高校檔案資源整合探究

1、摘要針對當前高校檔案資源建設(shè)和管理工作“政出多門”、“多龍治水”的格局，通過對皖北某高校檔案資源建設(shè)和管理現(xiàn)狀的梳理，分析了高校檔案資源整合的必要性和整合的現(xiàn)實意義，提出對高校檔案資源進行有效整合的工作思路。 中國論文網(wǎng) 關(guān)鍵詞高等學校檔案資源整合 中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 對高等學校檔案資源的整合進行立項研究，其動力源于安徽省檔案管理模式改革的探索和實踐，同時也結(jié)合多年從事高校檔案資源建設(shè)的實踐，特別是結(jié)合了對安徽科技學院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀的分析和思考。 1安徽科技學院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及存在的主要問題 1.1檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀 安徽科技學院創(chuàng)辦于1950年，其前身是農(nóng)業(yè)部直屬的中專學校

2、農(nóng)校，1964年安徽農(nóng)學院農(nóng)牧系下遷鳳陽農(nóng)校，更名為安徽農(nóng)學院鳳陽分院，開始舉辦本科教育。學?，F(xiàn)有全日制本科生15000人，管理檔案逾3萬卷，各類檔案分布在校辦、學生處、人事處、財務(wù)處、后勤處等多個管檔單位。目前學校擁有檔案庫房總面積達200m2、空調(diào)5臺，綜合檔案室和干部人事檔案室還配有計算機、碎紙機、除蟲防濕等設(shè)備。 1.2存在的主要問題 從該校管檔現(xiàn)狀不難看出，盡管辦學（管檔）歷史較長（超過60年）、管檔規(guī)模較大（大于3萬卷），但檔案資源極度分散，學校既存在庫房、計算機、空調(diào)等設(shè)備重復投資浪費現(xiàn)象，同時也存在設(shè)備老化、建設(shè)水平偏低的問題。另外，由于專職管檔人員偏少，兼職管檔人員力量分散，

3、管理水平參差不齊，導致管理手段落后、管理功能弱化以及提供利用水平不高等諸多問題。人員偏少還導致一些該歸檔的材料沒有收集歸檔，許多檔案業(yè)務(wù)未能正常開展。 2高校檔案資源整合的必要性 2.1上級主管部門相關(guān)行政法規(guī)的要求 2008年9月1日起，由國家檔案局和教育部聯(lián)合頒發(fā)的高等學校檔案管理辦法（以下簡稱“27號令”）正式生效，這標志著全國高校的檔案工作步入了法制性、科學性、先進性的新階段。按照該“辦法”規(guī)定，高校檔案工作應(yīng)當納入學校的總體規(guī)劃，辦學歷史在50周年以上的高校或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，以及集中管檔在3萬卷以上的高校應(yīng)當建立獨立建制的檔案館。27號令的頒布實施，明確要求對檔案工作組

4、織機構(gòu)進行整合，在加強檔案機構(gòu)建設(shè)的同時，要加大高校內(nèi)部檔案資源的整合力度，全面提升高校檔案事業(yè)服務(wù)學校發(fā)展和經(jīng)濟社會發(fā)展的綜合能力，逐步實現(xiàn)高校檔案管理與學校事業(yè)發(fā)展同步規(guī)劃、同步發(fā)展，同時促進高校對地方文化的傳承、引領(lǐng)與創(chuàng)新。 2.2信息化時代的必然選擇 信息化社會背景下，檔案信息源擴大化，極大地豐富了檔案信息服務(wù)的文獻信息資源基礎(chǔ)。海量化的信息資源，涵蓋了眾多的學科、門類。從檔案信息來源來看，有來自不同國度、使用不同語言的；提供檔案信息的機構(gòu)包括國有的、社會組織的還有個人的；網(wǎng)絡(luò)信息的受眾相當廣泛，幾乎是所有的網(wǎng)民，盡管具體的利用者在目的性、使用領(lǐng)域和方法等方面可能存在比較大的差異。信息

5、化社會背景下，出現(xiàn)的這些新情況，無論是檔案的收集、整理和提供利用等各個環(huán)節(jié)都必須有新的要求，新的措施，一個地方或一個單位檔案工作“政出多門”、“多龍治水”的管理格局，不能夠適應(yīng)這種新形勢和新要求，檔案的集約化管理、檔案資源的整合成為必然趨勢。 2.3高校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要 高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其包括黨群類、行政類、教學類、科研類、財會類等11個一級類目。隨著高校事業(yè)的快速發(fā)展，檔案產(chǎn)生的數(shù)量急劇增長，形式更加多樣，提供利用的頻率也大大增加（尤其在科研及服務(wù)社會產(chǎn)學研合作方面）。

6、當前，不少高校在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中由于資金、理念等主客觀原因制約，投入不足且缺少統(tǒng)籌，科研、人事、教學等部門為了實現(xiàn)各自的管理職能，按照自己的思路從事館藏數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，校園內(nèi)各個部門使用的管理軟件不能做到兼容，形成各自的數(shù)據(jù)庫，由于庫結(jié)構(gòu)不同，格式標準不同，其結(jié)果是共享性能很差。建立健全檔案機構(gòu)、人員、功能和信息資源集中統(tǒng)一的管理體制成為高校檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實需要。 3高校檔案資源整合的實現(xiàn)路徑 3.1和縣檔案管理模式改革的成功經(jīng)驗值得借鑒 安徽省檔案局在全國率先推行國家檔案資源管理與利用的新模式，“徽式模式”的實質(zhì)就是進行檔案資源整合，創(chuàng)新體制機制和社會化服務(wù)，探索國家

7、檔案資源如何更好地服務(wù)經(jīng)濟和社會，充當市場經(jīng)濟的生力軍和社會和諧的穩(wěn)定劑。這項重大改革措施在推行之初進行了小范圍的試點。2004年5月，和縣被安徽省檔案局定為檔案管理模式改革試點縣。經(jīng)過一年多努力，試點工作取得了成功。概括起來，和縣模式集中表現(xiàn)在“三化”上：一是整合實體，集中管理，實現(xiàn)檔案資源集約化；二是依托科技，提升能力，加快業(yè)務(wù)建設(shè)標準化；三是改進方式，強化服務(wù)，實現(xiàn)服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。和縣檔案管理模式改革的成功為高校的相關(guān)改革提供了很好的借鑒。 3.2檔案管理機構(gòu)和人員的整合是前提 按照27號令，在條件成熟的高校建立檔案館和檔案管理處（實行一個機構(gòu)、一套人馬、兩塊牌子），在加強對學校檔案業(yè)務(wù)

8、工作指導的同時，強化檔案資源的統(tǒng)一管理，即強化管理職能。組織架構(gòu)完成以后，緊接著就要完成對檔案業(yè)務(wù)人員的整合。高校檔案事業(yè)，必須走人才強檔之路，這就要求各高校必須建立一支數(shù)量適中、高素質(zhì)的檔案信息資源管理人才隊伍。將原來分散在各職能部門的人員編制集中收歸檔案館所有，挑選熱愛檔案事業(yè)、熟悉業(yè)務(wù)的人員作為專職管檔隊伍并不斷加強繼續(xù)教育，在此基礎(chǔ)上，建立各單位（部門）兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，建立定期檔案收集、整理制度；鑒于二級單位兼職管檔人員的高流動性，經(jīng)?；臉I(yè)務(wù)培訓制度也必須建立并有效實施。 3.3檔案信息資源的整合是基礎(chǔ) 高校檔案資源整合的基礎(chǔ)性工作是進行檔案信息資源的整合。要實現(xiàn)檔案信息資源的整合，

9、必須加大高校信息設(shè)備投入的力度，并做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一施工、統(tǒng)一建設(shè)標準，統(tǒng)一驗收、統(tǒng)一管理。部門間在信息錄入、信息加工、信息更新方面要實現(xiàn)“共享”，避免形成各自為政的“信息孤島”。作為一項基礎(chǔ)性工作，一是周期比較長，二是前期的投入會比較大。因而，27號令高度重視領(lǐng)導體制問題，并在“總則”中加以規(guī)定，明確了高校檔案工作的主要責任者為校長。這些規(guī)定對提高檔案工作在高校內(nèi)部的重要地位，實現(xiàn)高校檔案事業(yè)又好又快發(fā)展起到了很好的保障作用。各高校檔案管理機構(gòu)要以此為契機，制定好檔案信息資源整合的規(guī)劃和相關(guān)財務(wù)預算，扎實推進檔案信息資源的整合工作。 3.4制度建設(shè)是保障 任何一項事業(yè)的長遠發(fā)展，不能指望領(lǐng)導

10、的興趣和一時的關(guān)心，必須依靠制度作為保障。因為領(lǐng)導人的更換、領(lǐng)導興趣和工作重心的轉(zhuǎn)移都是經(jīng)常發(fā)生的事情，高校檔案管理機構(gòu)只有在認真貫徹落實國家相關(guān)行政法規(guī)并結(jié)合校情的基礎(chǔ)上，出臺系列科學性、可操作性強的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作，保障檔案事業(yè)沿著健康的軌道發(fā)展。 3.5強化服務(wù)是目標 高校檔案資源整合的終極目標是為師生員工、為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案提供利用是否得到加強，服務(wù)質(zhì)量和水平是否得到提升，是檢驗高校檔案資源整合（或稱之為改革）成功與否的重要標志。高校檔案管理機構(gòu)要通過提高專業(yè)人員素質(zhì)，推進精細化管理等有效途徑，在檔案提供利用的權(quán)威性、時效性、實效性、主動性和擴展服務(wù)面向等方面下工夫，實現(xiàn)高校檔案工作從“有為”（有所作為）到“有位”（有地位，受重視）。 本文為安徽省教育廳人文社科研究課題（批準號為：2010sk388）研究成果之一 注釋 劉萍等.由27號令引發(fā)的對