第8章_會計軟件的操作與使用

1、會計軟件的基本操作流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)初始化、日常賬務(wù)處理、系統(tǒng)管理及維護、會計報表編制方法第八章 會計軟件的操作與使用會計軟件功能系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置及賬套參數(shù)設(shè)置、操作員及操作權(quán)限設(shè)置、初始業(yè)務(wù)處理、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理、系統(tǒng)維護等功能模塊組成。第一節(jié) 會計軟件功能1系統(tǒng)運行環(huán)境及賬套設(shè)置賬套號、賬套的名稱、單位全稱及簡稱、會計制度類型、行業(yè)類型、會計主管、會計期間范圍、啟用會計期間、編碼設(shè)置。2操作員及操作權(quán)限設(shè)置軟件的操作員或用戶及其操作權(quán)限、會計電算化崗位或業(yè)務(wù)小組的設(shè)置3初始業(yè)務(wù)處理初始業(yè)務(wù)處理就是進行基礎(chǔ)檔案設(shè)置及初始數(shù)據(jù)錄入4日常業(yè)務(wù)處理日常業(yè)務(wù)處理包括原始單據(jù)處理、匯總表查詢打

2、印、賬表查詢打印5.期末處理期末處理一般由期末計算、期末自定義憑證生成、期末結(jié)賬等功能組成。其中最主要的功能是期末結(jié)賬。期末結(jié)賬，一個會計期間只能進行一次。6.系統(tǒng)維護及管理系統(tǒng)管理有操作權(quán)限修改、操作日志、賬套輸出、賬套引入、年度數(shù)據(jù)的輸出、年度數(shù)據(jù)的引入等功能。一、會計軟件基本功能賬務(wù)處理子系統(tǒng)是財務(wù)軟件的核心系統(tǒng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)既可以獨立運行，也可以與其他系統(tǒng)集成應(yīng)用。其主要功能包括：初始設(shè)置、憑證處理、輔助核算、賬簿查詢、期末處理等。二、賬務(wù)處理和報表子系統(tǒng)基本功能1賬務(wù)處理子系統(tǒng)設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類型、設(shè)置幣種匯率、設(shè)置結(jié)算方式、設(shè)置輔助核算檔案、輸入期初數(shù)據(jù)(1)初始設(shè)置憑證的錄

3、入、復(fù)核、記賬、查詢、打印及常用憑證定義。通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性，提供支票控制、外幣折算誤差控制等功能，加強對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時管理和控制。(2)憑證處理提供科目的輔助核算功能，主要包括部門核算、項目核算、外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算等。(3)輔助核算提供分類賬(總賬、明細賬、日記賬)、科目余額表、科目匯總表、憑證匯總表及輔助賬表的查詢等(5)期末處理自定義轉(zhuǎn)賬、試算平衡、對賬、結(jié)賬(4)賬簿查詢功能包括：文件管理、格式設(shè)計、公式定義、數(shù)據(jù)處理、報表輸出等功能。2會計報表子系統(tǒng)從功能上看，賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是“制單和記賬”。只要能夠完成憑證處理和記賬功能的系統(tǒng)都

4、可以稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)除了具有憑證處理和記賬外，還能完成銀行對賬、部門核算管理、項目核算管理和預(yù)算管理等輔助功能。賬務(wù)處理系統(tǒng)中的“制單”是指會計憑證的輸入、修改及復(fù)核“記賬”是指將已復(fù)核的會計憑證登記明細賬、日記賬和總賬等賬簿。第二節(jié) 賬務(wù)處理系統(tǒng)及處理流程一、賬務(wù)處理系統(tǒng)概述系統(tǒng)初始化、憑證的處理、出納管理、賬簿的處理、期末結(jié)賬等基本功能以及數(shù)量核算、外幣核算、部門核算、項目管理、預(yù)算管理等輔助功能。系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化通過系統(tǒng)初始化來完成用戶自由定義科目代碼長度、科目級次，增加、刪除或修改會計科目或選用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科目，定義憑證類型、常用摘要、常用憑證及定義會計期間等設(shè)置功能。典

5、型賬務(wù)處理系統(tǒng)功能憑證處理憑證處理提供了填制各種憑證、憑證的復(fù)核及記賬的功能，同時可以設(shè)置常用摘要、常用憑證等。出納管理出納管理為出納人員提供一個完整的工作環(huán)境，它強化企業(yè)對貨幣資金的控制，可完成庫存現(xiàn)金、銀行日記賬的查詢和打印，支票登記簿管理，銀行對賬等功能。憑證處理/出納管理賬簿處理賬簿處理提供了日記賬、總賬、余額表、明細賬、多欄賬、記賬憑證、憑證匯總表、日報表等賬簿的查詢及打印等功能。期末結(jié)賬期末結(jié)賬自動完成月末分攤、計提、轉(zhuǎn)賬、并進行試算平衡、結(jié)賬等操作。賬簿處理/期末結(jié)賬部門核算部門核算提供部門名稱對照表的定義，進行部門收支分析，從而產(chǎn)生部門收入，費用明細賬。項目管理項目管理該功能以

6、項目為中心為使用者提供各項目的成本，費用，收入，往來等匯總與明細情況以及項目計劃執(zhí)行報告部門核算/項目管理手工賬務(wù)核算形式，主要有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式，其中記賬憑證核算形式是最基本的核算形式，科目匯總表核算形式是最常用的核算形式，它的特點是根據(jù)各種記賬憑證定期(三、五、十天)編制科目匯總表(按科目分類發(fā)生額)，再根據(jù)科目匯總表登記總賬。二、手工賬務(wù)處理的流程1、設(shè)置賬戶2、整理原始憑證3、根據(jù)原始單據(jù)(憑證)編制原始憑證匯總表(科目匯總表核算形式)或根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證4、復(fù)核記賬憑證或原始憑證匯總表5、根據(jù)收款、付款憑證登記現(xiàn)金、銀行

7、存款日記賬6、根據(jù)記賬憑證和參考原始憑證(匯總表)登記各種明細賬7、根據(jù)記賬憑證逐筆登記總賬8、會計期間期末，將現(xiàn)金、銀行日記賬與總賬和明細賬進行核對9、會計期間期末，根據(jù)總賬編制會計報表手工賬務(wù)處理處理流程會計電算化條件下，結(jié)合計算機的特點，以科目匯總表賬務(wù)處理流程為主要核算形式，采用一種全新的核算處理流程。三、會計電算化條件下賬務(wù)處理流程1數(shù)據(jù)處理的起點發(fā)生了變化2沒有賬賬核對的必要3記賬的含義不盡相同4賬表的存在形式發(fā)生了變化5實現(xiàn)電算化后，大部分工作由計算機完成6資料的積累和查詢更為方便四、賬務(wù)的處理流程的特點賬務(wù)處理系統(tǒng)在正式應(yīng)用前，還需作一些準(zhǔn)備工作，主要包括準(zhǔn)備基礎(chǔ)會計資料、準(zhǔn)備

8、軟件應(yīng)用環(huán)境、進行電算化上崗培訓(xùn)等。五、賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)用前的準(zhǔn)備工作(1)確定會計電算化崗位及其崗位的具體操作任務(wù) (2)整理手工會計科目及科目性質(zhì) (3)整理建立賬戶所在會計月份的期初余額及累計發(fā)生額 (4)其它輔助會計資料其它輔助會計資料有應(yīng)用單位的名稱全稱及簡稱、使用的會計制度類型、會計主管名稱、會計期間范圍、各種憑證單據(jù)類型、往來單位的清單、部門清單、人員清單、等輔助資料。1會計資料的準(zhǔn)備(1)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)(2)服務(wù)器端(Server)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(3)工作站操作系統(tǒng)及客戶端(Client)2.準(zhǔn)備軟件應(yīng)用環(huán)境(1)鼠標(biāo)器：單擊、雙擊、拖動、指向(2)會計軟件控件中光標(biāo)移動鍵

9、 (上箭頭) (下箭頭) (左箭頭) (右箭頭) PageUp、PageDown、Home、End、Tab、Enter、Esc(3)常用命令按鈕(4)文本輸入框(5)列表框(6)下拉列表框(7)單選按鈕(8)復(fù)選框六、會計軟件的基本操作方法1基本操作方法第一種方法是用鍵盤輸入功能上的快捷鍵，用Alt+。第二種方法是使用“Tab”鍵切換光標(biāo)位置到選擇的功能按鈕上，然后按空格鍵或按回車鍵選擇第三種方法，也是最好的辦法是使用鼠標(biāo)器左鍵單擊功能按鈕。2會計軟件中功能命令按鈕使用方法手工方式下，進行會計業(yè)務(wù)處理前，須對記賬方法、憑證分類、記賬程序、會計期間、記賬匯率等進行確定，并設(shè)立各種賬簿，會計電算化

10、后，將其稱為“建賬及系統(tǒng)設(shè)置”，或簡稱為“系統(tǒng)初始化”。初始建賬及系統(tǒng)設(shè)置功能初始建賬及系統(tǒng)設(shè)置功能賬套設(shè)置、操作人員及權(quán)限設(shè)置、憑證類型設(shè)置、會計科目設(shè)置、往來單位(客戶)設(shè)置、原幣及匯率設(shè)置。職員設(shè)置、其它輔助核算設(shè)置等。第三節(jié) 建賬及系統(tǒng)設(shè)置會計軟件允許用一套軟件同時為多個核算單位記賬。由于一個核算單位可有一套獨立的賬簿體系，因此一個核算單位也稱一個賬套。設(shè)置賬套也就是設(shè)置不同的獨立核算單位的核算賬套。建立賬套時，根據(jù)提示，輸入新增核算單位的賬套號、名稱、簡稱、會計制度、所屬行業(yè)、科目代碼長度、科目級次、啟用日期、本位幣、會計期間和所需要的其它信息。一、核算單位賬套設(shè)置建立賬套的會計軟件

11、，一般都有一個默認的操作用戶，如“系統(tǒng)主管”、“System”、“Admin”等，它使用戶第一次進入賬套可以正常地進入軟件。二、操作員及權(quán)限設(shè)置為便于管理或登賬，一般對記賬憑證進行分類編制。如記賬憑證類別，收款、付款、轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬類別，現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬五種類別。三、設(shè)置憑證類型手工系統(tǒng)下，賬簿有現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、數(shù)量賬、外幣賬、三欄賬、總賬等。會計軟件中，開始正式使用賬務(wù)處理系統(tǒng)前，則應(yīng)需要事先通過“會計科目編輯”功能建立好本單位使用的科目，并明確其賬簿格式。四、設(shè)置會計科目會計科目的編碼、名稱、助記碼、輔助核算項、科目類別、科目性質(zhì)、賬頁格式會計科目代碼應(yīng)與手工會

12、計科目一一對應(yīng)，會計科目是分級的，分別對應(yīng)相應(yīng)的總賬科目、明細賬科目?？颇看a的每一位可以是字母或數(shù)字。一級科目具有相同的位數(shù)(統(tǒng)一為四位)。每個一級科目下的各級級數(shù)和位數(shù)不同的軟件要求不同，有的可以不同。同時應(yīng)限定科目的最大級數(shù)和每級的最大位數(shù)。會計科目屬性項目一般賬務(wù)處理系統(tǒng)有兩類分級方法。(1)分隔符動態(tài)編碼法。會計科目中使用某分隔符表示級數(shù)，如使用“-”表示各級科目之間的分隔符。如下科目結(jié)構(gòu)體系：1002銀行存款總賬科目100201人民幣存款第一級明細賬10020101中行朝陽分行第二級明細賬(2)統(tǒng)一定義科目級別法。在設(shè)置核算單位時確定會計科目的級數(shù)和每級的長度。例如：會計科目共3級

13、，第1級4位，第二級2位，第三級2位，故科目代碼“11110102”中第一級“1111”表示一級科目代碼，第二級“01”表示二級科目代碼，第三級“02”表示三級科目代碼。1會計科目分級方法(1)科目編碼科目編碼必須唯一，科目編碼必須按其級次的先后次序建立。科目編碼可以用數(shù)字0-9或字符Az大小寫字母表示。(2)科目名稱科目名稱即賬戶名稱。輸入時只需輸入本級科目名稱，而不需輸入上級科目名稱?？颇棵Q可以是漢字或英文字母，科目名稱的字符數(shù)量一般不超過30個字符，即15個漢字。(3)助記碼助記碼是為了方便記憶，對科目另外編制的代碼。2科目定義的一些基本概念和要求 (1)科目編碼(2)科目名稱 (3)

14、助記碼(4)科目類別科目類別應(yīng)在“資產(chǎn)類”、“負債類”、“共同類”、“權(quán)益類”、“成本類”、“損益類”六類中選中一類。軟件一般會根據(jù)科目代碼的首位自動設(shè)定科目性質(zhì)，即：“l(fā)”表示資產(chǎn)類、“2”負債類、“3”共同類、“4”權(quán)益類、“5”成本類、“6”損益類?？颇款悇e與應(yīng)用單位的行業(yè)性質(zhì)和會計制度有關(guān)，應(yīng)按2007年新會計制度科目類型設(shè)置。(4)科目類別(5)輔助核算輔助核算用于說明該科目是否有其它核算要求，賬務(wù)處理除完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供個人往來核算、單位往來核算、部門核算、項目核算等輔助核算功能供用戶選用。輔助核算一般設(shè)在末級會計科目上，但為了查詢或出賬方便，也可以在末級科目和上

15、級科目設(shè)輔助核算。(5)輔助核算(6)外幣核算外幣核算用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及相應(yīng)的外幣名稱。定義為外幣核算屬性的會計科目輸入相應(yīng)的外幣名稱，一個科目可以核算多種外幣。(7)數(shù)量核算數(shù)量核算表示該科目是否進行數(shù)量輔助核算。定義為數(shù)量核算屬性的會計科目必須輸入相應(yīng)的計量單位。(6)外幣核算(7)數(shù)量核算設(shè)置好賬務(wù)處理系統(tǒng)的會計科目后，就要將手工賬搬到計算機方式下賬務(wù)處理系統(tǒng)中來，首先要做的就是通過“科目期初”錄入各會計科目的期初余額?！翱颇科诔酢惫δ苡糜谳斎胨忻骷毧颇康哪瓿跤囝~和啟用會計期間月份前各月的發(fā)生額。輸入期初余額完畢后，賬務(wù)處理系統(tǒng)要對輸入的借、貸方發(fā)生額、年初余額試算平衡

16、。五、錄入科目期初余額設(shè)置部門主要是指定義核算部門的編碼及名稱。設(shè)置部門初始余額必須在輸入科目的年初余額和啟用月份前各月的發(fā)生額之后，才能將各部門的年初余額和啟用月份前各月的發(fā)生額裝入。六、設(shè)置部門編碼及期初余額賬務(wù)處理系統(tǒng)中的個人往來指的是應(yīng)用單位的內(nèi)部人員，如果需有個人往來核算，首先就應(yīng)使用“職員”功能進行職員的初始化工作。七、設(shè)置個人往來編碼及其期初余額賬務(wù)處理系統(tǒng)中的往來單位是指的是賬務(wù)核算中的外部往來單位，在具有往來核算性質(zhì)及往來類會計科目中使用。八、設(shè)置往來單位編碼及其期初余額 “原幣及匯率設(shè)置”是專為外幣核算服務(wù)的，該功能用于對本賬套所使用的外幣進行定義。定義時需要輸入所有使用外

17、幣的代碼、名稱及記賬匯率(1外幣折合多少人民幣)。九、外幣及匯率設(shè)置日常憑證處理主要是圍繞憑證進行的賬務(wù)處理工作。它是賬務(wù)處理系統(tǒng)中使用最頻繁的功能模塊，它主要包括憑證的錄入、修改、打印、查詢、復(fù)核、記賬及匯總等功能。第四節(jié) 日常憑證處理正常的日常憑證制作過程是將每個月會計期間的憑證輸入到賬務(wù)處理系統(tǒng)中，通過復(fù)核簽章記賬后，在經(jīng)過月末結(jié)賬后，進入下一個會計期間，然后重復(fù)進行相同的處理過程。憑證錄入后，可以馬上進行復(fù)核簽章記賬，也可以在以后進行復(fù)核簽章記賬。一、憑證處理工作流程憑證是指各種用于登記明細賬、日記賬等賬簿的各種記賬憑證。在輸人憑證前，應(yīng)將有關(guān)會計科目及相應(yīng)的初始余額已通過“會計科目”

18、和“科目期初”功能存人賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，同時憑證類型應(yīng)通過“憑證類型”功能已經(jīng)定義好。二、憑證輸入及修改憑證字號是憑證的唯一標(biāo)識。憑證字號一般由憑證類型和憑證序號兩部分組成，同一類型憑證按會計期間從l開始連續(xù)編號，不允許重號，亦不允許漏號。(1)憑證字號賬務(wù)處理系統(tǒng)具有設(shè)置憑證“制單序時”功能，可以設(shè)置憑證的順序為憑證號來解決日期問題。(2)憑證日期(3)附件張數(shù)指當(dāng)前輸入憑證所附原始憑證張數(shù)。(4)摘要賬務(wù)處理系統(tǒng)中憑證的摘要與手工憑證中的摘要有所差異，它要求每行均有一個摘要，不能省略，不同行摘要可以不相同。(5)會計科目代碼憑證輸入時，會計科目可以通過輸入科目代碼或科目助記碼表示。(

19、3)附件張數(shù)/(4)摘要/(5)會計科目代碼(6)借方金額、貸方金額借方金額、貸方金額指借貸方人民幣金額。借方金額和貸方金額不能同時有數(shù)額，必須有一個為0。當(dāng)輸入的金額為負數(shù)時，賬務(wù)處理系統(tǒng)用紅字(紅顏色)表示，實際記賬時將用負數(shù)記入。(7)紅字沖銷已記賬的憑證如果已記賬憑證發(fā)生錯誤，需先編一張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編一張正確的憑證。(6)借方金額、貸方金額(7)紅字沖銷已記賬的憑證(8)刪除憑證只要是未記賬的憑證均能刪除，已記賬憑證是不能刪除的。(9)常用憑證設(shè)置常用憑證時要求錄入憑證中的“摘要”、“科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等信息，這些信息(數(shù)據(jù))在常用憑證中可任意設(shè)定并在調(diào)

20、用后可以修改補充。(8)刪除憑證 (9)常用憑證(10)常用摘要常用摘要可以在輸入摘要時直接輸摘要代碼或調(diào)出參照輸入。(11)打印憑證打印憑證記賬憑證功能用于打印滿足條件的記賬憑證(10)常用摘要 (11)打印憑證憑證查詢功能可以以時間、憑證號范圍等多種方式查詢出任何滿足條件的憑證。打印功能的作用是用詳細格式或標(biāo)準(zhǔn)格式打印當(dāng)前憑證或全部憑證憑證匯總之前應(yīng)先選擇匯總條件，賬務(wù)處理系統(tǒng)會自動將滿足條件的憑證以憑證匯總表的格式顯示出來。三、憑證查詢、打印及匯總制單人與審核人不能為同一人，所以，如果當(dāng)前操作員為該憑證的制單人時，應(yīng)先更換操作員，再進行審核記賬工作?？梢詫Ξ?dāng)前顯示的憑證或本次所選的所有憑

21、證進行審核、取消審核操作，或?qū)Ξ?dāng)前已審核憑證或本次所選范圍內(nèi)的所有已經(jīng)審核憑證進行記賬等操作。憑證記賬是指把已審核后的憑證記賬，在審核完一張憑證后，你可以馬上記賬，也可以不記賬，以后再記賬。憑證一旦記賬后不能進行憑證修改四、憑證審核及記賬憑證制作時出現(xiàn)錯誤是不可避免的，憑證處理的錯誤一般有兩種情況。1記賬前發(fā)現(xiàn)錯誤如果在憑證記賬前發(fā)現(xiàn)該憑證有錯誤，可以在“憑證輸入及修改”功能中修改或刪除該錯誤憑證。如果它是一張已經(jīng)通過了審核的憑證，那么必須先取消審核簽章才能進行修改。要注意的是，只能是該憑證的原制單人才能修改自己輸入的憑證。2記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤憑證被記賬后，若發(fā)現(xiàn)錯誤，一般是生成“紅字”憑證沖

22、銷后再重新輸入正確的憑證進行調(diào)整。五、錯誤憑證的處理只有在會計科目設(shè)置時設(shè)為銀行賬的科目才能使用支票登記簿。六、支票登記簿一、賬務(wù)處理系統(tǒng)賬簿的分類一般賬務(wù)處理中的賬簿種類與手工賬簿類似，主要有總分類賬、明細賬及日記賬三類賬簿。另外，賬務(wù)處理系統(tǒng)還有一些輔助賬。第五節(jié)賬簿查詢及輸出一、賬務(wù)處理系統(tǒng)賬簿的分類 (1)科目條件 (2)會計期間及日期范圍條件 (3)是否包含未記賬憑證 (4)余額范圍條件二、賬簿查詢及輸出的基本流程1確定查詢條件2選擇賬簿格式賬簿格式有是否需要金額線、零值是否顯示、金額是否用“逗號”分隔符、負數(shù)是否用紅字方式顯示、賬簿顯示的字體、邊框樣式等內(nèi)容。3選擇賬簿類型由于賬簿

23、有總分類賬、明細賬及日記賬三種類型，在查詢時可以任意選擇。2選擇賬簿格式 3選擇賬簿類型4選擇幣種及數(shù)量單價幣種及數(shù)量單價選擇是指賬簿中顯示什么幣種和是否顯示數(shù)量及單價項目。5查詢及關(guān)鍵字過濾查詢的主要方法是通過鼠標(biāo)點擊賬簿中的滾動條移動數(shù)據(jù)內(nèi)容進行查看。如果滿足查詢條件的賬簿數(shù)據(jù)太多，還可以輸入一些關(guān)鍵字數(shù)據(jù)來過濾賬簿數(shù)據(jù)，以便查詢到需要的賬簿數(shù)據(jù)。4選擇幣種及數(shù)量單價 5查詢及關(guān)鍵字過濾賬簿的輸出方式有屏幕顯示、打印輸出、文件轉(zhuǎn)出等。最常見的方式是屏幕顯示方式。在一個會計期間或多個會計期間結(jié)束后，為了形成可以保存的紙張形式的會計檔案，可以進行打印輸出。三、賬簿的輸出每月工作結(jié)束后，月末都要

24、進行結(jié)賬。結(jié)賬前最好進行數(shù)據(jù)備份。結(jié)賬后，當(dāng)月不能再填制憑證，并終止各賬戶的記賬工作。系統(tǒng)自動計算當(dāng)月各賬戶發(fā)生額合計及余額，并將其轉(zhuǎn)到下月月初。本月結(jié)賬時系統(tǒng)會進行下列檢查工作：檢查本月是否全部記賬，有末記賬憑證不能結(jié)賬上月是否結(jié)賬。上月未結(jié)賬，本月不能記賬對科目余額試算平衡，不平衡不能結(jié)賬核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬，不符不能結(jié)檢查損益類賬戶是否結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤各系統(tǒng)集成應(yīng)用時，總賬系統(tǒng)要最后結(jié)賬第六節(jié) 期末結(jié)賬一、期末結(jié)賬綜述1使用憑證審核記賬功能對本月剩余的憑證進行審核和記賬2編制結(jié)賬轉(zhuǎn)賬憑證3結(jié)賬轉(zhuǎn)賬憑證產(chǎn)生和記賬4進行數(shù)據(jù)備份5進入期末結(jié)賬功能，確認結(jié)賬的會計期間6本月憑證、余額表

25、及賬簿檢查7確認結(jié)賬8確認結(jié)賬完畢二、期末結(jié)賬的操作流程年末結(jié)賬除了結(jié)轉(zhuǎn)年末余額到下年初外，還同時將在初始設(shè)置中設(shè)置的賬套數(shù)據(jù)(如操作員、憑證類型、會計科目等)一同結(jié)轉(zhuǎn)到下年。以便在下年初可以在上年的余額數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進行一些科目編碼、輔助核算編碼等的調(diào)整工作。三、年末結(jié)賬銀行對賬功能主要用于將銀行對賬單和由賬務(wù)系統(tǒng)生成的銀行日記賬進行相互核對，產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單需要根據(jù)開戶行送來的對賬單錄入或?qū)?。凡是在設(shè)置會計科目中設(shè)定為“銀行類”賬戶類別的科目都可以使用銀行對賬功能。第七節(jié) 銀行對賬為了保證銀行對賬的正確性，在使用銀行對賬系統(tǒng)對賬之前，必須先將日記賬、銀行對賬單未達項錄入系統(tǒng)

26、中。一、銀行對賬單輸入在首次使用銀行對賬時，應(yīng)將手工銀行存款調(diào)節(jié)表上的日記賬未達賬項在此初始輸入到計算機中。編輯調(diào)整日記賬就是用于輸入、修改建賬時的銀行未達賬(銀行存款日記賬)的期初數(shù)據(jù)。二、編輯調(diào)整日記賬銀行對賬把對賬單上的記錄和通過“記賬”產(chǎn)生的日記賬記錄相互核對勾銷。銀行對賬分為自動對賬和手工對賬兩種相結(jié)合的方式進行。三、銀行對賬設(shè)置用戶密碼、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、查看日志、刪除硬盤上的往年歷史數(shù)據(jù)第八節(jié) 系統(tǒng)維護如果由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月記賬有錯誤，就可以利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能則可將本月已記賬的憑證全部重新變成未記賬憑證供用戶修改，然后再記賬。使用時，只能根據(jù)需要選擇是恢復(fù)到最近

27、一次記賬前狀態(tài)還是恢復(fù)到本月月初狀態(tài)。一、恢復(fù)記賬前狀態(tài)會計電算化后檔案也包括存儲在計算機硬盤、優(yōu)盤上的各種數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份就是產(chǎn)生會計檔案的一個主要方法。數(shù)據(jù)備份主要用于將硬盤上的上的財務(wù)數(shù)據(jù)備份到優(yōu)盤或復(fù)制到硬盤的其他目錄保存。二、數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)恢復(fù)用于將備份軟盤上或其他路徑下的賬務(wù)數(shù)據(jù)，恢復(fù)到當(dāng)前財務(wù)軟件中。數(shù)據(jù)恢復(fù)后，財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)就完全與數(shù)據(jù)備份時的一致。三、數(shù)據(jù)恢復(fù)刪除時，需要輸入想刪除數(shù)據(jù)的年份，一般不要刪除上年度和本年度的會計數(shù)據(jù)。刪除前一定要做一次數(shù)據(jù)備份。四、刪除往年數(shù)據(jù)五、修改口令修改口令可以修改自己的口令(密碼)，以防泄密，應(yīng)定期使用。六、改變操作人員財務(wù)軟件提供“系統(tǒng)登錄

28、”功能就是為了不用退出系統(tǒng)即可改變操作人員，便于那些小型的單位使用。改變操作人員的過程與系統(tǒng)注冊時基本相同，只是不選擇賬套而已。七、改變賬套改變賬套是在不退出財務(wù)軟件系統(tǒng)的情況下改變到其它賬套操作，方法類似系統(tǒng)登錄。五、修改口令/六、改變操作人員/七、改變賬套八、查詢?nèi)罩緸楸ＷC系統(tǒng)的安全運行，賬務(wù)處理系統(tǒng)隨時對每個操作員的上下機時間，操作的具體功能等情況進行了登記，以便使所有的操作都有所記錄，會計主管可隨時在此查詢打印系統(tǒng)所記載的上機記錄。九、賬套參數(shù)調(diào)整可以調(diào)整的賬套參數(shù)：制單序時、科目級長沒有設(shè)滿6級15位時，可以增加科目級次和編碼長度、核算單位名稱及會計主管名稱等等八、查詢?nèi)罩?九、賬套

29、參數(shù)調(diào)整會計報表按其使用對象分為對內(nèi)會計報表和對外會計報表兩大類。我國的企事業(yè)單位對外提供的會計報表主要包括：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表。第九節(jié) 會計報表處理系統(tǒng)一、會計報表處理系統(tǒng)概述定義報表編制和審核報表匯總報表輸出1會計報表處理系統(tǒng)的主要功能(1)報表處理的手工流程手工會計工作中，會計報表的數(shù)據(jù)完全靠手工書寫，一般要經(jīng)過三個環(huán)節(jié)，第一步是從日常核算數(shù)據(jù)中或其它會計報表中提取有關(guān)數(shù)據(jù)，第二步是對數(shù)據(jù)進行必要的加工，比如加、減、乘、除等，第三步是將數(shù)據(jù)填寫在指定位置。(2)會計報表處理的電算化流程報表是由操作員一次性定義，按期自動生成的，數(shù)據(jù)采集工作是一個完全自動化的過程。2報表軟件處理

30、流程與手工對比一般地，按照報表各部分內(nèi)容的不同，可分為四部分：標(biāo)題表頭表體表尾3報表結(jié)構(gòu)分析工作表中橫向和縱向直線交叉，形成網(wǎng)格線。網(wǎng)格線將整個工作表分成行和列的交叉單元格，一個單元格稱為一個表元。4報表處理系統(tǒng)的基本概念(1)工作表當(dāng)前表元與表元指示框?qū)τ诋?dāng)前操作的工作表元，用一個黑色粗框表示，叫表元指示框，該表元叫當(dāng)前表元。行標(biāo)、列標(biāo)與全選按鈕工作表最左邊包含行號的灰色方塊叫行標(biāo)；工作表最上邊包含列號的灰色方塊叫列標(biāo)。工作表左上角的灰色方塊叫全選按鈕，對整個工作表操作時，將用到全選按鈕。行分界線與列分界線行標(biāo)的下邊界線叫該行的行分界線；列標(biāo)的下邊界線叫該列的列分界線。表元塊與當(dāng)前塊工作表中的矩形區(qū)域叫表元塊，選取的表元塊叫當(dāng)