高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)途徑

1、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)途徑摘要：伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益完善以及高等教育觀念的改變，高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)勢在必行。以大數(shù)據(jù)時代為背景，分析了教學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性，從管理體系、信息安全、管理人才、利用率等方面指出了現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的主要問題，探討了高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的措施。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；教學(xué)檔案；檔案信息化1高校教學(xué)檔案信息化的必要性1.1順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代和社會發(fā)展的需求紙質(zhì)媒介的教學(xué)檔案管理方式以人工檢索為主，現(xiàn)場查檔、借檔等實體工作方式的缺陷已日益凸顯，難以最大化地發(fā)揮教學(xué)檔案的價值。因此，將以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化管理模式快速融入教學(xué)檔案管理體系中，引入高校教學(xué)檔

2、案管理信息化服務(wù)工作模式，能夠有效提高管理效率、質(zhì)量水平、服務(wù)范圍，極大地滿足廣大師生的實際需求。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的進一步深入，信息的開放和便利獲取越來越重要，電子檔案更加符合信息社會的需要2。教學(xué)檔案管理信息化是高?，F(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，也是高校提高綜合實力和競爭力的重要指標之一。1.2落實國家政策的必然舉措2020年6月修訂的中華人民共和國檔案法(簡稱檔案法)中首次增設(shè)了檔案信息化建設(shè)一章，對檔案信息化建設(shè)做出了明確規(guī)定。無論從法律層面看，還是從檔案行業(yè)來看，高校推進教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，既是貫徹執(zhí)行檔案法的實際行動之一，也是適應(yīng)新發(fā)展形勢的必然舉措。1.3有利于高校教學(xué)工作的優(yōu)化管理

3、以往檔案管理工作大多是以文字檔案管理為主，無法深層地實現(xiàn)對人物、事件等方面的動態(tài)化描述以及對相關(guān)業(yè)務(wù)工作的動態(tài)化跟蹤，在一定程度上降低了檔案管理工作的效率。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)能有效實現(xiàn)高校檔案各類數(shù)據(jù)信息的提取、分類，及時反映它們之間的聯(lián)系，進一步挖掘高校檔案數(shù)據(jù)信息的價值。根據(jù)現(xiàn)代化信息分析處理技術(shù)，高校管理者可從教學(xué)檔案信息化數(shù)據(jù)中分析出教學(xué)活動的發(fā)展脈絡(luò)和優(yōu)劣之處，作為今后發(fā)展的借鑒與指導(dǎo)，輔助高校管理層針對教學(xué)做出科學(xué)決策，提高教學(xué)管理水平3。1.4便于教學(xué)檔案工作的良性運行教學(xué)檔案信息化采用先進的電子信息技術(shù)設(shè)備完成對大量繁雜的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的收集，可以編制各種檢索工具將相關(guān)教學(xué)檔案以數(shù)字

4、信息形式呈現(xiàn)，極大地減輕了檔案管理工作人員的負擔(dān)。教學(xué)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢在于，借閱者可以方便快捷地獲取教學(xué)檔案的信息。與以往的人工檢索和現(xiàn)場查檔等工作模式相比，教學(xué)檔案信息化大大縮短了查檔時間，同時可以避免直接接觸紙質(zhì)原始材料，有效保護了教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體。2高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中的影響因素2.1教學(xué)檔案信息化管理體系的局限性由于信息化建設(shè)標準的復(fù)雜性以及信息技術(shù)的快速更新特性，大多數(shù)高校沒有從整體上制訂完善科學(xué)的教學(xué)檔案信息化管理制度，這使得教學(xué)檔案信息化業(yè)務(wù)的開展出現(xiàn)許多問題。部分高校對教學(xué)檔案的歸檔范圍、如何管理和歸檔等都缺乏清晰的認識。在日常管理過程中，許多教學(xué)檔案資料缺乏規(guī)范

5、性、完整性，甚至存在部分信息錯誤或造假等狀況，嚴重影響了高校檔案管理工作的長期發(fā)展4。2.2教學(xué)檔案信息化資源利用的安全性在大數(shù)據(jù)時代，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的遠程共享是教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。教學(xué)檔案部分信息具有保密性，而數(shù)據(jù)遠程平臺的用戶身份識別系統(tǒng)的安全性、教學(xué)檔案管理人員自身素質(zhì)的高低、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全與否等都可能威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全、影響數(shù)據(jù)信息的完整性和真實性5。因此，教學(xué)檔案信息化建設(shè)需要采用先進的安全技術(shù)，根據(jù)檔案法建立嚴格的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)安全制度，最大限度地保障教學(xué)檔案信息資源的安全。2.3教學(xué)檔案管理的專業(yè)性信息技術(shù)的硬件設(shè)備和教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)

6、的前提。一些高校教學(xué)檔案管理部門受限于學(xué)校對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入和物質(zhì)保障不足，教學(xué)檔案管理還是停留在整理、裝訂、保管等工作上，信息化程度不高。大部分高校的教學(xué)檔案管理工作往往由教學(xué)管理員兼任，然而其在檔案方面的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能偏弱，無法充分把握信息開發(fā)和服務(wù)的實效性；另外，兼職人員時間和精力有限，也會影響教學(xué)檔案信息化建設(shè)的效率。2.4教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用率目前，許多高校的教學(xué)檔案仍以紙質(zhì)材料為主，教學(xué)檔案信息資源開發(fā)還處于初級階段，由于未將教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭蛇M一步開發(fā)利用的電子檔案材料，因而無法采用深層次的數(shù)據(jù)整合、分析技術(shù)進行處理，導(dǎo)致教學(xué)檔案的功能還停留在簡單的查詢、存檔的

7、被動式服務(wù)層面上，教學(xué)檔案再開發(fā)利用率低。以外，基于學(xué)生或教師個人層面的教學(xué)檔案收集較少，也使得在進行教學(xué)檔案資源開發(fā)與利用時缺乏針對性，無法滿足個性化的檔案利用需求。3高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的有效途徑3.1建立完善的教學(xué)檔案信息化管理體系教學(xué)檔案信息化管理體系建設(shè)的首要任務(wù)是轉(zhuǎn)變學(xué)校師生對教學(xué)檔案的認知，充分利用校報、微信等平臺積極開展教學(xué)檔案工作的宣傳。在管理層面上，根據(jù)國家頒布的檔案制度、標準等，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)特色，明確教學(xué)檔案管理部門的職能，創(chuàng)新教學(xué)檔案信息化工作程序，細化教學(xué)檔案管理制度內(nèi)容，完善現(xiàn)有教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)安全制度。在業(yè)務(wù)層面上，明確管理人員的技術(shù)責(zé)任和工作內(nèi)容。在技術(shù)層面上

8、，高校可以自己研發(fā)，也可以直接購買比較成熟的現(xiàn)有技術(shù)，確保辦公自動化與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對接6。3.2加強教學(xué)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)高校應(yīng)該從以下幾個方面著手教學(xué)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)：一是將教學(xué)檔案信息化的管理和建設(shè)納入學(xué)校的工作規(guī)劃中，購置配備齊全的硬件設(shè)備，加大對其的資金投入力度。二是強化教學(xué)檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。構(gòu)建整合教務(wù)、科研、人事等的教學(xué)檔案信息資源庫，整合上傳有價值的數(shù)據(jù)信息，并分類整理成全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，為后期教學(xué)檔案的內(nèi)容檢索、目錄檢索、檔案查詢奠定基礎(chǔ)。三是加大網(wǎng)站平臺的建設(shè)力度。運用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)研讀用戶的信息需求，改善系統(tǒng)的查詢功能，以此滿足用

9、戶的個性化需求。3.3提升教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)建立高素質(zhì)、專業(yè)的教學(xué)檔案信息化管理隊伍要從以下四個層面進行：一是加強教學(xué)檔案管理人員的思想建設(shè)，以實現(xiàn)教學(xué)檔案信息服務(wù)的技術(shù)能力為導(dǎo)向，增強其責(zé)任感與事業(yè)心。二是設(shè)置專職教學(xué)檔案管理崗位，積極引進工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)水平高、具有較高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才。三是對在職教學(xué)檔案管理人員開展定期和不定期的專業(yè)知識培訓(xùn)和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)，鼓勵教學(xué)檔案管理人員積極參加檔案行業(yè)的研討會、培訓(xùn)會。四是組建專兼結(jié)合的教學(xué)檔案管理隊伍，對專業(yè)性較強的工作，以專業(yè)人才為主，其他工作可設(shè)置兼職人員，注重人員結(jié)構(gòu)的合理性。3.4加強檔案信息化管理的安全性在安全防護工作中，

10、要注重三個方面：一是科學(xué)完善教學(xué)檔案信息化安全管理機制，提升每個管理人員的責(zé)任意識和安全意識，加強日常監(jiān)督。二是做好軟硬件的安全防護、教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)維護、備份和恢復(fù)工作，設(shè)置防火墻，防止外來病毒的入侵，促進管理效果的提升。三是采用安全性較強的加密技術(shù)對教學(xué)檔案信息加密，在教學(xué)檔案信息開放的情況下對在線檔案查詢用戶實施分層管理，設(shè)置訪問權(quán)限，避免數(shù)據(jù)被非法訪問。3.5加大高校教學(xué)檔案信息化管理經(jīng)驗的交流力度我國高校在檔案信息化建設(shè)方面起步較晚，部分高校由于缺乏對教學(xué)檔案工作的重視，經(jīng)費投入少，軟硬件設(shè)施無法保障，因此十分有必要加強高校之間的交流，縮小高校間教學(xué)檔案信息化建設(shè)的差距。要堅持“引進來

11、”和“走出去”相結(jié)合的策略，積極鼓勵教學(xué)檔案信息化管理人員去其他高校實地考察，同時邀請業(yè)內(nèi)知名專家來本校交流和指導(dǎo)。3.6利用先進信息技術(shù)提升服務(wù)質(zhì)量應(yīng)依托學(xué)校的辦公自動化(OA)系統(tǒng)，結(jié)合教學(xué)檔案管理特點和需求，采用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建教學(xué)檔案信息化服務(wù)平臺，存儲與管理各種教學(xué)檔案信息，有效增強相關(guān)技術(shù)在教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用效果。高校教學(xué)檔案信息化服務(wù)的對象主要是教師和學(xué)生，所以教學(xué)檔案信息化服務(wù)平臺要根據(jù)客戶的自身需求來開發(fā)個性化的檢索功能，設(shè)置功能清晰的業(yè)務(wù)模塊，讓客戶在線獲取人性化、個性化和專業(yè)化的信息服務(wù)。此外，要加強硬件設(shè)施建設(shè)，配置業(yè)務(wù)查詢終端，實現(xiàn)一站式辦理，提高教學(xué)檔案利用的效率和質(zhì)量。4結(jié)語在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校教學(xué)檔案管理面臨著全新的機遇與挑戰(zhàn)。從時代需求、國家政策、高校自身發(fā)展的角度來看，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢在必行。高校應(yīng)結(jié)合自身現(xiàn)狀，從教學(xué)檔案的信息化管理體系、信息安全、管理人才、利用率等方面展開管理與創(chuàng)新，以實現(xiàn)高效的教學(xué)檔案信息化管理。參考文獻1范杰.大數(shù)據(jù)時代高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)探究J.檔案天地,2019(4):52-53.2劉筱筠,李婕,徐雨生,等.高校檔案信息化建設(shè)及其策略J.普洱學(xué)院學(xué)報,2020(5):135-137.3金丹,孫靖靖.