02記錄控制程序

1、件類別記錄控制程序文件編號JLLY/CX-ZH-002-2015版本號頁次編制i丨核準(zhǔn)丨!: :生效日期記錄控制程序編號：JLLY/CX-SC年 07 月 22 日編制第1頁共 4 頁件類別記錄控制程序文件編號JLLY/CX-ZH-002-2015版本號L_ _ _頁 次編制i丨核準(zhǔn)丨!1生效日期1 目的對記錄控制進(jìn)行規(guī)定，確保證實的充分性、有效性和可追溯性。2 適用范圍本程序適用于吉林省利源機(jī)械制造有限公司質(zhì)量管理體系所要求的記錄 的控制。3 職責(zé)3.1 質(zhì)保部負(fù)責(zé)記錄的審定、編號、印制供應(yīng)及運(yùn)行的監(jiān)控管理。3.2 各部門負(fù)責(zé)所有使用的記錄的設(shè)計、修改、貯存、保護(hù)

2、和處置。4 工作程序和要求4.1 記錄的產(chǎn)生4.1.1 各部門在編制和修改質(zhì)量管理體系的程序文件、管理文件的同時，對所涉及的記錄進(jìn)行設(shè)計和修改。4.1.2 質(zhì)保部審定程序文件、管理文件的過程中，同時審定其產(chǎn)生的“系 統(tǒng)記錄”和“內(nèi)部記錄”，在給出編號后方可使用。4.1.3 記錄樣式編號放在表格的右上角； 有封面的記錄樣式， 編號放在封 面的右上角。第2頁共 4 頁件類別記錄控制程序文件編號JLLY/CX-ZH-002-2015版本號L_ _ _頁 次編制i丨核準(zhǔn)丨!1生效日期4.2 記錄的編號規(guī)則JLLY X0 XXX- XXXX記錄編制的年代號（四位數(shù)字）按部門編排的記錄順序號（三位數(shù)字）部

3、門代碼（拼音縮寫）公司代碼4.3 記錄的填寫431 記錄應(yīng)指定專人填寫、傳遞和保管。4.3.2 填寫人員應(yīng)及時，準(zhǔn)確記錄客觀事實，字跡應(yīng)清晰，項目填寫應(yīng)完整，如有不需要填寫的空項則要實線“劃掉”。4.3.3 已記錄的內(nèi)容不允許涂改，如因某種原因造成錯誤，可由填寫人在 原填寫內(nèi)容上更改（用雙實線將原內(nèi)容劃掉，寫出新內(nèi)容），并由填寫人簽4.4 記錄的收集、編目、歸檔、貯存、防護(hù)4.4.1 記錄的使用部門或記錄的填寫部門應(yīng)按規(guī)定的時間間隔收集記錄，并按記錄的時間順序，分類裝訂、編目、歸檔。4.4.2 對歸檔記錄，記錄管理人員應(yīng)建立記錄歸檔清單，確保分類清楚、 標(biāo)識明確、易于存取和查閱。4.4.3 記

4、錄由各部門指定人員保管，保管人員應(yīng)將記錄存放在安全通風(fēng)、干燥的環(huán)境中，防止記錄存放不當(dāng)而損壞、丟失、霉變或蟲蛀。第3頁共 4 頁件類別記錄控制程序文件編號JLLY/CX-ZH-002-2015版本號L_ _ _頁 次編制i丨核準(zhǔn)丨!1生效日期444 技術(shù)資料的歸檔執(zhí)行技術(shù)資料、檔案管理辦法。4.5 記錄的借閱4.5.1 記錄借閱應(yīng)履行借閱手續(xù)。借閱人在記錄借閱登記表登記、簽 名，寫明借閱的數(shù)量和日期。4.5.2 對保密的記錄，只允許相關(guān)人員查閱，不允許帶離記錄保存場所。4.5.3 在合同中有規(guī)定時，可按規(guī)定向顧客或其它代表提供規(guī)定期內(nèi)的記錄，供其查閱，但不允許帶出記錄保存場所。4.6 記錄的保

5、存期根據(jù)產(chǎn)品壽命周期和管理體系有效運(yùn)行證實的需要確定記錄的保存期。4.7 記錄的媒體形式4.7.1 記錄的媒體形式可以是書面文字表格、電子文檔、磁帶、照片、膠 片、錄像帶等。4.7.2 媒體為電子文檔時，必須有效備份。4.7.3 根據(jù)管理體系運(yùn)行和信息系統(tǒng)建設(shè)的需要確定記錄的媒體形式。4.8 記錄的銷毀超過保存期的記錄，由保管人填寫記錄銷毀登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 同意后，采取燒毀、切碎等辦法進(jìn)行銷毀，不允許轉(zhuǎn)賣。4.9 印制要求4.9.1 各部門根據(jù)需要申請領(lǐng)用記錄表格，并填寫表格印刷申請單， 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)第4頁共 4 頁審核報行政管理部批準(zhǔn)后，由行政管理部負(fù)責(zé)印制供應(yīng)。件類別記錄控制程序文件編號

6、JLLY/CX-ZH-002-2015版本號L_ _ _頁 次編制i丨核準(zhǔn)丨!1生效日期4.9.2 質(zhì)保部應(yīng)建立印刷品規(guī)格及使用定額明細(xì)，控制印制質(zhì)量和數(shù)量； 每次印刷和發(fā)放都應(yīng)填寫記錄表格印/發(fā)登記表登記印刷和發(fā)放，確保 印制質(zhì)量和數(shù)量滿足使用要求。4.10 外來記錄控制4.10.1 各部門收到工廠以外的記錄表格后，須識別其適用性和重要性，按文件控制程序的規(guī)定進(jìn)行控制。4.11 記錄運(yùn)行的監(jiān)控管理4.11.1 各部門負(fù)責(zé)監(jiān)督管理本部門內(nèi)部記錄的運(yùn)行情況。4.11.2 質(zhì)保部通過體系審核、過程監(jiān)視控制管理工廠記錄的運(yùn)行情況。5 相關(guān)文件5.1文件控制程序5.2技術(shù)資料、檔案管理辦法6 相關(guān)記錄及保存期6.1記錄歸檔清單保存