核員核實后次日向現(xiàn)金出納員領(lǐng)回；5.6 零用現(xiàn)金之增減手續(xù)與備用金相同；5.7 現(xiàn)金出納員根據(jù)備用金變動情形重新編制備用金匯總表，按4.2項處理。6 .安全守則6.1 所有備用金均須時刻置于安全地點，保