檔案信息化建設思考

1、檔案信息化建立考慮摘 要：所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進展處置、管理和為社會提供效勞，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化開展對檔案工作提出的必然要求，在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速開展和普及應用的當今社會已經成為現代檔案管理的重要組成部分。為此，該文就檔案信息化建立談談個人的見解。關鍵詞：檔案 信息化 建立在信息化時代，檔案管理工作的對象、任務、性質都發(fā)生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向開展，將信息化引入檔案管理已勢在必行。如今大

2、多數檔案部門的管理程度還停留在紙介質的根底上，這極不適應時代的開展，在信息時代這種傳統的管理方法必然被以計算機為根底的現代管理手段所替代。1利用計算機管理檔案，通過網絡進展信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現代化管理手段改造傳統的管理體制，其目的是通過計算機及互聯網進展搜集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學管理，提供有效效勞，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數字化、管理信息化、利用網絡化的檔案工作開展必然趨勢。因此，加快檔案管理信息化建立是時代所需，是實現資源共享的必然要求。所以，檔案部門應根據自身開展的需要，以高性能檔案信息網為

3、根底，加快檔案信息化、數字化、網絡化建立，實現信息化增值效勞，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和效勞職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的效勞，發(fā)揮檔案科研先導作用。1 影響和制約檔案信息化建立的因素1觀念落后，認識不到位。2經費缺乏，根底設施不完善。3檔案信息資源缺乏，內容構造單一。4檔案信息化建立中缺少標準和標準，信息建立孤島現象嚴重。5檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數字化檔案缺泛質和量。6人才匱乏、人員缺乏。2 檔案信息化建立建議及對策2.1 轉變觀念，進步認識是檔案信

4、息化建立的前提檔案信息化建立需要用現代化信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業(yè)務流程、管理形式進展重新整合和定位。檔案管理效勞的創(chuàng)新形式要求利用計算機技術進步檔案管理的自動化、運用現代管理理念促進檔案工作的現代化、憑借網絡技術促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建立，2因此，需要我們檔案工作者轉變觀念，樹立現代意識，推進檔案信息化建立進程。2.2 加強檔案信息化根底工作，實現物質保障一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建立可以滿足文檔一體化、館藏數字化、檔案信息管理、數據存儲遷移轉換及備份、網絡效勞等功能所需的硬件設施設備建立，確保檔案信息化建立的運行，并配置高速掃描儀、

5、文件效勞器、數據存儲器等。二是建立信息化建立硬件集成和穩(wěn)定、平安、可靠的局域網，解決檔案管理系統專門的終端接口和系統功能集成等問題。2.3 加快檔案信息化資源的建立，實現檔案信息資源保障一是加大電子、紙質檔案的搜集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統檔案進展數字化利用現代信息技術，有選擇性的把一些傳統的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中。三是廣開途徑，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進展充實整合，制定檔案工作目的，把檔案征集工作列入方案中，規(guī)定完成的數量，豐富館藏內容，改變館藏構造為社會提供利用。四是應用計算機技術和網絡技術為根底的辦公自動化產生的電子文件轉化而來的檔案

6、進展整合，監(jiān)視、指導。確保電子文件檔案的完好性、真實性、有效性、可讀性。五是對現有檔案資源空間布局和組合方式的調整，使檔案資源的布局更合理、構造更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。2.4 檔案信息化建立中缺少標準和標準，信息孤島現象嚴重加強建立健全檔案信息化管理標準體系，實現資源共享。信息化建立一直以來，缺乏統一指導、統一標準、統一標準，導致各自應用系統之間信息不能互通、共享，產生大量的信息孤島，系統建立無序開展。因此，一方面需要檔案行政管理部門標準化效勞內容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標準執(zhí)行細那么，提出歸檔電子文件存儲要求，使之標準化和標準化。3另一方面，需要加快建立與檔案信息建立

7、相關法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建立與政府電子政務無縫接軌、有機結合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。2.5 檔案館藏資源大多限于紙質檔案，數字化檔案缺泛質和量加強電子文件歸檔管理體系建立，實現電子檔案資源整合。是檔案管理部門實現檔案管理信息化或數字館建立的思想根底和追逐目的，核心是將來自各方面的電子文件檔案可以通過網絡向校檔案館實現實時或定時歸檔。根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件搜集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)視、指導，開發(fā)統一的操作管理系統，數據庫管理系統、信息平安系統等檔案管理軟件系統，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完好、有效。檔案部門要加大對傳統檔案進展數字化，嚴格把握

8、質和量。利用現代信息技術，有選擇性的把一些傳統的紙質、照片、聲像檔案數字化，并存儲到計算機中存儲設備中，由于傳統的紙質檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數字化后，可以極大進步檔案的利用效率。2.6 加強檔案信息化人才隊伍建立，實現人才保障檔案信息化是知識密集、技術密集的系統工程。“培養(yǎng)的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓；“選拔的重點是新人。有方案地招收懂計算機和網絡的人才，充實檔案干部隊伍，為促進檔案信息化建立提供持久的骨干人才保障。3 結語檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化開展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理開展的必然選擇，