物業(yè)管理有限公司綜合行政管理制度

1、物業(yè)管理有限公司綜合行政管理制度目錄第一章總 則 .2第二章黨群綜合部職責(zé)范圍 .3第三章行政后勤保障管理 .4第四章公司印章、證照管理 .6第五章公文處理管理 .7第六章檔案管理 .7第七章公務(wù)接待管理 .81.公務(wù)接待規(guī)章制度制定情況； .82.公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況； .83.公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)管理情況； .84.公務(wù)接待信息公開情況； .85.內(nèi)部接待場(chǎng)所管理使用情況。 .8第八章固定資產(chǎn)管理 .9第九章信息化管理 .10第十章 附 則 .10第三十九條 本制度由物業(yè)公司黨群綜合部負(fù)責(zé)解釋。 .10第四十條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。 .10第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部

2、管理職責(zé)，使內(nèi) 務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制 訂本制度。第二條 本制度適用于物業(yè)公司及所屬各單位的行政管理工 作。第三條 切合物業(yè)公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的 規(guī)范化要求，力求使黨群綜合部各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依， 保證公司的辦公事務(wù)有效開展。第四條 黨群綜合部人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流 程，做到每周有 計(jì)劃 、每月有 總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章 黨群綜合部職責(zé)范圍第五條 黨群綜合部是負(fù)責(zé)文秘、檔案、后勤和行政事務(wù)的綜 合管理職能機(jī)構(gòu)。主要職責(zé)是：1.遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)，貫徹執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度， 負(fù)責(zé)制定黨群綜合部職責(zé)范圍內(nèi)的制度起草編寫、

3、一般性文書的 整理匯編、資料信息收集編撰，完善有關(guān)規(guī)定，建立工作流程。2.負(fù)責(zé)文印、 印信、收發(fā)及保密工作； 負(fù)責(zé)公司檔案管理工作3. 按照公文管理的規(guī)范程序，認(rèn)真審核擬發(fā)公司的各項(xiàng)公文文 稿，做好往來行文的呈批、呈辦、催辦工作。4. 負(fù)責(zé)公司（不包括專業(yè)口的會(huì)議）會(huì)務(wù)管理、圖書管理、辦 公用品管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。5負(fù)責(zé)公司日常接待、 對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。6負(fù)責(zé)公司信息化建設(shè)。7負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)辦公設(shè)備的管理、驗(yàn)收和交接。8負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)車輛的管理。9協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的 服務(wù)。10.收集各部門反饋

4、信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及 時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。11. 按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第三章行政后勤保障管理第六條 黨群綜合部是機(jī)關(guān)辦公室規(guī)范管理的主責(zé)部門，為加強(qiáng)辦公區(qū)域規(guī)范管理，確保公司良好的工作環(huán)境及工作秩序，公司辦公室 6S 的推動(dòng)工作，負(fù)責(zé)組建一個(gè)由各部門指定人員參加的 6S 管理小組，該小組有權(quán)對(duì)各部門6S 開展情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、評(píng)比、獎(jiǎng)罰和發(fā)布。第七條 物業(yè)公司員工制服由黨群綜合部統(tǒng)一樣式、統(tǒng)一招 標(biāo)定制、物業(yè)公司總部員工統(tǒng)一配發(fā)，所屬各單位按工服的統(tǒng)一 樣式、材質(zhì)、顏色可在所屬地進(jìn)行定制。 在定制前應(yīng)簽訂合同（或 協(xié)議），明確數(shù)量材料、尺寸規(guī)格、交期、

5、價(jià)格、發(fā)票（增值稅專 票）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)使用規(guī)范以及其他定制要求等。黨群綜合部 及所屬各單位的綜合部須為所有制服的發(fā)放、回收及庫存作出詳 細(xì)記錄。第八條 黨群綜合部是物業(yè)公司保密管理的歸口部門，負(fù)責(zé) 公司保密工作的統(tǒng)籌監(jiān)督工作。全體員工都有保守公司秘密的責(zé) 任和義務(wù)，各部門經(jīng)理及所屬單位負(fù)責(zé)人為本單位保密工作的責(zé) 任人。秘密資料包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的，本機(jī)關(guān)和各單位形成的秘密 文件、資料、刊物、傳真、會(huì)議記錄、電話記錄、表冊(cè)、照片、 錄音、錄相、光盤、磁盤和工作筆記本等。資料形式包括原文、 復(fù)印件、傳真件、掃描件等的書面形式和電子版。物業(yè)公司簽定聘用人員合同時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密教育，且在聘用合同里約定

6、保密內(nèi)容、措施、責(zé)任。調(diào)職、離職時(shí)，必須將自己 保管的秘密文件資料，移交至物業(yè)公司黨群綜合部，切不可隨意 移交給其他人員。員工離開辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜和文 件柜中。第九條 物業(yè)公司黨群綜合部負(fù)責(zé)全公司辦公用品采購需求 的匯總、詢價(jià)、采購、驗(yàn)收入庫（分散采購或應(yīng)急采購時(shí)與申請(qǐng) 部門共同驗(yàn)收）、保管、發(fā)放和盤點(diǎn)；辦公用品采購堅(jiān)持保證品質(zhì)優(yōu)良，合理控制成本的原則；綜 合考量供應(yīng)商，同質(zhì)量?jī)r(jià)更低為優(yōu)選的原則；采購物資及需求物 資一致性的原則 ;廉潔自律 ,不貪便宜 ,不受賄的原則。第十條 物業(yè)公司黨群綜合部為公司圖書管理的責(zé)任部門， 負(fù)責(zé)圖書采購、保管、借閱、催還等工作。黨群綜合部根據(jù)各部門圖

7、書需求， 結(jié)合公司實(shí)際情況及員工 業(yè)余愛好等，定期統(tǒng)一報(bào)批采購。 購置圖書（雜志）的品種和數(shù) 量，應(yīng) 廣 泛 征求 有 關(guān) 部 門 的 意 見 ， 由黨群綜合部匯總，黨群 綜合部經(jīng)理審閱后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十一條 物業(yè)公司黨群綜合部為公司車輛管理的責(zé)任部門， 車輛的調(diào)度及維修保養(yǎng)由黨群綜合部委派一名車輛管理員統(tǒng)一協(xié)公務(wù)車原則上僅限用于物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)用車和接待、公務(wù)出差 接送、迎送外部賓客及相關(guān)要求專車接送的派遣，以及機(jī)關(guān)各部 門日常工作用車。公車駕駛員須與公司簽訂車輛安全駕駛承諾書 ，必須具有 良好的道德品質(zhì)，注意個(gè)人的言行舉止。遵紀(jì)守法，文明行車，維護(hù)公司形象。第十二條 黨群綜合部行政后勤管理

8、工作的具體管理制定， 參見黨群綜合部（ XX 版）相關(guān)規(guī)定、辦法。第四章 公司印章、證照管理第十三條 物業(yè)公司各類印章、 營業(yè)執(zhí)照 、資質(zhì)證書等 是公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，是公司開 展物業(yè)服務(wù)的重要依據(jù)。第十四條 印章具有法律效力，是公司對(duì)外行文、簽署合同、 出具證明的有效依據(jù)，公司印章包括公章、合同專用章、人事專 用章、法人名章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、黨委章、工會(huì)章、 團(tuán)委章、紀(jì)委章等。第十五條 物業(yè)公司印章管理指對(duì)以上各類印章在刻制、啟 用、頒發(fā)、保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)的管理第十六條 物業(yè)公司印章管理原則：誰用印，誰申請(qǐng)；誰批 準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)；規(guī)范管理，責(zé)任到人。

9、第十七條 物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照 、資質(zhì)證書等重要證書 原件由黨群綜合部保存和管理。京內(nèi)分公司營業(yè)執(zhí)照等重要 證書的原件由物業(yè)公司黨群綜合部保存和管理。京外分公司營 業(yè)執(zhí)照等重要證書的原件由其分公司綜合部自行保存和管理。第十八條 凡需使用物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照 、資質(zhì)證書原 件的單位和部門，必須按規(guī)定辦理審批手續(xù)。填寫總公司公章 證照重要文件外借申請(qǐng)表 ，經(jīng)由部門經(jīng)理審核后，報(bào)部門分管領(lǐng) 導(dǎo)審批后，報(bào)物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十九條 物業(yè)公司印章、證照具體管理、使用參見 XX （XX ）物業(yè)管理有限公司印章及證照管理辦法 （XX 版）。第五章 公文處理管理第二十條 物業(yè)公司黨群綜合部是公文處理的管理部門，主

10、 管本單位的公文處理工作， 并對(duì)下級(jí)單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè) 務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。所屬各單位綜合部要指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管公文 處理工作，要有專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作，人員應(yīng)當(dāng)相對(duì)穩(wěn)定。第二十一條 物業(yè)公司公文管理范圍主要指公司上報(bào)下發(fā)的 各種文件、通知、資料等；上級(jí)來文、通知；同級(jí)來函、來文等。第二十二條 公文處理必需做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便，公司公 文由黨群綜合部統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。第二十三條 公文處理管理工作參見 XX （XX ）物業(yè)管理 有限公司公文處理辦法 （XX 版）。第六章 檔案管理第二十四條 物業(yè)公司黨群綜合部是物業(yè)公司檔案管理的工 作機(jī)構(gòu)，對(duì)物業(yè)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一、

11、分級(jí)管理。1.貫徹執(zhí)行檔案法和上級(jí)有關(guān)規(guī)定；2.負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)公司所屬各單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)物業(yè)公司機(jī)關(guān)各部門文件材料的形成、積累、 整理、歸檔工作，負(fù)責(zé)物業(yè)公司機(jī)關(guān)各部門的電子文件的歸檔、管理與 利用工作；4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)等 工作；5.按時(shí)向集團(tuán)公司移交重要檔案，定期接收所屬單位檔案資料。第二十五條 物業(yè)公司應(yīng)建立健全檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體系， 成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長由單位主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由 分管領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、

12、 監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作；檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)定期組織開展 檔案鑒定銷毀工作。第二十六條 檔案管理具體工作參見 XX （XX ）物業(yè)管理 有限公司檔案管理辦法 （ XX 版）。第七章 公務(wù)接待管理第二十七條 黨群綜合部是物業(yè)公司公務(wù)接待的主管部門， 歸口管理公司公務(wù)接待工作。第二十八條 公務(wù)接待所屬單位黨政機(jī)關(guān)之間、公司系統(tǒng)內(nèi) 部上下級(jí)和同級(jí)單位之間開展公務(wù)活動(dòng)時(shí)發(fā)生的接待活動(dòng)。第二十九條 各單位 黨 綜部為公務(wù)接待管理部門，應(yīng)當(dāng)會(huì)同有 關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)本級(jí)公務(wù)接待工作的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查的主要內(nèi) 容包括：1.公務(wù)接待規(guī)章制度制定情況；2.公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；3.公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)管理情況；4.公務(wù)接

13、待信息公開情況；5.內(nèi)部接待場(chǎng)所管理使用情況。第三十條 物業(yè)公司總部為滿足自身生產(chǎn)經(jīng)營需要開展的商 務(wù)接待活動(dòng)，按照 XX（XX ）物業(yè)管理有限公司總部員工履職 待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法及 XX（XX ）物業(yè)管理有限公司分 公司負(fù)責(zé)人履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法執(zhí)行。第三十一條 物業(yè)公司所屬單位的具體公務(wù)接待活動(dòng)參見XX（ XX ）物業(yè)管理有限公司公務(wù)接待管理規(guī)定（XX 版）第八章 固定資產(chǎn)管理第三十二條 物業(yè)公司的固定資產(chǎn)管理由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，黨群 綜合部負(fù)責(zé)物業(yè)公司固定資產(chǎn)實(shí)物管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，協(xié)助財(cái) 務(wù)部管理好固定資產(chǎn)實(shí)物。第三十三條 固定資產(chǎn)管理的內(nèi)容包括：固定資產(chǎn)管理職責(zé) 界定、固定資產(chǎn)劃

14、分標(biāo)準(zhǔn)與分類管理、固定資產(chǎn)計(jì)價(jià)管理、固定 資產(chǎn)折舊管理、固定資產(chǎn)狀態(tài)值準(zhǔn)備管理、固定資產(chǎn)卡片和保管 以及固定資產(chǎn)購置、修理、轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)讓、清查盤點(diǎn)、報(bào)廢等管理 工作 第三十四條 固定資產(chǎn)管理的主要任務(wù)是：建立健全固定資 產(chǎn)管理制度，及時(shí)掌握各類固定資產(chǎn)的質(zhì)量和使用情況，保障固 定資產(chǎn)的安全、完整，提高固定資產(chǎn)的使用效益。第三十五條 固定資產(chǎn)管理堅(jiān)持統(tǒng)一政策、分級(jí)負(fù)責(zé)與歸口 管理相結(jié)合的原則，做到責(zé)任到人，誰使用、誰維護(hù)、誰保管。第三十六條 固定資產(chǎn)管理具體工作參見 XX（XX ）物業(yè) 管理有限公司固定資產(chǎn)管理暫行辦法 （ XX 版）。第九章 信息化管理第三十七條 黨群綜合部是物業(yè)公司信息化管理的歸口部 門。黨群綜合部配備信息管理員一名，負(fù)責(zé)定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)、系 統(tǒng)軟件、硬件檢查維護(hù)，做好維護(hù)記錄，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件可 能出現(xiàn)的故障，應(yīng)