K3系統(tǒng)操作管理程序

1、K3系統(tǒng)操作管理程序版本修訂歷史記錄序號修訂內(nèi)容修訂頁次制訂日期版本備注1新版下發(fā)無2008-6-18A0批準(zhǔn)審核制訂抄送部門：生產(chǎn)部工程部商務(wù)部PMC部貨倉部財務(wù)部品質(zhì)部采購部人事行政部1目的明確各相關(guān)部門在K3系統(tǒng)管理中的職責(zé)，規(guī)范K3數(shù)據(jù)模塊的錄入、使用、變更、維護(hù)等管理與維護(hù)要求。2范圍公司使用K3數(shù)據(jù)系統(tǒng)的各部門。3職責(zé)3.1工程部：生產(chǎn)數(shù)據(jù)模塊的管理和維護(hù)，包括生產(chǎn)物料、BOIM物料替代、工程變更數(shù)據(jù)錄入和修訂。3.2PMC部：生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)任務(wù)模塊的管理和維護(hù)，包括采購申請單、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)任務(wù)單的錄入及審核和存貨總量的控制,跟進(jìn)采購申請單與生產(chǎn)任務(wù)單的完成情況,提出生產(chǎn)任務(wù)單分

2、析表。3.3采購部：采購模塊的管理與維護(hù)，包括采購訂單的錄入、審核及修改，采購發(fā)票的錄入，跟進(jìn)采購訂單的完成情況，跟進(jìn)進(jìn)料不良材料的處理進(jìn)度。3.4貨倉部：倉庫模塊的管理與維護(hù)，包括存貨入出單據(jù)的錄入，安全庫存數(shù)量的修改，倉管員與K3數(shù)據(jù)員及時核對手工賬與實物的一致性。3.5商務(wù)部：銷售模塊的管理與維護(hù)，包括客戶信息的錄入，銷售發(fā)票的錄入，根據(jù)客戶訂單錄入銷售訂單。3.6財務(wù)部：財務(wù)存貨核算、成本模塊與財務(wù)現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、AP、AR總賬模塊的管理與維護(hù)，包括檢查存貨科目、銷售收入科目、銷售成本科目、成本項目；錄入紅單單價與其他費用，采購發(fā)票、銷售發(fā)票審核，所有存貨單據(jù)的最終審核；進(jìn)行準(zhǔn)確的成本

3、核算；財務(wù)報表制作，K3結(jié)賬。3.7人事行政部（IT）:負(fù)責(zé)K3硬件、軟件的維護(hù)管理，K3操作的培訓(xùn)，權(quán)限設(shè)置及管理。4作業(yè)程序1生產(chǎn)數(shù)據(jù)模塊的管理和維護(hù)4.1.1工程部BOM錄入員首先根據(jù)商務(wù)部提供的物料活單，嚴(yán)格按物料編碼規(guī)則編制物料編碼，在K3中錄入物料數(shù)據(jù)。商務(wù)部在接收到客戶提供的物料活單時，應(yīng)先確認(rèn)物料活單的準(zhǔn)確性后及時交給工程部錄入員。物料錄入、修訂、刪除和維護(hù)的K3具體操作請參見物料管理操作指導(dǎo)書，錄入物料時應(yīng)確認(rèn)物料屆性、庫齡管理情況。4.1.2X程部BO觀入員根據(jù)商務(wù)部提供的物料活單，在物料數(shù)據(jù)錄入后，進(jìn)行K3的產(chǎn)品BO心入；BOM的錄入、修訂、引入引出和維護(hù)的K3具體操作請

4、參見«BOM管理操作指導(dǎo)書。4.1.3當(dāng)商務(wù)部收到客戶的工程變更單時，要及時將客戶的工程變更單轉(zhuǎn)交到工程部；工程部BOM錄入員根據(jù)客戶的工程變更單，及時在K3中修訂對應(yīng)的物料數(shù)據(jù)和BOM數(shù)據(jù)；同時發(fā)出相應(yīng)的ECN變更通知單給到相關(guān)部門責(zé)任人簽署。物料或BOM的工程變更的K3具體操作請參見工程變更管理操作指導(dǎo)書。4.1.4客戶物料活單有物料替代要求時，工程部BOM錄入員按要求錄入物料替代數(shù)據(jù),物料替代的K3具體操作請參見物料替代操作指導(dǎo)書4.1.5物料、BOM和變更的錄入必須經(jīng)工程部經(jīng)理審核后才能發(fā)出。物料和BOM必須在商務(wù)部給出客戶物料活單之日起二個工作日之內(nèi)錄入、審核完成。生產(chǎn)數(shù)據(jù)

5、管理具體作業(yè)流程見生產(chǎn)數(shù)據(jù)流程圖。4.2.1 2銷售訂單處理模塊管理與維護(hù)商務(wù)部接到客戶訂單，按要求對訂單確認(rèn)審核和批準(zhǔn)后，由商務(wù)部安排人員將銷售訂單錄入K3,財務(wù)部審核商務(wù)部錄入K3后的銷售訂單；銷售訂單處理的K3具體操作請參見銷售管理操作指導(dǎo)書。4.3.1 4.3生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)任務(wù)模塊的管理和維護(hù)PMC人員根據(jù)商務(wù)部錄入K3的客戶銷售訂單，在K3的物料需求計劃模塊中計算產(chǎn)品的物料需求，進(jìn)行生產(chǎn)物料需求計劃操作時，應(yīng)對公司的成品庫存、物料庫存情況和物料的替代要求等進(jìn)行仔細(xì)準(zhǔn)確的確認(rèn)后，MRP!算后出采購申請單。生產(chǎn)計劃模塊的K3具體操作和維護(hù)請參見MRP運算步驟操作指導(dǎo)書、MRP運算結(jié)果維護(hù)

6、操作指導(dǎo)書等生產(chǎn)計劃模塊操作指導(dǎo)書。4.3.2根據(jù)MR附料需求運算結(jié)果，PM決員錄入采購申請單。采購申請單的K3具體錄入、修訂、刪除操作和維護(hù)請參見采購申請單操作指導(dǎo)書。采購申請單必須經(jīng)PMC經(jīng)理審核，主管副總批準(zhǔn)后才能下發(fā)。采購申請單發(fā)出后PMC應(yīng)跟進(jìn)物料的采購交貨時間與數(shù)量，必要時對生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行調(diào)整。4.3.3 PMC在收到客戶的銷售訂單后，查詢公司庫存品的情況，在K3中錄制生產(chǎn)任務(wù)單。生產(chǎn)任務(wù)模塊的K3具體操作與維護(hù)請參見生產(chǎn)任務(wù)單操作指導(dǎo)書。4.3.4 PMC必須確認(rèn)每一生產(chǎn)任務(wù)單K3中的投料單，當(dāng)發(fā)現(xiàn)投料單有誤時及時修訂，投料單的K3變更操作請參見投料單變更方法。4.3.5 PMC

7、充分利用K3,監(jiān)控產(chǎn)品、物料存貨總量的管理；跟進(jìn)與協(xié)調(diào)處理生產(chǎn)不良品、積壓物料的處理情況。在生產(chǎn)任務(wù)單完成后，根據(jù)生產(chǎn)部提供的生產(chǎn)日報表提出生產(chǎn)任務(wù)單分析表在次月3日之前交財務(wù)部存檔。4.3.6因為客戶銷售訂單變更、供應(yīng)商原因、工作失誤等因素需對生產(chǎn)計劃、采購申請單、生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行修訂，應(yīng)及時對K3、其他資料進(jìn)行更改，并發(fā)出書面的更改通知單，審核后應(yīng)通知并發(fā)送到相關(guān)部門。跟進(jìn)更改后的執(zhí)行情況。4.4采購模塊的管理與維護(hù)4.4.1采購部根據(jù)PM決達(dá)的采購申請單展開采購訂單的錄入工作；采購訂單經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按PMC要求的時間及時下達(dá)到供應(yīng)商。采購部必須跟進(jìn)采購訂單的采購入庫、材料不良倉的來料不良處

8、理情況。采購訂單的K3具體操作請參見采購訂單操作指導(dǎo)書。4.4.2對需取消的采購訂單或需修訂的采購訂單要填寫采購訂單變更單交財務(wù)，財務(wù)記錄后交IT部門變更K3,并立即通知供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的變更。4.4.3采購人員根據(jù)外購入庫單下推采購發(fā)票，由采購員各自負(fù)責(zé)下推自己購買的物料的采購發(fā)票的錄入，采購發(fā)票的K3具體操作請參見應(yīng)付賬款管理操作指導(dǎo)書。4.5.1 4.5倉庫模塊的管理與維護(hù)貨倉依據(jù)采購訂單、銷售訂單收發(fā)物料或產(chǎn)品，并填寫相對應(yīng)的單據(jù)，單據(jù)當(dāng)天交給數(shù)據(jù)員錄入K3。物料和產(chǎn)品收發(fā)的具體操作和維護(hù)請參見倉庫作業(yè)指導(dǎo)書和產(chǎn)品入庫作業(yè)指導(dǎo)書。4.5.2倉庫通過盤點等方式，每月應(yīng)定期核對K3帳與實物是

9、否一致，如有差異應(yīng)馬上調(diào)查、更正、報告。盤點的K3具體操作請參見盤點作業(yè)指導(dǎo)書。為確保帳與實物相符，倉管還必須建立物料卡記錄，存貨的收發(fā)記錄；倉管與K3數(shù)據(jù)員及時核對手工帳與實物的抑制性。K3系統(tǒng)操作管理程序4.6銷售出庫的管理與維護(hù)4.6.1銷售訂單的成品完工入庫后銷售由商務(wù)部開出，倉庫根據(jù)發(fā)貨通知單出貨給客戶，K3數(shù)據(jù)員在K3中錄入銷售出庫單；商務(wù)部根據(jù)財務(wù)部審核的銷售出庫單，在K3中錄入銷售發(fā)票。產(chǎn)品的出庫銷售的K3具體操作請參見銷售管理作業(yè)指導(dǎo)書。4.6.2商務(wù)部應(yīng)每月5日報出銷售訂單完成情況分析表后交財務(wù)部、總經(jīng)理，根據(jù)市場行情對已下達(dá)但銷售情況不好的銷售訂單及時變更，并對已采購未生

10、產(chǎn)物料、已生產(chǎn)完成入庫的未銷售成品提出處理方案報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，并將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的方案交財務(wù)部備案。4.7財務(wù)存貨核算及成本模塊管理與維護(hù)4.7.1財務(wù)人員在K3中錄入紅單中的單價及其他費用（如加工費、生產(chǎn)損耗金額、生產(chǎn)維修金額）等，并在K3中進(jìn)行材料的入庫出庫和成品入庫出庫等的成本核算以及分析成本計算單。K3中的具體操作與維護(hù)請參見成本結(jié)算作業(yè)指導(dǎo)書、應(yīng)付賬款管理作業(yè)指導(dǎo)書和應(yīng)收賬款管理作業(yè)指導(dǎo)書。4.7.2財務(wù)部每月組織一次對存貨的盤點，盤點方式為A類料100%盤點，B類料抽盤50%,C類物料抽盤10%，財務(wù)人員應(yīng)定期檢查K3中存貨科目、銷售收入科目、銷售成本科目、成本項目,發(fā)現(xiàn)問題及時

11、提出。4.8財務(wù)現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、AP、AR總賬的管理與維護(hù)4.8.1采購發(fā)票、銷售發(fā)票錄入后由財務(wù)人員審核，財務(wù)人員負(fù)責(zé)錄入所有收付款憑證、總賬憑證，在K3中進(jìn)行現(xiàn)金對賬和總賬對賬操作；及時完成總賬報表（快報）。財務(wù)現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、AP、AR總賬K3中的具體操作與維護(hù)請參見現(xiàn)金管理作業(yè)指導(dǎo)書、總賬管理作業(yè)指導(dǎo)書。4.9K3系統(tǒng)的管理維護(hù)與監(jiān)督檢查4.9.1使用K3系統(tǒng)的部門應(yīng)明確K3操作的具體人員，各部門申請人應(yīng)填寫K3權(quán)限申請單部門經(jīng)理簽字后交網(wǎng)管，網(wǎng)管必須先對申請人進(jìn)行相關(guān)操作的培訓(xùn)，財務(wù)人員培訓(xùn)由財務(wù)部負(fù)責(zé)，并引導(dǎo)申請人到公司之前發(fā)放的K3作業(yè)指導(dǎo)書存放的公共文件夾上查詢申請人所需的作業(yè)指導(dǎo)書。4.9.2負(fù)責(zé)培訓(xùn)的網(wǎng)管必須對申請人進(jìn)行測試，申請人測試合格后網(wǎng)管才能開通申請人的K3權(quán)限。4.9.3對丁已變換工作崗位、辦理離職手續(xù)的原K3操作員，應(yīng)及時變更、禁用K3操作權(quán)限，網(wǎng)管應(yīng)每月5日報出K3操作人員活單交各部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理確認(rèn)。4.9.4對丁K3設(shè)置的任何修訂，必須在修訂前填寫K3設(shè)置變更表交對應(yīng)變更模塊的部門經(jīng)理及財務(wù)